İkinci bölüm size tek sayfalık bir liste bıraktı: kritik dosyalar, sahipleri, onlara neyin bağlı olduğu ve yedeklerinin olup olmadığı. Bu liste size neyin taşınacağını söyler. Bu bölüm ise neyin olduğu gibi taşınmaması gerektiğini anlatıyor.

Yaygın varsayım, taşımanın teknik bir adım olduğudur: bir dosyayı dışa aktarırsınız, yeni sisteme içe aktarırsınız, iş biter. Teknik olarak bu doğrudur ve pratikte küçük bir sorunu pahalı bir soruna dönüştürmenin en hızlı yoludur. Bir tablo tasarımı gereği hoşgörülüdür: herhangi bir hücreye yazdığınız her şeyi kabul eder ve onu yorumlama işini size bırakır. Bir sistem öyle değildir: bir tarihin tarih, bir sayının sayı ve bir müşterinin tek kaydı olan tek bir varlık olmasını bekler. Bu yüzden temizlenmemiş veriler taşındığında karmaşa ortadan kalkmaz; tutmayan raporlar, müşterisine bağlanmayan faturalar ve uyuşmayan bakiyeler olarak yüzeye çıkar. Ardından pek çok projeyi bitiren cümle gelir: yeni sistem çalışmıyor.

Temizlik neden taşımadan sonra değil, önce yapılmalı

Ertelemek iyi bir nedenle caziptir: temizlik hiçbir sunumda görünmeyen sıkıcı bir iştir, oysa yeni bir sistemin ekranı görünür. Böylece şimdi taşıyıp sonra temizleme kararı verilir. Ama veriler içeri girer girmez hareket etmeye başlar: mükerrer müşterilere fatura kesilir, siparişler mükerrer ürünlere bağlanır ve raporlar eksik rakamlar üzerine kurulur. Her yeni işlem hatanın üzerine onu düzeltmeyi daha zor ve riskli hale getiren bir katman ekler, çünkü üzerinden finansal işlemler geçmiş bir kaydı düzenlemek, bir dosyadaki hücreyi düzenlemeye hiç benzemez.

Temizlenmemiş veriler genel olarak takılıp kalan sistem projelerinin tekrar eden bir nedenidir; bunu diğer nedenlerle birlikte ERP projeleri neden başarısız olur ve sizinkini nasıl başarılı kılarsınız yazısında ele aldık. Pratik sonuç şudur: temizlik, veriler statik bir dosyada dururken en ucuz, çalışan bir sistemde yaşamaya başladığında ise en pahalıdır.

Neredeyse her tabloda bulunan beş kusur

Bunlar sıra dışı hatalar değildir; her şeye izin veren bir aracın doğal sonucudur. Çoğunu kendi dosyanızda bulacaksınız:

  • Birden fazla adla kayıtlı tek taraf. Aynı müşteri üç kez görünür: bir kez ticari unvanıyla, bir kez sahibinin adıyla ve bir kez aceleyle yazan birinin girdiği kısaltmayla. Dosyada bunlar her okuyucunun anladığı yan yana satırlardır. Bir sistemde ise her birinin kendi bakiyesi ve geçmişi olan üç ayrı müşteriye dönüşür; ilişki kaydı bölünür ve üçünden hiçbiri size tam resmi vermez. Aynı kusur ürünleri ve tedarikçileri de etkiler.
  • Karışık tarih biçimleri. Tek bir sütunda bir tarih gün/ay, bir diğeri ay/gün ve üçüncüsü bayramdan sonra ya da ay sonu gibi metin olarak yazılmıştır. Onu yalnızca insanlar okuduğu sürece sorun çıkmaz, ama bu sütuna dayanan her sıralama, süre hesabı ya da zamana dayalı rapor kendinden emin bir şekilde yanlış cevap verir; bu da görünür bir hata vermekten daha tehlikelidir.
  • Metin olarak saklanan sayılar. Hücrenin içine para birimi simgesiyle yazılmış bir tutar, aynı kutuda ölçü birimiyle birlikte bir miktar ya da başında fazladan bir boşluk olan bir rakam. Göze sayı gibi görünür ama makine için sayı değildir; toplanmaz, karşılaştırılmaz ve taşınmaz. Bunu genellikle taşımadan sonraki ilk finansal raporda fark edersiniz.
  • Kimsenin tanımlayamadığı sütunlar. Yıllar önce artık sona ermiş bir amaç için eklenmiş, bazen dolu bazen boş, notlar, durum ya da geçici adlı bir sütun. Genellikle kimse silmeye cesaret edemediği için taşınır; böylece sisteme tanımı ve sahibi olmayan bir alan olarak girer ve sizden sonra gelenin kafasını karıştırmak için ekranlarda görünmeye devam eder.
  • Anlam taşıyan renkli hücreler. Listenin en tehlikelisi. Sarı gecikmiş, kırmızı beklemede, yeşil tahsil edildi demektir. Bu biçimlendirme değil veridir; ama renkte ve onu uygulayan kişinin hafızasında saklanan veri. Dosya dışa aktarıldığında metin taşınır ve renk düşer; böylece işi her gün yönettiğiniz bilgileri hiçbir uyarı verilmeden kaybedersiniz.

Tek kural: Hücrenin dışındaki her anlam bir alana dönüşmeli

Bu bölümden yalnızca bir cümle aklınızda kalacaksa, bu olsun: bir renkte, bir satırın konumunda ya da birinin kafasında tutulan her anlam, taşınmadan önce yazılı bir sütuna dönüşmelidir. Test basit ve acımasızdır: dosyayı hiçbir biçimlendirme olmadan düz metne aktarın ve hangi bilginin kaybolduğunu sorun. Bu testte kaybolan her şey, tam olarak şimdi bir alana dönüşmesi gereken şeydir.

Dönüştürmenin kendisi teknik bir iş değildir; bir tanımlama çalışmasıdır. Bir durum sütunu oluşturmak yetmez: izin verilen değerlerini belirlemeniz ve örtüşenleri netleştirmeniz gerekir. Beklemede ve iptal tek durum mu, iki durum mu? Bir kayıt tam olarak hangi noktada gecikmiş sayılır? Bunlar programlamayla değil, şirketin nasıl çalıştığıyla ilgili sorulardır ve bir işletme sahibinin temizlik aşamasından çıkardığı en değerli şeydir; çünkü onları bir kez açıkça yanıtlamak, daha önce her seferinde sözlü olarak çözülen tartışmaları bitirir.

Origami'nin bakışı

Suudi işletmeleri için sistemler geliştiren bir teknoloji şirketiyiz ve temizlik aşamasını sistemden önce gelen idari bir iş olarak değil, sistem tasarımının bir parçası olarak ele alıyoruz. Nedeni şu: verideki her kusur yazılı olmayan bir iş kuralını açığa çıkarır. Mükerrer bir müşteri, bir taraf için üzerinde anlaşılmış bir tanımlayıcının olmadığını gösterir; renkli bir hücre ise kimsenin resmi olarak kabul etmediği gerçek bir operasyonel durumu ortaya koyar. Bu bulgular doğru bir tasarımın ham maddesidir; bu yüzden onları bir içe aktarma aracına aktarmak yerine müşteriyle birlikte okuyoruz.

Önerdiğimiz sıra önce tanımları birleştirmektir: kim tek müşteri sayılır, ne tek ürün sayılır ve her karar alanında hangi değerlere izin verilir. Bundan sonra taşıma, tekrarlanabilen ve gözden geçirilebilen temiz bir işleme dönüşür. Sistem geliştirmedeki hizmetlerimiz de burada başlar ve bu, bir mağazadan bir sisteme yazısında ele aldığımız gerçek bir vakada okuduğumuz mantığın aynısıdır: düzenli operasyonları doğaçlama olanlardan ayıran arayüz değil, altındaki veri disiplinidir.

Temizlik için pratik bir sıra

Her dosyayı tamamen temizlemek sonu olmayan bir projedir. Size birkaç gün içinde taşınabilir bir şey verecek bir sırayla çalışın:

  • İşlemlerle değil, ana verilerle başlayın. Müşteriler, ürünler ve tedarikçiler tekrar tekrar kullanılan kısa listelerdir; onları temizlemek, daha sonra onlara bağlanacak binlerce satırı otomatik olarak düzeltir. Faturalar ve siparişler sonra gelir.
  • Her varlık için tek bir tanımlayıcı benimseyin. Hiç değişmeyen ve asla yeniden kullanılmayan sabit bir kod ya da numara; ardından her eski adı ve kısaltmayı ona eşleyin. Özellikle müşteriler için doğru yasal alıcı bilgileri bir incelik değildir, çünkü Zekât, Vergi ve Gümrük Kurumu'nun (ZATCA) e-fatura gereklilikleri bir vergi faturasının neleri içermesi gerektiğini belirtir; bir hareket ile faturası arasındaki bağı fabrikada ve depoda e-fatura yazısında ele aldık.
  • Her bileşik hücreyi bölün. Miktar bir sütunda, ölçü birimi başka bir sütunda; tutar birinde, para birimi diğerinde; ad birinde, cep telefonu numarası diğerinde. Kural şudur: bir bilgi için bir kutu.
  • Her içe aktarmadan önce biçimleri birleştirin. Tüm dosyada tek bir tarih biçimi, hücre içinde simge olmayan sayılar ve cep telefonu numaraları için tek bir biçim. İş tekrarlı ve sıkıcıdır ama bir kez yapılır.
  • Temizlik kararlarınızı ayrı bir sayfaya kaydedin. Neyin neyle birleştirildiği, neyin silindiği ve neyin şüpheli kaldığı. İki ay sonra biri belirli bir müşterinin nereye gittiğini sorduğunda cevap o sayfadır; o olmadan ekip tüm taşımaya olan güvenini kaybeder.
  • Orijinali silmeyin. Temizlik öncesi dosyayı kapalı, salt okunur bir kopya olarak saklayın. Temizlik muhakeme gerektirir ve muhakemenin geri dönebileceği bir referansa ihtiyacı vardır.

Ve taşımak için kusursuz verileri beklemeyin, çünkü o gün hiç gelmez. İhtiyacınız olan temizlik, kritik alanların doğru, tutarlı ve tanımlı olması; eksik kalan her şeyin de sonradan sürpriz olarak keşfedilmek yerine bilinip kayıt altına alınmış olmasıdır.

Gelecek bölümlerde

Veriler artık taşınmaya uygun ve geriye geçiş sırasında işin sürüp sürmeyeceğini belirleyen soru kalıyor: önce ne taşınır? Bir sonraki bölüm taşıma sırasını, ana verilerin neden her zaman işlemlerden önce geldiğini ve paralel çalışmanın açık uçlu değil, ilan edilmiş bir bitiş tarihiyle nasıl yürüdüğünü ele alıyor. Ardından yetkilere ve kimin neyi gördüğüne, sonra elle hazırladığınız raporlara geçiyoruz ve seriyi taşımadan sonraki ilk otuz günle kapatıyoruz.

Kaynaklar