Berkas karyawan adalah catatan yang seharusnya dibaca oleh setiap proses SDM: absensi, cuti, penggajian, dan akhir masa kerja. Jika gaji di kontrak berbeda dengan gaji di daftar karyawan, atau tanggal mulai bekerja di satu file tidak sama dengan di penggajian, setiap proses berikutnya dibangun di atas angka yang salah. Di bagian pertama kami memetakan ke mana waktu tim SDM habis; bagian kedua ini meletakkan fondasinya: apa isi berkas karyawan, apa yang diwajibkan Undang-Undang Ketenagakerjaan dalam kontrak, siapa yang boleh melihat gaji, dan latihan untuk memeriksa 5 berkas karyawan dalam satu hari.

Apa itu data induk karyawan

Data induk karyawan (master data) adalah satu catatan untuk setiap karyawan, tempat setiap informasi ditulis sekali saja, dan setiap proses lain membacanya dari sana alih-alih menyimpan salinannya sendiri. Minimal berisi:

  • Identitas: nama, kewarganegaraan, nomor identitas atau iqama beserta masa berlakunya, alamat, dan kontak.
  • Jabatan: nama jabatan, departemen, atasan langsung, lokasi kerja, dan tanggal mulai bekerja yang sebenarnya.
  • Upah: gaji pokok, setiap tunjangan dengan nama dan jumlahnya, serta rekening bank tujuan gaji.
  • Kontrak: waktu tertentu atau tidak tertentu, tanggal mulai dan berakhir, masa percobaan jika ada, dan setiap perpanjangan beserta tanggalnya.
  • Dokumen: salinan kontrak, identitas, ijazah, dan asuransi kesehatan, masing-masing dengan tanggal kedaluwarsa yang dipantau.

Aturannya sederhana: jika penggajian butuh gaji, ia membacanya dari data induk. Jika pesangon akhir masa kerja butuh tanggal mulai bekerja, ia membacanya dari data induk. Tidak ada yang menyalin, tidak ada yang mengetik ulang.

Apa yang diwajibkan Undang-Undang Ketenagakerjaan dalam kontrak

Halaman Hubungan Kerja Kementerian Sumber Daya Manusia dan Pembangunan Sosial menerbitkan teks yang berlaku setelah perubahan, dan menetapkan kolom yang tidak boleh hilang dari berkas Anda:

  • Pasal 51: kontrak dibuat dalam dua rangkap, satu untuk setiap pihak, dan didokumentasikan sesuai ketentuan yang berlaku. Kontrak tetap sah walau tidak tertulis; dalam hal itu hanya pekerja yang dapat membuktikannya dengan segala cara, dan setiap pihak berhak meminta kontrak tertulis kapan saja.
  • Pasal 52: Kementerian menetapkan templat standar untuk setiap jenis kontrak, yang pada pokoknya memuat nama dan tempat usaha pemberi kerja, nama, kewarganegaraan, data verifikasi identitas dan alamat pekerja, upah yang disepakati termasuk manfaat dan tunjangan, jenis dan lokasi pekerjaan, tanggal mulai bekerja, serta jangka waktu jika kontrak waktu tertentu.
  • Pasal 53: masa percobaan dicantumkan secara tegas dalam kontrak dengan jangka waktu yang jelas, dan secara keseluruhan tidak boleh melebihi 180 hari.
  • Pasal 54: pekerja tidak boleh menjalani masa percobaan lebih dari sekali pada pemberi kerja yang sama, kecuali dengan kesepakatan tertulis untuk profesi atau jenis pekerjaan lain, atau setelah 6 bulan berlalu sejak hubungan kerja sebelumnya dengan pemberi kerja tersebut berakhir.

Perhatikan bahwa Pasal 52 hampir merupakan daftar kolom yang sudah jadi. Jika data induk memuat kolom yang sama, menerbitkan dan meninjau kontrak menjadi kegiatan membaca, bukan mengetik ulang. Selalu pastikan hak dalam kasus Anda ke Kementerian atau pengacara ketenagakerjaan; seri ini menjelaskan mekanismenya, bukan memberi nasihat hukum.

Kontrak waktu tertentu: tanggal yang tidak boleh terlupa

Hal paling berbahaya yang bisa hilang di spreadsheet adalah tanggal perpanjangan. Menurut Pasal 55, kontrak waktu tertentu berakhir saat jangka waktunya habis; jika kedua pihak terus menjalankannya, kontrak dianggap diperpanjang untuk waktu tidak tertentu, dengan tetap memperhatikan Pasal 37 tentang warga non-Saudi. Jika diperpanjang 3 kali berturut-turut, atau jangka waktu awal ditambah perpanjangan mencapai 4 tahun, mana yang lebih dulu, dan para pihak melanjutkannya, kontrak berubah menjadi kontrak waktu tidak tertentu. Pasal 56 menambahkan bahwa masa perpanjangan dihitung sebagai kelanjutan jangka waktu awal untuk hak yang terkait masa kerja.

Dalam praktiknya, berkas karyawan harus menyimpan setiap perpanjangan sebagai baris tersendiri yang bertanggal, bukan menimpa tanggal berakhir yang lama dengan yang baru. Sistem yang baik menghitung jumlah perpanjangan, menjumlahkan total jangka waktu secara otomatis, dan memberi peringatan jauh sebelum kontrak berakhir, sehingga yang memutuskan adalah manajer, bukan kalender.

Pendaftaran kontrak di platform pemerintah melengkapi hal ini, bukan menggantikannya: kontrak didokumentasikan di Qiwa, dan gaji dibayarkan melalui Sistem Perlindungan Upah (WPS). Kami tidak akan menjelaskan ulang integrasinya di sini; sudah dibahas dalam artikel menghubungkan sistem Anda dengan platform pemerintah Arab Saudi. Yang penting di bagian ini adalah apa yang terdaftar di platform harus cocok dengan berkas internal Anda, atau Anda akan punya dua sumber kebenaran.

Siapa yang boleh melihat gaji

Data karyawan adalah data pribadi, dan gaji, rekening bank, serta nomor identitas termasuk yang paling sensitif. Memindahkan data ini dari folder bersama ke sebuah sistem adalah kesempatan untuk mengatur hak akses dengan benar, bukan menyalin kekacauannya:

  • Karyawan hanya melihat berkasnya sendiri.
  • Atasan langsung melihat data jabatan timnya, dan hanya melihat gaji jika perusahaan secara tegas memutuskannya.
  • SDM dan penggajian melihat gaji dan rekening bank, dan setiap perubahan dicatat beserta siapa yang melakukannya dan kapan.
  • Manajemen puncak melihat laporan gabungan tanpa membuka setiap berkas.

Hal ini sejalan dengan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (PDPL) yang diterbitkan Otoritas Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA), yang kewajiban praktisnya kami bahas dalam panduan PDPL untuk pelaku usaha. Alamat di berkas juga bukan hal sepele: Pasal 72 menetapkan bahwa pemberitahuan sanksi dikirim melalui pos tercatat ke alamat yang tercantum dalam berkas pekerja jika ia menolak menerimanya atau tidak hadir, dan Pasal 73 mewajibkan denda dicatat dalam register khusus dengan nama pekerja, upahnya, jumlah denda, alasan, dan tanggalnya.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi yang membangun sistem dan integrasi khusus, dan hal pertama yang kami bangun dalam setiap proyek SDM adalah data induk karyawan beserta riwayat perubahannya, sebelum layar absensi atau penggajian. Semua yang datang sesudahnya membaca dari sana, sehingga setiap cacat di dalamnya berlipat ganda di setiap proses.

Kami lebih memilih memigrasikan data yang ada setelah dibersihkan dan dicocokkan dengan kontrak yang terdaftar, daripada menyalin spreadsheet apa adanya. Dengan begitu tim memulai dengan catatan yang dipercayainya sejak hari pertama, dan begitulah kami merancang layanan kami sesuai cara kerja nyata sebuah perusahaan.

Latihan: periksa 5 berkas karyawan hari ini

  • Pilih 5 karyawan dari departemen berbeda, termasuk satu dengan kontrak waktu tertentu yang sudah diperpanjang setidaknya sekali.
  • Kumpulkan 3 salinan untuk masing-masing: kontrak yang ditandatangani, barisnya di daftar karyawan, dan barisnya di penggajian terakhir.
  • Bandingkan 4 kolom: gaji pokok, tunjangan, tanggal mulai bekerja, dan tanggal berakhir kontrak.
  • Hitung jumlah perpanjangan setiap kontrak waktu tertentu dan jumlahkan jangka waktunya, lalu tanyakan: apakah kita tahu kontrak ini sudah menjadi waktu tidak tertentu atau belum?
  • Tanyakan siapa yang bisa membuka file penggajian hari ini, lalu catat namanya.

Setiap ketidakcocokan yang Anda temukan adalah butir pertama rencana digitalisasi Anda, dan setiap nama tak terduga di daftar orang yang bisa melihat gaji adalah butir kedua.

Kesimpulan dan bagian berikutnya

Berkas karyawan bukan arsip, melainkan sumber yang dibaca setiap proses. Ketika gaji, tanggal mulai bekerja, dan setiap perpanjangan ditulis sekali di satu tempat, dan jelas siapa melihat apa, semua yang sesudahnya menjadi lebih mudah. Di bagian berikutnya kita beralih ke absensi dan shift: bagaimana lembar kertas berubah menjadi catatan yang dipercaya karyawan, manajer, dan penggajian.

Sumber