顧客の支払いが遅れるのは、払いたくないからではなく、請求書そのものが遅れたり、どこかで止まったりしているからということがよくあります。実際には、正しい請求書が顧客側で承認権限を持つ人に届くまで、支払期限は動き始めません。解決策は三つのステップです。請求書は納品が確認された日か、毎月決まった日に発行します。付加価値税施行規則上の期限は、供給の翌月15日です。発行後に見つかった誤りは、事由が生じた月の翌月15日までに、元の請求書を参照するクレジットノートまたはデビットノートで訂正し、決して削除はしません。そして、すべての異議を担当者・理由・日付とともに記録し、争いのない部分を回収可能なまま保ちます。

確認済みの納品から、きちんと支払われる請求書へ

第四回では、請求書に唯一の情報源ができました。署名済みの納品書が添付された、確認済みの納品です。しかし、正しい請求書であっても、その数字とはまったく関係のない理由で未払いのまま残ることがあります。今回は、請求書を発行してから入金されるまでの距離を扱います。そこでは、双方が誠実に動いていても、次の三つの原因が繰り返し現れます。

  • 請求書の発行が遅れる。商品は月初めに納品され、あるいはサービスは月初めに完了していたのに、請求書はほかの請求書とまとめて出すために月末まで待たされていました。支払期限を請求書の日付から数える条件であれば、請求書が待たされた一日一日が、顧客が一日も遅れていないのに、あなたの待ち時間に加わっていきます。
  • 請求書が承認できない人に届く。あなたのチームがやり取りしている担当者や、誰も見ていない共有メールボックスに送られたり、顧客の経理部門が求める発注書番号がないまま届いたりします。第三回で、顧客マスターに請求書を受け取り承認する人の名前を記録し始めました。ここでは、その名前が請求書の唯一の送付先になります。
  • 担当者のいない異議。顧客が営業担当者との電話で一つの明細行に異議を唱え、営業担当者は確認すると約束しますが、経理はそのことをまったく知りません。請求書全体が顧客のところで止まり、回収担当は、顧客が争っていると分かっている金額を求めて電話をかけてしまいます。

顧客の経理部門は、あなたの請求書を計上する前にチェックしていることを忘れないでください。これは買い手側の視点から仕入先の請求書：仕入税額控除の前に確認すべきことで説明しました。必須項目が欠けている請求書や、相手の会社名が商業登記どおりではなく略称で書かれている請求書は、そこで止まります。それは相手が支払いを避けているからではなく、相手のシステムが本来どおりに機能しているからです。

税務請求書はいつまでに発行しなければならないのか？規則の定め

付加価値税法施行規則は、企業間販売における請求のタイミングについて明確な上限を定めています。掛け売りをしているなら、特に重要なのは次の点です。

  • 企業間の税務請求書は、供給が行われた月の翌月15日までに発行しなければなりません（第53条第1項(b)）。したがって、10月3日に行われた供給の請求書の期限は11月15日です。
  • 企業間の簡易請求書は、1,000リヤル未満の供給にのみ認められる例外です（第53条第1項(c)）。そのため、法人顧客への通常の供給で税務請求書の代わりにすることはできません。
  • 月次まとめ請求書：同じ条の第5項が求める記載事項を備えていれば、一人の顧客に対し、暦月一か月以内の期間に行った複数の個別供給をまとめた一通のまとめ税務請求書を、翌月15日までに発行できます（第53条第4項）。同じ顧客に週に何度も納品する卸売業者や、同じ建物を月に複数回訪れるメンテナンス会社に向いています。それぞれの納品書や作業完了の確認書を、まとめ請求書上の対応する明細行にひも付けておくのが最善です。そうすれば、その月の請求書の中で証拠が埋もれてしまいません。
  • 支払日が決まっているサービス契約：サービスが継続的に提供され、契約で特定の日に支払うことが定められている場合、付加価値税は、支払期日、実際の支払日、請求書の日付のうち最も早い日に課税され、さらに連続する12か月ごとに少なくとも一回は課税されます（第20条第1項）。その他の継続的供給は、請求書と支払いのいずれか早いほうの時点で、その金額の範囲で課税されます（第20条第2項）。これは月額のメンテナンス契約や、分割で請求されるホテルの法人口座に関係します。建設工事については、規則は出来高請求で請求される工事を名指ししていないため、どの項があなたの契約に当てはまるかは税務アドバイザーに確認してください。

ただし、規則上の期限はコンプライアンスの上限であって、業務上の目標ではありません。翌月15日に発行した請求書は規則には適合していますが、支払期限がその日付から数えられるなら、あなたの入金を何週間も遅らせたことになります。最もシンプルな運用ルールは、オーナーが顧客ごとに選ぶ次の二つのうちのどちらかです。納品が確認された日に請求書を発行するか、毎月決まった日にまとめ請求書を発行するかで、その日は顧客と合意し、相手の経理部門にも知らせておきます。どちらの場合も、システムは確認済みでまだ請求していない納品をすべて追跡し、その経過日数を表示します。これは第四回で始めたことです。

発行後の削除はできない：クレジットノートとデビットノート

発行済みの請求書に顧客が異議を唱えたとき、いちばん早い解決策は、それを取り消して正しい請求書を代わりに発行することのように思えます。しかし電子請求書はそういう仕組みではありません。ザカート・税務・関税庁の電子請求書詳細ガイドラインは、発行後の請求書の編集や削除を電子請求書ソリューションの禁止機能に挙げており、請求書を取り消したい人は、その請求書にひも付いたクレジットノートを発行し、その後に新しい請求書を発行する方法でしか取り消せないと定めています（セクション5.6と6.5）。ガイドラインによれば、統合フェーズでは、企業間のすべての税務請求書は、あなたが顧客と共有する前に庁によるクリアランスと押印を受け、そのクリアランスは関連するクレジットノートとデビットノートにも及びます（セクション6.4）。このフェーズが売り手にとって何を意味するかは、工場と倉庫での電子請求書で取り上げました。

規則第54条は、それぞれのノートをいつ発行するかを定めています。

  • クレジットノートは、請求書の発行後に第40条第1項のいずれかの事由が生じ、請求書に記載された付加価値税が本来納めるべき付加価値税を上回る場合に発行します（第54条第1項）。第40条の事由とは、供給の全部または一部の取り消しや停止、税額を変えるような性質の実質的な変更、販売後の追加値引きを含むあらゆる理由による合意価格の変更、または売り手が受け入れた返品です。
  • デビットノートは、同じ事由で、記載された付加価値税が本来納めるべき付加価値税を下回る場合に発行します（第54条第2項）。
  • 記載事項の訂正：請求書上のあなた自身の情報や、顧客の会社名や住所などの情報に誤りを見つけた場合は、状況に応じてデビットノートまたはクレジットノートで訂正し、双方が請求書とノートを一緒に保管します（第54条第3項）。
  • 元の請求書の参照：ノートには第53条が求める記載事項を記載し、関係する請求書を明確に参照します（第54条第4項）。ガイドラインでは、一通のノートでシリアル番号の範囲を示して複数の請求書を参照することも認められています（セクション4.3）。

次に期限です。これは、追加される前に書かれた記事では触れられていない項です。2024年11月19日の庁の理事会決定により、第54条に六つ目の項が追加され、ノートの発行を必要とする事由が生じた月の翌月15日までにノートを発行することが求められるようになりました。営業部長が異議を収めるために10月20日に顧客と値引きで合意した場合、クレジットノートの期限は11月15日です。その合意が、経理が一度も聞いたことのない電話の中だけにとどまっていると、この期限は守られません。ノートがどの課税期間に影響するかは返品は取り消された販売ではなく、クレジットノートであるで取り上げました。個別のケースについては税務アドバイザーにご相談ください。

異議記録簿：すべての異議に担当者・理由・日付を

異議は失敗した販売ではなく、掛け売りにつきものの普通の出来事です。問題は、それが営業担当者との電話やWhatsAppのチャットの中だけにあって、ノートを発行する人にも回収をフォローする人にも見えない状態です。電話やWhatsAppは異議を受け付けるにはよい道具ですが、異議の記録にはなりません。解決策は、どのチャネルから届いた異議でも、届いた瞬間に登録される一つの記録簿を持つことで、各エントリーには次の内容を含めます。

  • 請求書、明細行、争われている金額。請求書全体ではありません。
  • 固定リストから選ぶ理由：価格、数量、品質、書類不足、宛先違い。固定リストがあるからこそ、二か月後に記録簿を集計できます。価格をめぐる異議はいくつあり、書類不足はいくつだったのか、と。
  • 理由ごとの担当者：価格の異議は第二回で値引きを承認した人へ、数量の異議は納品書を持っている業務部門へ、品質の異議は交換や値引きを決める人へ、書類不足や宛先違いは経理へ回します。経理は同じ誤りが繰り返されないよう、顧客マスターも訂正します。
  • 解決の目標日。会社が理由ごとに設定し、それを過ぎた異議は担当者の上司に見えるようになります。
  • 結果：署名済みの納品書などの証拠で回答した異議、期限内に発行したクレジットノートやデビットノート、あるいは不足書類をそろえて正しい人に再送したもの。

記録簿は全員が見られます。営業担当者は、自分の顧客の異議が解決を担当する人に届いたことが分かり、経理はどのノートが発行待ちかが分かり、回収担当はどの金額が解決中で今は請求すべきでないかが分かります。一週間前に異議を唱え、まだこちらの回答を待っている金額を求めて、顧客に電話をかける人はいなくなります。

争いのない部分は回収可能なまま

異議を請求書単位で記録すると、たった一行のために請求書全体が止まってしまいます。12行の請求書のうち、ある品物が破損して届いたために顧客が一行に異議を唱えた場合、その行が解決するまで請求書全体が待たされます。異議を明細行単位で記録すれば、残りの十一行を承認して期日どおりに支払ってもらうよう顧客に依頼でき、解決するまで記録簿に残るのは争われている行だけです。この数字は一例ですが、原則は変わりません。争いのない金額は通常の売掛金と同じように扱い、争われている金額には担当者と日付があります。

顧客は請求書の一部だけを支払うことを受け入れるでしょうか。それは相手の経理部門の運用次第で、請求書がそろっていないと支払わないチームもあります。それでも、金額・理由・担当者がはっきりした異議は、双方が請求書全体ではなく特定の一行について話すため、早く解決します。異議が値引きや返品で決着したら、元の請求書にひも付いたクレジットノートを発行し、請求書は正しい金額で締められ、あなたの取引明細は顧客のものと一致します。

Origamiの視点

企業のために請求と異議対応のワークフローを構築するとき、私たちはその企業の遅れている請求書から始めます。納品から発行までにどれだけの時間がかかったか、誰に送られたか、異議が記録されていたならどこに記録されたか、誰が値引きを決めたか、そしてノートがいつ発行されたか。これらの答えから、画面を一枚も描く前に、現在のワークフローを実際のありのままの姿で描き出します。

そのうえで、それらを一つにつながったワークフローに変えます。確認済みの納品から作成され、オーナーが顧客ごとに設定したスケジュールで発行され、顧客マスターに登録された承認権限者に送られる請求書。担当者と日付を持つ明細行単位の異議記録簿。そして異議の結果から作成され、期限が追跡されるクレジットノートまたはデビットノート。これらすべてが、あなたの会計システムと電子請求書につながります。これは、私たちがサービスを通じて構築するカスタムシステムの一部です。

今週の演習：直近二十件の請求書は、なぜ支払いが遅れたのか？

どんなシステムを入れる前にも、顧客が実際になぜ支払いを遅らせているのかを知る必要があります。これは財務責任者と営業責任者が一回の打ち合わせで行う演習です。

  • 支払期日を過ぎた直近二十件の請求書を選びます。
  • それぞれについて三つの日付を記録します：納品の確認日、請求書の発行日、そして分かれば顧客側の承認権限者に届いた日です。
  • 正しい人に届いたかを確認します。発注書番号や納品書など、相手の経理部門が求めるものがそろっていたかも含めてです。
  • 異議があった場合は分類します。価格、数量、品質、書類不足、宛先違いの五つの理由のどれかに当てはめ、誰かが対応しているなら、今誰がフォローしているかを記録します。
  • 異議が値引きや返品で決着した場合は、ノートが発行されたかどうか、そしていつ発行されたかを、合意日の翌月15日と照らし合わせて確認します。

遅れの始まりが顧客側ではなくこちら側にあった延滞請求書の数と、誰がフォローしているのか誰も知らない異議の数が、今回のベースラインになります。

次回は

請求書は期限どおりに発行され、承認する人に届くようになり、すべての異議に担当者と日付がつきました。次回はその後のフォローを扱います。オーナーが選んだ区分で支払期日ごとに見る売掛金の年齢分析、期日前・期日当日・期日後にリマインダーを送る請求書ごとの回収カレンダー、決まったエスカレーションの経路、残高を確認するために毎月顧客に送る取引明細、そして、それでも顧客が支払わない場合に法律がどう定めているかです。

出典

  • ザカート・税務・関税庁：付加価値税法施行規則（アラビア語の公式テキスト） — 第20条第1項および第2項（継続的供給と連続的供給について付加価値税が課される時点）、第40条第1項（供給の価額を変える事由）、第53条第1項(b)および(c)（企業間の税務請求書の期限と、1,000リヤル未満の簡易請求書）ならびに第4項（まとめ税務請求書）、第54条第1項から第4項（クレジットノートとデビットノート、記載事項の訂正、元の請求書の参照）ならびに第6項（ノートの発行期限、2024年11月19日に庁の理事会が追加）。
  • ザカート・税務・関税庁：電子請求書詳細ガイドライン（アラビア語） — セクション4.3（クレジットノートとデビットノート、元の請求書の参照）、セクション5.6と6.5（発行後の請求書の編集や削除を含む禁止機能）、セクション6.4（請求書とノートを買い手と共有する前のクリアランス）。