Pemetaan proses sebelum automasi: lukis seperti yang berlaku

Sebelum mengautomasikan sesuatu proses, petakan proses itu seperti yang benar-benar berlaku, bukan seperti yang diterangkan dalam manual, kerana mengautomasikan proses yang bercelaru hanya menjadikan kecelaruan itu lebih pantas. Dalam bahagian 1 siri ini anda telah memilih proses pertama, iaitu yang mendapat markah tertinggi daripada 12. Bahagian kedua daripada 7 ini memberi anda 6 elemen untuk memetakan proses bersama orang yang menjalankannya: pencetus, langkah, siapa yang melakukan setiap langkah, data, masa menunggu dan pengecualian. Kemudian ia menunjukkan cara memisahkan peraturan daripada tabiat, cara membuang langkah sebelum mengautomasikan apa-apa, dan latihan untuk anda mengukur sendiri masa setiap langkah.

Mengapa automasi proses yang belum dipetakan gagal

Kebanyakan perniagaan mempunyai dua versi bagi setiap proses: versi yang ditulis dalam manual dasar atau dalam kepala pengurus, dan versi yang benar-benar berlaku di lapangan. Yang sebenar ialah versi kedua. Di dalamnya ada serahan tugas yang tidak dicatat sesiapa, semakan yang ditambah selepas kesilapan lama, dan masa menunggu yang tidak muncul dalam mana-mana dokumen.

Apabila anda mengautomasikan versi bertulis, sistem bertembung dengan realiti pada minggu pertamanya: kes yang tidak dijangka, kelulusan yang biasanya dilangkau kakitangan, data yang tiba tidak lengkap. Pasukan kembali kepada WhatsApp dan Excel di samping sistem baharu, dan akhirnya anda mempunyai dua cara bekerja dan bukannya satu. Oleh itu langkah pertama bukanlah skrin atau alat. Langkah pertama ialah sehelai kertas besar dan satu sesi bersama orang yang bekerja dalam proses itu setiap hari.

Petakan proses dengan enam elemen

Duduk bersama pekerja yang menjalankan proses, bukan dengan ketua mereka sahaja, dan jejaki satu permohonan sebenar dari mula hingga akhir. Bagi setiap langkah, rekodkan 6 elemen:

• Pencetus: apakah sebenarnya yang memulakan proses? Mesej pelanggan, borang yang diisi, tarikh yang tiba, barang yang dihantar.
• Langkah: apa yang berlaku, dengan kata kerja yang jelas: memasukkan, menyemak, meluluskan, menghantar, mencetak.
• Pelaksana: mengikut peranan, bukan nama: penjaga stor, akauntan, pengurus cawangan.
• Data: maklumat apa yang diperlukan oleh langkah itu, dari mana datangnya, dan dalam program atau fail mana ia ditulis. Di sinilah kelihatan tempat-tempat yang merekod maklumat yang sama lebih daripada sekali.
• Masa menunggu: di mana permohonan terhenti dan siapa yang ditunggunya. Masa menunggu selalunya lebih panjang daripada kerja itu sendiri, dan tiada siapa yang melihatnya kerana ia tidak meninggalkan kesan.
• Pengecualian: apa yang berlaku apabila data tiba tidak lengkap, pelulus tiada atau jumlah melebihi had. Tanya: bilakah kali terakhir sesuatu permohonan tidak mengikut laluan biasa?

Anda tidak memerlukan sebarang perisian untuk ini. Sehelai kertas di dinding dan nota pelekat sudah memadai; yang penting semua orang melihat keseluruhan proses di hadapan mereka. Jika sebahagian proses berada dalam fail Excel, kembali kepada kaedah inventori fail dalam Inventori fail anda: helaian mana yang sebenarnya sistem? untuk mengetahui fail mana yang menjadi sumber data sebenar.

Pisahkan peraturan daripada tabiat

Setelah peta dilukis, lalui setiap langkah dan tanya satu soalan sahaja: mengapa kita melakukan ini? Jawapannya terbahagi kepada tiga jenis:

• Peraturan: keperluan undang-undang, kontrak atau kawal selia, atau dasar yang diluluskan pengurusan. Ia kekal, dan ditulis sebagai ayat jika-maka yang jelas supaya sistem boleh mengikutinya kemudian.
• Perlindungan: semakan yang ditambah kerana suatu ketika dahulu berlaku kesilapan. Tanya sama ada risikonya masih wujud, dan sama ada sistem boleh mencegahnya dengan semakan automatik dan bukannya semakan manusia.
• Tabiat: langkah yang kekal kerana program lama memerlukannya, atau kerana bekas pekerja selalu melakukannya. Mencetak kemudian mengimbas, menandatangani kertas kemudian mengambil gambarnya, salinan dalam fail yang tiada siapa membacanya.

Orang yang menjalankan proses adalah yang paling mampu membezakan ketiga-tiganya, kerana mereka tahu langkah mana yang sudah bertahun-tahun tidak dipersoalkan. Tiada siapa yang bersalah di sini; tabiat terkumpul dalam mana-mana perniagaan yang beroperasi dan berkembang.

Buang sebelum mengautomasikan

Peraturannya mudah: setiap langkah yang anda buang tidak memerlukan automasi, penyelenggaraan atau ujian. Jadi sebelum memindahkan mana-mana langkah ke dalam sistem, tanya 3 soalan kepadanya mengikut urutan:

• Bolehkah ia dibuang? Tabiat yang tidak melindungi apa-apa terus dibuang.
• Bolehkah ia digabungkan? Dua semakan ke atas data yang sama oleh dua orang berbeza boleh menjadi satu.
• Bolehkah ia dipermudah? Borang dengan 20 medan mungkin hanya memerlukan 8, dan selebihnya diisi oleh sistem daripada data yang sudah ada padanya.

Apa yang tinggal selepas soalan-soalan ini ialah proses yang layak diautomasikan. Logik yang sama terpakai kepada data: jangan pindahkan data yang belum dibersihkan ke dalam sistem baharu, seperti yang kami terangkan dalam Membersihkan data sebelum pemindahan. Dan jika peta menunjukkan proses itu mengendalikan data tentang orang, seperti pelanggan atau pekerja, tandakan perkara itu pada peta. Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) yang diterbitkan oleh Pihak Berkuasa Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA) mewajibkan pengawal, dalam Perkara 19, mengambil langkah organisasi, pentadbiran dan teknikal yang perlu untuk melindungi data peribadi, termasuk semasa data itu dipindahkan, dan dalam Perkara 31, menyimpan rekod aktiviti pemprosesan data peribadinya dengan kandungan minimum yang merangkumi tujuan pemprosesan, kategori subjek data, penerima dan tempoh penyimpanan yang dijangka. Peta yang anda lukis sekarang ialah input pertama bagi rekod itu. Ini bukan nasihat undang-undang; sahkan butirannya dengan SDAIA atau peguam.

Pandangan Origami

Kami ialah syarikat teknologi Saudi yang membina sistem, aplikasi, integrasi antara sistem dan penyelesaian kecerdasan buatan. Dalam setiap projek automasi, kami bermula dengan memetakan proses bersama orang yang menjalankannya sebelum menulis satu baris kod pun, kerana peta itulah spesifikasi sebenar sistem, dan setiap pengecualian yang ditemui di atas kertas jauh lebih murah daripada yang ditemui selepas sistem beroperasi.

Sesi pemetaan sering berakhir dengan beberapa langkah dibuang sebelum kami membina apa-apa, jadi apa yang diautomasikan menjadi lebih kecil dan lebih jelas. Urutan itu, petakan, kemudian buang, kemudian bina, membimbing semua yang kami bina, dan butirannya ada di halaman perkhidmatan kami.

Latihan: petakan proses pertama anda dan ukur masanya

Ambil proses yang mendapat markah tertinggi dalam latihan bahagian 1 dan lakukan perkara berikut dalam tempoh 5 hari bekerja:

• Peruntukkan satu jam bersama 2 atau 3 orang yang menjalankan proses itu setiap hari, dan petakan proses itu dengan enam elemen pada satu helaian.
• Jejaki 10 permohonan sebenar dari mula hingga akhir, dan rekodkan bagi setiap langkah masa kerja sebenar dan masa menunggu sebelumnya, secara berasingan.
• Kelaskan setiap langkah: peraturan, perlindungan atau tabiat, dan tulis di sebelahnya buang, gabung, permudah atau kekalkan.
• Kumpulkan pengecualian: berapa daripada 10 permohonan yang terkeluar daripada laluan biasa, dan mengapa.
• Tulis proses sasaran dalam satu halaman: apa yang tinggal selepas pembuangan, siapa yang bertanggungjawab bagi setiap langkah, dan ke mana setiap pengecualian dihalakan.

Angka yang anda kumpulkan di sini ialah garis asas yang akan anda bandingkan selepas automasi. Kami tidak akan memberi anda angka umum sebagai gantinya, kerana angka itu tidak mengenali perniagaan anda.

Dalam bahagian seterusnya

Perkara yang paling ketara pada peta anda kemungkinan besar ialah masa menunggu di peringkat kelulusan. Bahagian 3 siri ini, Automasi kelulusan dalaman: laluan dan tempoh yang jelas, mengubah kelulusan yang dikejar melalui WhatsApp menjadi laluan dengan matriks kuasa mengikut jenis dan jumlah, wakil apabila pelulus tiada, tempoh dan eskalasi, serta rekod siapa meluluskan apa dan bila.

Sumber

• Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) — Pihak Berkuasa Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA) — Perkara 19 tentang langkah melindungi data peribadi, termasuk semasa dipindahkan, dan Perkara 31 tentang rekod aktiviti pemprosesan.
• Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) — SDAIA