Kelulusan sebut harga dan diskaun kekal terkawal dengan empat peraturan: satu senarai harga dengan tarikh sah laku yang menjadi sumber harga semua orang, sebut harga bernombor di mana versi baharu tidak pernah menimpa versi yang telah dilihat pelanggan, margin yang dilihat pelulus sebelum sebut harga dihantar, dan matriks kelulusan diskaun yang peringkatnya ditetapkan pemilik dan dikuatkuasakan oleh sistem, bukan oleh ingatan. Apabila pelanggan menerima versi tertentu, ia menjadi pesanan jualan atau kontrak yang menjadi rujukan setiap penghantaran, invois dan pertikaian selepasnya.

Daripada latihan bahagian pertama kepada sebut harga

Dalam bahagian pertama kami memetakan jualan secara kredit sebagai tujuh stesen dan mencadangkan satu latihan: jejaki sepuluh invois tertunggak paling lama anda kembali kepada sebut harga, pesanan dan bukti penghantarannya. Dokumen pertama yang anda cari ialah sebut harga yang diterima pelanggan. Jika anda menemui sebut harga dengan tiga versi dan tiada siapa pasti versi mana yang diterima, atau diskaun yang tiada siapa dapat mengatakan siapa yang memberinya, di sinilah kita bermula. Apa yang datang sebelum sebut harga, iaitu susulan peluang dan bakal pelanggan, berada di luar siri ini; kami membincangkannya dalam panduan CRM kami untuk perniagaan Saudi.

Satu senarai harga dengan tarikh sah laku

Banyak syarikat mempunyai lebih daripada satu harga untuk barang yang sama tanpa sesiapa memutuskannya: harga dalam hamparan yang dikemas kini pengurus bulan lalu, harga dalam sebut harga terakhir yang dihantar seorang jurujual kepada pelanggan yang serupa lalu disalin oleh rakan sekerja, dan harga dalam sistem perakaunan yang sudah lama tidak dikemas kini. Setiap jurujual meletakkan harga daripada sumber yang paling dekat, jadi dua pelanggan yang serupa menerima dua harga berbeza, dan tiada siapa berniat begitu.

Penyelesaiannya ialah satu sumber harga, dengan seorang pemilik. Senarai harga memuatkan setiap barang atau perkhidmatan bersama harga dan unitnya, dan ia mempunyai tarikh mula dan tarikh tamat. Bentuknya mengikut setiap sektor:

  • Kilang atau pengedar. Harga bagi setiap barang dan unit jualan, mungkin dengan senarai bagi setiap kumpulan pelanggan, seperti borong dan projek, di mana pemilik memutuskan siapa yang tergolong dalam setiap kumpulan.
  • Kontraktor. Kadar seunit bagi item kerja yang berulang, digunakan untuk meletakkan harga senarai kuantiti dalam setiap sebut harga, bersama item yang harganya ditetapkan mengikut projek.
  • Syarikat penyelenggaraan atau pengendali hartanah. Harga satu lawatan, satu jam atau kontrak bulanan bagi skop yang ditetapkan, dan apa yang termasuk dalam harga itu berbanding apa yang dicaj berasingan, seperti alat ganti dan kerja tambahan.

Apabila harga berubah, anda tidak menyunting senarai lama; anda mengeluarkan senarai baharu dengan tarikh mula baharu. Setiap sebut harga yang dikeluarkan sebelum perubahan kekal terikat pada harga semasa ia dikeluarkan, dan tiada angka berubah pada sebut harga yang telah dilihat pelanggan hanya kerana seseorang mengemas kini senarai selepas itu. Menyunting senarai ialah kuasa satu peranan yang dinamakan pemilik, manakala jurujual memilih daripada senarai dan bukan menaip harga.

Harga istimewa untuk seorang pelanggan ialah perjanjian dengan tarikh tamat. Pelanggan besar mendapat harga lebih baik bagi barang tertentu, atau perjanjian rangka kerja menetapkan kadar seunit untuk tempoh tetap, atau kontrak penyelenggaraan tahunan menetapkan harga satu lawatan. Harga ini sering tersimpan dalam ingatan jurujual atau dalam perbualan WhatsApp dengan pegawai pembelian pelanggan, jadi apabila jurujual itu berpindah, harga itu turut hilang, dan apabila rakan sekerja memberi sebut harga kepada pelanggan yang sama, harga yang berbeza pula keluar. Lebih baik merekodkan harga istimewa sebagai perjanjian pada rekod pelanggan: barang atau kategori yang diliputi, harga atau diskaun, tarikh mula dan tamat, sebarang syarat yang dilampirkan, dan siapa yang meluluskannya. Sistem kemudian menggunakannya dengan sendiri pada sebut harga dan invois pelanggan itu dan memberi amaran sebelum ia tamat, supaya pembaharuan menjadi keputusan yang dibuat seseorang dan bukan tabiat yang berterusan kerana tiada siapa perasan.

Sebut harga bernombor: setiap versi kekal seperti yang dilihat pelanggan

Dalam bahagian pertama kami menerangkan diskaun yang muncul dalam versi semakan yang dihantar melalui WhatsApp dan tidak pernah disimpan bersama pesanan. Ia berlaku kerana sebut harga biasanya disemak dalam fail yang sama: jurujual membuka sebut harga, menukar harga atau kuantiti, dan menyimpannya di atas versi sebelumnya. Dua minggu kemudian pelanggan menerima sebut harga itu, tetapi versi yang mana? Versi dalam komputer riba jurujual tidak semestinya sama dengan versi yang ada pada pelanggan.

Peraturannya mudah: setiap sebut harga mempunyai nombor, setiap semakan ialah versi baharu di bawah nombor itu, dan versi yang telah dihantar tidak pernah disunting. Sistem menyimpan setiap versi tepat seperti yang dihantar, bersama tarikhnya, siapa yang menghantarnya dan kepada siapa, jadi apabila pelanggan berkata harga dalam sebut harga anda berbeza, anda membuka versi yang mereka terima pada hari itu dan bukan berhujah berdasarkan ingatan. Fail sebut harga dijana daripada rekod itu sendiri, jadi apa yang dilihat pelanggan adalah tepat sama dengan apa yang ada dalam sistem. Kemudian anda menghantarnya melalui WhatsApp atau e-mel, mengikut kebiasaan pelanggan anda; saluran tidak penting selagi fail itu datang daripada rekod.

Sebut harga juga memuatkan apa yang akan diperlukan semua pihak seterusnya, bukan hanya harga:

  • Tempoh sah laku. Sebut harga tanpa tarikh luput kekal terbuka, dan pelanggan kembali beberapa bulan kemudian untuk menerima harga yang kosnya telah berubah. Setelah luput, harganya ditetapkan semula dalam versi baharu.
  • Terma bayaran. Seperti yang ditetapkan pemilik untuk pelanggan ini, yang menjadi topik bahagian seterusnya.
  • Skop dan pengecualian. Dalam kerja kontrak dan penyelenggaraan, pertikaian boleh bermula beberapa bulan kemudian daripada satu baris yang tiada siapa tulis: adakah pembuangan sisa binaan dan pembersihan termasuk dalam harga? Adakah alat ganti diliputi oleh kontrak bulanan?
  • Rujukan pelanggan. Nombor permintaan atau nama projek mereka, kerana pasukan akaun mereka akan memadankan invois anda dengannya kemudian.

Apabila pelanggan menerima versi tertentu, versi itu menjadi pesanan jualan atau kontrak, dan nombor pesanan belian pelanggan disimpan bersamanya jika mereka menghantarnya. Mulai saat itu setiap penghantaran, invois dan pertikaian merujuk kepada pesanan ini, jadi daripada mana-mana invois anda boleh sampai kepada harga yang diterima pelanggan dan siapa yang meluluskan diskaunnya, iaitu tepat apa yang anda cari dalam latihan bahagian pertama.

Margin di hadapan pelulus sebelum sebut harga dihantar

Apabila jurujual meminta kelulusan diskaun, pelulus sering hanya melihat satu angka, harga selepas diskaun, dan membuat keputusan berdasarkan pengalaman tanpa angka yang sebenarnya diperlukan. Soalan sebenarnya ialah: berapa banyak yang tinggal untuk kita selepas diskaun ini? Itu memerlukan kos di sebelah harga, dan dari mana kos itu datang bergantung pada sektor:

  • Kilang dan pengedar. Kos barang daripada kad barang: kos belian, atau kos pembuatan jika anda membuatnya. Angka itu hanya setepat inventori dan pengekosan di belakangnya.
  • Kontraktor. Anggaran kos setiap item senarai kuantiti dari segi bahan, buruh, peralatan dan subkontraktor, dengan margin dikira bagi setiap item dan bagi sebut harga secara keseluruhan.
  • Syarikat penyelenggaraan. Kos skop itu sendiri: bilangan lawatan, jam juruteknik, serta bahan dan alat ganti yang termasuk dalam harga.

Pelulus kemudian melihat pada satu skrin harga senarai, harga yang diminta, kos, margin sebelum dan selepas diskaun, dan sebab seperti yang ditulis jurujual: harga pesaing, kuantiti besar, atau pelanggan baharu dalam sektor yang ingin dimasuki syarikat. Diskaun yang sama boleh diterima pada satu sebut harga dan tidak pada yang lain, kerana margin di sebalik setiap satu berbeza.

Siapa yang melihat kos dan margin ialah keputusan kebenaran akses sebelum ia menjadi keputusan jualan. Pemilik boleh memutuskan bahawa jurujual melihat margin supaya mereka berunding dengan mengetahui had mereka, atau bahawa hanya pelulus yang melihatnya; kedua-duanya sah selagi sistem menguatkuasakan pilihan itu. Kami menerangkan prinsip ini dalam Kebenaran akses: siapa melihat apa selepas data keluar dari fail: helaian kos yang diedarkan sebagai fail sampai kepada orang yang tidak pernah dimaksudkan untuk menerimanya.

Matriks kelulusan diskaun: siapa meluluskan diskaun yang mana?

Matriks kelulusan diskaun ialah jadual yang menjawab satu soalan: sejauh mana jurujual boleh memberi diskaun tanpa bertanya, dan siapa yang meluluskan apa-apa yang melebihinya? Ia logik yang sama yang kami bincangkan di sisi pembelian dalam Permintaan pembelian dan had kelulusan, dilihat dari sisi yang satu lagi: di sana anda mengawal apa yang keluar daripada wang anda, di sini anda mengawal apa yang anda lepaskan sebelum wang itu tiba.

Peringkat itu sendiri, iaitu apa yang boleh diluluskan jurujual, apa yang pergi kepada pengurus jualan, dan apa yang sampai kepada pengurus kewangan atau pemilik, ditetapkan oleh pemilik, kerana ia mencerminkan margin dan pasaran syarikat itu sendiri. Tiada had yang betul secara universal, dan had yang dipinjam daripada syarikat lain mungkin terlalu ketat sehingga membantutkan jualan, atau terlalu longgar sehingga tidak mengawal apa-apa. Pemilik boleh mendasarkan peringkat pada kadar diskaun, atau pada margin yang tinggal selepasnya; cara kedua menghalang diskaun yang kelihatan kecil pada barang yang marginnya memang sudah nipis.

Lebih penting daripada angka ialah mengetahui apa yang dikira sebagai diskaun, kerana konsesi harga tidak selalu muncul pada baris bernama diskaun:

  • Diskaun yang nyata pada baris sebut harga atau pada jumlah sebut harga.
  • Kuantiti tambahan tanpa caj, atau penghantaran dan pemasangan yang biasanya dicaj dan kini percuma.
  • Terma bayaran yang lebih panjang daripada terma biasa pelanggan ini, kerana itu ialah pembiayaan yang anda berikan daripada tunai anda sendiri.
  • Lawatan tambahan dalam kontrak penyelenggaraan, waranti yang lebih lama daripada biasa, atau kerja kecil di luar skop tanpa caj.

Semua ini melalui matriks yang sama; jika tidak, anda mengawal diskaun yang bertulis dan membiarkan konsesi yang tidak bertulis tanpa kawalan. Peraturan dari sisi pembelian juga terpakai di sini: tiada siapa meluluskan diskaunnya sendiri, kuasa milik peranan dan bukan individu, setiap pelulus mempunyai wakil yang dinamakan apabila dia tiada, dan kelulusan direkodkan pada versi sebut harga itu sendiri bersama nama dan masa pelulus, jadi jika versi berubah selepas kelulusan, ia kembali kepadanya. Permintaan sampai ke telefon pelulus sebagai pautan yang boleh diluluskannya tanpa membuka komputer riba, kerana kelulusan yang lambatlah yang mendorong jurujual membuat janji melalui telefon.

Mengapa sebelum invois dan bukan selepasnya? Diskaun yang diluluskan dalam sebut harga ialah sebahagian daripada harga dan muncul pada invois sejak kali pertama. Diskaun yang dijanjikan selepas jualan mengambil laluan berbeza di bawah Peraturan Pelaksana VAT: Perkara 40(1) menyenaraikan antara keadaan yang mengubah nilai pembekalan suatu nilai yang dipersetujui terlebih dahulu kemudian berubah atas apa-apa sebab, termasuk diskaun tambahan yang ditawarkan selepas jualan selesai. Jika itu berlaku selepas invois cukai dikeluarkan dan VAT padanya melebihi VAT yang kena dibayar, Perkara 54 mewajibkan nota kredit yang merujuk dengan jelas kepada invois asal, dikeluarkan selewat-lewatnya pada 15 haribulan bulan berikutnya selepas peristiwa itu. Jadi diskaun yang diberi dalam panggilan telefon selepas invois tidak kekal antara jurujual dan pelanggan; ia menjadi dokumen cukai dengan tarikh akhir, dan bahagian kewangan mungkin tidak tahu bahawa mereka perlu mengeluarkannya. Untuk kes tertentu, tempat untuk bertanya ialah penasihat cukai anda.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja sebut harga untuk sesebuah syarikat, kami bermula daripada cara syarikat itu benar-benar meletakkan harga hari ini: dari mana jurujual mengambil harga, berapa banyak versi yang biasanya dilalui sebut harga, siapa yang meluluskan diskaun, dan di mana harga istimewa untuk pelanggan utama disimpan. Diskaun yang diberi melalui telefon memberitahu kami di mana kelulusan semasa terlalu perlahan, sebelum ia memberitahu kami di mana kawalan perlu diperketat.

Kemudian kami menukarnya menjadi aliran kerja yang dikuatkuasakan sistem: senarai harga dengan tarikh sah laku, sebut harga dalam versi bernombor yang failnya datang daripada rekod, margin yang dipaparkan kepada setiap peranan mengikut kebenaran aksesnya, matriks diskaun yang peringkatnya dilaraskan pemilik tanpa pengaturcara, kelulusan yang sampai ke telefon, dan sebut harga yang diterima yang menjadi pesanan jualan yang bersambung dengan sistem perakaunan dan e-invois anda. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: semak dua puluh sebut harga terakhir yang diterima pelanggan anda

Sebelum sebarang sistem, anda memerlukan gambaran tentang apa yang sebenarnya berlaku antara senarai harga dan pelanggan. Seorang pengurus jualan dan seorang pengurus kewangan boleh menjalankannya dalam satu atau dua sesi:

  • Keluarkan dua puluh sebut harga terakhir yang diterima pelanggan, dan tambahkan sebut harga di sebalik sepuluh invois daripada latihan bahagian pertama jika anda menemuinya.
  • Bagi setiap sebut harga, tanya dari mana harga itu datang: senarai harga semasa, sebut harga terdahulu, atau ditaip secara manual.
  • Kira versi setiap sebut harga, kenal pasti versi yang diterima pelanggan, dan semak sama ada anda boleh menemuinya tepat seperti yang mereka lihat.
  • Senaraikan setiap konsesi dalam sebut harga: diskaun, kuantiti percuma, penghantaran percuma, terma bayaran yang lebih panjang atau lawatan tambahan, dan di sebelah setiap satu, siapa yang meluluskannya dan di mana kelulusan itu direkodkan.
  • Catat sama ada margin diketahui oleh orang yang meluluskan sebut harga pada saat dia meluluskannya.

Bilangan konsesi yang tiada siapa dapat mengatakan siapa yang meluluskannya ialah garis asas anda untuk bahagian ini. Kemudian tulis matriks diskaun yang anda mahukan pada satu halaman: apa yang dikira sebagai diskaun dalam syarikat anda, peringkat yang sesuai dengannya, peranan yang meluluskan setiap peringkat, dan siapa yang menggantikan apabila pelulus tiada. Jurang antara halaman itu dan apa yang anda temui dalam dua puluh sebut harga itulah yang perlu ditutup oleh sistem.

Dalam bahagian seterusnya

Harga kini mempunyai satu sumber, sebut harga mempunyai versi yang terpelihara, dan setiap diskaun mempunyai pelulus yang diketahui semua. Bahagian seterusnya beralih ke stesen sebelum penghantaran pertama: had kredit dan jaminan. Kami bermula dengan rekod pelanggan yang disemak sekali, semasa pelanggan ditambah, berbanding dua sumber rasmi percuma, kemudian had kredit dan terma bayaran yang ditetapkan pemilik dan disemak sistem pada setiap pesanan dan setiap penghantaran, kemudian jaminan yang boleh dipilih pemilik sebelum menjual secara kredit.

Sumber