建設・保守会社はどこで利益を失っているのか

建設会社や保守会社の経営者に、一つだけ質問してみてください。先月、あの保守契約でいくら稼ぎましたか？答えはほぼ必ず推定です。契約金額と作業班のおおよそのコストは分かっていても、利益と損失を分ける数字は、倉庫係のノート、現場監督のWhatsAppのやり取り、まだ計上されていない仕入先の請求書に散らばっています。

これは、より優秀な経理担当者を雇えば解決する会計の問題ではありません。業務の問題です。利益は一つの悪い判断で消えるのではなく、誰も気づかないほど小さな金額で毎日漏れていきます。どの請求書にも現れないからです。このシリーズでツールの話をする前に、まず漏れを正確に特定しなければなりません。

1. 記録されなかった依頼

顧客が現場監督に直接電話をかけたり、WhatsAppで故障の写真を送ってきたりします。監督が対応し、技術者が出向き、作業が完了します。そしてその依頼は、どのレポートにも一切現れません。損失は二重です。労働時間と交換部品が、それに対する請求書なしに帳簿から出ていき、さらに契約更新の時期には、顧客の履歴が実際よりも穏やかに見えてしまいます。

私たちが業務を検証した保守会社では、この一項目だけが最大の漏れの原因でした。理由は単純で、目に見えないからです。記録されないものは測定されず、測定されないものは請求されません。

2. やり直しが必要になった訪問

技術者が到着してから、部品の在庫がないこと、故障に別の専門職が必要なこと、あるいは顧客が不在であることに気づきます。そこで引き上げ、訪問は再調整されます。再訪問のたびに燃料費、技術者の時間、出張手当がかかり、さらに高くつくものも失います。別の請求可能な作業に充てられたはずの時間枠です。

根本原因が怠慢であることはまれです。依頼が十分な説明なしに届き、派遣前に誰も部品の在庫を確認しなかったことが原因です。

3. 変更指示書なしで行われた追加工事

特に建設では、施工の途中で顧客が小さな変更を求めてきます。作業班は関係を守るためにそれを行い、何も記録しません。出来高請求の段階になると、議論は記憶と記憶のぶつかり合いになり、書類がないため請負側がたいてい負けます。記録されていない変更はすべて、無償で提供した作業です。

4. システムではなく現場にある在庫

交換部品は中央倉庫から技術者のバンや現場のコンテナへ移り、そこから記録から消えてしまいます。帳簿上の残高と棚の実物が食い違います。その結果、すでに持っているものを買い、本当に必要なものの不足には最悪のタイミングで気づくことになります。

5. 遅れた出来高請求

出来高請求が遅れるのは、顧客が先延ばしにするからだけではありません。裏付け資料が揃っていないから遅れるのです。完了写真は現場監督たちのスマートフォンに散らばり、進捗率は古く、変更には署名がありません。遅れる一週間ごとに、顧客のプロジェクトを自社の資金で立て替えていることになります。

6. 誰も追跡していない契約

保守契約では通常、一定回数の定期訪問と対応時間が義務づけられています。誰もこの二つの数字を見ていないと、二つのうちどちらかが起こります。約束より多く訪問して利益率を静かに失うか、少なく訪問して更新を失い、違約金のリスクを負うかです。

7. 社員とともに去っていく知識

設備の履歴、これまでに何を交換したか、ベテラン技術者だけが知っている動かすためのコツ。そのすべてが一人の頭の中にしかありません。その人が辞めると、会社はすべての設備についてゼロから始め、学習曲線の費用を二度支払うことになります。

七つに共通すること

どれも意図や努力の問題ではないことに注目してください。現場の作業班はたいてい、本来必要以上に懸命に働いています。問題は、情報が声やメッセージで伝わるだけで、取り出して責任を問える場所にまったく定着しないことです。建設・保守では、システムがないことのコストが他のどの業種よりも高くなります。仕事は定義上オフィスの外で行われるからです。点在する現場で、移動する作業班によって、動き回る部品とともに。

Origamiの見解

建設・保守は私たちの専門分野の一つであり、この分野のプロジェクトは画面デモではなく、漏れの監査から始めます。理由は、穴を特定する前にシステムを購入すると、私たちがよく目にする結果になるからです。システムを購入したものの、WhatsAppを置き換えるのではなく、その横で追加のデータ記録として使われ、コストは上がり、漏れはそのまま残ります。

私たちが推奨する実践的な順序は、まず漏れを洗い出し、最も大きな穴を一つ塞ぎ、それから広げていくことです。この業界のほとんどの企業は、第一の項目——すべての依頼を一か所に記録すること——を塞ぐだけで最大の効果を得ています。それが他のすべての項目の前提条件だからです。

自社の漏れを測る方法

次のパートの前に、この演習を一週間だけ試してみてください。

• すべての監督に、どの経路で受けた依頼であっても、紙一枚でもよいのですべて記録するよう依頼する。
• その件数を、現在のシステムやレポートに入力された件数と比較する。
• 同じ理由で再訪問になった件数を数える。
• 署名済みの変更指示書なしで行った追加工事の金額を合計する。

そこに現れる差が、おおよその一週間あたりの漏れです。それを五十二倍すれば、このテーマに時間を割く価値がある理由が分かるはずです。

次のパートでは

最大の穴である作業指示から始めます。依頼がWhatsAppのメッセージから、番号、ステータス、担当者、対応時間を持つ記録へとどう移行するのか。そして、その変化だけで業務と出来高請求の両方がどう変わるのかを見ていきます。

出典

• サウジ・ビジョン2030 — 建設、運営、保守の効率向上に向けた国家的な取り組み。
• 人材・社会開発省 — 労働時間や現場作業班の記録に関わる労働規制。
• ザカート・税金・関税庁（ZATCA） — 作業や出来高請求の記録に直結する電子インボイス要件。