Bu serideki her şey şimdiye kadar miktarla ilgiliydi: rafta ne kadar var, bir üretim emrine ne kadar çıkıldı, ne zaman ve ne kadar yeniden sipariş verilmeli. Bugün soru tamamen değişiyor. Artık kaç tane değil, tam olarak hangileri.

Fark sıradan bir günde görünmez. Bir müşterinin aldığı bir sevkiyattaki sorunu bildirmek için aradığı gün ya da bir tedarikçinin size teslim ettiği bir hammadde partisinin kusurlu olduğunu bildirdiği gün ortaya çıkar. O anda tek sorunuz şudur: O parti nereye gitti? Hızlı bir cevabı olmayan tesisin elinde tek bir acımasız seçenek kalır: her şeyi geri çekmek, çünkü gerçekte neyin geri çekilmesi gerektiğini belirleyemez.

Parti numarası: Miktardan önce kimlik

Parti ya da lot numarası, aynı koşullar altında üretilen veya teslim alınan birimleri birbirine bağlayan bir tanımlayıcıdır: aynı hammadde, aynı hat, aynı zaman aralığı, aynı proses ayarları. Bir parti içindeki birimler aynı akıbeti paylaşır: Bir kaynakta ya da bir ayarda kusur varsa, neredeyse her zaman hepsini etkiler, ama önceki ya da sonraki partiyi etkilemez.

Tüm fikrin ekonomik değeri tam olarak burada yatar. Parti sizin izolasyon biriminizdir. Partileriniz ne kadar hassas tanımlanırsa, geri çağırmak ya da karantinaya almak zorunda kalacağınız miktar o kadar küçük olur. Parti numarasını yalnızca kâğıda yazan ya da stok hareketinden kopuk serbest metin alanına giren tesisler, izlenebilirliğe sahip olmadan numaraya sahiptir.

Aynı mantık gıda ve ilacın çok ötesinde de geçerlidir. Kimyasal, boya, yapı malzemesi veya endüstriyel parça üreten bir tesis de partilere tamamen aynı nedenle ihtiyaç duyar: tek bir hammaddenin ya da tek bir proses ayarının etkisini tanımlı bir çıktı kümesiyle sınırlamak.

Geriye ve ileriye doğru izlenebilirlik

Tam izlenebilirlik tek yönde değil iki yönde çalışır ve her birinin farklı bir kullanımı vardır.

  • Geriye doğru izlenebilirlik: Elinizdeki bir mamulden başlarsınız ve onu üreten üretim emrine, ardından o emirde tüketilen hammadde partilerine, sonra da satın alma siparişlerine, tedarikçilere ve teslim alma tarihlerine geri gidersiniz. Bunu piyasada bir şikâyet ortaya çıktığında ve nedeni bulmak istediğinizde kullanırsınız: Belirli bir tedarikçiden gelen bir hammadde miydi, yoksa belirli bir gündeki hat ayarı mıydı?
  • İleriye doğru izlenebilirlik: Bir hammadde partisinden ya da bir üretim partisinden başlarsınız ve onu tüketen her üretim emrine, ardından onunla çıkan her satış siparişine ve çıkış belgesine, sonra da onu teslim alan müşterilere ve lokasyonlara ilerlersiniz. Bunu bir tedarikçi size bir sorun bildirdiğinde ya da dahili bir kusur bulduğunuzda ve şu anda onun tam olarak kimin elinde olduğunu bilmeniz gerektiğinde kullanırsınız.

Her iki yön de ikinci ve üçüncü bölümlerde kurduğumuz bir şeye bağlıdır: Her mal kabulün, çıkışın ve transferin gerçekleştiği anda kaydedilmesi ve üretim emrinin planlananı değil, gerçekte tüketileni kaydetmesi. Bu ikisi olmadan parti numarası ekrandaki fazladan bir alandan ibarettir.

Son kullanma tarihleri ve çıkışı yöneten kurallar

Raf ömrü sınırlı ürünlerde parti yalnızca bir numara değil, bir tarih de taşır ve bu, stokun çıkış şeklini değiştirir. Sezgiyle ya da kapıya en yakın olana göre çıkış yapmak bilinen bir sonuç doğurur: Eski stok ömrü dolana kadar arkada gömülü kalırken yeni stok önce çıkar.

  • İlk son kullanma tarihli ilk çıkar: Son kullanma tarihine en yakın parti önce çıkılır; tarihli ürünlerin çoğu için doğru kural budur.
  • İlk giren ilk çıkar: En eski mal kabul önce çıkılır; bu, son kullanma tarihi olmayan ama uzun depolamada yine de bozulan veya eskiyen ürünlere uygundur.
  • Karantina ve serbest bırakma: Teslim alınan bir parti otomatik olarak çıkışa açık olmaz, muayeneden sonra serbest bırakılana kadar bekletmede kalır; bu da uygunsuz malzemenin üretime hiç girmesini engeller.
  • Şüphe üzerine bekletme: Belirli bir partiyi tüm lokasyonlarda anında dondurma yeteneği; böylece soruşturma kapanana kadar ne çıkılabilir ne de satılabilir.

Bu kurallar duvara yapıştırılmış talimatlar olarak işe yaramaz. Sistem onları okutma anında uyguladığında işe yararlar: Bir depo sorumlusu daha eski bir parti mevcutken daha yeni bir partiyi çıkmaya çalıştığında sistem tam o anda engeller ya da uyarır.

Bir geri çağırmanın gün yerine saatler sürmesini sağlayan nedir

Olay gerçekten yaşandığında zaman her şeydir ve saatler süren bir tesis ile günler süren bir tesis arasındaki fark personel sayısı değildir. Olaydan önce hazırlanmış dört şeydir:

  • Parti bir tabloda değil, harekette yaşar: Numara mal kabulde, çıkışta, transferde ve satışta kaydedilir; böylece etkilenenler listesini çıkarmak manuel bir arama değil, bir sorgu haline gelir.
  • Müşteriyle bağlantı vardır: Çıkış belgeleri ve satış siparişleri parti numarasını taşır; böylece kimin neyi, ne kadar, ne zaman ve hangi belgeyle aldığını bilirsiniz.
  • Sorumluluk nettir: Kararı adı belli bir kişi verir ve eskalasyon yolu kriz sırasında icat edilmek yerine önceden üzerinde anlaşılmıştır.
  • Senaryo prova edilmiştir: Daha önce bir tatbikat geri çağırma yaptınız, bu yüzden pratikte nerede koptuğunu bilirsiniz.

Özellikle gıda ve ilaç ürünleri için Suudi Gıda ve İlaç Otoritesi izlenebilirlik ve piyasadan çekme gerekliliklerini düzenler; kendi ürününüz ve faaliyetiniz için neyin geçerli olduğunu kontrol edeceğiniz yer onun resmi platformları ve kılavuzlarıdır, çünkü gereklilikler kategoriye göre değişir ve genel bir kuralla çözülemez.

Bu hafta yapılacak bir tatbikat geri çağırma

Bu egzersiz size hiçbir şeye mal olmaz ve gerçek hazırlık seviyenizi ortaya koyar:

  • Son iki ayda tesisinizden çıkmış bir üretim partisini seçin; rastgele seçin, en kolayını değil.
  • Bir kronometre başlatın ve ekibinizden o partiden birim alan her müşteriyi ve lokasyonu, miktarları ve sevk tarihleriyle belirlemesini isteyin.
  • Sonra yönü tersine çevirin: Aynı partiden yola çıkarak ona giren her hammadde partisini, tedarikçisini ve teslim alma tarihini belirleyin.
  • Her yönün ne kadar sürdüğünü ve ekibin nerede, neden takıldığını kaydedin: eksik bir belge, geriye dönük işlenmiş bir hareket, parti numarası olmadan çıkılmış bir ürün.

Elde ettiğiniz şey gerçek yanıt sürenizdir. Ve eğer iki yönden herhangi birindeki cevap bir sayı değil de kayıtları gözden geçirmemiz gerekir gibi bir cümleyse, gerçek bir olay sizi buna zorlamadan önce neyi düzeltmeniz gerektiğini artık biliyorsunuz.

Origami'nin görüşü

Sanayi ve depolar sektörünün genelinde, tesislerin çoğunun aslında bir parti numarası kaydettiğini, ancak bunu stok hareketinden kopuk bir yerde kaydettiğini görüyoruz: ayrı bir üretim dosyasında ya da mal kabul ekranında çıkışın hiçbir zaman başvurmadığı serbest metin alanında. Numara vardır ama önemli olduğu anda kimseye yardımı dokunmaz, çünkü etkilenen müşterilerin listesini çıkarmak hâlâ günlerle ölçülen manuel bir iştir.

Önerdiğimiz sıra şu: Parti numarasını her ürün için değil, bunu gerektiren ürünler için mal kabulde ve çıkışta zorunlu hale getirin; her iki yönün de kapanması için onu üretim emri üzerinden satış siparişine kadar bağlayın; ardından gerçekten ihtiyaç duymadan önce bir tatbikat geri çağırmayla test edin. Bir kez bile denenmemiş izlenebilirlik bir yetenek değil, bir iddiadır.

Bir sonraki bölümde

Tesisin içinden dış dünyayla temas noktasına geçiyoruz: fatura. E-faturayı bir stok hareketinin sonucu olarak değil de en sonda basılan bir belge olarak gören tesisler neden sürekli sorun yaşıyor? Altıncı bölüm satış siparişinin depo çıkışına ve faturaya bağlanmasını, alacak dekontlarını ve iadeleri ve entegrasyon aşamasının neler gerektirdiğini ele alıyor.

Kaynaklar