Personel dosyası, tüm İK süreçlerinin okuması gereken kayıttır: devam, izin, bordro ve hizmet sonu. Sözleşmedeki ücret personel listesindeki ücretten farklıysa ya da bir dosyadaki işe başlama tarihi bordrodakiyle uyuşmuyorsa, sonraki her süreç yanlış bir rakam üzerine kurulur. Birinci bölümde İK zamanının nereye gittiğini haritaladık; bu ikinci bölüm temeli atıyor: personel dosyasının neleri içerdiği, İş Kanunu'nun sözleşmede ne istediği, maaşları kimin görebileceği ve 5 personel dosyasını bir günde kontrol etmeniz için bir alıştırma.

Personel ana kaydı nedir

Personel ana kaydı (ana veri), her çalışan için tek bir kayıttır; her bilgi bir kez yazılır ve diğer tüm süreçler kendi kopyalarını tutmak yerine buradan okur. En azından şunları içerir:

  • Kimlik: ad, uyruk, kimlik ya da ikame numarası ve geçerlilik tarihi, adres ve iletişim bilgileri.
  • Görev: unvan, departman, bağlı olunan yönetici, çalışma yeri ve fiili işe başlama tarihi.
  • Ücret: temel ücret, adı ve tutarıyla her ek ödeme ve maaşın yatırıldığı banka hesabı.
  • Sözleşme: belirli ya da belirsiz süreli, başlangıç ve bitiş tarihleri, varsa deneme süresi ve tarihiyle her yenileme.
  • Belgeler: sözleşme kopyası, kimlik, diploma ve sağlık sigortası; her biri takip edilen bir geçerlilik tarihiyle.

Kural basit: bordronun ücrete ihtiyacı varsa onu kayıttan okur. Hizmet sonu tazminatının işe başlama tarihine ihtiyacı varsa onu kayıttan okur. Kimse kopyalamaz, kimse yeniden yazmaz.

İş Kanunu sözleşmede ne istiyor

İnsan Kaynakları ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın İş İlişkileri sayfası, değişikliklerle birlikte yürürlükteki metni yayımlar ve dosyanızda asla eksik olmaması gereken alanları belirler:

  • Madde 51: Sözleşme, her tarafa birer nüsha olmak üzere iki nüsha yazılır ve ilgili kurallara göre belgelenir. Yazılı olmasa da geçerlidir; bu durumda sözleşmeyi her türlü delille yalnızca işçi ispat edebilir ve taraflardan her biri her zaman yazılı sözleşme isteyebilir.
  • Madde 52: Bakanlık her sözleşme türü için standart bir şablon belirler; bu şablon esas olarak işverenin adını ve iş yerini, işçinin adını, uyruğunu, kimlik bilgilerini ve adresini, yan haklar ve ek ödemeler dahil kararlaştırılan ücreti, işin türünü ve yerini, işe başlama tarihini ve belirli süreliyse sözleşmenin süresini içerir.
  • Madde 53: Deneme süresi sözleşmede açıkça ve belirli bir süreyle yazılır ve toplamda 180 günü aşamaz.
  • Madde 54: Bir işçi aynı işverende birden fazla kez denemeye tabi tutulamaz; farklı bir meslek ya da iş türü için yazılı anlaşma yapılması veya aynı işverenle önceki ilişkinin bitiminden bu yana 6 ay geçmiş olması hali istisnadır.

Dikkat edin, 52. madde neredeyse hazır bir alan listesidir. Ana kayıt bu alanların aynısını taşıyorsa, sözleşme düzenlemek ve incelemek yeniden yazmak değil, okumak olur. Kendi durumunuzdaki hakları her zaman Bakanlık ya da bir iş hukuku avukatıyla teyit edin; bu seri mekanizmayı anlatır, hukuki danışmanlık vermez.

Belirli süreli sözleşmeler: unutulmaması gereken tarihler

Bir tabloda kaybolabilecek en tehlikeli şey bir yenileme tarihidir. 55. maddeye göre belirli süreli sözleşme süresinin dolmasıyla sona erer; iki taraf da uygulamaya devam ederse belirsiz süre için yenilenmiş sayılır, Suudi olmayanlarla ilgili 37. madde saklıdır. Sözleşme art arda 3 kez yenilenirse ya da ilk süre ile yenilemeler toplamı 4 yıla ulaşırsa, hangisi önce gerçekleşirse, ve taraflar devam ederse belirsiz süreli sözleşmeye dönüşür. 56. madde, yenileme süresinin hizmet süresine bağlı haklar açısından ilk sürenin uzantısı sayıldığını ekler.

Pratikte personel dosyası, eski bitiş tarihinin üzerine yenisini yazmak yerine her yenilemeyi tarihli ayrı bir satır olarak saklamalıdır. İyi bir sistem yenilemeleri sayar, toplam süreyi otomatik olarak hesaplar ve sözleşme bitmeden yeterince önce uyarır; böylece kararı takvim değil yönetici verir.

Sözleşmelerin devlet platformunda belgelenmesi bunu tamamlar, yerine geçmez: sözleşmeler Qiwa'da belgelenir, ücretler Ücret Koruma Sistemi (WPS) üzerinden ödenir. Entegrasyonu burada yeniden anlatmayacağız; sistemlerinizi Suudi devlet platformlarına bağlamak yazısında ayrıntılı olarak ele aldık. Bu bölümde önemli olan, platformda belgelenenin iç dosyanızla eşleşmesidir; aksi halde iki doğru kaynağınız olur.

Maaşı kim görebilir

Çalışan verileri kişisel verilerdir; ücret, banka hesabı ve kimlik numarası en hassas olanlar arasındadır. Bu verileri ortak bir klasörden bir sisteme taşımak, dağınıklığı kopyalamak yerine yetkileri doğru belirleme fırsatıdır:

  • Çalışan yalnızca kendi dosyasını görür.
  • Bağlı olunan yönetici ekibinin görev bilgilerini görür, maaşları ise yalnızca şirket açıkça karar verirse görür.
  • İK ve bordro maaşları ve banka hesaplarını görür; her değişiklik kimin ve ne zaman yaptığıyla kaydedilir.
  • Üst yönetim her dosyayı açmadan toplu raporları görür.

Bu, Suudi Veri ve Yapay Zekâ Otoritesi (SDAIA) tarafından çıkarılan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL) ile uyumludur; pratik yükümlülüklerini işletmeler için PDPL rehberimizde ele aldık. Dosyadaki adres de bir ayrıntı değildir: 72. madde, işçi tebliği almayı reddederse ya da yoksa disiplin cezası bildiriminin dosyasında kayıtlı adrese taahhütlü postayla gönderileceğini, 73. madde ise para cezalarının işçinin adı, ücreti, ceza tutarı, sebebi ve tarihiyle özel bir deftere işlenmesini öngörür.

Origami'nin bakışı

Özel sistemler ve entegrasyonlar geliştiren bir teknoloji şirketiyiz ve her İK projesinde ilk kurduğumuz şey, devam ya da bordro ekranlarından önce personel ana kaydı ve değişiklik geçmişidir. Sonrasında gelen her şey oradan okur, bu yüzden oradaki her kusur her süreçte katlanır.

Mevcut verileri tabloları olduğu gibi kopyalamak yerine temizleyip belgelenmiş sözleşmelerle eşleştirdikten sonra taşımayı tercih ediyoruz. Böylece ekip ilk günden güvendiği bir kayıtla başlar; hizmetlerimizi de işletmenin gerçekte nasıl çalıştığına göre bu şekilde tasarlıyoruz.

Alıştırma: bugün 5 personel dosyasını kontrol edin

  • Farklı departmanlardan 5 çalışan seçin; aralarında en az bir kez yenilenmiş belirli süreli sözleşmesi olan biri bulunsun.
  • Her biri için 3 kopya toplayın: imzalı sözleşme, personel listesindeki satırı ve son bordrodaki satırı.
  • 4 alanı karşılaştırın: temel ücret, ek ödemeler, işe başlama tarihi ve sözleşme bitiş tarihi.
  • Her belirli süreli sözleşmenin yenilemelerini sayın ve süreyi toplayın; sonra sorun: belirsiz süreliye dönüşüp dönüşmediğini biliyor muyuz?
  • Bugün bordro dosyasını kimin açabildiğini sorun ve isimleri yazın.

Bulduğunuz her uyuşmazlık dijitalleşme planınızın ilk maddesi, maaşları görenler listesindeki her beklenmedik isim ise ikinci maddesidir.

Sonuç ve sonraki bölüm

Personel dosyası bir arşiv değil, her sürecin okuduğu kaynaktır. Ücret, işe başlama tarihi ve her yenileme tek bir yerde bir kez yazıldığında ve kimin neyi gördüğü netleştiğinde, sonrası kolaylaşır. Sonraki bölümde devam ve vardiyalara geçiyoruz: kâğıt çizelgelerin çalışanın, yöneticinin ve bordronun birlikte güvendiği bir kayda nasıl dönüştüğü.

Kaynaklar