Pemetaan proses sebelum otomatisasi: gambar sesuai kenyataan

Sebelum mengotomatiskan sebuah proses, petakan proses itu sebagaimana yang benar-benar terjadi, bukan seperti yang dijelaskan dalam manual, karena mengotomatiskan proses yang berantakan hanya membuat kekacauan berjalan lebih cepat. Di bagian 1 seri ini Anda telah memilih proses pertama, yaitu yang mendapat skor tertinggi dari 12. Bagian kedua dari 7 ini memberi Anda 6 elemen untuk memetakan proses bersama orang-orang yang menjalankannya: pemicu, langkah-langkah, siapa yang mengerjakan setiap langkah, data, waktu tunggu, dan pengecualian. Setelah itu dijelaskan cara memisahkan aturan dari kebiasaan, cara menghapus langkah sebelum mengotomatiskan apa pun, serta latihan untuk mengukur sendiri waktu setiap langkah.

Mengapa otomatisasi proses yang belum dipetakan gagal

Sebagian besar perusahaan memiliki dua versi untuk setiap proses: versi yang tertulis di buku pedoman kebijakan atau di kepala manajer, dan versi yang benar-benar terjadi di lapangan. Yang asli adalah yang kedua. Di dalamnya ada serah terima yang tidak dicatat siapa pun, pemeriksaan yang ditambahkan setelah kesalahan lama, dan waktu tunggu yang tidak muncul di dokumen mana pun.

Ketika Anda mengotomatiskan versi tertulis, sistem langsung berbenturan dengan kenyataan pada minggu pertamanya: kasus yang tidak diduga, persetujuan yang biasanya dilewati staf, data yang datang tidak lengkap. Tim kembali ke WhatsApp dan Excel di samping sistem baru, dan akhirnya Anda punya dua cara kerja, bukan satu. Karena itu langkah pertama bukanlah layar atau alat. Langkah pertama adalah selembar kertas besar dan satu sesi bersama orang-orang yang bekerja dalam proses itu setiap hari.

Petakan proses dengan enam elemen

Duduklah bersama karyawan yang menjalankan proses, bukan hanya dengan atasan mereka, dan ikuti satu permintaan nyata dari awal sampai akhir. Untuk setiap langkah, catat 6 elemen:

• Pemicu: apa tepatnya yang memulai proses? Pesan dari pelanggan, formulir yang diisi, tanggal yang tiba, barang yang dikirim.
• Langkah: apa yang terjadi, dengan kata kerja yang jelas: memasukkan, memeriksa, menyetujui, mengirim, mencetak.
• Pelaksana: berdasarkan peran, bukan nama: petugas gudang, akuntan, manajer cabang.
• Data: informasi apa yang dibutuhkan langkah itu, dari mana asalnya, dan di program atau berkas mana informasi itu ditulis. Di sinilah terlihat tempat-tempat yang mencatat informasi yang sama lebih dari sekali.
• Waktu tunggu: di mana permintaan berhenti dan siapa yang ditunggu. Waktu tunggu sering lebih lama daripada pekerjaannya sendiri, dan tidak ada yang melihatnya karena tidak meninggalkan jejak.
• Pengecualian: apa yang terjadi ketika data datang tidak lengkap, pemberi persetujuan sedang tidak ada, atau nilainya melebihi batas. Tanyakan: kapan terakhir kali sebuah permintaan tidak mengikuti jalur normal?

Anda tidak memerlukan perangkat lunak untuk ini. Selembar kertas di dinding dan catatan tempel sudah cukup; yang penting semua orang melihat seluruh proses di depan mereka. Jika sebagian proses berada di berkas Excel, kembalilah ke metode inventarisasi berkas dalam Inventarisasi berkas Anda: lembar mana yang sebenarnya sistem? untuk mengetahui berkas mana yang menjadi sumber data sebenarnya.

Pisahkan aturan dari kebiasaan

Setelah peta selesai digambar, telusuri setiap langkah dan ajukan satu pertanyaan: mengapa kita melakukan ini? Jawabannya terbagi menjadi tiga jenis:

• Aturan: persyaratan hukum, kontrak, atau regulasi, atau kebijakan yang telah disetujui manajemen. Aturan tetap ada, dan ditulis sebagai kalimat jika-maka yang jelas agar sistem dapat mengikutinya nanti.
• Pengaman: pemeriksaan yang ditambahkan karena suatu kesalahan pernah terjadi. Tanyakan apakah risikonya masih ada, dan apakah sistem dapat mencegahnya dengan pengecekan otomatis alih-alih pemeriksaan manusia.
• Kebiasaan: langkah yang bertahan karena program lama memerlukannya, atau karena karyawan sebelumnya selalu melakukannya. Mencetak lalu memindai, menandatangani kertas lalu memotretnya, salinan di berkas yang tidak dibaca siapa pun.

Orang-orang yang menjalankan proses adalah yang paling bisa membedakan ketiganya, karena mereka tahu langkah mana yang sudah bertahun-tahun tidak dipertanyakan. Tidak ada yang salah di sini; kebiasaan menumpuk di perusahaan mana pun yang bekerja dan berkembang.

Hapus sebelum mengotomatiskan

Aturannya sederhana: setiap langkah yang Anda hapus tidak memerlukan otomatisasi, pemeliharaan, maupun pengujian. Jadi sebelum memindahkan langkah apa pun ke dalam sistem, ajukan 3 pertanyaan kepadanya secara berurutan:

• Bisakah dihapus? Kebiasaan yang tidak melindungi apa pun langsung dihapus.
• Bisakah digabung? Dua pemeriksaan atas data yang sama oleh dua orang berbeda bisa menjadi satu.
• Bisakah disederhanakan? Formulir dengan 20 kolom mungkin hanya perlu 8, dan sisanya diisi sistem dari data yang sudah dimilikinya.

Yang tersisa setelah pertanyaan-pertanyaan ini adalah proses yang layak diotomatiskan. Logika yang sama berlaku untuk data: jangan memindahkan data yang belum dibersihkan ke sistem baru, seperti yang kami jelaskan dalam Membersihkan data sebelum migrasi. Dan jika peta menunjukkan bahwa proses menangani data tentang orang, seperti pelanggan atau karyawan, tandai hal itu di peta. Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) yang diterbitkan Otoritas Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA) mewajibkan pengendali, dalam Pasal 19, mengambil langkah organisasi, administratif, dan teknis yang diperlukan untuk melindungi data pribadi, termasuk saat data itu dipindahkan, dan dalam Pasal 31, menyimpan catatan kegiatan pemrosesan data pribadinya dengan isi minimum yang mencakup tujuan pemrosesan, kategori subjek data, penerima, dan perkiraan masa penyimpanan. Peta yang Anda gambar sekarang adalah masukan pertama untuk catatan tersebut. Ini bukan nasihat hukum; pastikan detailnya kepada SDAIA atau pengacara.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi Saudi yang membangun sistem, aplikasi, integrasi antarsistem, dan solusi kecerdasan buatan. Dalam setiap proyek otomatisasi, kami mulai dengan memetakan proses bersama orang-orang yang menjalankannya sebelum menulis satu baris kode pun, karena peta itulah spesifikasi sebenarnya dari sistem, dan setiap pengecualian yang ditemukan di atas kertas jauh lebih murah daripada yang ditemukan setelah sistem berjalan.

Sesi pemetaan sering berakhir dengan dihapusnya beberapa langkah sebelum kami membangun apa pun, sehingga yang diotomatiskan menjadi lebih kecil dan lebih jelas. Urutan itu, petakan, lalu hapus, lalu bangun, menjadi pedoman semua yang kami bangun, dan detailnya ada di halaman layanan kami.

Latihan: petakan proses pertama Anda dan ukur waktunya

Ambil proses dengan skor tertinggi dari latihan di bagian 1 dan lakukan hal berikut selama 5 hari kerja:

• Luangkan satu jam bersama 2 atau 3 orang yang menjalankan proses setiap hari, lalu petakan proses itu dengan enam elemen di satu lembar.
• Ikuti 10 permintaan nyata dari awal sampai akhir, dan catat untuk setiap langkah waktu kerja sebenarnya dan waktu tunggu sebelumnya, secara terpisah.
• Klasifikasikan setiap langkah: aturan, pengaman, atau kebiasaan, lalu tulis di sampingnya hapus, gabung, sederhanakan, atau pertahankan.
• Kumpulkan pengecualian: berapa dari 10 permintaan yang keluar dari jalur normal, dan mengapa.
• Tulis proses sasaran dalam satu halaman: apa yang tersisa setelah penghapusan, siapa penanggung jawab setiap langkah, dan ke mana setiap pengecualian diarahkan.

Angka yang Anda kumpulkan di sini adalah garis dasar yang akan Anda bandingkan setelah otomatisasi. Kami tidak akan memberi Anda angka umum sebagai gantinya, karena angka itu tidak mengenal perusahaan Anda.

Di bagian berikutnya

Yang paling menonjol di peta Anda kemungkinan besar adalah waktu tunggu pada persetujuan. Bagian 3 seri ini, Otomatisasi persetujuan internal: jalur dan tenggat yang jelas, mengubah persetujuan yang dikejar lewat WhatsApp menjadi jalur dengan matriks wewenang menurut jenis dan nilai, wakil saat pemberi persetujuan tidak ada, tenggat dan eskalasi, serta catatan siapa menyetujui apa dan kapan.

Sumber

• Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) — Otoritas Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA) — Pasal 19 tentang langkah perlindungan data pribadi, termasuk saat dipindahkan, dan Pasal 31 tentang catatan kegiatan pemrosesan.
• Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) — SDAIA