Bir müteahhitlik ya da bakım şirketinin sahibine tek bir soru sorun: Geçen ay o bakım sözleşmesinden ne kadar kazandınız? Cevap neredeyse her zaman bir tahmindir. Sözleşme bedelini ve ekiplerin kabaca maliyetini bilir, ancak kârı zarardan ayıran rakam bir depocunun defterine, bir şantiye şefinin WhatsApp yazışmasına ve henüz kayda geçmemiş tedarikçi faturalarına dağılmıştır.

Bu, daha iyi bir muhasebeciyle çözülecek bir muhasebe sorunu değildir. Operasyonel bir sorundur: kâr tek bir kötü kararla yok olmaz, kimsenin fark etmeyeceği kadar küçük tutarlarla her gün sızar, çünkü bu tutarlar hiçbir faturada görünmez. Bu seri araçlardan söz etmeden önce sızıntıların tam olarak adlandırılması gerekir.

1. Hiç kaydedilmeyen talep

Müşteri şantiye şefini doğrudan arar ya da WhatsApp'tan bir arızanın fotoğrafını gönderir. Şef harekete geçer, teknisyen gider, iş yapılır. Sonra talep hiçbir raporda görünmez. Zarar iki katlıdır: bir işçilik saati ve bir yedek parça, karşılığında hiçbir fatura olmadan kayıtlarınızdan çıkmıştır ve sözleşme yenileme zamanı geldiğinde müşterinin geçmişi olduğundan daha sakin görünür.

Operasyonlarını incelediğimiz bakım şirketlerinde bu tek kalem, en büyük sızıntı kaynağıdır; çünkü görünmezdir. Kaydedilmeyen ölçülmez, ölçülmeyen de faturalandırılmaz.

2. Tekrarlanmak zorunda kalan ziyaret

Teknisyen gelir ve parçanın stokta olmadığını, ya da arızanın başka bir uzmanlık gerektirdiğini, ya da müşterinin yerinde olmadığını fark eder. Böylece ayrılır ve ziyaret yeniden planlanır. Her tekrar ziyaret yakıta, teknisyen zamanına ve yol harcırahına mal olur; daha pahalı bir şeye de mal olur: faturalandırılabilir başka bir işe gidebilecek bir zaman dilimine.

Temel neden nadiren ihmaldir. Asıl neden, talebin yeterli bir açıklama olmadan gelmesi ve teknisyeni göndermeden önce kimsenin parçanın mevcut olup olmadığını kontrol etmemesidir.

3. Değişiklik emri olmadan yapılan ek iş

Özellikle müteahhitlikte müşteri, uygulamanın ortasında küçük bir değişiklik ister. Ekip ilişkiyi korumak için bunu yapar ve hiçbir şeyi belgelemez. Hakediş zamanı geldiğinde tartışma bir hatıraya karşı bir başka hatıraya dönüşür ve müteahhit genellikle kaybeder, çünkü ortada bir belge yoktur. Belgelenmemiş her değişiklik, bağışladığınız bir iştir.

4. Sistemde değil, şantiyelerde yaşayan stok

Yedek parçalar ana depodan bir teknisyenin aracına ya da bir şantiye konteynerine çıkar ve oradan kayıtlardan kaybolur. Defter bakiyesi bir şey söyler, raf başka bir şey. Böylece zaten sahip olduğunuz şeyi satın alırsınız ve ihtiyacınız olanın eksikliğini mümkün olan en kötü anda fark edersiniz.

5. Geciken hakediş

Hakedişler yalnızca müşteriler geciktirdiği için gecikmez. Destekleyici dosya hazır olmadığı için gecikir: tamamlanma fotoğrafları şantiye şeflerinin telefonlarına dağılmıştır, ilerleme yüzdeleri güncel değildir, değişiklikler imzalanmamıştır. Her gecikme haftası, müşterinizin projesini kendi nakdinizle finanse ettiğiniz bir haftadır.

6. Kimsenin takip etmediği sözleşme

Bakım sözleşmeleri normalde sizi belirli sayıda planlı ziyarete ve bir yanıt süresine bağlar. Kimse bu iki rakamı izlemediğinde iki şeyden biri olur: taahhüt ettiğinizden fazla ziyaret yaparsınız ve marjınızı sessizce kaybedersiniz, ya da daha az yaparsınız, yenilemeyi kaybedersiniz ve kendinizi cezalara açık hale getirirsiniz.

7. Çalışanla birlikte giden bilgi

Bir ekipmanın geçmişi, üzerinde nelerin değiştirildiği, onu çalıştırmanın yalnızca kıdemli teknisyenin bildiği püf noktası — bunların hepsi tek bir kişinin kafasında yaşar. O kişi istifa ettiğinde şirket her ekipmanda sıfırdan başlar ve öğrenme eğrisinin bedelini iki kez öder.

Yedisinin ortak noktası

Hiçbirinin niyet ya da çaba sorunu olmadığına dikkat edin. Saha ekipleri genellikle olması gerekenden daha çok çalışır. Sorun, bilginin sesle ya da mesajla dolaşması ve geri çağrılıp hesabı sorulabileceği bir yere hiç yerleşmemesidir. Müteahhitlik ve bakımda sistemsizliğin maliyeti diğer tüm faaliyetlerden daha yüksektir, çünkü iş tanımı gereği ofis dışında gerçekleşir: dağınık şantiyelerde, mobil ekipler aracılığıyla, yer değiştiren parçalarla.

Origami'nin bakışı

Müteahhitlik ve bakım, uzmanlaştığımız sektörlerden biridir ve bu alandaki her projeye bir ekran demosuyla değil, bir sızıntı denetimiyle başlarız. Bunun nedeni, açığı belirlemeden sistem satın almanın sık gördüğümüz sonucu doğurmasıdır: bir sistem satın alınır, ardından WhatsApp'ın yerini almak yerine onun yanında ek bir veri kaydı olarak kullanılır; böylece maliyet artar ve sızıntı devam eder.

Önerdiğimiz pratik sıra şudur: önce sızıntıyı haritalandırın, en büyük tek açığı kapatın, sonra genişletin. Bu sektördeki şirketlerin çoğu en büyük getiriyi yalnızca birinci kalemi kapatarak elde eder — her talebi tek bir yerde kaydetmek —, çünkü bu, diğer tüm kalemlerin bağlı olduğu ön koşuldur.

Kendi sızıntınızı nasıl ölçersiniz

Bir sonraki bölümden önce bu alıştırmayı tek bir hafta boyunca deneyin:

  • Her şantiye şefinden, hangi kanaldan gelirse gelsin aldığı her talebi tek bir kâğıda da olsa kaydetmesini isteyin.
  • Bu sayıyı mevcut sisteminize ya da raporlarınıza girenlerle karşılaştırın.
  • Kaç ziyaretin aynı nedenle tekrarlandığını sayın.
  • İmzalı bir değişiklik emri olmadan yapılan ek işlerin değerini toplayın.

Ortaya çıkan fark, kabaca haftalık sızıntınızdır. Bunu elli iki ile çarpın, bu dosyanın neden zamanınızı hak ettiğini anlayacaksınız.

Bir sonraki bölümde

En büyük açıkla başlıyoruz: iş emirleri. Bir talebin bir WhatsApp mesajından numarası, durumu, sorumlusu ve yanıt süresi olan bir kayda nasıl dönüştüğü — ve yalnızca bu değişimin hem operasyonunuzu hem de hakedişlerinizi nasıl değiştirdiği.

Kaynaklar