آٹومیشن سے پہلے پروسیس میپنگ: جیسا چلتا ہے ویسا بنائیں

کسی پروسیس کو آٹومیٹ کرنے سے پہلے اسے ویسا میپ کریں جیسا وہ حقیقت میں ہوتا ہے، نہ کہ جیسا مینوئل میں لکھا ہے، کیونکہ بکھرے ہوئے پروسیس کو آٹومیٹ کرنے سے صرف بکھراؤ تیز ہوتا ہے۔ سیریز کے حصہ 1 میں آپ نے پہلا پروسیس چنا، جسے 12 میں سے سب سے زیادہ نمبر ملے۔ 7 حصوں کا یہ دوسرا حصہ آپ کو پروسیس چلانے والے لوگوں کے ساتھ اسے میپ کرنے کے 6 عناصر دیتا ہے: ٹریگر، مراحل، ہر مرحلہ کون کرتا ہے، ڈیٹا، انتظار اور استثنائی صورتیں۔ پھر یہ دکھاتا ہے کہ قاعدے کو عادت سے کیسے الگ کریں، کچھ بھی آٹومیٹ کرنے سے پہلے مراحل کیسے ہٹائیں، اور ایک مشق جس میں آپ ہر مرحلے کا وقت خود ناپتے ہیں۔

بغیر میپ کیے پروسیس کی آٹومیشن کیوں ناکام ہوتی ہے

زیادہ تر کاروباروں میں ہر پروسیس کی دو شکلیں ہوتی ہیں: ایک جو پالیسی مینوئل میں یا مینیجر کے ذہن میں لکھی ہے، اور دوسری جو زمین پر حقیقت میں ہوتی ہے۔ اصل دوسری والی ہے۔ اس میں ایسی حوالگیاں ہوتی ہیں جو کسی نے نہیں لکھیں، کسی پرانی غلطی کے بعد شامل کی گئی جانچیں ہوتی ہیں، اور ایسا انتظار ہوتا ہے جو کسی دستاویز میں نظر نہیں آتا۔

جب آپ لکھی ہوئی شکل کو آٹومیٹ کرتے ہیں تو سسٹم پہلے ہی ہفتے میں حقیقت سے ٹکراتا ہے: کوئی ایسا معاملہ جس کی اسے توقع نہیں تھی، کوئی منظوری جسے عملہ عموماً چھوڑ دیتا ہے، نامکمل آنے والا ڈیٹا۔ ٹیم نئے سسٹم کے ساتھ ساتھ WhatsApp اور Excel پر لوٹ آتی ہے، اور آپ کے پاس کام کا ایک کے بجائے دو طریقے ہو جاتے ہیں۔ اس لیے پہلا قدم کوئی اسکرین یا ٹول نہیں۔ وہ ایک بڑا کاغذ اور ان لوگوں کے ساتھ ایک نشست ہے جو روز اس پروسیس میں کام کرتے ہیں۔

چھ عناصر سے پروسیس میپ کریں

پروسیس چلانے والے ملازمین کے ساتھ بیٹھیں، صرف ان کے مینیجروں کے ساتھ نہیں، اور ایک اصل درخواست کو شروع سے آخر تک فالو کریں۔ ہر مرحلے کے لیے 6 عناصر درج کریں:

• ٹریگر: پروسیس کو ٹھیک ٹھیک کیا شروع کرتا ہے؟ گاہک کا پیغام، بھرا گیا فارم، آنے والی تاریخ، پہنچا ہوا سامان۔
• مرحلہ: کیا ہوتا ہے، ایک واضح فعل کے ساتھ: درج کرتا ہے، جانچتا ہے، منظور کرتا ہے، بھیجتا ہے، پرنٹ کرتا ہے۔
• کون کرتا ہے: نام سے نہیں، کردار سے: اسٹور کیپر، اکاؤنٹنٹ، برانچ مینیجر۔
• ڈیٹا: مرحلے کو کون سی معلومات چاہییں، وہ کہاں سے آتی ہیں، اور کس پروگرام یا فائل میں لکھی جاتی ہیں۔ یہیں وہ جگہیں نظر آتی ہیں جہاں ایک ہی معلومات ایک سے زیادہ بار درج ہوتی ہے۔
• انتظار: درخواست کہاں رکتی ہے اور کس کا انتظار کرتی ہے۔ انتظار اکثر کام سے زیادہ لمبا ہوتا ہے، اور کوئی اسے نہیں دیکھتا کیونکہ وہ کوئی نشان نہیں چھوڑتا۔
• استثنائی صورتیں: جب ڈیٹا نامکمل آئے، منظوری دینے والا موجود نہ ہو یا رقم حد سے زیادہ ہو تو کیا ہوتا ہے۔ پوچھیں: آخری بار کب کوئی درخواست معمول کے راستے پر نہیں چلی؟

اس کے لیے کسی سافٹ ویئر کی ضرورت نہیں۔ دیوار پر ایک شیٹ اور اسٹکی نوٹس کافی ہیں؛ اہم بات یہ ہے کہ سب پورا پروسیس اپنے سامنے دیکھیں۔ اگر پروسیس کا کچھ حصہ Excel فائلوں میں رہتا ہے تو اپنی فائلوں کی فہرست بنائیں: کون سی شیٹ اصل سسٹم ہے؟ میں بتائے گئے فائل فہرست کے طریقے پر لوٹیں، تاکہ پتا چلے کہ ڈیٹا کا اصل ذریعہ کون سی فائل ہے۔

قاعدے کو عادت سے الگ کریں

میپ بن جانے کے بعد ہر مرحلے سے گزریں اور ایک ہی سوال پوچھیں: ہم یہ کیوں کرتے ہیں؟ جوابات تین طرح کے ہوتے ہیں:

• قاعدہ: کوئی قانونی، معاہداتی یا ریگولیٹری شرط، یا انتظامیہ کی منظور کردہ پالیسی۔ یہ برقرار رہتا ہے، اور ایک واضح اگر تو والے جملے کی صورت میں لکھا جاتا ہے جس پر سسٹم بعد میں عمل کر سکے۔
• حفاظتی قدم: کوئی جانچ جو اس لیے شامل کی گئی کیونکہ کبھی کوئی غلطی ہوئی تھی۔ پوچھیں کہ کیا خطرہ اب بھی موجود ہے، اور کیا سسٹم انسانی جانچ کی جگہ خودکار جانچ سے اسے روک سکتا ہے۔
• عادت: وہ مرحلہ جو اس لیے باقی رہ گیا کیونکہ پرانا پروگرام اسے مانگتا تھا، یا کوئی سابق ملازم اسے ہمیشہ کرتا تھا۔ پرنٹ کر کے پھر اسکین کرنا، کاغذ پر دستخط کر کے پھر اس کی تصویر لینا، ایسی فائل میں کاپی جسے کوئی نہیں پڑھتا۔

کون سا مرحلہ کس قسم کا ہے، یہ پروسیس چلانے والے لوگ سب سے بہتر پہچانتے ہیں، کیونکہ وہ جانتے ہیں کہ کس مرحلے پر برسوں سے کسی نے سوال نہیں اٹھایا۔ یہاں کسی کا قصور نہیں؛ کام کرنے اور بڑھنے والے ہر کاروبار میں عادتیں جمع ہو جاتی ہیں۔

آٹومیٹ کرنے سے پہلے ہٹائیں

سادہ قاعدہ: ہر ہٹایا گیا مرحلہ نہ آٹومیشن مانگتا ہے، نہ دیکھ بھال، نہ ٹیسٹنگ۔ اس لیے کسی بھی مرحلے کو سسٹم میں لے جانے سے پہلے اس سے ترتیب وار 3 سوال پوچھیں:

• کیا اسے ہٹایا جا سکتا ہے؟ جو عادتیں کسی چیز کی حفاظت نہیں کرتیں، وہ فوراً ہٹتی ہیں۔
• کیا اسے ضم کیا جا سکتا ہے؟ دو مختلف لوگوں کی جانب سے ایک ہی ڈیٹا کی دو جانچیں ایک ہو سکتی ہیں۔
• کیا اسے آسان بنایا جا سکتا ہے؟ 20 خانوں والے فارم کو شاید صرف 8 کی ضرورت ہو، اور باقی سسٹم پہلے سے موجود ڈیٹا سے بھر دے۔

ان سوالوں کے بعد جو بچتا ہے، وہی آٹومیٹ کرنے کے لائق پروسیس ہے۔ یہی منطق ڈیٹا پر بھی لاگو ہوتی ہے: بغیر صاف کیا ڈیٹا نئے سسٹم میں نہ لے جائیں، جیسا ہم نے منتقلی سے پہلے ڈیٹا کی صفائی میں سمجھایا تھا۔ اور اگر میپ دکھائے کہ پروسیس گاہکوں یا ملازمین جیسے لوگوں سے متعلق ڈیٹا سنبھالتا ہے تو میپ پر اسے نشان زد کریں۔ سعودی ڈیٹا اور مصنوعی ذہانت اتھارٹی (SDAIA) کا شائع کردہ ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کا قانون (PDPL) آرٹیکل 19 میں کنٹرولر سے ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے لیے ضروری تنظیمی، انتظامی اور تکنیکی اقدامات کرنے کا تقاضا کرتا ہے، جن میں ڈیٹا کی منتقلی کا وقت بھی شامل ہے، اور آرٹیکل 31 میں ذاتی ڈیٹا کی پروسیسنگ سرگرمیوں کے ریکارڈ رکھنے کا تقاضا کرتا ہے، جن کے کم از کم مندرجات میں پروسیسنگ کا مقصد، ڈیٹا سے متعلق افراد کے زمرے، وصول کنندگان اور متوقع مدت محفوظ رکھنا شامل ہیں۔ آپ ابھی جو میپ بنا رہے ہیں، وہ اس ریکارڈ کا پہلا مواد ہے۔ یہ قانونی مشورہ نہیں؛ تفصیلات کی تصدیق SDAIA یا کسی وکیل سے کریں۔

Origami کا نقطۂ نظر

ہم ایک سعودی ٹیکنالوجی کمپنی ہیں جو سسٹمز، ایپس، سسٹمز کے درمیان انٹیگریشن اور مصنوعی ذہانت کے حل بناتی ہے۔ ہر آٹومیشن پراجیکٹ میں ہم کوڈ کی ایک بھی سطر لکھنے سے پہلے پروسیس چلانے والے لوگوں کے ساتھ اسے میپ کرتے ہیں، کیونکہ میپ ہی سسٹم کی اصل تفصیل ہے، اور کاغذ پر ملنے والی ہر استثنائی صورت لائیو ہونے کے بعد ملنے والی صورت سے کہیں کم مہنگی پڑتی ہے۔

میپنگ کی نشست اکثر اس پر ختم ہوتی ہے کہ کچھ بنانے سے پہلے ہی کچھ مراحل ہٹ جاتے ہیں، جس سے جو آٹومیٹ ہوتا ہے وہ چھوٹا اور زیادہ واضح ہوتا ہے۔ میپ کرو، پھر ہٹاؤ، پھر بناؤ، یہی ترتیب ہمارے بنائے ہر کام کی رہنمائی کرتی ہے، اور تفصیلات ہماری خدمات کے صفحے پر ہیں۔

مشق: اپنا پہلا پروسیس میپ کریں اور وقت ناپیں

حصہ 1 کی مشق میں سب سے زیادہ نمبر پانے والا پروسیس لیں اور 5 کاروباری دنوں میں یہ کریں:

• ایک گھنٹہ نکالیں اور پروسیس روز چلانے والے 2 یا 3 لوگوں کے ساتھ بیٹھ کر چھ عناصر سے اسے ایک ہی شیٹ پر میپ کریں۔
• 10 اصل درخواستوں کو فالو کریں شروع سے آخر تک، اور ہر مرحلے کے لیے اصل کام کا وقت اور اس سے پہلے کے انتظار کا وقت الگ الگ درج کریں۔
• ہر مرحلے کی درجہ بندی کریں: قاعدہ، حفاظتی قدم یا عادت، اور اس کے ساتھ لکھیں ہٹائیں، ضم کریں، آسان بنائیں یا رکھیں۔
• استثنائی صورتیں جمع کریں: 10 میں سے کتنی درخواستیں معمول کے راستے سے ہٹیں، اور کیوں۔
• ہدف پروسیس لکھیں ایک صفحے پر: ہٹانے کے بعد کیا بچتا ہے، ہر مرحلے کا ذمہ دار کون ہے، اور ہر استثنائی صورت کہاں جاتی ہے۔

یہاں جمع کیے گئے اعداد ہی وہ بنیادی لکیر ہیں جس سے آپ آٹومیشن کے بعد موازنہ کریں گے۔ ہم ان کی جگہ کوئی عمومی عدد نہیں دیں گے، کیونکہ وہ آپ کے کاروبار کو نہیں جانتا۔

اگلے حصے میں

آپ کے میپ پر سب سے زیادہ جو چیز نمایاں ہوگی، وہ غالباً منظوریوں پر ہونے والا انتظار ہے۔ سیریز کا حصہ 3، اندرونی منظوریوں کی آٹومیشن: ایک راستہ اور ایک مہلت، WhatsApp پر پیچھا کی جانے والی منظوری کو ایک ایسے راستے میں بدلتا ہے جس میں قسم اور رقم کے لحاظ سے اختیارات کا میٹرکس، منظوری دینے والے کی غیر موجودگی میں نائب، مہلت اور اسکیلیشن، اور یہ ریکارڈ ہوتا ہے کہ کس نے کیا اور کب منظور کیا۔

ماخذ

• ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کا قانون (PDPL) — سعودی ڈیٹا اور مصنوعی ذہانت اتھارٹی (SDAIA) — منتقلی کے وقت سمیت ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے اقدامات پر آرٹیکل 19، اور پروسیسنگ سرگرمیوں کے ریکارڈ پر آرٹیکل 31۔
• ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کے قانون (PDPL) کے نفاذی ضوابط — SDAIA