प्रक्रिया स्वचालन · 7 में से भाग 2
शिक्षण श्रृंखलाएँ
प्रक्रिया स्वचालन: हाथ के काम से अपने आप चलने वाले वर्कफ़्लो तक- 1Process Automation: Where Should Your Business Start? (अंग्रेज़ी में)
- 2ऑटोमेशन से पहले प्रोसेस मैपिंग: जैसा चलता है वैसा बनाएं (आप यहाँ हैं)
- 3आंतरिक अनुमोदन का ऑटोमेशन: स्पष्ट रास्ता और समय-सीमा
- 4जल्द आ रहा है
- 5जल्द आ रहा है
- 6जल्द आ रहा है
- 7जल्द आ रहा है
आने वाले भाग: 4
किसी प्रोसेस को ऑटोमेट करने से पहले उसे वैसा मैप करें जैसा वह असल में होता है, न कि जैसा मैनुअल में लिखा है, क्योंकि बिखरे हुए प्रोसेस को ऑटोमेट करने से बस बिखराव तेज़ होता है। सीरीज़ के भाग 1 में आपने पहला प्रोसेस चुना, जिसे 12 में से सबसे ज़्यादा अंक मिले। 7 भागों का यह दूसरा भाग आपको प्रोसेस चलाने वाले लोगों के साथ उसे मैप करने के 6 तत्व देता है: ट्रिगर, चरण, हर चरण कौन करता है, डेटा, इंतज़ार और अपवाद। फिर यह दिखाता है कि नियम को आदत से कैसे अलग करें, कुछ भी ऑटोमेट करने से पहले चरण कैसे हटाएं, और एक अभ्यास जिसमें आप हर चरण का समय ख़ुद मापते हैं।
बिना मैप किए प्रोसेस का ऑटोमेशन क्यों विफल होता है
ज़्यादातर कारोबारों में हर प्रोसेस के दो रूप होते हैं: एक जो नीति-पुस्तिका में या मैनेजर के दिमाग़ में लिखा है, और दूसरा जो ज़मीन पर असल में होता है। असली दूसरा वाला है। उसमें ऐसे हैंडऑफ़ होते हैं जिन्हें किसी ने नहीं लिखा, किसी पुरानी ग़लती के बाद जोड़ी गई जांचें होती हैं, और ऐसा इंतज़ार होता है जो किसी दस्तावेज़ में नहीं दिखता।
जब आप लिखे हुए रूप को ऑटोमेट करते हैं, तो सिस्टम पहले ही हफ़्ते में हक़ीक़त से टकराता है: कोई ऐसा मामला जिसकी उसे उम्मीद नहीं थी, कोई अनुमोदन जिसे कर्मचारी आमतौर पर छोड़ देते हैं, अधूरा आने वाला डेटा। टीम नए सिस्टम के साथ-साथ WhatsApp और Excel पर लौट आती है, और आपके पास काम करने का एक नहीं बल्कि दो तरीक़े हो जाते हैं। इसलिए पहला क़दम कोई स्क्रीन या टूल नहीं है। वह एक बड़ा काग़ज़ और उन लोगों के साथ एक बैठक है जो रोज़ उस प्रोसेस में काम करते हैं।
छह तत्वों से प्रोसेस मैप करें
प्रोसेस चलाने वाले कर्मचारियों के साथ बैठें, सिर्फ़ उनके मैनेजरों के साथ नहीं, और एक असली अनुरोध को शुरू से अंत तक फ़ॉलो करें। हर चरण के लिए 6 तत्व दर्ज करें:
- ट्रिगर: प्रोसेस को ठीक-ठीक क्या शुरू करता है? ग्राहक का संदेश, भरा गया फ़ॉर्म, आने वाली तारीख़, पहुंचा हुआ सामान।
- चरण: क्या होता है, एक साफ़ क्रिया के साथ: दर्ज करता है, जांचता है, मंज़ूर करता है, भेजता है, प्रिंट करता है।
- कौन करता है: नाम से नहीं, भूमिका से: स्टोरकीपर, अकाउंटेंट, ब्रांच मैनेजर।
- डेटा: चरण को कौन सी जानकारी चाहिए, वह कहां से आती है, और किस प्रोग्राम या फ़ाइल में लिखी जाती है। यहीं वे जगहें दिखती हैं जहां एक ही जानकारी एक से ज़्यादा बार दर्ज होती है।
- इंतज़ार: अनुरोध कहां रुकता है और किसका इंतज़ार करता है। इंतज़ार अक्सर काम से ज़्यादा लंबा होता है, और कोई उसे नहीं देखता क्योंकि वह कोई निशान नहीं छोड़ता।
- अपवाद: जब डेटा अधूरा आता है, मंज़ूरी देने वाला मौजूद नहीं होता या रक़म सीमा से ज़्यादा होती है, तब क्या होता है। पूछें: आख़िरी बार कब कोई अनुरोध सामान्य रास्ते पर नहीं चला?
इसके लिए किसी सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत नहीं। दीवार पर एक शीट और स्टिकी नोट्स काफ़ी हैं; अहम बात यह है कि सब पूरा प्रोसेस अपने सामने देखें। अगर प्रोसेस का कुछ हिस्सा Excel फ़ाइलों में रहता है, तो अपनी फ़ाइलों की सूची बनाएं: कौन सी शीट असली सिस्टम है? में बताए फ़ाइल-सूची के तरीक़े पर लौटें, ताकि पता चले कि डेटा का असली स्रोत कौन सी फ़ाइल है।
नियम को आदत से अलग करें
मैप बन जाने के बाद हर चरण से गुज़रें और एक ही सवाल पूछें: हम यह क्यों करते हैं? जवाब तीन तरह के होते हैं:
- नियम: कोई क़ानूनी, अनुबंध संबंधी या नियामक शर्त, या प्रबंधन द्वारा मंज़ूर की गई नीति। यह बना रहता है, और ऐसे साफ़ अगर-तो वाक्य के रूप में लिखा जाता है जिसका सिस्टम बाद में पालन कर सके।
- सुरक्षा उपाय: कोई जांच जो इसलिए जोड़ी गई क्योंकि कभी कोई ग़लती हुई थी। पूछें कि क्या जोखिम अब भी है, और क्या सिस्टम इंसानी जांच की जगह स्वचालित जांच से उसे रोक सकता है।
- आदत: वह चरण जो इसलिए बचा रह गया क्योंकि पुराना प्रोग्राम उसे मांगता था, या कोई पुराना कर्मचारी उसे हमेशा करता था। प्रिंट करके फिर स्कैन करना, काग़ज़ पर दस्तख़त करके फिर उसकी फ़ोटो लेना, ऐसी फ़ाइल में कॉपी जिसे कोई नहीं पढ़ता।
कौन सा चरण किस तरह का है, यह प्रोसेस चलाने वाले लोग सबसे अच्छी तरह पहचानते हैं, क्योंकि वे जानते हैं कि किस चरण पर सालों से किसी ने सवाल नहीं उठाया। यहां किसी की ग़लती नहीं है; काम करने और बढ़ने वाले हर कारोबार में आदतें जमा हो जाती हैं।
ऑटोमेट करने से पहले हटाएं
सीधा नियम: हर हटाया गया चरण न ऑटोमेशन मांगता है, न रखरखाव, न टेस्टिंग। इसलिए किसी भी चरण को सिस्टम में ले जाने से पहले उससे क्रम से 3 सवाल पूछें:
- क्या इसे हटाया जा सकता है? जो आदतें किसी चीज़ की रक्षा नहीं करतीं, वे तुरंत हटती हैं।
- क्या इसे मिलाया जा सकता है? दो अलग लोगों द्वारा एक ही डेटा की दो जांचें एक हो सकती हैं।
- क्या इसे आसान बनाया जा सकता है? 20 फ़ील्ड वाले फ़ॉर्म को शायद सिर्फ़ 8 की ज़रूरत हो, और बाक़ी सिस्टम पहले से मौजूद डेटा से भर दे।
इन सवालों के बाद जो बचता है, वही ऑटोमेट करने लायक़ प्रोसेस है। यही तर्क डेटा पर भी लागू होता है: बिना साफ़ किया डेटा नए सिस्टम में न ले जाएं, जैसा हमने माइग्रेशन से पहले डेटा की सफ़ाई में समझाया था। और अगर मैप दिखाए कि प्रोसेस ग्राहकों या कर्मचारियों जैसे लोगों से जुड़ा डेटा संभालता है, तो मैप पर इसे चिह्नित करें। सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA) द्वारा प्रकाशित व्यक्तिगत डेटा संरक्षण क़ानून (PDPL) अनुच्छेद 19 में नियंत्रक से व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के लिए ज़रूरी संगठनात्मक, प्रशासनिक और तकनीकी उपाय करने की अपेक्षा करता है, जिसमें डेटा के स्थानांतरण के समय भी शामिल है, और अनुच्छेद 31 में व्यक्तिगत डेटा प्रोसेसिंग गतिविधियों के रिकॉर्ड रखने की अपेक्षा करता है, जिनकी न्यूनतम सामग्री में प्रोसेसिंग का उद्देश्य, डेटा विषयों की श्रेणियां, प्राप्तकर्ता और अपेक्षित अवधारण अवधि शामिल हैं। आप अभी जो मैप बना रहे हैं, वह उस रिकॉर्ड की पहली सामग्री है। यह क़ानूनी सलाह नहीं है; विवरण की पुष्टि SDAIA या किसी वकील से करें।
Origami का नज़रिया
हम एक सऊदी टेक्नोलॉजी कंपनी हैं जो सिस्टम, ऐप, सिस्टम के बीच इंटीग्रेशन और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस समाधान बनाती है। हर ऑटोमेशन प्रोजेक्ट में हम कोड की एक भी पंक्ति लिखने से पहले प्रोसेस चलाने वाले लोगों के साथ उसे मैप करते हैं, क्योंकि मैप ही सिस्टम का असली स्पेसिफ़िकेशन है, और काग़ज़ पर मिला हर अपवाद लाइव होने के बाद मिले अपवाद से कहीं कम ख़र्चीला होता है।
मैपिंग की बैठक अक्सर इस पर ख़त्म होती है कि कुछ बनाने से पहले ही कुछ चरण हट जाते हैं, जिससे जो ऑटोमेट होता है वह छोटा और ज़्यादा साफ़ होता है। मैप करो, फिर हटाओ, फिर बनाओ, यही क्रम हमारे बनाए हर काम को दिशा देता है, और विवरण हमारी सेवाएं पेज पर है।
अभ्यास: अपना पहला प्रोसेस मैप करें और समय मापें
भाग 1 के अभ्यास में सबसे ज़्यादा अंक पाने वाला प्रोसेस लें और 5 कार्य-दिवसों में यह करें:
- एक घंटा निकालें और प्रोसेस रोज़ चलाने वाले 2 या 3 लोगों के साथ बैठकर छह तत्वों से उसे एक ही शीट पर मैप करें।
- 10 असली अनुरोधों को फ़ॉलो करें शुरू से अंत तक, और हर चरण के लिए वास्तविक काम का समय और उससे पहले के इंतज़ार का समय अलग-अलग दर्ज करें।
- हर चरण को वर्गीकृत करें: नियम, सुरक्षा उपाय या आदत, और उसके बगल में लिखें हटाएं, मिलाएं, आसान बनाएं या रखें।
- अपवाद इकट्ठा करें: 10 में से कितने अनुरोध सामान्य रास्ते से हटे, और क्यों।
- लक्षित प्रोसेस लिखें एक पेज पर: हटाने के बाद क्या बचता है, हर चरण का ज़िम्मेदार कौन है, और हर अपवाद कहां जाता है।
यहां इकट्ठा किए गए आंकड़े ही वह आधार रेखा हैं जिससे आप ऑटोमेशन के बाद तुलना करेंगे। हम इनकी जगह कोई सामान्य आंकड़ा नहीं देंगे, क्योंकि वह आपके कारोबार को नहीं जानता।
अगले भाग में
आपके मैप पर सबसे ज़्यादा जो चीज़ उभरेगी, वह शायद अनुमोदनों पर होने वाला इंतज़ार है। सीरीज़ का भाग 3, आंतरिक अनुमोदनों का ऑटोमेशन: एक रास्ता और एक समय-सीमा, WhatsApp पर पीछा किए जाने वाले अनुमोदन को एक ऐसे रास्ते में बदलता है जिसमें प्रकार और रक़म के हिसाब से अधिकार-मैट्रिक्स, मंज़ूरी देने वाले के न होने पर प्रतिनिधि, समय-सीमा और एस्केलेशन, और यह रिकॉर्ड होता है कि किसने क्या और कब मंज़ूर किया।
स्रोत
- व्यक्तिगत डेटा संरक्षण क़ानून (PDPL) — सऊदी डेटा और आर्टिफ़िशियल इंटेलिजेंस प्राधिकरण (SDAIA) — स्थानांतरण के समय सहित व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा के उपायों पर अनुच्छेद 19, और प्रोसेसिंग गतिविधियों के रिकॉर्ड पर अनुच्छेद 31।
- व्यक्तिगत डेटा संरक्षण क़ानून (PDPL) की कार्यकारी नियमावली — SDAIA
सामान्य प्रश्न
किसी प्रोसेस को ऑटोमेट करने से पहले उसे मैप क्यों करें?
क्योंकि लिखा हुआ प्रोसेस आमतौर पर असल में होने वाले काम से अलग होता है। बिना मैप किए प्रोसेस का ऑटोमेशन शुरुआती हफ़्तों में ही अपवादों से टकराता है, और टीम नए सिस्टम के साथ-साथ पुराने तरीक़ों पर लौट आती है। मैपिंग कुछ भी बनाने से पहले चरण, इंतज़ार और अपवाद सामने ले आती है।
प्रोसेस मैपिंग में किसे शामिल होना चाहिए?
वे कर्मचारी जो उसे हर दिन चलाते हैं, केवल मैनेजर नहीं। वही सबसे अच्छी तरह जानते हैं कि अनुरोध कहां रुकता है, किस चरण की अब कोई वजह नहीं बची और कौन से मामले सामान्य रास्ते से हट जाते हैं।
प्रोसेस में नियम और आदत में क्या अंतर है?
नियम कोई क़ानूनी या अनुबंध संबंधी शर्त या मंज़ूर की गई नीति है, और वह बना रहता है। आदत वह चरण है जो इसलिए बचा रह गया क्योंकि किसी पुराने प्रोग्राम या पुराने कर्मचारी को उसकी ज़रूरत थी, और ऑटोमेशन से पहले सबसे पहले उसी को हटाया जाता है।
क्या प्रोसेस मैप करने के लिए किसी ख़ास सॉफ़्टवेयर की ज़रूरत है?
नहीं। शुरुआत के लिए दीवार पर एक बड़ी शीट और स्टिकी नोट्स काफ़ी हैं। ज़रूरी यह है कि असली अनुरोधों को फ़ॉलो करें और हर चरण के लिए ट्रिगर, करने वाला, डेटा, इंतज़ार और अपवाद दर्ज करें, और समय ख़ुद मापें।
