Pelanggan sering lewat membayar kerana invois itu sendiri lewat atau tersangkut, bukan kerana mereka tidak mahu membayar. Dalam amalan, tempoh bayaran tidak mula berjalan sehingga invois yang betul sampai kepada orang di pihak pelanggan yang diberi kuasa untuk meluluskannya. Penyelesaiannya mempunyai tiga langkah. Keluarkan invois pada hari penghantaran disahkan atau pada tarikh bulanan yang tetap; tarikh akhir di bawah Peraturan Pelaksana VAT ialah 15 haribulan bulan selepas pembekalan. Betulkan sebarang kesilapan selepas pengeluaran dengan nota kredit atau nota debit yang merujuk kepada invois asal, tidak lewat daripada 15 haribulan bulan selepas peristiwa itu, dan jangan sekali-kali dengan memadamkannya. Dan rekodkan setiap bantahan dengan seorang pemilik, satu sebab dan satu tarikh, supaya bahagian yang tidak dipertikaikan kekal boleh dikutip.

Daripada penghantaran yang disahkan kepada invois yang dibayar

Dalam bahagian keempat invois mendapat satu sumber tunggal, iaitu penghantaran yang disahkan, dengan nota penghantaran yang ditandatangani dilampirkan bersamanya. Namun invois yang betul masih boleh tertunggak atas sebab yang tiada kaitan langsung dengan angkanya. Bahagian ini adalah tentang jarak antara mengeluarkan invois dan menerima wang, dan di situ tiga punca berulang, dengan niat baik di kedua-dua pihak:

  • Invois dihantar lewat. Barang telah dihantar atau perkhidmatan telah selesai pada awal bulan, tetapi invois menunggu hujung bulan untuk dihantar bersama invois lain. Jika terma anda mengira tempoh bayaran dari tarikh invois, setiap hari invois itu menunggu ialah satu hari yang ditambah kepada penantian anda, tanpa pelanggan lewat walau sehari pun.
  • Invois sampai kepada orang yang tidak boleh meluluskannya. Ia dihantar kepada orang hubungan yang berurusan dengan pasukan anda, atau ke peti mel umum yang tiada siapa memantaunya, atau ia tiba tanpa nombor pesanan belian yang diwajibkan oleh pasukan akaun pelanggan. Dalam bahagian ketiga, rekod pelanggan mula menyimpan nama orang yang menerima dan meluluskan invois; di sini nama itu menjadi satu-satunya alamat yang invois dihantar kepadanya.
  • Pertikaian tanpa pemilik. Pelanggan membantah satu baris dalam panggilan telefon dengan wakil jualan, wakil jualan berjanji untuk menyemaknya, dan bahagian kewangan tidak pernah mengetahuinya. Seluruh invois tertahan di pihak pelanggan, dan pasukan kutipan menelefon untuk meminta jumlah yang pelanggan tahu sedang dipertikaikan.

Ingatlah bahawa pasukan akaun pelanggan anda menyemak invois anda sebelum merekodkannya, seperti yang kami terangkan dari sudut pembeli dalam Invois Pembekal: Perkara yang Perlu Disemak Sebelum Menuntut VAT Input. Invois yang tiada butiran wajib, atau yang menulis nama syarikat mereka dalam bentuk singkatan dan bukan seperti dalam daftar komersial mereka, terhenti di situ kerana sistem mereka berfungsi sebagaimana sepatutnya, bukan kerana mereka mengelak daripada membayar.

Bilakah invois cukai mesti dikeluarkan? Apa kata Peraturan

Peraturan Pelaksana Undang-Undang VAT menetapkan had yang jelas tentang masa pengebilan dalam jualan antara perniagaan. Inilah yang paling penting jika anda menjual secara kredit:

  • Invois cukai antara perniagaan mesti dikeluarkan tidak lewat daripada hari ke-15 bulan berikutnya selepas bulan pembekalan berlaku (Perkara 53, perenggan 1(b)). Oleh itu, pembekalan yang dibuat pada 3 Oktober mempunyai tarikh invois paling lewat pada 15 November.
  • Invois ringkas antara perniagaan ialah pengecualian yang dibenarkan hanya bagi pembekalan di bawah 1,000 riyal (Perkara 53, perenggan 1(c)), jadi ia tidak boleh menggantikan invois cukai bagi pembekalan biasa anda kepada pelanggan perniagaan.
  • Invois ringkasan bulanan: anda boleh mengeluarkan satu invois cukai ringkasan kepada seorang pelanggan yang meliputi beberapa pembekalan berasingan dalam tempoh tidak melebihi satu bulan kalendar, dengan syarat ia mengandungi butiran yang diwajibkan oleh perenggan 5 perkara yang sama, dan dikeluarkan tidak lewat daripada 15 haribulan bulan berikutnya (Perkara 53, perenggan 4). Ia sesuai untuk pengedar yang menghantar kepada pelanggan yang sama beberapa kali seminggu, atau syarikat penyelenggaraan yang melawat bangunan yang sama lebih daripada sekali sebulan. Sebaiknya setiap nota penghantaran atau pengesahan siap kerja kekal dipautkan kepada barisnya sendiri dalam ringkasan, supaya bukti tidak hilang di dalam invois bulan itu.
  • Kontrak perkhidmatan dengan bayaran pada tarikh yang ditetapkan: apabila perkhidmatan dibekalkan secara berterusan dan kontrak menetapkan bayaran pada tarikh tertentu, VAT kena dibayar pada tarikh terawal antara tarikh bayaran perlu dijelaskan, tarikh bayaran sebenar atau tarikh invois, dan sekurang-kurangnya sekali dalam setiap 12 bulan berturut-turut (Perkara 20, perenggan 1). Pembekalan berterusan yang lain kena dibayar pada masa yang lebih awal antara invois atau bayaran, setakat jumlah tersebut (Perkara 20, perenggan 2). Perkara ini penting bagi kontrak penyelenggaraan bulanan atau akaun korporat di hotel yang dibilkan secara ansuran. Bagi kerja kontrak, Peraturan tidak menamakan kerja yang dibilkan melalui tuntutan kemajuan, jadi tanyalah penasihat cukai anda perenggan mana yang terpakai bagi kontrak anda.

Tetapi tarikh akhir dalam Peraturan ialah had pematuhan, bukan sasaran operasi. Invois yang dikeluarkan pada 15 haribulan bulan berikutnya memang mematuhi peraturan, tetapi jika tempoh bayaran anda dikira dari tarikhnya, ia telah melewatkan wang anda berminggu-minggu. Peraturan operasi yang paling mudah ialah salah satu daripada dua, dipilih oleh pemilik perniagaan bagi setiap pelanggan: invois yang dikeluarkan pada hari penghantaran disahkan, atau invois ringkasan pada hari yang tetap setiap bulan, yang dipersetujui dengan pelanggan dan diketahui oleh pasukan akaun mereka. Walau apa pun pilihannya, sistem menjejaki setiap penghantaran yang disahkan tetapi belum diinvois dan menunjukkan usianya, seperti yang kami mulakan dalam bahagian keempat.

Tiada pemadaman selepas dikeluarkan: nota kredit dan nota debit

Apabila pelanggan membantah invois yang telah dikeluarkan, penyelesaian paling cepat nampaknya ialah membatalkannya dan mengeluarkan invois yang betul sebagai gantinya. E-invois tidak berfungsi begitu. Garis panduan terperinci e-invois Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam menyenaraikan penyuntingan atau pemadaman invois selepas dikeluarkan sebagai antara fungsi yang dilarang bagi penyelesaian e-invois, dan menyatakan bahawa sesiapa yang ingin membatalkan invois hanya boleh berbuat demikian melalui nota kredit yang dipautkan kepadanya, diikuti dengan invois baharu (seksyen 5.6 dan 6.5). Dalam fasa integrasi, garis panduan itu menyatakan bahawa setiap invois cukai antara perniagaan dikliar dan dicop oleh Pihak Berkuasa sebelum anda berkongsinya dengan pelanggan anda, dan pengkliaran itu meliputi nota kredit dan nota debit yang berkaitan (seksyen 6.4). Maksud fasa itu bagi penjual telah kami bincangkan dalam E-Invois di Kilang dan Gudang.

Perkara 54 Peraturan menetapkan bila setiap nota dikeluarkan:

  • Nota kredit apabila, selepas invois, berlaku salah satu keadaan dalam Perkara 40, perenggan 1 dan VAT yang dinyatakan pada invois melebihi VAT yang kena dibayar (Perkara 54, perenggan 1). Keadaan dalam Perkara 40 ialah: pembatalan atau penggantungan pembekalan sepenuhnya atau sebahagiannya, perubahan ketara pada sifatnya yang mengubah cukai, perubahan pada nilai yang dipersetujui atas apa jua sebab termasuk diskaun tambahan selepas jualan, atau pemulangan yang diterima oleh penjual.
  • Nota debit dalam keadaan yang sama apabila VAT yang dinyatakan kurang daripada VAT yang kena dibayar (Perkara 54, perenggan 2).
  • Membetulkan butiran: jika anda mendapati kesilapan pada butiran anda sendiri atau butiran pelanggan pada invois, seperti nama syarikat atau alamat mereka, ia diperbetulkan dengan nota debit atau nota kredit mengikut keadaan, dan kedua-dua pihak menyimpan invois dan nota itu bersama-sama (Perkara 54, perenggan 3).
  • Merujuk kepada invois asal: nota itu mengandungi butiran yang diwajibkan oleh Perkara 53 dan merujuk dengan jelas kepada invois atau invois-invois yang berkaitan dengannya (Perkara 54, perenggan 4). Garis panduan membenarkan satu nota merujuk kepada beberapa invois melalui julat nombor sirinya (seksyen 4.3).

Kemudian tarikh akhirnya, satu perenggan yang tidak disebut dalam artikel yang ditulis sebelum ia ditambah: perenggan keenam telah ditambah kepada Perkara 54 melalui keputusan lembaga Pihak Berkuasa pada 19 November 2024, yang mewajibkan nota dikeluarkan tidak lewat daripada hari ke-15 bulan berikutnya selepas peristiwa yang memerlukannya. Jika pengurus jualan bersetuju memberi diskaun kepada pelanggan pada 20 Oktober untuk menamatkan pertikaian, nota kredit perlu dikeluarkan tidak lewat daripada 15 November. Tarikh akhir itu terlepas apabila persetujuan itu kekal dalam panggilan telefon yang tidak pernah diketahui oleh bahagian kewangan. Tempoh bercukai mana yang terjejas oleh nota itu telah kami bincangkan dalam pemulangan bukan jualan yang dibatalkan, tetapi nota kredit, dan soalan tentang kes khusus anda perlu diajukan kepada penasihat cukai anda.

Log pertikaian: setiap bantahan mendapat seorang pemilik, satu sebab dan satu tarikh

Pertikaian bukanlah jualan yang gagal; ia ialah bahagian biasa dalam menjual secara kredit. Masalahnya timbul apabila ia hanya wujud dalam panggilan telefon atau sembang WhatsApp dengan wakil jualan, di mana orang yang mengeluarkan nota mahupun orang yang menyusuli kutipan tidak dapat melihatnya. Telefon dan WhatsApp ialah alat yang baik untuk menerima bantahan, tetapi ia bukan rekod bantahan itu. Penyelesaiannya ialah satu log yang menerima setiap bantahan sebaik sahaja ia tiba, melalui apa jua saluran, dengan setiap entri mengandungi:

  • Invois, baris dan jumlah yang dipertikaikan, bukan seluruh invois.
  • Sebab, daripada senarai tetap: harga, kuantiti, kualiti, dokumen tiada atau penerima salah. Senarai tetaplah yang menjadikan log itu boleh dikira dua bulan kemudian: berapa banyak pertikaian tentang harga, dan berapa banyak yang disebabkan dokumen tiada?
  • Pemilik, mengikut sebab: pertikaian harga diserahkan kepada orang yang meluluskan diskaun dalam bahagian kedua, kuantiti kepada operasi yang memegang nota penghantaran, kualiti kepada orang yang memutuskan penggantian atau diskaun, dan dokumen tiada atau penerima salah kepada bahagian kewangan, yang juga membetulkan rekod pelanggan supaya kesilapan itu tidak berulang.
  • Tarikh sasaran penyelesaian, yang ditetapkan oleh syarikat bagi setiap sebab; pertikaian yang melepasinya menjadi kelihatan kepada pengurus pemiliknya.
  • Hasilnya: bantahan yang dijawab dengan bukti seperti nota penghantaran yang ditandatangani, nota kredit atau nota debit yang dikeluarkan tepat pada masanya, atau dokumen yang tiada dilengkapkan dan dihantar semula kepada orang yang betul.

Semua orang dapat melihat log itu: wakil jualan tahu bantahan pelanggannya telah sampai kepada orang yang akan menyelesaikannya, bahagian kewangan tahu nota mana yang sedang menunggu untuk dikeluarkan, dan pasukan kutipan tahu jumlah mana yang tidak perlu dituntut sekarang kerana ia sedang diselesaikan. Tiada siapa menelefon pelanggan untuk menuntut jumlah yang mereka pertikaikan seminggu lalu dan masih menunggu jawapan kita.

Bahagian yang tidak dipertikaikan kekal boleh dikutip

Apabila pertikaian direkodkan pada peringkat invois, seluruh invois terhenti kerana satu baris. Invois dengan 12 baris yang mana pelanggan membantah satu baris kerana satu barang tiba dalam keadaan rosak akan menunggu sepenuhnya sehingga baris itu selesai. Apabila pertikaian direkodkan pada peringkat baris, anda boleh meminta pelanggan meluluskan sebelas baris yang lain dan membayarnya tepat pada masanya, sementara hanya baris yang dipertikaikan kekal dalam log sehingga ia selesai. Angka-angka ini hanyalah contoh, tetapi prinsipnya tetap: jumlah yang tidak dipertikaikan dilayan seperti mana-mana akaun belum terima yang biasa, dan jumlah yang dipertikaikan mempunyai seorang pemilik dan satu tarikh.

Adakah pelanggan akan bersetuju membayar sebahagian invois? Itu bergantung pada cara pasukan akaun mereka bekerja, dan sesetengah pasukan hanya membayar invois yang lengkap. Walaupun begitu, pertikaian dengan jumlah, sebab dan pemilik yang jelas diselesaikan lebih cepat, kerana kedua-dua pihak membincangkan satu baris tertentu dan bukan seluruh invois. Apabila pertikaian berakhir dengan diskaun atau pemulangan, nota kredit dikeluarkan dengan pautan kepada invois asal, invois ditutup pada jumlah yang betul, dan penyata anda sepadan dengan penyata pelanggan anda.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja invois dan pertikaian untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan invoisnya yang lewat: berapa lama masa antara penghantaran dan pengeluaran, kepada siapa invois itu dihantar, di mana bantahan direkodkan, jika ia direkodkan sama sekali, siapa yang memutuskan diskaun dan bila nota dikeluarkan. Jawapan itu memetakan aliran kerja semasa sebagaimana sebenarnya, sebelum kami melukis satu skrin pun.

Kemudian kami menukarnya menjadi satu aliran kerja yang bersambung: invois yang dijana daripada penghantaran yang disahkan dan dikeluarkan mengikut jadual yang ditetapkan oleh pemilik perniagaan bagi setiap pelanggan, dihantar kepada pelulus yang diberi kuasa dalam rekod pelanggan; log pertikaian pada peringkat baris dengan seorang pemilik dan satu tarikh; serta nota kredit atau nota debit yang dijana daripada hasil pertikaian dengan tarikh akhirnya dijejaki, semuanya bersambung dengan sistem perakaunan dan e-invois anda. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina melalui perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: mengapa dua puluh invois terakhir anda dibayar lewat?

Sebelum sebarang sistem, anda perlu tahu mengapa pelanggan anda sebenarnya lewat membayar. Ini latihan untuk pengurus kewangan dan pengurus jualan dalam satu sesi:

  • Pilih dua puluh invois terakhir yang telah melepasi tarikh matangnya.
  • Catat tiga tarikh bagi setiap satu: penghantaran disahkan, invois dikeluarkan, dan invois sampai kepada orang yang diberi kuasa di pihak pelanggan, jika anda mengetahuinya.
  • Tanya sama ada ia sampai kepada orang yang betul dengan apa yang diwajibkan oleh pasukan akaun mereka, seperti nombor pesanan belian dan nota penghantaran.
  • Jika ada bantahan, klasifikasikannya di bawah salah satu daripada lima sebab: harga, kuantiti, kualiti, dokumen tiada atau penerima salah. Catat siapa yang sedang menyusulinya sekarang, jika ada.
  • Jika pertikaian berakhir dengan diskaun atau pemulangan, semak sama ada nota telah dikeluarkan, dan bila, berbanding 15 haribulan bulan selepas tarikh persetujuan.

Bilangan invois lewat yang kelewatannya bermula di pihak kita dan bukan di pihak pelanggan, dan bilangan pertikaian yang tiada siapa tahu siapa yang menyusulinya, ialah garis dasar bagi bahagian ini.

Dalam bahagian seterusnya

Invois kini dihantar tepat pada masanya dan sampai kepada orang yang meluluskannya, dan setiap pertikaian mempunyai seorang pemilik dan satu tarikh. Bahagian seterusnya adalah tentang susulan selepas itu: penuaan akaun belum terima mengikut tarikh matang dalam julat yang dipilih oleh pemilik perniagaan, kalendar kutipan bagi setiap invois dengan peringatan sebelum tarikh matang, pada hari itu dan selepasnya, laluan eskalasi yang diketahui, penyata bulanan yang dihantar kepada pelanggan untuk mengesahkan baki, dan kemudian apa kata undang-undang apabila pelanggan masih tidak membayar.

Sumber

  • Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam: Peraturan Pelaksana Undang-Undang VAT (teks rasmi dalam bahasa Arab) — Perkara 20, perenggan 1 dan 2 (bila VAT kena dibayar bagi pembekalan berterusan dan berkesinambungan), Perkara 40, perenggan 1 (keadaan yang mengubah nilai pembekalan), Perkara 53, perenggan 1(b) dan (c) (tarikh akhir invois cukai antara perniagaan, dan invois ringkas di bawah 1,000 riyal) serta perenggan 4 (invois cukai ringkasan), Perkara 54, perenggan 1 hingga 4 (nota kredit dan nota debit, membetulkan butiran dan merujuk kepada invois asal) serta perenggan 6 (tarikh akhir mengeluarkan nota, ditambah oleh lembaga Pihak Berkuasa pada 19 November 2024).
  • Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam: Garis Panduan Terperinci E-Invois (bahasa Arab) — seksyen 4.3 (nota kredit dan nota debit serta rujukan kepada invois asal), seksyen 5.6 dan 6.5 (fungsi yang dilarang, termasuk menyunting atau memadamkan invois selepas dikeluarkan) dan seksyen 6.4 (pengkliaran invois dan nota sebelum dikongsi dengan pembeli).