Pengurus kewangan membuka senarai akaun belum terima pada pagi Ahad dan mendapati seorang pelanggan besar telah melepasi tarikh bayaran. Seseorang menelefon, dan jawapannya salah satu daripada tiga: invois tidak pernah sampai kepada orang yang betul di pihak mereka, kuantiti pada invois berbeza daripada apa yang mereka terima, atau diskaun yang dijanjikan oleh jurujual tiada. Pengurus kewangan kemudian cuba menjawab dari satu tempat: apa yang kita sebut harga, apa yang kita hantar dan siapa yang menandatangani penerimaannya, apa yang kita invoiskan? Setiap jawapan wujud, tetapi sebut harga berada dalam peti mel jurujual, diskaun dipersetujui dalam panggilan yang tidak meninggalkan sebarang kesan, nota hantaran ialah gambar dalam telefon pemandu, dan invois berada dalam sistem perakaunan. Maka bermulalah satu pusingan panggilan dalaman sebelum sesiapa dapat memberi jawapan.

Mendigitalkan Jualan: menjejak wang yang masuk

Kami membuka Mendigitalkan Jualan dengan babak itu. Dalam Mendigitalkan Perolehan kami menjejak wang yang keluar dari syarikat; di sini kami mengikut jalan yang bertentangan, iaitu wang yang masuk. Babak ini berulang di setiap syarikat yang menjual secara kredit kepada perniagaan lain: kontraktor yang mengemukakan tuntutan kemajuan kepada pemilik projek, dengan bayaran pendahuluan dan wang tahanan ditolak daripadanya; kilang atau pengedar yang menghantar barang kepada pelanggan dagangan berdasarkan nota hantaran; pengendali hartanah, hotel atau syarikat penyelenggaraan yang mengebil akaun korporat dan kontrak perkhidmatan bulanan. Siri ini bermula dengan sebut harga. Apa yang datang sebelumnya, iaitu mencari pelanggan dan menyusuli peluang, telah kami bincangkan dalam panduan CRM kami untuk perniagaan Saudi.

Tujuh stesen, setiap satu dengan kepincangan biasanya

Setiap jualan secara kredit, sekecil mana pun, melalui tujuh stesen. Di setiap stesen ada kepincangan yang berulang sehingga menjadi kebiasaan:

  • Sebut harga: diskaun yang dijanjikan melalui telefon dan tidak pernah direkodkan. Jurujual memeterai urusan dalam satu panggilan dan menawarkan diskaun tambahan atau penghantaran percuma supaya pelanggan cepat membuat keputusan. Sebut harga bertulis tidak menyebutnya, atau menyebutnya dalam versi semakan yang dihantar melalui WhatsApp dan tidak pernah disimpan bersama pesanan. Invois dikeluarkan pada harga sebut harga asal, dan pasukan akaun pelanggan menolaknya kerana tidak sepadan dengan apa yang dijanjikan.
  • Pesanan jualan atau kontrak: komitmen yang tidak dirujuk oleh apa-apa. Pelanggan menghantar pesanan belian dengan nombornya sendiri, atau menandatangani kontrak penyelenggaraan bulanan dengan skop yang ditetapkan, tetapi nombor PO tidak disimpan bersama pesanan di pihak anda, dan skop kontrak berada dalam fail yang tidak pernah dilihat oleh orang yang mengeluarkan invois. Invois dikeluarkan tanpa nombor PO pelanggan, atau dengan baris di luar skop yang dipersetujui.
  • Had kredit: menghantar kepada pelanggan yang melebihi hadnya tanpa sesiapa tahu. Jualan nampak pesanan baharu, gudang nampak stok tersedia, dan hanya kewangan yang tahu pelanggan ini sudah mempunyai invois tertunggak. Tiada siapa bertanya sebelum lori bertolak, atau langsung tiada had bertulis, maka baki tertunggak bertambah secara senyap.
  • Penghantaran atau penyiapan: serahan tanpa tandatangan. Lori tiba di tapak dan seseorang menandatangani helaian pemandu dengan nama yang tidak dapat dibaca, atau juruteknik penyelenggaraan menutup kerja dan beredar tanpa pelanggan mengesahkan kerja itu, atau satu peringkat projek siap dan penyiapannya tidak pernah didokumenkan dalam bentuk yang diluluskan oleh perunding. Beberapa minggu kemudian pelanggan mempertikaikan kuantiti atau sama ada kerja itu lengkap, dan anda tidak mempunyai apa-apa yang membuktikan apa yang berlaku.
  • Invois: dikeluarkan lewat atau dihantar kepada orang yang salah. Invois menunggu hujung bulan untuk dihantar bersama yang lain, atau menunggu nota hantaran yang belum kembali dari tapak, kemudian dihantar kepada kenalan biasa jurujual dan bukannya kepada pasukan akaun pelanggan. Peraturan Pelaksanaan VAT menetapkan tarikh paling lewat untuk mengeluarkan invois cukai kepada perniagaan pada 15 haribulan bulan berikutnya selepas bulan bekalan, dan membenarkan invois cukai ringkasan yang merangkumi bekalan kepada seorang pelanggan bagi tempoh sehingga satu bulan kalendar, dengan tarikh akhir yang sama. Tetapi tarikh akhir peraturan ialah had pematuhan, bukan sasaran operasi: apabila terma bayaran dikira dari tarikh invois, setiap hari invois menunggu ialah satu hari yang ditambah kepada tempoh anda menunggu.
  • Kutipan: pertikaian yang tiada siapa bertanggungjawab. Pelanggan membantah dalam panggilan dengan jurujual: satu barang tiba dalam keadaan rosak, satu harga berbeza, satu lawatan tidak pernah berlaku. Jurujual berjanji untuk menelitinya, dan kewangan tidak mendengar apa-apa. Maka di pihak anda invois itu dipaparkan sebagai tertunggak, di pihak pelanggan ia ditahan sehingga mereka mendapat jawapan, dan pasukan kutipan anda menelefon meminta jumlah yang pelanggan tahu sedang dipertikaikan.
  • Pemadanan penerimaan: pindahan bank yang tidak menyatakan invois mana yang dibayar. Pelanggan menghantar satu jumlah untuk beberapa invois selepas menolak nilai barang yang dipertikaikan, dan rujukannya hanya menyebut bayaran. Atau tuntutan kemajuan dibayar bersih selepas ditolak pemulihan bayaran pendahuluan dan wang tahanan, maka ia tidak sepadan dengan mana-mana invois tunggal. Jumlah itu dikenakan pada invois tertua, penyata anda dan penyata pelanggan tidak lagi sepadan, dan jurujual terus mengejar invois yang sebenarnya sudah dibayar.

Perhatikan bahawa tiada satu pun daripada ketujuh-tujuhnya ialah soal kejujuran. Pelanggan tidak mengelak, jurujual tidak cuai, dan akauntan tidak sengaja lewat. Masing-masing menggunakan alat yang paling dekat untuk menyiapkan kerja hari itu, dan telefon, WhatsApp serta hamparan ialah alat yang sangat baik untuk tujuan itu. Masalah timbul apabila alat-alat ini digunakan melebihi hadnya.

Masalahnya ialah reka bentuk, bukan pelanggan

Lihat ketujuh-tujuh stesen dari atas dan anda akan menemui satu punca: setiap fungsi menyimpan rekodnya sendiri. Jualan mempunyai sebut harga dan peti melnya, gudang atau tapak mempunyai nota hantaran, dan kewangan mempunyai sistem perakaunan dan penyata bank. Tiada satu nombor yang menghubungkan sebut harga dengan pesanan jualan, penghantaran, invois dan penerimaan, maka tiada siapa yang melihat keseluruhan rantaian. Itulah sebabnya, apabila bayaran lewat, satu-satunya soalan yang dapat ditanya oleh pasukan anda ialah: bila anda akan membayar? Soalan yang lebih berguna ialah: apa yang anda masih perlukan sebelum anda boleh membayar? Selalunya jawapannya ialah dokumen yang tiada atau pertikaian yang belum selesai, bukan pelanggan yang buruk.

Ironinya, pelanggan anda menerapkan ke atas anda kawalan yang sama seperti yang kami syorkan di pihak pembelian: pasukan akaun belum bayar yang diurus dengan baik memadankan invois anda dengan pesanan belian dan rekod penerimaan barang mereka sendiri sebelum membayar. Jika invois anda tidak membawa nombor PO mereka dan tidak disokong oleh penghantaran yang ditandatangani, ia terhenti di meja mereka, bukan kerana niat jahat tetapi kerana proses mereka berjalan sebagaimana sepatutnya. Dalam bidang kontrak, tambah pula tuntutan kemajuan yang menunggu dokumen sokongannya, seperti yang kami huraikan dalam di mana syarikat kontraktor dan penyelenggaraan kehilangan keuntungan mereka: setiap minggu tuntutan itu lewat ialah satu minggu anda membiayai projek klien dengan tunai anda sendiri. Penyelesaiannya bukan meminta pasukan mengejar dengan lebih gigih. Penyelesaiannya ialah menjadikan setiap dokumen sebagai syarat untuk langkah seterusnya: tiada penghantaran sebelum had pelanggan disemak, tiada invois tanpa penghantaran yang ditandatangani, dan tiada invois diklasifikasikan sebagai tertunggak sebelum anda tahu sama ada terdapat pertikaian terbuka ke atasnya.

Kos yang anda tanggung tanpa disedari

Kos kitaran yang rosak tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri dalam penyata pendapatan, kerana jualan sudah direkodkan dan keuntungan kelihatan betul di atas kertas. Kos itu dibayar di lima tempat:

  • Tunai yang terkunci dalam kerja yang sudah siap. Anda sudah membayar gaji, bahan dan pengangkutan, sudah menghantar barang atau menyiapkan kerja, tetapi wangnya masih di tangan pelanggan. Setiap hari invois lewat atau pertikaian kekal terbuka, anda membiayai operasi orang lain dengan tunai anda sendiri.
  • Jurang yang anda tutup dengan kos. Gaji dan bayaran pembekal tidak menunggu kutipan anda, jadi anda merapatkan jurang itu dengan kemudahan bank yang mempunyai kos, atau dengan membayar pembekal anda sendiri lebih lewat, yang menjejaskan hubungan tersebut.
  • Jurujual yang menjadi pemungut hutang. Masa yang diluangkan oleh jualan untuk mencari nota hantaran atau menerangkan diskaun lama ialah masa yang tidak digunakan untuk menjual, dan masa yang dihabiskan oleh kewangan di telefon ialah masa yang tidak digunakan untuk menganalisis angka anda.
  • Pembetulan yang datang terlalu lewat. Jika pertikaian berakhir dengan diskaun atau pemulangan selepas invois dikeluarkan, peraturan mewajibkan nota kredit yang jelas merujuk kepada invois asal, dikeluarkan selewat-lewatnya pada 15 haribulan bulan berikutnya selepas peristiwa itu. Apabila jurujual bersetuju dengan diskaun dalam panggilan dan kewangan tidak pernah mengetahuinya, tarikh akhir itu berlalu tanpa nota dikeluarkan.
  • Hubungan pelanggan yang tegang tanpa sebab. Tuntutan berulang untuk invois yang sebenarnya tersekat di pihak anda, atau untuk jumlah yang sudah dibayar oleh pelanggan, merosakkan hubungan lebih daripada kelewatan itu sendiri, dan ia mungkin berlaku tepat pada minggu pelanggan membuat keputusan tentang pembaharuan atau pesanan seterusnya.

Pandangan Origami

Jualan secara kredit merentasi setiap sektor yang kami ceburi, dari kontrak dan penyelenggaraan kepada industri dan gudang hingga hartanah dan hotel. Setiap kali, kami bermula dengan satu soalan: bolehkah anda menghubungkan mana-mana invois yang belum dibayar, dari satu tempat, dengan sebut harganya, pesanannya, bukti penghantarannya dan sebab ia lewat? Sebelum kami melukis satu skrin pun, kami memetakan kitaran itu seperti mana ia benar-benar berjalan dalam syarikat: siapa yang menetapkan harga, siapa yang meluluskan diskaun, di mana pelanggan menandatangani penghantaran, siapa yang mengeluarkan invois, dan siapa yang menyusuli kutipan.

Kemudian kami membina aliran kerja jualan di sekeliling kitaran itu: satu senarai harga, sebut harga yang diskaunnya diluluskan dalam tahap kuasa yang ditetapkan oleh pemilik, rekod pelanggan yang membawa had dan termanya, penghantaran atau penyiapan yang ditandatangani di telefon, invois yang disediakan daripada penghantaran yang telah disahkan, log pertikaian di mana setiap pertikaian mempunyai pemilik, dan kalendar kutipan dengan pemadanan penerimaan. Semuanya direka untuk bersambung dengan sistem perakaunan dan e-invois anda, bukan menggantikannya. Itulah yang kami maksudkan dengan membina sistem tersuai sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: jejaki sepuluh invois tertunggak anda yang tertua

Sebelum sebarang sistem atau alat, anda memerlukan gambaran tentang di mana sebenarnya wang anda tersekat. Seorang pengurus kewangan atau jualan boleh menjalankan latihan ini dalam seminggu tanpa alat baharu:

  • Tarik sepuluh invois tertunggak anda yang tertua daripada sistem perakaunan, tersebar kepada seberapa banyak pelanggan yang berbeza yang boleh.
  • Bagi setiap invois, cari tiga dokumen: sebut harga yang diterima pelanggan, pesanan belian atau kontrak mereka, dan bukti penghantaran atau penyiapan yang ditandatangani oleh mereka.
  • Catat di mana anda menemui setiap dokumen: dalam sistem, dalam e-mel, di WhatsApp, di atas kertas, atau dalam ingatan seseorang yang terpaksa anda tanya.
  • Tulis sebab yang diketahui mengapa setiap invois lewat: ia tidak pernah sampai kepada orang yang betul, ia tiada nombor PO, kuantiti atau harga dipertikaikan, diskaun tidak dikenakan, atau pelanggan telah mengesahkan penerimaan dan cuma belum membayar.
  • Kira berapa banyak invois yang tiada sesiapa dalam syarikat anda dapat terangkan tanpa menelefon pelanggan untuk bertanya.

Kiraan daripada sepuluh itu ialah garis asas yang akan menjadi ukuran setiap penambahbaikan seterusnya. Lebih berguna lagi ialah senarai sebabnya, kerana ia memberitahu anda stesen mana yang paling kerap terputus dalam syarikat anda. Anda mungkin mendapati bahawa sebahagian kelewatan bermula di pihak anda dan bukan di pihak pelanggan, dan itu berita baik, kerana itulah bahagian yang boleh anda betulkan mulai hari ini.

Dalam bahagian-bahagian akan datang

Kitaran telah dipetakan dan kepincangannya telah dinamakan; yang tinggal ialah membetulkannya satu stesen demi satu stesen. Bahagian seterusnya bermula dengan dokumen pertama yang dilihat pelanggan: sebut harga dan kuasa diskaun, bagaimana senarai harga menjadi satu sumber yang diketahui semua orang, dan siapa yang meluluskan diskaun yang mana. Kemudian kita beralih kepada had kredit dan jaminan sebelum anda menjual secara kredit, kemudian kepada bukti penghantaran yang sepatutnya menjadi titik permulaan invois, kemudian kepada pengeluaran invois tepat pada masanya dan pendokumenan pertikaian, kemudian kepada penuaan akaun belum terima dan jadual kutipan, dan kami menutup siri ini dengan pemadanan penerimaan dan pelan sembilan puluh hari yang menyusun semuanya.

Sumber