Altıncı bölüm faturayı çıkış işlemine bağlayarak altı parçayı tamamladı: doğruluk açığı, barkod okutma, üretim emri, yeniden sipariş noktası, parti izlenebilirliği ve fatura bağlantısı. Ancak parçaları bilmek bir şey, onları bir araya getirmek başka bir şeydir ve projelerin çoğu tam da burada çöker.

Yaygın başarısızlık, işletme sahibinin yanlış aracı seçmesi değildir. Yanlış yerden başlamasıdır. Onları besleyecek hiçbir veri yokken raporlardan başlanır, ya da bir kalemin tek bir kodu bile yokken faturalamadan, ya da hepsinden aynı anda; böylece operasyon bir hafta boyunca durur ve herkes sessizce kâğıda geri döner. Sıralama örgütsel bir ayrıntı değildir. Yaşayan bir sistemle satın alınıp sonra terk edilen bir sistem arasındaki farktır.

Birinci günden önce: ilerlemeyi görünür kılan rakamlar

Herhangi bir şey satın almadan ya da devreye almadan önce, bir başlangıç ölçümü kaydetmek için bir hafta ayırın. Bunun nedeni tamamen pratiktir: üç ay sonra operasyonun gerçekten iyileşip iyileşmediğini, yoksa sadece yeni normale mi alıştığınızı bilmeniz gerekecek. Öncesine ait bir rakam yoksa, sonrasına ait bir rakam da yoktur.

  • Bir örneklem üzerinde stok doğruluğu. En hızlı hareket eden yirmi kaleminizi seçin, sistem bakiyesini fiziksel sayımla karşılaştırın ve tam olarak tutanların oranını kaydedin. Bu, birinci bölümde anlatılan alıştırmanın aynısıdır.
  • Kritik kalemlerde stoksuz kalma. Geçen ay, mevcut olarak kayıtlı bir malzeme yerinde olmadığı için kaç kez bir hattın durduğu ya da bir siparişin geciktiği.
  • Acil satın alma siparişleri. Daha yüksek fiyattan yapılan acil alımlar, zayıf doğruluğun doğrudan finansal izidir.
  • Sayım kaynaklı duruş süresi. Sayım yaptığınızda deponun kaç gün kapandığı ya da çıkışların durduğu.
  • Mükerrer kodlar. Birden fazla kod ya da tanımla kayıtlı olduğundan şüphelendiğiniz kaç kalem olduğu.

Bu beşini tek bir sayfaya yazın ve kenara koyun. Bunları kaydetmek için hiçbir sisteme ihtiyacınız yok ve her şey değiştikten sonra geriye dönük olarak kaydedemeyeceksiniz.

İlk otuz gün: kalemler, kodlar ve açılış sayımı

İlk ay ne otomasyon ne de sahadaki kimse için yeni bir ekran içerir. Verileri düzene sokma ayıdır ve ilerleme gibi hissettirmediği için herkesin atlamak istediği aydır. Onu atlamak, karmaşayı düzeltmek yerine otomatikleştireceğiniz anlamına gelir.

  • Her kaleme tek kod. Mükerrerleri birleştirin, doğruladıktan sonra yıllardır hareket etmeyenleri pasife alın ve tek bir çalışanın hafızasına bağlı olmayan tek bir adlandırma kuralı belirleyin.
  • Netleştirilmiş ölçü birimleri. Her kalem için bir temel birim; paket, adet ve koli arasında tanımlı bir ilişki. Çoğu fabrikada sayım farklarının büyük kısmının kaynağı hırsızlık değil, budur.
  • Tanımlı lokasyonlar. Ana depo, hammaddeler, yarı mamul, karantina ve muayene ile hurda alanı. Tanımlanmamış lokasyonlar arasındaki hareket, miktarların tam olarak kaybolduğu yerdir.
  • Eksiksiz bir açılış sayımı. Sıfır noktanız olacak tam bir fiziksel sayım. Yanlış bir açılış bakiyesiyle başlayan her sistem hatayı kalıcı olarak devralır ve ikinci aya kadar herkesin güvenini kaybeder.

Bu aşamanın tek bir tamamlanma testi vardır: stok kartlarını açın ve hiçbir mükerrer kalem, hiçbir belirsiz ölçü birimi ve artık gerçek olmayan hiçbir bakiye bulmayın.

İkinci otuz gün: depo hareketleri el terminalinde

Depo sahasına ancak şimdi bir cihaz girer. Bu ayın hedefi raporlar ya da maliyetlendirme değil, her hareketi gerçekleştiği anda kaydetmektir: ikinci bölümde ayrıntılı olarak anlatılan beş hareket, yani mal kabul, yerleştirme, çıkış, transfer ve dönemsel sayım.

  • Yalnızca mal kabul ve çıkışla başlayın. Bunlar miktarın girip çıktığı iki kapıdır. Yalnızca bu ikisini kontrol etmek, başka her şeyden önce açığın en büyük bölümünü kapatır.
  • Etiketleri canlıya geçişten önce basın. Kalemlerin yarısında barkod yokken el terminalinin bir anlamı yoktur. Bu, lansman gününün değil birinci ayın hazırlık işidir.
  • Paralel kâğıt yolunu kapatın. Fişle çıkış yapmak mümkün olduğu sürece, çıkış fişle yapılacaktır. İkisini birlikte yürütmek bu aşamadaki başarısızlığın en büyük tek nedenidir, çünkü baskı altında herkese bir kaçış kapısı verir.
  • Yıllık sayımı dönemsel sayımla değiştirin. Depoyu yılda bir kez kapatmak yerine, kalemin önemine göre ağırlıklandırılmış küçük bir örneklemi her hafta sayın. Hatalar böylece on iki ay sonra değil, günler içinde ortaya çıkar.

Bu ayın sonunda stok doğruluğunu aynı yirmi kalem üzerinde yeniden ölçün. İki rakam arasındaki fark projenin ilk somut getirisidir ve yönetimi devam etmeye ikna eden rakamdır.

Üçüncü otuz gün: üretim emirleri ve fatura bağlantısı

Stok artık gerçeği yansıttığına göre, onun üzerine inşa edebilirsiniz. Bu ay, tamamen altlarındaki doğruluğa bağlı iki katman ekler; bu yüzden en başta değil, en sonda gelirler.

  • Ürün ağaçları ve üretim emirleri. Her ürünün bileşenlerini tanımlayın, ardından üretim emirlerini aşamalarından geçirin ve fire ile kayıpları not olarak değil işlem olarak kaydedin. Böylece emir başına gerçekleşen maliyet ile planlanan maliyet görünür hale gelir ve bu rakam fiyatlandırmayı bir tahmin olmaktan çıkarıp bir karara dönüştürür.
  • Yeniden sipariş noktası ve emniyet stoku. İki aylık kayıtlı hareketin ardından nihayet gerçek tüketime ve gerçek tedarik sürelerine sahip olursunuz; bunlar olmadan her yeniden sipariş formülünün tahmine dayandığı iki girdidir.
  • Satış siparişinden çıkışa, çıkıştan faturaya. Altıncı bölümde açıklandığı gibi fatura çıkış olayından üretilir; iadeler ve alacak dekontları açıkça ele alınır. Uyumluluk konusunda buradaki tek referans Zekât, Vergi ve Gümrük Kurumu'nun (ZATCA) yayımladıklarıdır.
  • Sektörünüzün gerektirdiği yerlerde parti izlenebilirliği. Gıda ve ilaçta bu bir incelik değil bir zorunluluktur ve bunun referansı Suudi Gıda ve İlaç Kurumu'dur.

Doksan günden sonra: operasyonu yönettiğiniz göstergeler

Doksan günün sonu projenin sonu değil, rakamlarla yönetimin başlangıcıdır. Her ay tek bir sayfada okunan beş gösterge yeterlidir:

  • Stok doğruluğu. Sistem bakiyesinin fiziksel sayımla tuttuğu kalemlerin oranı. Bu ana göstergedir ve o düşerse altındaki her şey anlamını yitirir.
  • Stok devir hızı. Stokun ne kadar hızlı satışa dönüştüğü ve hangi kalemlerin getirisi olmadan sermaye bağladığı.
  • Kritik kalemlerde stoksuz kalma. Stokun üretim ve teslimat sürekliliği üzerindeki etkisini ölçen rakam.
  • Yavaş hareket eden stokun değeri. Kendi işletmeniz için belirlediğiniz bir süre içinde hareket etmemiş her şey. Bunu karara bağlamadan bırakmak, satmadığınız malları finanse etmek demektir.
  • Üretim emri başına gerçekleşen ile planlanan maliyet. Aynı yönde tekrarlayan bir fark asla tesadüf değildir: ya yanlış fiyatlandırmadır ya da belirli bir aşamadaki görünmeyen israftır.

Bir işletme sahibinin iki dakikada okuduğu beş rakam, kimsenin açmadığı otuz sayfalık bir rapordan daha değerlidir.

Projelerin çoğunun başarısız olduğu kısım: insanlar

On beş yıl boyunca bir defterle çalışmış bir depo sorumlusu, ilerlemeye karşı olduğu için değişime direnmez. Direnir, çünkü defter onun hatalarını yönetime hiçbir zaman göstermedi, sistem ise anında gösterir. Bu direnç öngörülebilir ve meşrudur; dört pratik şeyle yönetilir:

  • Yeni yolu ağırlaştırmayın, hafifletin. Bir çıkışı el terminaliyle kaydetmek fişe yazmaktan uzun sürüyorsa, sistem kaybeder.
  • Normal durumu değil, istisnaları eğitin. Herkes standart mal kabulü bir saatte öğrenir. Asıl sorular, eksik miktar geldiğinde, bir kalemin etiketi olmadığında ya da bir iade hasarlı döndüğünde ne yapılacağıdır.
  • İlk aylarda hatayı cezadan ayırın. Şeffaflığın ilk sonucu eski farklar için hesap vermek olursa, herkes açığı kaydetmek yerine gizlemeyi öğrenir.
  • Tek bir sorumlu atayın. Karar verme yetkisine sahip, fabrikanın içinden biri; dışarıdan bir tedarikçi ya da bir komite değil.

Origami'nin görüşü

Sanayi ve depolar sektöründe genellikle ekranlardan başlamayı reddederiz. İlk oturumumuz doğruluk açığını ölçer ve kalemleri ile kodları düzene sokar; çünkü güvenilmez veriler üzerine kurulan bir sistem şık ama yanlış raporlar üretir ve bu, hiç rapor olmamasından daha tehlikelidir.

Önerdiğimiz sıralama yukarıdakidir: önce veri, sonra gerçekleştiği anda kaydedilen hareket, sonra üretim, maliyetlendirme ve entegre faturalama, sonra da operasyonu yönetecek göstergeler. Yarım çalışan dört aşama yerine gerçekten çalışan bir aşamayı tercih ederiz; çünkü bir ekibi devam etmeye ikna eden şey bir sunum değil, iyileştiğini gördükleri ilk rakamdır.

Seriyi kapatırken: ilk soruya dönüş

Bu seri tek bir soruyla açıldı: kayıtlı stok neden hiçbir zaman raftakiyle tutmaz? Ardından barkod okutma, üretim emri, yeniden sipariş noktası, parti izlenebilirliği, fatura ve bugün de sıralama geldi. Son altısına geri dönüp baktığınızda hepsinin o ilk sorunun dalları olduğunu görürsünüz: doğru bakiye olmadan doğru maliyet yoktur, kayıtlı tüketim olmadan sağlam bir yeniden sipariş noktası yoktur, belgelenmiş hareket olmadan parti izlenebilirliği yoktur ve kayıtlı bir çıkış olmadan tutarlı bir fatura yoktur.

Dolayısıyla bir fabrika ya da depodaki dijitalleştirme projesinin gerçek ölçüsü ekran sayısı ya da raporların hacmi değildir. Doksan gün sonra aynı soruya verilen basit bir cevaptır: sistemdeki rakam, kontrol etmek için rafa yürümeden güvendiğiniz rakam haline geldi mi? Cevap evet olduğunda, bundan sonra gelen her şey kurtarma değil iyileştirmedir.

Kaynaklar