İç onayları otomatikleştirmek: net bir yol ve bir süre

İç onayları otomatikleştirmek, izinden masrafa ve indirime kadar her talebin bilinen bir yolu izlemesi demektir: türüne ve tutarına göre kimin onaylayacağı, o kişi yokken kimin yerine geçeceği, üst kademeye aktarılmadan önce kaç saat bekleyeceği ve kimin neyi ne zaman onayladığını gösteren bir kayıt. Serinin 2. bölümünde süreci gerçekte nasıl işliyorsa öyle haritaladınız ve büyük olasılıkla onaylardaki bekleme en uzun adım olarak ortaya çıktı. 7 bölümün bu üçüncüsü, bir onay yolu kurmanız için 4 unsur ve son 10 talebinizi ve her birinin ne kadar beklediğini izleyeceğiniz bir alıştırma sunuyor.

Otomasyon neden çoğu zaman onaylarla başlar

Onay, biçim olarak küçük, etkisi bakımından büyük bir adımdır. Talebin kendisi dakikalar içinde bitebilir, ama yönetici seyahatte olduğu, mesaj kalabalık bir WhatsApp sohbetinde kaybolduğu ya da talep eden kişi kimin karar verdiğini bile bilmediği için günlerce bekler. Kimsenin kusuru yok: mesajla onay vermek ekip küçükken iyi işler, sonra her yeni çalışan ve her yeni şubeyle zorlanır.

Onaylar en belirgin ilk iş akışıdır, çünkü kuralları genellikle yönetimin kafasında zaten vardır: talep türü, tutar ve sorumlu. Burada iş akışı basitçe, talebin bir çalışan tarafından elden taşınması yerine yazılı kurallara göre bir adımdan diğerine otomatik olarak geçmesi demektir. Fikir pek çok talep türü için geçerlidir: izinler, masraflar ve küçük kasa, satın alma talepleri, tekliflerdeki indirimler ve sözleşme değişiklikleri.

Onay matrisi: kim neyi hangi sınıra kadar onaylar

İlk unsur onay matrisidir; tek bir soruyu yanıtlayan tek bir tablo: bu tür talep, bu tutarda, kim onaylar? Biri ayrıldığında değişmemesi için isimle değil rolle yazın:

• Talep türü: izin, masraf, satın alma, indirim, sözleşme değişikliği. Her türün kendi satırı vardır.
• Sınır: karar verenin değiştiği tutar, süre veya indirim düzeyi. Başka bir şirketten alınmış rakamları değil, şirketinizin gerçekten kullandığı sınırları kullanın.
• Onaylayan: her sınırın içinde onaylayan rol ve bir onayın ne zaman art arda iki kademe gerektirdiği.
• Koşullar: talep onaylayana ulaşmadan önce eklenmesi gerekenler, örneğin bir fiyat teklifi veya izin bakiyesi; böylece talep eksik olarak geri dönmez.

Başka yerde kurduğunuzu yeniden icat etmeyin. Satın alma taleplerini Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What? yazısında, izinleri ve İş Kanunu'nun gerektirdiklerini Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp yazısında ayrıntılı ele aldık. Burada önemli olan, tüm türleri sistemin izleyebileceği tek bir mantıkta toplamaktır.

Onaylayan yokken bir vekil

İkinci unsur vekildir. Talepleri en çok durduran şey ret değil, onaylayanın yokluğudur: izin, seyahat veya uzun toplantılar. Bu yüzden matristeki her rolün önceden belirlenmiş bir yedeği olmalı ve 3 basit kural geçerli olmalıdır:

• Süreli vekalet: iki tarihte başlar ve biter, onaylayan döndükten sonra açık kalmaz.
• Sınırlı vekalet: vekil yalnızca küçük talepleri karşılayabilir, büyük talepler yetki sahibini bekler veya üst kademeye aktarılır.
• Vekalet kayıtta görünür: bir kişinin yalnızca kendi adıyla değil, başkası adına onayladığı yazılır.

Onaylayanın tatilde telefonunu açmasına gerek kalmaz, çalışanın da kime soracağını tahmin etmesine.

Bir süre ve üst kademeye aktarma

Üçüncü unsur süredir. Her onay adımının işletme sahibinin belirlediği bir azami süresi olmalı; süre dolunca talebin askıda kalması yerine belirli bir şey olmalıdır. Üst kademeye aktarma, süre dolduğunda talebin otomatik olarak daha üst bir düzeye veya vekile geçmesi demektir. Yazacağınız kural basittir: onaylayan süre içinde yanıt vermezse sistem bir hatırlatma gönderir; ikinci bir süre de geçerse talep bir üstteki kişiye veya vekile gider.

Süre, yönetici üzerinde baskı değildir. Şirketin her talep türünün ne kadar beklemeyi kaldırabileceğine önceden karar verdiği anlamına gelir. Acil bir bakım talebi, yıllık bir sözleşmedeki değişikliğe benzemez. Bu bölümün alıştırmasından çıkan gerçekçi sürelerle başlayın ve bir aylık kullanımdan sonra düzeltin.

Onay kaydı: kim neyi ne zaman onayladı

Dördüncü unsur kayıttır, denetim izi olarak da bilinir: her talep için kimin sunduğunu, kimin onayladığını veya reddettiğini, ne zaman, hangi yetkiyle ve hangi yorumla yapıldığını saklayan, değiştirilemeyen bir liste. İç denetçinin, denetçinin ve yönetimin sorularını eski sohbetleri karıştırmadan yanıtlar. Bir karar sözleşme veya ek gibi bir belgede imza gerektiriyorsa, sistem içi onayın ne zaman yeterli olduğunu ve ne zaman elektronik imza gerektiğini öğrenmek için Electronic Signatures in Saudi Arabia yazısına bakın.

İzin gibi talepler çalışanlara ait kişisel veriler içerir. SDAIA sitesinde yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL), 19. maddesinde veri sorumlusunun kişisel verileri korumak için gerekli örgütsel, idari ve teknik önlemleri ve araçları alması gerektiğini, 31. maddesinde ise veri sorumlusunun kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin kayıtları yönetmeliklerin belirlediği bir süre boyunca saklayacağını belirtir. Tanımlı yetkileri ve açık bir kaydı olan bir onay yolu her iki konuda da yardımcı olur, ancak süreyi ve içeriği Uygulama Yönetmeliği belirler. Bu hukuki tavsiye değildir; SDAIA veya bir avukatla teyit edin.

Origami'nin bakışı

Biz sistemler, uygulamalar, entegrasyonlar ve yapay zekâ çözümleri geliştiren bir Suudi teknoloji şirketiyiz. Bir onay yolu kurarken, herhangi bir ekrandan önce yönetimle birlikte kâğıda yazılmış matrisle başlarız; çünkü bir sistem kimsenin üzerinde anlaşmadığı bir kuralı uygulayamaz. Ayrıca yolu, talebin gerçekte yaşadığı sistemlere bağlarız ki kimse verileri yeniden girmesin.

İstisnaların da mümkün ve kayıtlı kalmasına özen gösteririz: acil bir talep yolunu bulur, ama yan bir mesajla değil kayıtta bir izle. Disiplin ile esneklik arasındaki bu denge, inşa ettiğimiz her şeyin temelidir; ayrıntıları hizmetlerimiz sayfasında bulabilirsiniz.

Alıştırma: son 10 onay talebinizi izleyin

5 iş günü boyunca aynı türdeki son 10 onay talebinizi toplayın ve her biri için şunları not edin:

• Ne zaman sunulduğu, nihai onayın ne zaman geldiği ve aradaki farkın saat cinsinden değeri.
• Kaç onaylayandan geçtiği, birinin yok olup olmadığı ve yerine kimin baktığı.
• Kaç kez eksik olarak geri döndüğü, ve hangi bilginin eksik olduğu.
• Onayın nerede saklandığı: bir sistem, e-posta, WhatsApp veya kâğıt.
• Bugün kimseye sormadan kimin ne zaman onayladığını kanıtlayıp kanıtlayamayacağınız.

Burada hesapladığınız ortalama bekleme, ilk sürelerinizin temelidir ve herhangi bir genel rakamdan daha dürüsttür.

Bir sonraki bölümde

Talep net bir yolu izlemeye başladığında, zaman alan başka bir iş kalır: belgeleri sisteme yeniden yazmak. Serinin 4. bölümü, Manuel veri girişi: sistem belgeyi ne zaman okur, bir sistemin tedarikçi belgelerinden, teslim fişlerinden ve formlardan verileri nasıl çıkardığını ve belirsiz olanı inceleyecek bir kişiye nasıl gönderdiğini anlatıyor.

Kaynaklar

• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL) — Suudi Veri ve Yapay Zekâ Otoritesi (SDAIA) — kişisel verileri koruyan örgütsel, idari ve teknik önlemlere ilişkin 19. madde ve işleme faaliyetleri kayıtlarına ilişkin 31. madde.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uygulama Yönetmeliği — SDAIA