Otomasyondan önce süreç haritalama: süreci olduğu gibi çizin

Bir süreci otomatikleştirmeden önce onu el kitabının anlattığı gibi değil, gerçekte nasıl işliyorsa öyle haritalayın, çünkü dağınık bir süreci otomatikleştirmek yalnızca dağınıklığı hızlandırır. Serinin 1. bölümünde 12 üzerinden en yüksek puanı alan ilk süreci seçtiniz. 7 bölümün bu ikincisi, süreci onu yürüten kişilerle haritalamanız için 6 unsur veriyor: tetikleyici, adımlar, her adımı kimin yaptığı, veriler, beklemeler ve istisnalar. Ardından kuralı alışkanlıktan nasıl ayıracağınızı, herhangi bir şeyi otomatikleştirmeden önce adımları nasıl sileceğinizi ve her adımı kendiniz ölçeceğiniz bir alıştırmayı gösteriyor.

Haritalanmamış bir sürecin otomasyonu neden başarısız olur

Çoğu işletmede her sürecin iki versiyonu vardır: politika el kitabında ya da yöneticinin kafasında yazılı olan ve sahada gerçekten yaşanan. Gerçek olan ikincisidir. İçinde kimsenin yazmadığı devirler, eski bir hatadan sonra eklenmiş kontroller ve hiçbir belgede görünmeyen beklemeler vardır.

Yazılı versiyonu otomatikleştirdiğinizde sistem ilk haftasında gerçeklikle çarpışır: beklemediği bir durum, çalışanların genellikle atladığı bir onay, eksik gelen veriler. Ekip yeni sistemin yanında WhatsApp ve Excel'e geri döner ve sonunda bir yerine iki çalışma biçiminiz olur. Bu yüzden ilk adım bir ekran ya da bir araç değildir. Büyük bir kâğıt ve süreçte her gün çalışan kişilerle yapılan bir oturumdur.

Süreci altı unsurla haritalayın

Yalnızca yöneticileriyle değil, süreci yürüten çalışanlarla oturun ve gerçek bir talebi başından sonuna kadar takip edin. Her adım için 6 unsuru kaydedin:

• Tetikleyici: süreci tam olarak ne başlatıyor? Bir müşteri mesajı, doldurulan bir form, gelen bir tarih, teslim edilen bir mal.
• Adım: ne olduğu, net bir fiille: girer, kontrol eder, onaylar, gönderir, yazdırır.
• Kim yapıyor: isimle değil rolle: depo sorumlusu, muhasebeci, şube müdürü.
• Veriler: adımın hangi bilgilere ihtiyaç duyduğu, bunların nereden geldiği ve hangi programa ya da dosyaya yazıldığı. Aynı bilginin birden fazla kez kaydedildiği yerler burada ortaya çıkar.
• Bekleme: talebin nerede durduğu ve kimi beklediği. Bekleme çoğu zaman işin kendisinden uzundur ve iz bırakmadığı için kimse onu görmez.
• İstisnalar: veriler eksik geldiğinde, onaylayacak kişi yokken ya da tutar limiti aştığında ne olduğu. Sorun: bir talep en son ne zaman normal yolu izlemedi?

Bunun için hiçbir yazılıma ihtiyacınız yok. Duvarda bir kâğıt ve yapışkan notlar yeterlidir; önemli olan herkesin sürecin tamamını önünde görmesidir. Sürecin bir kısmı Excel dosyalarında yaşıyorsa, verilerin gerçek kaynağının hangi dosya olduğunu bulmak için Dosyalarınızın envanterini çıkarın: hangi tablo sistemdir? yazısındaki dosya envanteri yöntemine dönün.

Kuralı alışkanlıktan ayırın

Harita çizildikten sonra her adımın üzerinden geçin ve tek bir soru sorun: bunu neden yapıyoruz? Cevaplar üç türe ayrılır:

• Kural: yasal, sözleşmesel ya da düzenleyici bir gereklilik veya yönetimin onayladığı bir politika. Kalır ve sistemin daha sonra izleyebileceği net bir eğer-ise cümlesi olarak yazılır.
• Güvence: bir zamanlar bir hata yaşandığı için eklenmiş bir kontrol. Riskin hâlâ var olup olmadığını ve sistemin bunu insan kontrolü yerine otomatik bir denetimle önleyip önleyemeyeceğini sorun.
• Alışkanlık: eski program gerektirdiği ya da eski bir çalışan hep yaptığı için hayatta kalmış bir adım. Yazdırıp sonra taramak, bir kâğıdı imzalayıp sonra fotoğrafını çekmek, kimsenin okumadığı bir dosyadaki kopya.

Hangisinin hangisi olduğunu en iyi süreci yürüten kişiler ayırt eder, çünkü hangi adımın yıllardır sorgulanmadığını bilirler. Burada kimsenin kusuru yok; alışkanlıklar çalışan ve büyüyen her işletmede birikir.

Otomatikleştirmeden önce silin

Basit kural şu: sildiğiniz her adım ne otomasyon ne bakım ne de test gerektirir. Bu yüzden herhangi bir adımı bir sisteme taşımadan önce ona sırasıyla 3 soru sorun:

• Silinebilir mi? Hiçbir şeyi korumayan alışkanlıklar hemen gider.
• Birleştirilebilir mi? Aynı verilerin iki farklı kişi tarafından yapılan iki kontrolü tek kontrole dönüşebilir.
• Basitleştirilebilir mi? 20 alanlı bir formun belki yalnızca 8 alana ihtiyacı vardır; geri kalanını sistem zaten elindeki verilerle doldurur.

Bu sorulardan sonra geriye kalan, otomatikleştirilmeyi hak eden süreçtir. Aynı mantık veriler için de geçerlidir: Taşımadan önce verileri temizlemek yazısında anlattığımız gibi, temizlenmemiş verileri yeni bir sisteme taşımayın. Harita, sürecin müşteriler ya da çalışanlar gibi kişilere ait verileri işlediğini gösteriyorsa bunu haritada işaretleyin. Suudi Veri ve Yapay Zekâ Otoritesi (SDAIA) tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL), veri sorumlusunu 19. maddede kişisel verileri aktarım sırasında da dahil olmak üzere korumak için gerekli örgütsel, idari ve teknik önlemleri almakla, 31. maddede ise işleme amacını, ilgili kişi kategorilerini, alıcıları ve öngörülen saklama süresini içeren asgari içerikle kişisel veri işleme faaliyetlerinin kayıtlarını tutmakla yükümlü kılar. Şimdi çizdiğiniz harita bu kaydın ilk girdisidir. Bu hukuki tavsiye değildir; ayrıntıları SDAIA ya da bir avukatla teyit edin.

Origami'nin bakışı

Biz sistemler, uygulamalar, sistemler arası entegrasyonlar ve yapay zekâ çözümleri geliştiren bir Suudi teknoloji şirketiyiz. Her otomasyon projesinde tek satır kod yazmadan önce süreci onu yürüten kişilerle haritalayarak başlarız, çünkü harita sistemin gerçek şartnamesidir ve kâğıt üzerinde bulunan her istisna, canlıya geçtikten sonra bulunandan çok daha az maliyetlidir.

Bir haritalama oturumu çoğu zaman biz bir şey inşa etmeden önce bazı adımların silinmesiyle biter; böylece otomatikleştirilen şey daha küçük ve daha net olur. Haritala, sonra sil, sonra inşa et sırası geliştirdiğimiz her şeye yön verir; ayrıntılar hizmetlerimiz sayfasında.

Alıştırma: ilk sürecinizi haritalayın ve süresini ölçün

1. bölümdeki alıştırmada en yüksek puanı alan süreci alın ve 5 iş günü boyunca şunları yapın:

• Bir saat ayırın: süreci her gün yürüten 2 ya da 3 kişiyle oturun ve süreci altı unsurla tek bir kâğıda haritalayın.
• 10 gerçek talebi takip edin: başından sonuna kadar izleyin ve her adım için gerçek çalışma süresini ve öncesindeki bekleme süresini ayrı ayrı kaydedin.
• Her adımı sınıflandırın: kural, güvence ya da alışkanlık; yanına da sil, birleştir, basitleştir ya da koru yazın.
• İstisnaları toplayın: 10 talepten kaçının normal yoldan çıktığını ve nedenini.
• Hedef süreci yazın: tek sayfada, silindikten sonra kalanı, her adımın sorumlusunu ve her istisnanın nereye gittiğini.

Burada topladığınız rakamlar, otomasyondan sonra karşılaştıracağınız başlangıç çizgisidir. Size bunların yerine genel bir rakam vermeyeceğiz, çünkü o rakam işletmenizi tanımaz.

Bir sonraki bölümde

Haritanızda büyük olasılıkla en çok göze çarpacak şey onaylardaki beklemedir. Serinin 3. bölümü, İç onayları otomatikleştirmek: bir yol ve bir süre, WhatsApp'ta peşinden koşulan bir onayı tür ve tutara göre yetki matrisi, onaylayan kişi yokken bir vekil, süre ve üst makama aktarma ile kimin neyi ne zaman onayladığını gösteren bir kayıt içeren bir yola dönüştürüyor.

Kaynaklar

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL) — Suudi Veri ve Yapay Zekâ Otoritesi (SDAIA) — kişisel verileri aktarım sırasında da koruyan önlemlere ilişkin 19. madde ve işleme faaliyetleri kayıtlarına ilişkin 31. madde.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL) Uygulama Yönetmeliği — SDAIA