Bahagian keenam menghubungkan invois dengan transaksi pengeluaran stok, sekali gus melengkapkan enam kepingan: jurang ketepatan, pengimbasan, pesanan pengeluaran, titik pesanan semula, kebolehkesanan lot dan pautan kepada invois. Tetapi mengetahui kepingan-kepingan itu satu perkara, dan memasangnya ialah perkara lain, dan di sinilah tepatnya kebanyakan projek tumbang.

Kegagalan biasa bukanlah kerana pemilik memilih alat yang salah. Ia kerana mereka bermula di tempat yang salah. Mereka bermula dengan laporan sebelum ada data untuk mengisinya, atau dengan pengebilan sebelum sesuatu item mempunyai satu kod, atau dengan semuanya serentak, lalu operasi tergendala selama seminggu dan semua orang diam-diam kembali kepada kertas. Urutan bukan butiran organisasi. Ia ialah perbezaan antara sistem yang hidup dengan sistem yang dibeli dan kemudian ditinggalkan.

Sebelum hari pertama: angka yang menjadikan kemajuan kelihatan

Sebelum anda membeli atau menghidupkan apa-apa, ambil masa seminggu untuk merekodkan garis dasar. Sebabnya semata-mata praktikal: tiga bulan dari sekarang anda perlu tahu sama ada operasi benar-benar bertambah baik atau anda hanya sudah terbiasa dengan norma baharu. Tanpa angka sebelum, tiada angka selepas.

  • Ketepatan stok pada satu sampel. Pilih dua puluh item anda yang paling pantas bergerak, bandingkan baki sistem dengan kiraan fizikal, dan rekodkan bahagian yang sepadan dengan tepat. Ini latihan yang sama seperti yang diterangkan dalam bahagian pertama.
  • Kehabisan stok bagi item kritikal. Berapa kali bulan lepas sesuatu barisan terhenti atau sesuatu pesanan tertangguh kerana bahan yang direkodkan sebagai ada sebenarnya tiada.
  • Pesanan belian kecemasan. Pembelian segera pada harga yang lebih tinggi ialah kesan kewangan langsung daripada ketepatan yang lemah.
  • Masa henti akibat pengiraan stok. Berapa hari gudang ditutup atau pengeluaran stok terhenti apabila anda membuat kiraan.
  • Kod berganda. Berapa banyak item yang anda syaki direkodkan di bawah lebih daripada satu kod atau keterangan.

Tulis kelima-lima angka itu pada satu halaman dan simpan. Anda tidak memerlukan sebarang sistem untuk merekodkannya, dan anda tidak akan dapat merekodkannya secara retrospektif apabila semuanya telah berubah.

Tiga puluh hari pertama: item, kod dan kiraan pembukaan

Bulan pertama tidak mengandungi automasi dan tiada skrin baharu untuk sesiapa di lantai kilang. Ia bulan untuk menyusun data, dan inilah bulan yang semua orang mahu langkau kerana ia tidak terasa seperti kemajuan. Melangkaunya bermakna anda akan mengautomasikan kekusutan dan bukannya membetulkannya.

  • Satu kod bagi setiap item. Gabungkan pendua, tamatkan item yang tidak bergerak bertahun-tahun setelah disahkan, dan tetapkan satu peraturan penamaan yang tidak bergantung pada ingatan seorang pekerja.
  • Unit ukuran yang diseragamkan. Satu unit asas bagi setiap item, dengan hubungan yang jelas antara pek, biji dan karton. Di kebanyakan kilang, inilah punca sebahagian besar perbezaan kiraan, bukannya kecurian.
  • Lokasi yang ditetapkan. Stor utama, bahan mentah, kerja dalam proses, kuarantin dan pemeriksaan, serta kawasan sisa. Pergerakan antara lokasi yang tidak ditetapkan ialah tempat kuantiti hilang.
  • Kiraan pembukaan yang lengkap. Kiraan fizikal penuh yang menjadi titik sifar anda. Mana-mana sistem yang bermula daripada baki pembukaan yang salah akan mewarisi ralat itu secara kekal dan kehilangan kepercayaan semua orang menjelang bulan kedua.

Peringkat ini mempunyai satu ujian penyiapan: buka fail item dan pastikan tiada item berganda, tiada unit ukuran yang kabur, dan tiada baki yang tidak lagi benar.

Tiga puluh hari kedua: pergerakan gudang melalui pengimbas

Barulah sekarang sebuah peranti tiba di lantai gudang. Matlamat bulan ini bukan laporan atau pengekosan, tetapi merekodkan setiap pergerakan pada saat ia berlaku: lima pergerakan yang diperincikan dalam bahagian kedua, iaitu penerimaan, penyimpanan, pengeluaran stok, pemindahan dan kiraan kitaran.

  • Mulakan dengan penerimaan dan pengeluaran stok sahaja. Kedua-duanya ialah dua pintu tempat kuantiti masuk dan keluar. Mengawal dua pintu ini sahaja menutup bahagian terbesar jurang sebelum perkara lain.
  • Cetak label sebelum mula beroperasi. Pengimbas tidak bermakna apabila separuh daripada item tidak berkod bar. Itu kerja persediaan bulan pertama, bukan kerja hari pelancaran.
  • Tutup laluan kertas yang selari. Selagi pengeluaran stok boleh dibuat dengan slip, ia akan dibuat dengan slip. Menjalankan kedua-duanya ialah punca tunggal terbesar kegagalan pada peringkat ini, kerana ia memberikan semua orang jalan keluar apabila berada di bawah tekanan.
  • Gantikan pengiraan stok tahunan dengan kiraan kitaran. Kira sampel kecil setiap minggu, mengikut wajaran kepentingan item, dan bukannya menutup gudang sekali setahun. Ralat kemudian timbul dalam beberapa hari, bukan dua belas bulan kemudian.

Pada akhir bulan ini, ukur semula ketepatan stok pada dua puluh item yang sama. Perbezaan antara kedua-dua angka itu ialah pulangan ketara pertama projek, dan angka yang meyakinkan pengurusan untuk meneruskannya.

Tiga puluh hari ketiga: pesanan pengeluaran dan pautan kepada invois

Kini setelah stok mencerminkan realiti, anda boleh membina di atasnya. Bulan ini menambah dua lapisan yang bergantung sepenuhnya pada ketepatan di bawahnya, dan itulah sebabnya ia datang terakhir, bukan pertama.

  • Bil bahan dan pesanan pengeluaran. Tetapkan komponen setiap produk, kemudian jalankan pesanan pengeluaran melalui peringkat-peringkatnya, dan rekodkan sisa serta kerugian sebagai transaksi dan bukannya catatan. Kos sebenar bagi setiap pesanan berbanding kos dirancang kemudian menjadi kelihatan, dan angka itu menjadikan penetapan harga satu keputusan dan bukannya tekaan.
  • Titik pesanan semula dan stok keselamatan. Selepas dua bulan pergerakan yang direkodkan, akhirnya anda memegang penggunaan sebenar dan masa pendahuluan sebenar, dua input yang tanpanya mana-mana formula pesanan semula hanya bersandarkan anggaran.
  • Daripada pesanan jualan kepada pengeluaran stok kepada invois. Seperti yang diterangkan dalam bahagian keenam, invois dijana daripada peristiwa pengeluaran stok, dengan pemulangan dan nota kredit dikendalikan secara jelas. Dari segi pematuhan, satu-satunya rujukan di sini ialah apa yang diterbitkan oleh Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA).
  • Kebolehkesanan lot di mana sektor anda memerlukannya. Dalam makanan dan farmaseutikal ia ialah keperluan, bukan penambahbaikan, dan rujukannya ialah Pihak Berkuasa Makanan dan Ubat-ubatan Saudi.

Selepas sembilan puluh hari: penunjuk untuk menjalankan operasi

Penghujung sembilan puluh hari bukan penghujung projek, tetapi permulaan pengurusan berasaskan angka. Lima penunjuk sudah memadai, dibaca setiap bulan pada satu halaman:

  • Ketepatan stok. Bahagian item yang baki sistemnya sepadan dengan kiraan fizikal. Inilah penunjuk induk, dan segala-galanya di bawahnya hilang makna jika ia jatuh.
  • Pusing ganti inventori. Betapa cepat stok bertukar menjadi jualan, dan item mana yang mengikat modal tanpa pulangan.
  • Kehabisan stok bagi item kritikal. Angka yang mengukur kesan inventori terhadap kesinambungan pengeluaran dan penghantaran.
  • Nilai stok yang lambat bergerak. Apa-apa sahaja yang tidak bergerak dalam tempoh yang anda tetapkan untuk perniagaan anda sendiri. Membiarkannya tanpa keputusan bermakna membiayai barangan yang tidak anda jual.
  • Kos sebenar berbanding kos dirancang bagi setiap pesanan pengeluaran. Perbezaan berulang ke satu arah tidak pernah kebetulan: ia sama ada salah penetapan harga atau pembaziran tersembunyi di peringkat tertentu.

Lima angka yang dibaca pemilik dalam dua minit lebih bernilai daripada laporan tiga puluh halaman yang tiada sesiapa buka.

Bahagian yang menggagalkan kebanyakan projek: manusia

Penjaga stor yang telah bekerja lima belas tahun dengan buku lejar tidak menentang perubahan kerana dia menentang kemajuan. Dia menentang kerana buku lejar tidak pernah mendedahkan kesilapannya kepada pengurusan, manakala sistem mendedahkannya serta-merta. Penentangan itu boleh dijangka dan wajar, dan ditangani dengan empat perkara praktikal:

  • Jadikan cara baharu lebih ringan, bukan lebih berat. Jika merekodkan pengeluaran stok dengan pengimbas mengambil masa lebih lama daripada menulisnya pada slip, sistem akan kalah.
  • Latih pengecualian, bukan kes biasa. Sesiapa pun boleh mempelajari penerimaan standard dalam masa sejam. Persoalan sebenar ialah apa yang perlu dilakukan apabila kuantiti yang tiba tidak cukup, atau item tiada label, atau pemulangan kembali dalam keadaan rosak.
  • Pisahkan kesilapan daripada hukuman pada bulan-bulan awal. Jika akibat pertama ketelusan ialah dipertanggungjawabkan atas perbezaan lama, semua orang akan belajar menyembunyikan jurang dan bukannya merekodkannya.
  • Lantik seorang pemilik tunggal. Seseorang dari dalam kilang yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan, bukan vendor luar dan bukan jawatankuasa.

Pandangan Origami

Dalam sektor industri dan gudang, kami biasanya enggan bermula dengan skrin. Sesi pertama kami mengukur jurang ketepatan dan menyusun item serta kod, kerana sistem yang dibina atas data yang tidak boleh dipercayai menghasilkan laporan yang kemas tetapi salah, dan itu lebih berbahaya daripada tidak mempunyai laporan langsung.

Urutan yang kami syorkan ialah yang dihuraikan di atas: data, kemudian pergerakan yang direkodkan pada saat ia berlaku, kemudian pengeluaran, pengekosan dan pengebilan yang bersambung, dan kemudian penunjuk untuk menjalankan operasi. Kami lebih rela mempunyai satu peringkat yang benar-benar berfungsi daripada empat peringkat yang separuh berfungsi, kerana yang meyakinkan pasukan untuk terus maju bukanlah pembentangan, tetapi angka pertama yang mereka lihat bertambah baik.

Menutup siri: kembali kepada soalan pertama

Siri ini dibuka dengan satu soalan: mengapa stok yang direkodkan tidak pernah sepadan dengan rak? Selepas itu datang pengimbasan, pesanan pengeluaran, titik pesanan semula, kebolehkesanan lot, invois, dan hari ini, urutan. Lihat semula enam bahagian terakhir dan anda akan dapati kesemuanya ialah cabang daripada soalan pertama itu: tiada kos yang tepat tanpa baki yang tepat, tiada titik pesanan semula yang kukuh tanpa penggunaan yang direkodkan, tiada kebolehkesanan lot tanpa pergerakan yang didokumenkan, dan tiada invois yang sepadan tanpa pengeluaran stok yang direkodkan.

Oleh itu, ukuran sebenar projek pendigitalan di kilang atau gudang bukanlah bilangan skrin atau saiz laporan. Ia ialah jawapan mudah kepada soalan yang sama selepas sembilan puluh hari: adakah angka sistem telah menjadi angka yang anda percayai tanpa perlu berjalan ke rak untuk menyemaknya? Apabila jawapannya ya, segala yang menyusul ialah penambahbaikan, bukan penyelamatan.

Sumber