Setakat ini semua perkara dalam siri ini berkisar tentang kuantiti: berapa banyak di atas rak, berapa banyak dikeluarkan kepada pesanan pengeluaran, bila perlu memesan semula dan berapa banyak. Hari ini soalannya berubah sepenuhnya. Ia bukan lagi berapa banyak, tetapi yang mana satu sebenarnya.

Perbezaannya tidak kelihatan pada hari biasa. Ia kelihatan pada hari seorang pelanggan menelefon untuk melaporkan masalah dengan penghantaran yang diterimanya, atau seorang pembekal memaklumkan anda bahawa lot bahan mentah yang dibekalkannya rosak. Pada saat itu soalan anda hanya satu: ke mana lot itu pergi? Kilang yang tiada jawapan pantas hanya tinggal satu pilihan yang kejam: tarik balik semuanya, kerana ia tidak dapat mengenal pasti apa yang sebenarnya perlu ditarik balik.

Nombor kelompok: identiti sebelum kuantiti

Nombor kelompok atau lot ialah pengecam yang mengikat bersama unit yang dihasilkan atau diterima dalam keadaan yang sama: bahan mentah yang sama, barisan yang sama, tempoh masa yang sama, tetapan proses yang sama. Unit dalam satu kelompok berkongsi nasib: jika terdapat kecacatan pada sesuatu sumber atau tetapan, ia hampir selalu menjejaskan kesemuanya, dan bukan kelompok sebelum atau selepasnya.

Di situlah terletaknya nilai ekonomi keseluruhan idea ini. Kelompok ialah unit pengasingan anda. Semakin tepat kelompok anda ditakrifkan, semakin kecil kuantiti yang terpaksa anda tarik balik atau kuarantin. Kilang yang merekodkan nombor kelompok di atas kertas sahaja, atau memasukkannya ke dalam medan teks bebas yang tidak berkaitan dengan pergerakan stok, mempunyai nombor itu tanpa mempunyai kebolehkesanan.

Logik yang sama terpakai jauh di luar makanan dan farmaseutikal. Kilang bahan kimia, cat, bahan binaan atau alat ganti industri memerlukan kelompok atas sebab yang sama sahaja: mengasingkan kesan satu bahan mentah atau satu tetapan proses kepada set keluaran yang ditentukan.

Kebolehkesanan ke belakang dan ke hadapan

Kebolehkesanan yang lengkap bergerak dalam dua arah, bukan satu, dan setiap arah mempunyai kegunaan yang berbeza.

  • Kebolehkesanan ke belakang: anda bermula daripada produk siap di tangan anda dan menjejak kembali ke pesanan pengeluaran yang menghasilkannya, kemudian ke lot bahan mentah yang digunakan di dalamnya, dan seterusnya ke pesanan belian, pembekal dan tarikh penerimaan. Anda menggunakannya apabila aduan muncul di pasaran dan anda mahu mencari puncanya: adakah ia bahan mentah daripada pembekal tertentu, atau tetapan barisan pada hari tertentu?
  • Kebolehkesanan ke hadapan: anda bermula daripada lot bahan mentah atau kelompok pengeluaran dan menjejak ke hadapan ke setiap pesanan pengeluaran yang menggunakannya, kemudian ke setiap pesanan jualan dan nota pengeluaran yang membawanya keluar, dan seterusnya ke pelanggan dan lokasi yang menerimanya. Anda menggunakannya apabila pembekal memaklumkan anda tentang sesuatu masalah, atau anda menemui kecacatan dalaman, dan perlu tahu dengan tepat siapa yang memegangnya sekarang.

Kedua-dua arah bergantung pada satu perkara yang kita bina dalam bahagian dua dan tiga: setiap penerimaan, pengeluaran dan pemindahan direkodkan ketika ia berlaku, dan pesanan pengeluaran merekodkan apa yang sebenarnya digunakan, bukan apa yang dirancang. Tanpa kedua-duanya, nombor kelompok hanyalah satu lagi medan di skrin.

Tarikh luput dan peraturan yang mengawal pengeluaran stok

Bagi barangan yang hayatnya terhad, kelompok membawa tarikh dan bukan sekadar nombor, dan ini mengubah cara stok dikeluarkan. Mengeluarkan berdasarkan naluri, atau berdasarkan apa sahaja yang paling dekat dengan pintu, menghasilkan akibat yang biasa: stok lama kekal tertimbus di belakang sehingga tamat hayatnya manakala stok yang lebih baharu keluar dahulu.

  • Luput dahulu, keluar dahulu: kelompok yang paling hampir dengan tarikh luputnya dikeluarkan dahulu, peraturan yang betul bagi kebanyakan barangan bertarikh.
  • Masuk dahulu, keluar dahulu: penerimaan paling lama dikeluarkan dahulu, sesuai untuk barangan tanpa tarikh luput yang tetap merosot atau menjadi usang dalam penyimpanan yang lama.
  • Kuarantin dan pelepasan: kelompok yang diterima tidak secara automatik tersedia untuk dikeluarkan, sebaliknya ditahan sehingga dilepaskan selepas pemeriksaan, yang menghalang bahan tidak mematuhi daripada memasuki pengeluaran langsung.
  • Penahanan atas syak: keupayaan untuk membekukan satu kelompok tertentu serta-merta di semua lokasi supaya ia tidak boleh dikeluarkan atau dijual sehingga siasatan ditutup.

Peraturan ini tidak berguna jika sekadar arahan yang ditampal di dinding. Ia berfungsi apabila sistem menguatkuasakannya pada saat pengimbasan: apabila penjaga stor cuba mengeluarkan kelompok yang lebih baharu sedangkan yang lebih lama masih ada, sistem menyekat atau memberi amaran pada ketika itu juga.

Apa yang menjadikan penarikan balik mengambil masa beberapa jam dan bukan beberapa hari

Apabila peristiwa itu benar-benar berlaku, masa adalah segala-galanya, dan jurang antara kilang yang mengambil masa beberapa jam dengan kilang yang mengambil masa beberapa hari bukanlah bilangan pekerja. Ia ialah empat perkara yang disediakan sebelum peristiwa itu:

  • Kelompok hidup dalam pergerakan, bukan pada helaian: nombor direkodkan semasa penerimaan, pengeluaran, pemindahan dan jualan, jadi menghasilkan senarai yang terjejas menjadi satu pertanyaan dan bukan carian manual.
  • Pautan kepada pelanggan wujud: nota pengeluaran dan pesanan jualan membawa nombor kelompok, jadi anda tahu siapa menerima apa, berapa banyak, bila dan berdasarkan dokumen mana.
  • Pemilikan jelas: seorang individu yang dinamakan memegang keputusan, dan laluan peningkatan dipersetujui lebih awal dan bukan dicipta semasa krisis.
  • Senario telah dilatih: anda pernah menjalankan latihan penarikan balik olok-olok sebelum ini, jadi anda tahu di mana ia gagal dalam amalan.

Khusus bagi produk makanan dan farmaseutikal, Pihak Berkuasa Makanan dan Ubat-ubatan Saudi mengawal selia keperluan kebolehkesanan dan penarikan dari pasaran, dan platform serta panduan rasminya ialah tempat anda menyemak apa yang terpakai kepada produk dan aktiviti khusus anda, kerana keperluan berbeza mengikut kategori dan tidak boleh diselesaikan dengan peraturan umum.

Latihan penarikan balik olok-olok untuk dijalankan minggu ini

Latihan ini tidak menelan sebarang kos dan mendedahkan tahap kesediaan sebenar anda:

  • Pilih satu kelompok pengeluaran yang keluar dari kilang anda dalam dua bulan lepas, secara rawak, bukan yang paling mudah.
  • Mulakan pemasa dan minta pasukan anda mengenal pasti setiap pelanggan dan lokasi yang menerima unit daripada kelompok itu, bersama kuantiti dan tarikh penghantaran.
  • Kemudian terbalikkan arah: daripada kelompok yang sama, kenal pasti setiap lot bahan mentah yang masuk ke dalamnya, pembekalnya dan tarikh penerimaannya.
  • Rekodkan berapa lama setiap arah mengambil masa, dan di mana pasukan tersekat serta mengapa: dokumen yang hilang, pergerakan yang direkodkan secara retrospektif, barangan yang dikeluarkan tanpa nombor kelompok.

Apa yang anda peroleh akhirnya ialah masa tindak balas sebenar anda. Dan jika jawapan dalam mana-mana arah bukan satu angka tetapi ayat seperti kami perlu menyemak rekod dahulu, kini anda tahu apa yang perlu dibaiki sebelum peristiwa sebenar memaksa anda.

Pandangan Origami

Di seluruh sektor industri dan gudang kami dapati kebanyakan kilang memang merekodkan nombor kelompok, tetapi merekodkannya di tempat yang tidak berkaitan dengan pergerakan stok: fail pengeluaran yang berasingan, atau medan teks bebas pada skrin penerimaan yang tidak pernah dirujuk semasa pengeluaran stok. Nombor itu wujud tetapi tidak membantu sesiapa apabila diperlukan, kerana menghasilkan senarai pelanggan yang terjejas masih merupakan kerja manual yang diukur dalam hari.

Susunan yang kami syorkan: wajibkan nombor kelompok semasa penerimaan dan pengeluaran bagi barangan yang memerlukannya, bukan bagi setiap barangan; pautkannya melalui pesanan pengeluaran hingga ke pesanan jualan supaya kedua-dua arah lengkap; kemudian ujinya dengan latihan penarikan balik olok-olok sebelum anda benar-benar memerlukannya. Kebolehkesanan yang tidak pernah diuji walau sekali hanyalah dakwaan, bukan keupayaan.

Dalam bahagian seterusnya

Kita beralih dari bahagian dalam kilang ke titik pertemuannya dengan dunia luar: invois. Mengapakah kilang yang menganggap e-invois sebagai dokumen yang dicetak di akhir, dan bukan hasil daripada pergerakan stok, terus menghadapi masalah? Bahagian keenam membincangkan pautan antara pesanan jualan, pengeluaran gudang dan invois, nota kredit dan pemulangan, serta apa yang diperlukan oleh fasa integrasi.

Sumber