Bagian kedua menutup celah pada titik pergerakan: setiap penerimaan, pengeluaran, transfer, dan perhitungan kini dicatat saat terjadi, bukan ditunda hingga akhir bulan. Itu menyelesaikan separuh masalah. Pemindaian memberi tahu Anda bahwa dua puluh unit suatu bahan baku keluar dari gudang hari ini. Pemindaian tidak memberi tahu apa yang terjadi pada bahan itu.

Zona abu-abu antara keluarnya bahan dan masuknya barang jadi itulah tempat biaya produk Anda sebenarnya terbentuk, dan di sebagian besar pabrik kecil dan menengah, wilayah ini tidak tercatat. Gudang disiplin, penjualan disiplin, dan apa yang ada di antara keduanya berjalan berdasarkan ingatan dan pengalaman. Perintah produksi adalah dokumen yang mengubah zona itu menjadi sesuatu yang dapat diukur.

Bill of materials: kontrak yang datang lebih dulu

Sebelum membicarakan perintah produksi, Anda memerlukan bill of materials untuk setiap produk yang Anda buat. Bill of materials hanyalah jawaban atas satu pertanyaan: apa saja yang masuk ke dalam satu unit produk ini, dan dalam jumlah tepat berapa? Isinya mencakup bahan baku, kemasan, dan komponen setengah jadi jika ada.

Sebagian besar pabrik mengetahui informasi ini, tetapi informasi itu tersimpan di kepala manajer produksi atau dalam berkas lama yang tidak pernah diperbarui sejak perubahan produk terakhir. Ketika bill tidak tercatat dan tidak mutakhir, dua hal terjadi: sistem tidak dapat menghitung kebutuhan bahan sebelum perintah dimulai, dan Anda tidak dapat membandingkan apa yang benar-benar dikonsumsi dengan apa yang seharusnya dikonsumsi. Tanpa perbandingan itulah, Anda tidak akan pernah tahu apakah ada pemborosan.

  • Tetapkan kuantitas standar secara tepat untuk setiap komponen, dalam satuan ukur yang sama dengan saat dikeluarkan dari gudang, bukan satuan yang berbeda.
  • Catat susut proses yang diperkirakan jika produk menghasilkan kehilangan alami seperti potongan sisa atau penguapan, dan pisahkan dari sisa produksi abnormal.
  • Beri bill nomor versi, karena mengganti pemasok atau menyesuaikan formulasi berarti versi baru, bukan menimpa versi lama.

Perintah produksi dan statusnya

Perintah produksi adalah dokumen yang menyatakan: buat produk ini sejumlah ini, dengan bill ini, di lini ini, dalam rentang waktu ini. Dokumen ini adalah wadah yang mengumpulkan setiap biaya milik satu batch. Tanpanya, bahan dikeluarkan ke pabrik sebagai satu blok yang tidak dibedakan, sehingga Anda tahu berapa yang Anda belanjakan bulan ini tetapi tidak tahu untuk apa.

Minimum praktisnya adalah serangkaian status yang jelas: direncanakan, lalu dirilis dengan bahan yang dicadangkan, lalu sedang berjalan, lalu selesai dan diterima di gudang, lalu ditutup secara keuangan. Status ini bukan hiasan. Begitu perintah dirilis dengan bahan yang dicadangkan, tidak ada yang bisa mengeluarkan bahan yang sama untuk perintah lain dan membuat Anda baru menemukan kekurangannya saat produksi dimulai. Begitu ditutup secara keuangan, biayanya menjadi angka final yang tidak dapat bergeser secara surut.

Dan setiap pengeluaran bahan harus mencantumkan nomor perintah produksi, bukan sekadar pabrik secara umum. Satu aturan itu adalah pembeda antara pabrik yang mengetahui biaya produknya dan pabrik yang memperkirakannya.

Barang dalam proses dan mengapa ia lenyap

Di antara saat bahan dikeluarkan dan saat barang jadi diterima, ada nilai nyata di dalam pabrik: bahan yang sudah masuk lini dan belum keluar sebagai produk. Itulah barang dalam proses. Dalam pembukuan yang tidak melacak perintah produksi, nilai ini lenyap begitu saja. Ia sudah keluar dari saldo bahan baku dan belum masuk ke saldo barang jadi, sehingga tampak seperti biaya yang menguap.

Dampaknya tidak teoretis. Pertama, nilai persediaan yang Anda laporkan tercatat terlalu rendah setiap kali banyak perintah masih terbuka di akhir periode. Kedua, Anda tidak dapat menjawab pertanyaan sederhana: di mana batch yang Anda janjikan kepada pelanggan? Ketiga, membandingkan biaya satu bulan dengan bulan lainnya menjadi menyesatkan, karena bulan ketika banyak perintah ditutup tampak berbeda dari bulan ketika banyak perintah dimulai, meskipun aktivitasnya identik.

Solusinya langsung: setiap perintah yang terbuka membawa saldo bahan yang dikeluarkan untuknya, dan saldo itu merupakan bagian dari persediaan Anda sampai barang jadi diterima. Ketika Anda dapat melihat daftar perintah terbuka beserta nilainya, Anda sedang melihat bagian yang dulu tersembunyi.

Sisa produksi dan susut: baris yang tidak dicatat siapa pun

Di setiap pabrik ada selisih antara apa yang masuk ke lini dan apa yang keluar darinya dalam keadaan utuh. Sebagian bersifat alami, diperkirakan, dan sudah diperhitungkan dalam bill of materials. Sebagian lagi tidak: bahan yang rusak karena kesalahan proses, batch yang keluar di luar spesifikasi, produk yang rusak saat penanganan. Masalahnya, sebagian besar pabrik tidak memisahkan keduanya, sehingga keduanya larut dalam selisih stock opname di akhir periode dan disebut varians.

Ketika sisa produksi dicatat pada perintah produksi saat terjadi, dengan alasan yang dipilih dari daftar singkat, Anda mendapatkan sesuatu yang sebelumnya tidak tersedia: sebuah pola. Anda menemukan bahwa separuh sisa produksi Anda berasal dari satu produk, atau satu shift, atau satu pemasok bahan baku. Pola adalah sesuatu yang bisa ditindaklanjuti. Angka varians gabungan di akhir tahun tidak memberi tahu apa pun yang bisa Anda lakukan.

  • Pisahkan susut proses yang direncanakan dari sisa produksi abnormal sejak hari pertama.
  • Jadikan pencatatan sisa produksi sebagai langkah di dalam perintah, bukan dokumen terpisah yang terus ditunda.
  • Batasi alasan pada daftar singkat yang dipilih oleh supervisor, karena kolom teks bebas tidak pernah menghasilkan laporan.

Biaya aktual dibandingkan biaya rencana

Setelah bagian-bagian sebelumnya terpasang, setiap perintah produksi membawa dua angka: berapa seharusnya biayanya menurut bill of materials dan tarif yang disetujui, dan berapa biaya sebenarnya menurut apa yang dikeluarkan dan dicatat. Selisih di antara keduanya adalah informasi paling berharga di pabrik Anda.

Sebagai contoh ilustratif dengan angka hipotetis: sebuah perintah untuk seribu unit, dengan bill yang menyatakan perlu dua ratus kilogram bahan utama, sementara pengeluaran aktualnya mencapai dua ratus dua puluh. Selisih dua puluh kilogram. Pertanyaan yang berguna bukan siapa yang salah, melainkan apakah selisih ini berulang pada setiap perintah untuk produk ini. Jika berulang, bill of materials itu sendiri salah dan penetapan harga Anda bertumpu pada biaya yang lebih rendah dari kenyataan. Jika hanya muncul sekali, itu adalah insiden operasional dengan penyebab tertentu.

Inilah sebabnya bagian ini datang sebelum pembahasan apa pun tentang harga. Perusahaan yang tidak mengetahui biaya aktual sebuah perintah produksi tidak sedang menetapkan harga produknya; ia sedang menebak, lalu baru menemukan margin sebenarnya setelah tutup buku tahunan. Lebih buruk lagi, harga yang disusun di atas biaya lama terus berjalan diam-diam sampai harga bahan naik, dan pada saat itu margin berubah menjadi kerugian tanpa pernah muncul dalam laporan bulanan.

Pandangan Origami

Industri dan pergudangan adalah salah satu sektor spesialisasi kami, dan pelajaran yang berulang di sana adalah bahwa perintah produksi gagal ketika dibangun di atas gudang yang tidak disiplin. Jika bahan keluar tanpa dipindai dan kode barang terduplikasi, perintah produksi menjadi dokumen yang dirancang dengan baik tetapi membawa angka yang salah, dan para supervisor akhirnya mengabaikannya karena dokumen itu tidak mencerminkan apa yang terjadi di lini.

Karena itu kami mengurutkan pekerjaan: pertama barang dan disiplin gudang, lalu bill of materials, lalu perintah produksi dalam bentuk paling sederhana yang berfungsi, kemudian perhitungan biaya dan perbandingan. Kami biasanya memulai dengan satu lini atau satu produk sampai datanya stabil, karena menerapkan sistem di seluruh pabrik sebelum bill-nya benar hanya menghasilkan laporan yang tidak dipercaya siapa pun. Pendekatan kami terhadap sektor ini dijelaskan di halaman industri dan pergudangan.

Selanjutnya

Kini kita tahu apa yang dikonsumsi dan berapa biayanya. Yang tersisa adalah pertanyaan yang lebih sering menghentikan lini produksi dibanding pertanyaan lainnya: kapan memesan bahan, dan berapa banyak? Bagian keempat membahas titik pemesanan ulang, stok pengaman, dan klasifikasi barang berdasarkan tingkat kepentingan, serta cara membedakan antara kehabisan barang kritis dan modal yang tertahan pada barang yang lambat bergerak.

Sumber