Prozessmapping vor der Automatisierung: so zeichnen, wie er läuft

Bevor Sie einen Prozess automatisieren, bilden Sie ihn so ab, wie er tatsächlich abläuft, nicht wie das Handbuch ihn beschreibt, denn wer einen chaotischen Prozess automatisiert, macht das Chaos nur schneller. In Teil 1 der Serie haben Sie den ersten Prozess gewählt, den mit der höchsten Punktzahl von 12. Dieser zweite von 7 Teilen gibt Ihnen 6 Elemente, um den Prozess mit den Menschen abzubilden, die ihn ausführen: den Auslöser, die Schritte, wer welchen Schritt macht, die Daten, die Wartezeiten und die Ausnahmen. Danach zeigt er, wie Sie Regel und Gewohnheit trennen, wie Sie Schritte streichen, bevor Sie irgendetwas automatisieren, und eine Übung, in der Sie jeden Schritt selbst stoppen.

Warum die Automatisierung eines nicht abgebildeten Prozesses scheitert

Die meisten Unternehmen haben von jedem Prozess zwei Versionen: die im Richtlinienhandbuch oder im Kopf der Geschäftsführung, und die, die tatsächlich vor Ort abläuft. Die zweite ist die echte. Sie enthält Übergaben, die niemand aufgeschrieben hat, Prüfungen, die nach einem alten Fehler hinzukamen, und Wartezeiten, die in keinem Dokument auftauchen.

Wenn Sie die schriftliche Version automatisieren, prallt das System in der ersten Woche auf die Realität: ein Fall, den es nicht erwartet hat, eine Freigabe, die das Personal gewöhnlich überspringt, Daten, die unvollständig ankommen. Das Team kehrt neben dem neuen System zu WhatsApp und Excel zurück, und Sie haben am Ende zwei Arbeitsweisen statt einer. Der erste Schritt ist deshalb weder ein Bildschirm noch ein Werkzeug. Er ist ein großes Blatt Papier und eine Sitzung mit den Menschen, die täglich in dem Prozess arbeiten.

Den Prozess mit sechs Elementen abbilden

Setzen Sie sich mit den Mitarbeitenden zusammen, die den Prozess ausführen, nicht nur mit ihren Vorgesetzten, und verfolgen Sie eine echte Anfrage von Anfang bis Ende. Halten Sie für jeden Schritt 6 Elemente fest:

• Der Auslöser: Was genau startet den Prozess? Eine Kundennachricht, ein ausgefülltes Formular, ein erreichtes Datum, eine gelieferte Ware.
• Der Schritt: was passiert, mit einem klaren Verb: erfasst, prüft, genehmigt, sendet, druckt.
• Wer ihn ausführt: nach Rolle, nicht nach Namen: Lagerverwalter, Buchhalterin, Filialleiter.
• Die Daten: welche Informationen der Schritt braucht, woher sie kommen und in welchem Programm oder welcher Datei sie erfasst werden. Hier zeigen sich die Stellen, an denen dieselbe Information mehr als einmal erfasst wird.
• Die Wartezeit: wo die Anfrage stehen bleibt und auf wen sie wartet. Das Warten dauert oft länger als die Arbeit selbst, und niemand sieht es, weil es keine Spur hinterlässt.
• Die Ausnahmen: was passiert, wenn Daten unvollständig ankommen, die genehmigende Person abwesend ist oder der Betrag das Limit überschreitet. Fragen Sie: Wann ist eine Anfrage zuletzt nicht den normalen Weg gegangen?

Dafür brauchen Sie keine Software. Ein Blatt an der Wand und Haftnotizen genügen; entscheidend ist, dass alle den ganzen Prozess vor sich sehen. Wenn ein Teil des Prozesses in Excel-Dateien lebt, greifen Sie auf die Methode zur Dateiinventur aus Inventur Ihrer Dateien: Welche Tabelle ist das System? zurück, um herauszufinden, welche Datei die echte Datenquelle ist.

Regel und Gewohnheit trennen

Sobald die Karte gezeichnet ist, gehen Sie jeden Schritt durch und stellen eine einzige Frage: Warum machen wir das? Die Antworten fallen in drei Arten:

• Eine Regel: eine gesetzliche, vertragliche oder regulatorische Anforderung oder eine von der Geschäftsführung genehmigte Richtlinie. Sie bleibt und wird als klarer Wenn-dann-Satz formuliert, dem das System später folgen kann.
• Eine Absicherung: eine Prüfung, die hinzukam, weil einmal ein Fehler passiert ist. Fragen Sie, ob das Risiko noch besteht und ob das System es mit einer automatischen Prüfung statt einer menschlichen Kontrolle verhindern könnte.
• Eine Gewohnheit: ein Schritt, der überlebt hat, weil das alte Programm ihn verlangte oder ein früherer Mitarbeiter ihn immer gemacht hat. Ausdrucken und dann einscannen, ein Papier unterschreiben und dann fotografieren, eine Kopie in einer Datei, die niemand liest.

Die Menschen, die den Prozess ausführen, können am besten unterscheiden, was was ist, denn sie wissen, nach welchem Schritt seit Jahren niemand gefragt hat. Niemand ist hier schuld; Gewohnheiten sammeln sich in jedem Unternehmen an, das arbeitet und wächst.

Streichen, bevor Sie automatisieren

Die einfache Regel: Jeder gestrichene Schritt braucht keine Automatisierung, keine Wartung und keine Tests. Stellen Sie deshalb jedem Schritt, bevor er in ein System wandert, 3 Fragen in dieser Reihenfolge:

• Kann er gestrichen werden? Gewohnheiten, die nichts schützen, fallen sofort weg.
• Kann er zusammengelegt werden? Zwei Prüfungen derselben Daten durch zwei verschiedene Personen können zu einer werden.
• Kann er vereinfacht werden? Ein Formular mit 20 Feldern braucht vielleicht nur 8, den Rest füllt das System aus Daten, die es bereits hat.

Was nach diesen Fragen übrig bleibt, ist der Prozess, der eine Automatisierung verdient. Dieselbe Logik gilt für Daten: Übertragen Sie keine unbereinigten Daten in ein neues System, wie wir in Daten vor der Migration bereinigen erklärt haben. Und wenn die Karte zeigt, dass der Prozess Daten über Personen verarbeitet, etwa Kunden oder Mitarbeitende, markieren Sie das auf der Karte. Das von der Saudischen Behörde für Daten und Künstliche Intelligenz (SDAIA) veröffentlichte Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PDPL) verpflichtet den Verantwortlichen in Artikel 19, die organisatorischen, administrativen und technischen Maßnahmen zu treffen, die zum Schutz personenbezogener Daten nötig sind, auch bei ihrer Übermittlung, und in Artikel 31, Verzeichnisse seiner Verarbeitungstätigkeiten mit einem Mindestinhalt zu führen, zu dem der Zweck der Verarbeitung, die Kategorien betroffener Personen, die Empfänger und die voraussichtliche Speicherdauer gehören. Die Karte, die Sie jetzt zeichnen, ist die erste Grundlage für dieses Verzeichnis. Dies ist keine Rechtsberatung; klären Sie die Einzelheiten mit der SDAIA oder einem Anwalt.

Die Sicht von Origami

Wir sind ein saudisches Technologieunternehmen, das Systeme, Apps, Integrationen zwischen Systemen und KI-Lösungen entwickelt. In jedem Automatisierungsprojekt bilden wir zuerst den Prozess mit den Menschen ab, die ihn ausführen, bevor wir eine Zeile Code schreiben, denn die Karte ist die eigentliche Spezifikation des Systems, und jede Ausnahme, die auf dem Papier entdeckt wird, kostet weit weniger als eine, die nach dem Go-live auftaucht.

Eine Mapping-Sitzung endet oft damit, dass Schritte gestrichen werden, bevor wir überhaupt etwas bauen, sodass das, was automatisiert wird, kleiner und klarer ist. Diese Reihenfolge, abbilden, dann streichen, dann bauen, bestimmt alles, was wir entwickeln; Details finden Sie auf der Seite unsere Leistungen.

Übung: Ihren ersten Prozess abbilden und stoppen

Nehmen Sie den Prozess mit der höchsten Punktzahl aus der Übung in Teil 1 und gehen Sie über 5 Arbeitstage so vor:

• Setzen Sie sich eine Stunde mit 2 oder 3 der Menschen zusammen, die den Prozess täglich ausführen, und bilden Sie ihn mit den sechs Elementen auf einem einzigen Blatt ab.
• Verfolgen Sie 10 echte Anfragen von Anfang bis Ende und halten Sie für jeden Schritt die tatsächliche Arbeitszeit und die Wartezeit davor getrennt fest.
• Ordnen Sie jeden Schritt ein: Regel, Absicherung oder Gewohnheit, und schreiben Sie daneben streichen, zusammenlegen, vereinfachen oder behalten.
• Sammeln Sie die Ausnahmen: wie viele der 10 Anfragen den normalen Weg verlassen haben, und warum.
• Schreiben Sie den Zielprozess auf eine Seite: was nach dem Streichen bleibt, wer für jeden Schritt verantwortlich ist und wohin jede Ausnahme geht.

Die Zahlen, die Sie hier sammeln, sind die Ausgangsbasis, mit der Sie nach der Automatisierung vergleichen. Wir geben Ihnen stattdessen keine allgemeine Zahl, denn sie kennt Ihr Unternehmen nicht.

Im nächsten Teil

Was auf Ihrer Karte am deutlichsten hervorsticht, ist wahrscheinlich das Warten auf Freigaben. Teil 3 der Serie, Interne Freigaben automatisieren: ein Weg und eine Frist, macht aus einer Freigabe, der man per WhatsApp hinterherläuft, einen Weg mit einer Befugnismatrix nach Art und Betrag, einer Vertretung bei Abwesenheit, einer Frist mit Eskalation und einem Protokoll, wer was wann genehmigt hat.

Quellen

• Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PDPL) — Saudische Behörde für Daten und Künstliche Intelligenz (SDAIA) — Artikel 19 zu den Maßnahmen, die personenbezogene Daten schützen, auch bei ihrer Übermittlung, und Artikel 31 zu den Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten.
• Durchführungsverordnung zum Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (PDPL) — SDAIA