طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات: من يعتمد ماذا؟

طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات: من يعتمد ماذا؟

في الجزء الأول رسمنا دورة المشتريات في سبع محطات من الطلب إلى السداد، واقترحنا تمرينا بسيطا: خذ آخر عشر فواتير موردين مسددة وتتبع كل واحدة إلى طلبها واعتمادها وأمر شرائها ومحضر استلامها. أول مستند بحثت عنه في ذلك التمرين كان طلب الشراء. وإن لم تجده لبعض الفواتير، فمن هنا نبدأ، لأن كل مستند بعده يحتاج شيئا يشير إليه.

هذا الجزء عن المحطتين الأوليين معا: الطلب الذي يسجل الحاجة، والاعتماد الذي يقرر أن الشركة ستنفق عليها. ونجيب فيه عن سؤال يبدو إداريا وهو في الحقيقة تشغيلي: من يعتمد ماذا، وبأي حد، ومن يعتمد مكانه حين يغيب، وماذا يحدث حين لا تحتمل الحاجة الانتظار.

طلب الشراء: المستند الذي يعلق عليه كل ما بعده

طلب الشراء ليس إجراء ورقيا يضاف فوق العمل. هو اللحظة التي تتحول فيها الحاجة من جملة في مكالمة إلى سجل له رقم. ومن دونه لا يوجد شيء يشير إليه أمر الشراء، ولا يعرف المستلم في الموقع ماذا ينتظر، ولا يعرف المحاسب لماذا يسدد. الطلب الجيد يجيب عن خمسة أسئلة أساسية:

• من يحتاج؟ اسم مقدم الطلب ودوره، لا اسم من نقل الرسالة: مهندس الموقع، أو مشرف خط الإنتاج، أو مسؤول الصيانة في الفندق.
• ماذا بالضبط؟ الصنف ومواصفته والكمية ووحدتها. عبارة مثل مواد سباكة لا تصلح مرجعا، لأن أحدا لا يستطيع أن يطابق عليها ما يصل لاحقا.
• لأي مشروع أو موقع أو عقار؟ هذا الحقل هو الذي يحمل التكلفة على مكانها الصحيح. الشراء الذي لا ينتمي إلى مشروع يصبح مصروفا عاما لا يعرف أحد من أين جاء.
• لماذا؟ سطر واحد يكفي: بند في جدول الكميات، أو قطعة لآلة متوقفة، أو مستهلكات لموسم قادم. هذا السطر يوفر على المعتمد مكالمة يسأل فيها.
• متى؟ التاريخ الذي تحتاج فيه الشيء فعلا، لا كلمة عاجل على كل طلب. هذا التاريخ هو ما تقارن به المشتريات مواعيد التسليم في عروض الموردين.

ويحتاج الطلب أيضا قيمة تقديرية ولو لم تكن دقيقة، لأن الاعتماد حسب المبلغ يحتاج مبلغا. إن لم يعرفها مقدم الطلب تضيفها المشتريات قبل أن يذهب الطلب للاعتماد. ثم يأخذ الطلب رقما يرتبط به كل مستند بعده في النظام: الاعتماد، وأمر الشراء، ومحضر الاستلام، وفاتورة المورد. وهو المنطق نفسه الذي شرحناه في أوامر العمل ورقم الطلب الذي تعلق عليه التكاليف: حين يرتبط كل مستند بالرقم نفسه، تستطيع أن تبدأ من أي نقطة في السلسلة وتصل إلى أولها دون أن تسأل أحدا.

مصفوفة الصلاحيات: المبلغ وحده لا يكفي

مصفوفة الصلاحيات جدول يجيب عن سؤال واحد: من يملك أن يقول نعم لهذا الطلب؟ وأبسط مصفوفة تبنى على محور واحد هو المبلغ: حتى حد معين يعتمد مدير القسم، وفوقه المدير المالي، وفوقه المالك. المبلغ محور صحيح، لكن نوع الشراء يغير السؤال الذي يجيب عنه المعتمد:

• مواد مخزنية. حديد وأسمنت للموقع، أو مادة خام لخط الإنتاج، أو مستهلكات نظافة للفندق. السؤال هنا: هل نحتاج هذه الكمية فعلا، وهل هي موجودة في مستودع آخر أو موقع آخر قبل أن نشتريها؟ لذلك يفيد أن يرى المعتمد رصيد الصنف لحظة الاعتماد.
• خدمات ومقاولو باطن. صيانة مصاعد، أو أعمال عزل ينفذها مقاول باطن، أو عقد نظافة. هنا النطاق أهم من السعر: ماذا سينفذ بالضبط، وكيف نعرف أنه اكتمل. فيحتاج الطلب معتمدين لسؤالين مختلفين: صاحب الخبرة الفنية يعتمد النطاق، ويعتمد المبلغ من تحدده المصفوفة لمستواه.
• أصول رأسمالية. معدة، أو سيارة، أو مولد، أو آلة لخط الإنتاج. هذا التزام يمتد سنوات ويجر معه تكاليف تشغيل وصيانة، لذلك يصح أن يصعد إلى مستوى أعلى مما يقتضيه مبلغه وحده.
• شراء عاجل. له مسار خاص نشرحه بعد قليل، لأن المصفوفة التي لا تعترف بالطوارئ يتجاوزها الناس في أول طارئ.

أما الأرقام نفسها، أي الحدود التي ينتقل عندها الطلب من مستوى إلى مستوى، فيضعها المالك، أو مجلس الإدارة حيث يوجد، لأنها تعكس حجم الشركة وهامشها ومقدار ما يريد أن يراه بنفسه. لا يوجد حد صحيح عام يصلح لكل شركة، والحد المنقول من شركة أخرى قد يكون أضيق من اللازم فيوقف العمل، أو أوسع فلا يضبط شيئا.

وقاعدتان تسريان على كل الأنواع. الأولى أن أحدا لا يعتمد طلبه بنفسه، فطلب المعتمد يصعد إلى المستوى الذي فوقه. والثانية أن الاعتماد يعطى للدور لا للشخص، فحين ينتقل مدير موقع إلى موقع آخر تنتقل صلاحيته مع دوره الجديد، لا بعد أن يتذكر أحد تعديلها. هذا المبدأ شرحناه بالتفصيل في الصلاحيات: من يرى ماذا حين تخرج البيانات من ملف، ومصفوفة الصلاحيات هي تطبيقه على المال.

ومن يعتمد حين يسافر المعتمد؟ هنا تنكسر المصفوفة التي لم تحسب حساب الغياب، فتملأ الفجوة رسالة تقول اعتمده عني، أو كلمة مرور يتشاركها اثنان. الحل تفويض يحدد مسبقا في النظام: لمن، ولأي مدة، وضمن أي حدود. يظهر اعتماد المفوض باسمه هو مع عبارة بالنيابة عن المعتمد الأصلي، وينتهي التفويض تلقائيا في تاريخه، ويرى المعتمد عند عودته ما اعتمد في غيابه. وإن بقي طلب بلا قرار بعد مهلة يحددها المالك، يصعد إلى المستوى التالي بدل أن ينتظر في صندوق شخص في إجازة.

طريقان جانبيان يجب أن يغلقهما النظام

حول أي مصفوفة، مهما أحسن تصميمها، طريقان جانبيان مفتوحان. ولا يحتاج من يسلكهما إلى نية سيئة، يكفي أن يكون الاعتماد بطيئا والعمل لا ينتظر. لذلك يغلقهما النظام من جهتين: بضابط يمنع الالتفاف، وباعتماد سريع لا يدفع أحدا إليه.

• تجزئة الطلب. طلب يتجاوز حد مدير الموقع يقسم إلى طلبين أو ثلاثة تحت الحد، لنفس الصنف ومن نفس المورد خلال أيام. كل طلب وحده سليم، والمجموع تجاوز الحد دون أن يصل إلى من يملك اعتماده. ويغلق النظام هذا بأن ينظر إلى المجموع لا إلى الطلب المنفرد: الطلبات المتقاربة في المشروع نفسه التي تشترك في الصنف أو المورد خلال فترة يحددها المالك تجمع، وإن تجاوز مجموعها الحد ذهبت إلى المستوى الذي يملك اعتمادها.
• الموافقة على واتساب. رد المدير بكلمة تمام على صورة عرض سعر في مجموعة فيها عشرات الرسائل الأخرى. الموافقة حقيقية، لكن على ماذا؟ على أي نسخة من العرض، وبأي كمية، ولأي مشروع؟ بعد شهرين تكون الرسالة قد غرقت تحت آلاف غيرها، أو بقيت في جوال تغير. والفاتورة التي سددت بناء عليها يلزم المنشأة الخاضعة لضريبة القيمة المضافة حفظها ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها بحسب المادة 66 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، بينما لا يعرف أحد أين ستكون الموافقة التي بررت الشراء.

والحل لا يعني العودة إلى الورق والتوقيع بالقلم. نظام التعاملات الإلكترونية يعطي التعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية حجيتها الملزمة بحسب الشروط التي ينص عليها (المادة 5)، ويراعي عند تقدير حجية التعامل الإلكتروني مدى الثقة في الطريقة التي أنشئ بها السجل أو خزن أو أبلغ، وإمكان التعديل عليه (المادة 9 الفقرة 4). المشكلة في موافقة واتساب ليست أنها إلكترونية، بل أنها منفصلة عن الطلب الذي تعتمده. لذلك يكون الاعتماد على الطلب نفسه داخل النظام، ويحمل اسم المعتمد ووقته والمبلغ والنسخة التي اعتمدها، وإن تغير الطلب بعد ذلك في الكمية أو المبلغ عاد إلى الاعتماد. ويبقى واتساب قناة التنبيه: يصل إلى المعتمد إشعار برابط الطلب فيعتمده من جواله دون أن يفتح حاسوبا، فلا يصبح بطء الاعتماد سببا للالتفاف عليه.

الشراء العاجل: مسار معلن بدل الالتفاف

تسرب مياه في غرفة فندق قبل وصول النزلاء، أو مضخة توقفت على خط الإنتاج، أو موقع ينتظر مادة ليكمل صبة خرسانة بدأت. في هذه اللحظات لا ينتظر أحد دورة اعتماد كاملة، ولا يصح أن ينتظر. والمصفوفة التي تتجاهل هذا الواقع لا تمنع الشراء العاجل، بل تدفعه إلى خارج النظام، فيشترى الشيء نقدا أو من جيب موظف، ويظهر في الحسابات بعد أسبوعين بلا طلب ولا اعتماد.

الأجدى أن يعترف النظام بالطوارئ ويعطيها مسارا معلنا بشروط واضحة:

• من يملك إطلاقه. أدوار محددة، مثل مدير الموقع أو مدير الصيانة المناوب، لا كل موظف.
• ما الذي يعد عاجلا. تعريف مكتوب لا شعور: خطر على السلامة، أو توقف تشغيل، أو ضرر يتسع مع التأخير. وهو المنطق نفسه الذي اقترحناه لبلاغات الصيانة في من البلاغ إلى الإقفال: إدارة طلبات الصيانة.
• حد أدنى من البيانات. ماذا، ولماذا هو عاجل، وصورة إن أمكن، تدخل من الجوال في الموقع دون نموذج كامل.
• سقف للمبلغ. حد يضعه المالك لما يجوز شراؤه في المسار العاجل، وما فوقه يحتاج قبل الشراء موافقة المعتمد من جواله على الطلب نفسه.
• اعتماد لاحق بمهلة. يتم الشراء فورا، ثم يستكمل اعتماده خلال مهلة يحددها المالك. وإن انتهت المهلة دون اعتماد، يظهر الطلب في قائمة يراها المالك بنفسه.

ثم راقب نسبة العاجل من مجموع طلباتك. الطارئ الحقيقي يحدث، لكن حين يصبح العاجل هو الطريق المعتاد في قسم أو موقع بعينه، فهذا ليس تقصير أشخاص، بل إشارة إلى أن التخطيط هناك يحتاج مراجعة، أو أن الاعتماد العادي أبطأ مما يحتمله العمل.

نظرة أوريجامي

حين نبني مسار الشراء لشركة، نبدأ من مصفوفتها الحالية كما تعمل فعلا، لا كما كتبت في دليل السياسات: من يعتمد اليوم، وأين يتأخر الاعتماد، وأين يلتف الناس عليه ولماذا. الطريق الجانبي الذي يسلكه الفريق يخبرنا أين يحتاج التصميم إلى تعديل، قبل أن يخبرنا أين يحتاج الضبط إلى تشديد.

ثم نحول المصفوفة إلى جدول يطبقه النظام: الحدود التي يضعها المالك، ونوع الشراء، والتفويض والتصعيد، ومسار العاجل ومهلته، مع اعتماد يصل إلى جوال المعتمد ويسجل على الطلب نفسه. ونصممها بحيث يعدل المالك حدودها حين يتغير الهيكل دون أن يحتاج إلى مبرمج. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: ارسم مصفوفتك على ورقة واحدة

قبل أي نظام، اكتب المصفوفة التي تعمل بها شركتك الآن، حتى لو لم تكتب من قبل. هذا تمرين يجريه المالك مع مدير العمليات والمدير المالي في جلسة أو جلستين:

• اكتب أنواع الشراء عندك في أعمدة: مواد مخزنية، وخدمات ومقاولو باطن، وأصول رأسمالية، وشراء عاجل. أضف نوعا إن كانت شركتك تشتري ما لا يدخل في هذه الأربعة.
• ضع مستويات المبالغ في الصفوف بالحدود التي تراها مناسبة لشركتك، واكتب في كل خانة الدور الذي يعتمد، لا اسم الشخص.
• حدد لكل معتمد مفوضا يعتمد مكانه حين يغيب، وحدد المهلة التي يصعد بعدها الطلب إلى المستوى التالي.
• اكتب تعريف العاجل، وحدد من يملك إطلاقه وسقف مبلغه والمهلة التي يستكمل خلالها اعتماده.
• ارجع إلى الفواتير العشر من تمرين الجزء الأول، واسأل عن كل واحدة: لو كانت هذه المصفوفة مطبقة، من كان سيعتمدها؟ وهل اعتمدها فعلا الشخص نفسه؟

الفرق بين الورقة والواقع في هذا السؤال الأخير هو ما يجب أن يغلقه النظام. وإن وجدت فروقا، فانظر أولا هل سببها أن المعتمد لم يكن متاحا لحظتها، لأن العلاج حينئذ تفويض واضح لا ضابط أشد.

في الجزء القادم

صار للحاجة طلب برقم، وللقرار اعتماد يعرف صاحبه. الجزء القادم ينتقل إلى المحطتين التاليتين: المورد وعرض السعر، ثم أمر الشراء. نبدأ بسجل مورد يدخل مرة واحدة ويتحقق منه عند إضافته، ثم نقارن العروض على أساس واحد، ثم نحول العرض المختار إلى أمر شراء يحمل السعر والكمية والشروط ويرتبط بطلبه، فيصبح التزاما يراه المالك قبل أن تصل أي فاتورة.

مصادر

• نظام التعاملات الإلكترونية الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/18 وتاريخ 8/3/1428هـ، طبعة هيئة الخبراء بمجلس الوزراء — المادة 5 (حجية التعاملات والسجلات والتوقيعات الإلكترونية)، والمادة 9 (قبول التعامل الإلكتروني في الإثبات وما يراعى عند تقدير حجيته).
• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 66 الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها).