Automasi kelulusan dalaman: laluan jelas dan tempoh masa

Automasi kelulusan dalaman bermaksud setiap permohonan, daripada cuti hingga perbelanjaan dan diskaun, mengikut laluan yang diketahui: siapa yang meluluskannya mengikut jenis dan amaun, siapa yang memangku apabila orang itu tiada, berapa jam ia menunggu sebelum dinaikkan, dan rekod yang menunjukkan siapa meluluskan apa dan bila. Dalam bahagian 2 siri ini anda telah memetakan proses seperti yang benar-benar berlaku, dan kemungkinan besar penantian di peringkat kelulusan muncul sebagai langkah paling panjang. Bahagian ketiga daripada 7 ini memberi anda 4 elemen untuk membina laluan kelulusan, serta latihan untuk menjejak 10 permohonan terakhir anda dan berapa lama setiap satu menunggu.

Mengapa automasi sering bermula dengan kelulusan

Kelulusan ialah langkah kecil pada rupanya tetapi besar kesannya. Permohonan itu sendiri mungkin siap dalam beberapa minit, tetapi tersekat berhari-hari kerana pengurus sedang bermusafir, mesej tenggelam dalam sembang WhatsApp yang sibuk, atau pemohon tidak tahu siapa yang membuat keputusan. Tiada siapa yang bersalah: kelulusan melalui mesej berjalan lancar semasa pasukan masih kecil, kemudian mula tertekan dengan setiap pekerja dan cawangan baharu.

Kelulusan ialah aliran kerja pertama yang paling jelas kerana peraturannya biasanya sudah ada dalam fikiran pengurusan: jenis permohonan, amaun dan orang yang bertanggungjawab. Aliran kerja di sini hanya bermaksud permohonan bergerak dari satu langkah ke langkah seterusnya secara automatik mengikut peraturan bertulis, bukannya dibawa dengan tangan oleh seorang pekerja. Idea ini sesuai untuk banyak jenis permohonan: cuti, perbelanjaan dan wang runcit, permohonan pembelian, diskaun pada sebut harga dan perubahan kontrak.

Matriks kelulusan: siapa meluluskan apa sehingga had mana

Elemen pertama ialah matriks kelulusan, satu jadual yang menjawab satu soalan: bagi jenis permohonan ini pada amaun ini, siapa yang meluluskan? Tulis mengikut jawatan, bukan nama, supaya ia tidak berubah setiap kali seseorang berhenti:

• Jenis permohonan: cuti, perbelanjaan, pembelian, diskaun, perubahan kontrak. Setiap jenis ada barisnya sendiri.
• Had: amaun, tempoh atau tahap diskaun di mana pembuat keputusan berubah. Gunakan had yang benar-benar digunakan oleh syarikat anda, bukan angka yang dipinjam daripada syarikat lain.
• Pelulus: jawatan yang meluluskan dalam setiap had, dan bila kelulusan memerlukan dua peringkat secara berturutan.
• Syarat: apa yang mesti dilampirkan sebelum permohonan sampai kepada pelulus, seperti sebut harga atau baki cuti, supaya ia tidak kembali dalam keadaan tidak lengkap.

Jangan cipta semula apa yang telah anda bina di tempat lain. Kami telah menerangkan permohonan pembelian dengan terperinci dalam Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What?, dan cuti serta kehendak Undang-undang Buruh dalam Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp. Yang penting di sini ialah menghimpunkan semua jenis dalam satu logik yang boleh diikuti oleh sistem.

Pemangku apabila pelulus tiada

Elemen kedua ialah pemangku. Perkara yang paling kerap menghentikan permohonan bukanlah penolakan, tetapi ketiadaan pelulus: cuti, perjalanan atau mesyuarat panjang. Oleh itu setiap jawatan dalam matriks memerlukan pengganti yang dilantik lebih awal, dengan 3 peraturan mudah:

• Delegasi bertempoh: ia bermula dan berakhir pada dua tarikh, dan tidak kekal terbuka selepas pelulus kembali.
• Delegasi berhad: pemangku hanya boleh mengendalikan permohonan kecil, manakala permohonan besar menunggu pemegang kuasa atau dinaikkan.
• Delegasi kelihatan dalam rekod: dicatat bahawa seseorang meluluskan bagi pihak orang lain, bukan hanya atas namanya sendiri.

Pelulus tidak perlu lagi membuka telefon semasa bercuti, dan pekerja tidak perlu meneka kepada siapa hendak bertanya.

Tempoh masa dan peningkatan

Elemen ketiga ialah tempoh masa. Setiap langkah kelulusan memerlukan masa maksimum yang ditetapkan oleh pemilik perniagaan, dan selepas itu sesuatu yang khusus berlaku, bukannya permohonan tergantung. Peningkatan bermaksud permohonan berpindah secara automatik ke peringkat lebih tinggi atau kepada pemangku apabila tempoh tamat. Peraturan yang anda tulis mudah: jika pelulus tidak menjawab dalam tempoh, sistem menghantar peringatan; jika tempoh kedua berlalu, permohonan naik kepada orang di atas atau kepada pemangku.

Tempoh masa bukan tekanan kepada pengurus. Ia bermaksud syarikat telah memutuskan lebih awal berapa lama penantian yang boleh ditanggung oleh setiap jenis permohonan. Permohonan penyelenggaraan segera tidak sama dengan perubahan kontrak tahunan. Mulakan dengan tempoh yang realistik daripada latihan bahagian ini, kemudian laraskannya selepas sebulan beroperasi.

Rekod kelulusan: siapa meluluskan apa dan bila

Elemen keempat ialah rekod, juga dipanggil jejak audit: senarai yang tidak boleh diubah dan menyimpan, bagi setiap permohonan, siapa yang menghantarnya, siapa yang meluluskan atau menolak, bila, dengan kuasa apa dan dengan komen apa. Ia menjawab soalan penyemak dalaman, juruaudit dan pengurusan tanpa menyelongkar sembang lama. Apabila sesuatu keputusan memerlukan tandatangan pada dokumen seperti kontrak atau adendum, rujuk Electronic Signatures in Saudi Arabia untuk mengetahui bila kelulusan dalam sistem sudah memadai dan bila anda memerlukan tandatangan elektronik.

Permohonan seperti cuti mengandungi data peribadi pekerja. Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) yang diterbitkan di laman SDAIA menyatakan dalam Perkara 19 bahawa pengawal mesti mengambil langkah dan cara organisasi, pentadbiran dan teknikal yang perlu untuk melindungi data peribadi, dan dalam Perkara 31 bahawa pengawal menyimpan rekod aktiviti pemprosesan data peribadi bagi tempoh yang ditetapkan oleh peraturan. Laluan kelulusan dengan kuasa yang jelas dan rekod yang teratur membantu dalam kedua-dua perkara, tetapi tempoh dan kandungannya ditetapkan oleh Peraturan Pelaksanaan. Ini bukan nasihat undang-undang; sahkan dengan SDAIA atau peguam.

Pandangan Origami

Kami ialah syarikat teknologi Arab Saudi yang membina sistem, aplikasi, integrasi dan penyelesaian kecerdasan buatan. Apabila kami membina laluan kelulusan, kami bermula dengan matriks yang ditulis di atas kertas bersama pengurusan sebelum sebarang skrin, kerana sistem tidak boleh menggunakan peraturan yang tidak dipersetujui sesiapa, dan kami menghubungkan laluan itu dengan sistem tempat permohonan benar-benar berada supaya tiada siapa perlu menaip semula data.

Kami juga memastikan pengecualian kekal mungkin dan direkodkan: permohonan segera tetap menemui jalannya, tetapi dengan kesan dalam rekod, bukan melalui mesej sampingan. Keseimbangan antara disiplin dan fleksibiliti inilah asas apa yang kami bina, dan anda boleh mendapatkan butirannya di halaman perkhidmatan kami.

Latihan: jejak 10 permohonan kelulusan terakhir anda

Dalam tempoh 5 hari bekerja, kumpulkan 10 permohonan kelulusan terakhir anda daripada satu jenis, dan bagi setiap satu catatkan:

• Bila ia dihantar, bila kelulusan akhir tiba, dan perbezaannya dalam jam.
• Melalui berapa orang pelulus, sama ada seseorang tiada dan siapa yang memangku.
• Berapa kali ia kembali tidak lengkap, dan maklumat apa yang tiada.
• Di mana kelulusan disimpan: sistem, e-mel, WhatsApp atau kertas.
• Sama ada hari ini anda boleh membuktikan siapa yang meluluskan dan bila, tanpa bertanya kepada sesiapa.

Purata masa menunggu yang anda kira di sini menjadi asas tempoh pertama anda, dan ia lebih jujur daripada mana-mana angka umum.

Dalam bahagian seterusnya

Setelah permohonan mengikut laluan yang jelas, masih ada satu lagi kerja yang memakan masa: menaip semula dokumen ke dalam sistem. Bahagian 4 siri ini, Kemasukan data manual: bila sistem membaca dokumen, menerangkan bagaimana sistem mengekstrak data daripada dokumen pembekal, nota penghantaran dan borang, lalu menghantar yang tidak pasti kepada seseorang untuk disemak.

Sumber

• Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) — Pihak Berkuasa Data dan Kecerdasan Buatan Arab Saudi (SDAIA) — Perkara 19 tentang langkah organisasi, pentadbiran dan teknikal yang melindungi data peribadi, dan Perkara 31 tentang rekod aktiviti pemprosesan.
• Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Perlindungan Data Peribadi — SDAIA