رؤية الإنفاق وخطة تسعين يوما لرقمنة المشتريات

رؤية الإنفاق وخطة تسعين يوما لرقمنة المشتريات

في الجزء السادس اكتمل الطريق: صار للسداد جدول يعتمد مرة واحدة، ولتغيير الحساب البنكي للمورد خطوتان وسجل، ولكشف حساب كل مورد مطابقة شهرية تعرف سبب كل فرق. وبهذا صار لكل ريال يخرج إلى مورد أثر كامل يمكن تتبعه من آخره إلى أوله: طلب معتمد، وأمر شراء، واستلام موثق، وفاتورة مطابقة، ودفعة مجدولة.

بقي سؤال يطرحه المالك أو المدير المالي ولا يجد له جوابا سريعا في أغلب الشركات: كم ننفق، وعلى ماذا، ومع من، وكم وعدنا به ولم يصل بعد؟ هذا الجزء الأخير عن تحويل السلسلة التي بنيناها إلى رؤية واحدة للإنفاق، ثم عن خطة تسعين يوما تنفذ بها الأجزاء كلها بترتيب لا يوقف الشراء يوما واحدا.

رؤية الإنفاق: عرض حي لا مشروع شهري

في أغلب الشركات، معرفة الإنفاق مشروع يتكرر. يطلب المالك صورة عن المشتريات، فيجمع المحاسب الفواتير من البريد، والمدفوعات من كشف البنك، وأوامر الشراء من ملف عند مسؤول المشتريات، ثم يقضي أياما في توحيد أسماء الموردين وتصنيف الفواتير يدويا. الجدول أداة جيدة لهذا العمل، لكن التقرير يصل بعد أن يكون الشهر الذي يصفه قد مضى، ويتكرر الجهد نفسه في الشهر التالي.

حين يمر كل شراء بالمحطات التي بنيناها، يحمل كل مستند منذ ولادته البيانات التي يحتاجها التقرير: رقم الطلب الذي يربطه بما قبله وما بعده، ومعرف المورد الموحد، والمشروع أو الموقع أو العقار الذي تحمل عليه التكلفة، وفئة الشراء. فلا يحتاج أحد أن يجمع شيئا في آخر الشهر، لأن التصنيف حدث لحظة الطلب لا بعد الفاتورة. ورؤية الإنفاق حينها ليست تقريرا يبنى، بل عرض يفتح فيظهر بيانات اللحظة، ويقلب على أربعة محاور:

• بحسب المورد: كم اشترينا من كل مورد، وكم ما زال مفتوحا معه في أوامر لم تكتمل، وكم فاتورة علقت معه على فرق وما أسبابها.
• بحسب الفئة: مواد البناء، وقطع الغيار، والمواد الخام، وخدمات الصيانة، والمستهلكات، أو أي تقسيم يناسب شركتك. المهم أن تكون الفئات قائمة قصيرة يعتمدها المالك ويختار منها مقدم الطلب، لا نصا حرا يكتبه كل موظف بطريقته.
• بحسب المشروع أو الموقع أو العقار: ما حمل على كل مشروع مقاولات، أو خط إنتاج، أو برج سكني أو فندق. وهو الحقل الذي اشترطناه في طلب الشراء منذ الجزء الثاني.
• بحسب المرحلة: ما التزمنا به، وما فوتر، وما سدد. وهذا المحور هو الأهم، ونفصله الآن.

ثلاثة أرقام قبل أي التزام جديد

أغلب تقارير المشتريات تبدأ من الفاتورة، لأنها المستند الذي يصل إلى الحسابات. لكن الفاتورة تأتي متأخرة: المال وعد به يوم صدر أمر الشراء، لا يوم وصلت الفاتورة. لذلك يحتاج المالك ثلاثة أرقام معا، لكل مشروع أو موقع أو عقار، ولكل مورد:

• الملتزم به: رصيد أوامر الشراء المفتوحة الذي لم يفوتر بعد. مواد طلبت ولم تصل، أو وصلت ولم تصل فاتورتها، أو أعمال أسندت لمقاول باطن ولم يقدم مستخلصها.
• المفوتر: فواتير وصلت وطابقت ولم تسدد بعد، ومعها تواريخ استحقاقها المحسوبة من شروط الدفع في سجل المورد.
• المسدد: ما خرج فعلا في الدفعات المجدولة أو في السداد العاجل المسجل.

المقارنة بين هذه الثلاثة هي الرقم الذي يحتاجه المالك قبل أن يوقع التزاما جديدا. في ضبط التكاليف والمستخلصات قارنا التكلفة الفعلية لكل مشروع بما سعر في جدول الكميات، وفي الجزء الثالث أضفنا إلى المقارنة طبقة الأوامر المفتوحة. وهنا تكتمل الصورة: مشروع تبدو فواتيره مريحة أمام ميزانيته قد يكون التزم في أوامر مفتوحة بما يقترب من الميزانية كلها. والرقم المفوتر مع تواريخ استحقاقه يقول للمدير المالي كم سيخرج من النقد في الأسابيع القادمة، والرقم الملتزم به يقول له ما سيأتي بعدها.

ولكي يكون الرقم الملتزم به صادقا، يحتاج انضباطا واحدا: الأمر الذي لم يعد أحد ينتظر باقيه يقفل بسبب مكتوب، كما قلنا في الجزء الثالث. فالرصيد المفتوح المنسي يضخم الالتزامات على الشاشة، فيؤجل المالك قرارا صحيحا لأنه يظن أن المال محجوز.

أسئلة يجيب عنها العرض في دقيقة

هذه أسئلة يمكن الإجابة عنها من الجداول في أغلب الشركات، لكن بعد أيام من التجميع، وغالبا بعد أن يفوت القرار الذي احتاجها. حين تمر المشتريات بالسلسلة، يجيب عنها العرض في دقيقة:

• من هم أكبر الموردين فعلا بعد دمج الأسماء المكررة؟ في الجزء الثالث وحدنا سجل المورد على الرقم الوطني الموحد ودمجنا السجلات المكررة. وحينها فقط يظهر الترتيب الحقيقي: مورد كان إنفاقه موزعا على ثلاثة أسماء قد يكون أكبر من تتعامل معه. وهذه معلومة تهمك على طاولة التفاوض، وتهمك أكثر حين تدرك أن تعثر هذا المورد قد يوقف أكثر من موقع.
• كم التزمنا به ولم يفوتر بعد؟ لكل مشروع وموقع وعقار، ولكل مورد، دون أن يتصل أحد بمسؤول المشتريات ليسأله عما أرسل من أوامر.
• أي فئة تشترى خارج أوامر الشراء؟ الفاتورة التي تصل بلا أمر شراء تظهر في صندوق الفواتير بفئتها وقسمها. فإن تكررت في فئة بعينها، فهي غالبا لا تقول إن أحدا تجاوز الإجراء، بل إن الإجراء لا يناسب هذه الفئة: مستهلكات تشترى كل أسبوع تحتاج اتفاقية أسعار تصدر تحتها أوامر متتالية، لا دورة عروض كاملة في كل مرة.
• أين يكثر الشراء العاجل؟ نسبة الطلبات التي مرت بالمسار العاجل في كل موقع أو قسم. وهي كما قلنا في الجزء الثاني إشارة إلى التخطيط أو إلى بطء الاعتماد، لا إلى تقصير الأشخاص.
• أي الموردين تعلق فواتيرهم أكثر، ولماذا؟ فروق الكمية والسعر التي توقفها المطابقة الثلاثية من الجزء الرابع، مجمعة بحسب المورد والسبب. المورد الذي تتكرر فروقه يحتاج حديثا، والفرق الذي يتكرر مع كل الموردين في موقع واحد يحتاج نظرة إلى الاستلام هناك.
• كيف يتغير سعر الصنف نفسه؟ سعر الوحدة في أوامر الشراء المتتالية للصنف نفسه، من المورد نفسه ومن غيره. وهذا ممكن فقط إذا كان للصنف كود واحد، وهي القاعدة نفسها التي طبقناها على المورد.

أين يدخل الذكاء الاصطناعي

بعد أن تكتمل السلسلة، يصبح للذكاء الاصطناعي في المشتريات عمل حقيقي: قراءة فواتير الموردين التي تصل صورة أو ورقة ممسوحة وتحويلها إلى بيانات بدل إعادة كتابتها، والتنبيه إلى سعر وحدة يخرج عن المعتاد لهذا الصنف، أو إلى فاتورة تشبه فاتورة سجلت من قبل باسم مورد قريب، ثم التنبؤ بالطلب الذي شرحناه في الذكاء الاصطناعي في المشتريات والمخزون.

لكن هذه الفائدة تأتي بعد السلسلة لا قبلها. التنبيه إلى سعر غير معتاد يحتاج سعرا معتادا يقاس عليه، أي أوامر شراء مسجلة بكود صنف واحد. وكشف الفاتورة المكررة يحتاج موردا بسجل واحد. والذكاء الاصطناعي الذي يعمل فوق مورد بثلاثة أسماء وفواتير بلا أوامر شراء يقارن بيانات مشوشة ببيانات مشوشة. ثم إن التنبيه يبقى تنبيها: يرفع الحالة إلى صاحبها، والقرار للإنسان.

نظرة أوريجامي

حين نبني دورة المشتريات لشركة، نبني رؤية الإنفاق في آخرها لا في أولها. السبب أن العرض يقرأ ما تنتجه المحطات التي قبله، واللوحة التي تبنى قبل أن تنضبط السجلات تعطي أرقاما أنيقة وخاطئة، فيفقد المالك الثقة فيها ويعود إلى طلب التقرير اليدوي. لذلك نبدأ بسجل الموردين وفئات الشراء وحقل المشروع في الطلب، ثم نبني كل محطة على التي قبلها.

ونبني الدورة كلها حول طريقة الشراء الفعلية في الشركة: من يطلب من الموقع، ومن يعتمد من جواله، وكيف تصل فواتير الموردين. وتتصل بنظام المحاسبة الذي تعمل عليه الشركة وبالفوترة الإلكترونية، لا بديلا عنهما. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

خطة تسعين يوما بترتيب لا يوقف الشراء

الخطأ الشائع أن تحاول الشركة تشغيل الدورة كاملة في يوم واحد. والترتيب الذي يحمي الشراء اليومي هو نفسه الذي شرحناه في ماذا تنقل أولا؟ ترتيب لا يوقف العمل: البيانات الثابتة أولا، ثم الحركة. ويمكن أن تبدأ كل مرحلة بموقع أو قسم واحد قبل أن تعمم على الشركة.

• الشهر الأول: سجل الموردين، ومصفوفة الصلاحيات، وطلب الشراء. ينظف سجل الموردين ويوحد على الرقم الوطني الموحد، وتدمج السجلات المكررة، ويدخل لكل مورد رقمه الضريبي بعد الفحصين الرسميين من الجزء الثالث، وشروط الدفع، والآيبان من خطاب رسمي. ويضع المالك حدود مصفوفة الصلاحيات وقائمة فئات الشراء وشروط المسار العاجل. ثم يبدأ طلب الشراء من الجوال، والاعتماد على الطلب نفسه. أما الأوامر والاستلام والسداد فتعمل هذا الشهر كما كانت، فلا يتوقف شيء.
• الشهر الثاني: أمر الشراء والاستلام الموثق. يصدر أمر الشراء من الطلب المعتمد قبل التوريد، ويسجل الاستلام عند البوابة أو في الموقع على سطر الأمر، ويعتمد محضر استلام الأعمال لمقاولي الباطن والخدمات. وأهم خطوة في هذا الشهر أن تدخل الأوامر المفتوحة التي صدرت قبل النظام أرصدة افتتاحية، وإلا بدأ رقم الملتزم به ناقصا من يومه الأول.
• الشهر الثالث: صندوق الفواتير، والمطابقة، ودفعة السداد، ومطابقة الكشوف، ثم لوحة الإنفاق. يحدد عنوان واحد لفواتير الموردين، وتعمل المطابقة الثلاثية على كل فاتورة، وتبدأ الدفعة المجدولة، وتطابق كشوف أكبر الموردين أولا. وفي آخر الشهر، حين تكون المحطات كلها تنتج بياناتها، يفتح عرض الإنفاق.

ولكل مرحلة نهاية معلنة للطريق القديم يحددها المالك: من تاريخ بعينه لا يصدر أمر إلا من طلب معتمد، ومن تاريخ آخر لا تسدد فاتورة إلا بعد مطابقتها، إلا ما يمر بالمسار العاجل المسجل. بلا تاريخ معلن يستمر الطريقان معا، ويفوز الأسهل منهما. وفي آخر كل شهر راجع ثلاثة مؤشرات تقرؤها من النظام نفسه: كم من الطلبات مر بالنظام، وكم من الفواتير وصل ومعه أمر شراء، وكم فاتورة علقت ولماذا. اتجاه هذه الأرقام من شهر إلى شهر أصدق من أي رقم مستهدف تضعه في البداية.

أما ما كان قبل النظام من ملفات وبريد وورق فلا يحذف بعد الانتقال. تنص الفقرة الأولى من المادة 66 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة على أن يحفظ الشخص الخاضع للضريبة الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية التي يلزم مسكها مدة ست سنوات على الأقل اعتبارا من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها، ولسجلات الأصول الرأسمالية مدة أطول تحددها الفقرة نفسها. فيبقى الأرشيف القديم محفوظا ويمكن الوصول إليه، ويبدأ النظام الجديد من أرصدته الافتتاحية، وما يخص حالة شركتك تحديدا تسأل عنه محاسبك أو مستشارك الضريبي.

خاتمة السلسلة

على مدى سبعة أجزاء مشينا دورة الشراء محطة محطة: رسمنا المحطات السبع وكسورها المعتادة، ثم طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات، ثم سجل المورد الموثق وأمر الشراء الملزم، ثم الاستلام الموثق والمطابقة الثلاثية، ثم ما تتحقق منه في فاتورة المورد قبل خصم ضريبتها، ثم السداد المجدول ومطابقة الكشوف، وأخيرا رؤية الإنفاق وخطة التنفيذ.

والخلاصة التي تستحق أن تبقى: رقمنة المشتريات ليست عدم ثقة في الناس الذين يشترون. هي أن يكون لكل ريال يخرج إلى مورد طريق مكتوب يحمي من طلب ومن اعتمد ومن استلم ومن سدد، ويعطي المالك صورة يقرر عليها قبل أن يلتزم، لا بعد أن يدفع. والبداية خطوة صغيرة تستطيعها هذا الأسبوع: اطلب قائمة أوامر الشراء المفتوحة الآن، واسأل كم منها ما زال أحد ينتظره فعلا.

مصادر

• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 66 الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها، ومدة أطول لسجلات الأصول الرأسمالية).
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: خدمة التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة — البحث بالرقم الضريبي أو رقم السجل التجاري أو رقم شهادة ضريبة القيمة المضافة، والخدمة مجانية ومتاحة للمكلفين والجمهور.
• وزارة التجارة: خدمة الاستعلام عن بيانات السجل التجاري — البحث باسم المنشأة أو الرقم الوطني الموحد للمنشأة، والخدمة فورية ومجانية.