Личное дело сотрудника — это запись, из которой должен брать данные каждый HR-процесс: учёт рабочего времени, отпуска, расчёт зарплаты и окончание службы. Если оклад в договоре отличается от оклада в списке сотрудников или дата выхода на работу в одном файле не совпадает с датой в ведомости, каждый следующий процесс строится на неверной цифре. В первой части мы разобрали, куда уходит время отдела кадров; вторая часть закладывает фундамент: что содержит личное дело, чего Трудовой кодекс требует от договора, кто может видеть зарплаты, и упражнение, чтобы проверить 5 личных дел за один день.

Что такое основная карточка сотрудника

Основная карточка сотрудника (мастер-данные) — это одна запись на каждого сотрудника, где каждое сведение вносится один раз, а все остальные процессы читают его оттуда, а не хранят собственную копию. Как минимум она содержит:

  • Личность: имя, гражданство, номер удостоверения личности или икамы и срок его действия, адрес и контакты.
  • Должность: название, отдел, непосредственный руководитель, место работы и фактическая дата выхода на работу.
  • Оплата: базовый оклад, каждая надбавка с названием и суммой, а также банковский счёт, на который перечисляется зарплата.
  • Договор: срочный или бессрочный, даты начала и окончания, испытательный срок, если есть, и каждое продление с датой.
  • Документы: копия договора, удостоверение личности, документ об образовании и медицинская страховка, у каждого отслеживается срок действия.

Правило простое: если расчёту зарплаты нужен оклад, он берёт его из карточки. Если выплате при окончании службы нужна дата выхода на работу, она берёт её из карточки. Никто не копирует и никто не перепечатывает.

Чего Трудовой кодекс требует от договора

Страница «Трудовые отношения» Министерства людских ресурсов и социального развития публикует действующий текст с поправками и определяет поля, которых никогда не должно не хватать в вашем личном деле:

  • Статья 51: договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и оформляется по установленным правилам. Он действителен и без письменной формы; тогда только работник может доказать его любыми средствами, а любая сторона вправе в любое время потребовать письменный договор.
  • Статья 52: Министерство утверждает типовую форму для каждого вида договора, которая по существу включает имя и место деятельности работодателя, имя, гражданство, данные для идентификации и адрес работника, согласованную оплату с льготами и надбавками, вид и место работы, дату начала работы и срок договора, если он срочный.
  • Статья 53: испытательный срок прямо указывается в договоре с конкретной продолжительностью и в сумме не может превышать 180 дней.
  • Статья 54: работника нельзя подвергать испытанию у того же работодателя более одного раза, кроме письменного соглашения о другой профессии или другом виде работы либо если с окончания прежних отношений с этим работодателем прошло 6 месяцев.

Обратите внимание: статья 52 — почти готовый список полей. Если основная карточка содержит те же поля, оформление и проверка договора превращаются в чтение, а не в повторный ввод. Всегда уточняйте права в вашем случае в Министерстве или у юриста по трудовому праву; эта серия объясняет механизм и не является юридической консультацией.

Срочные договоры: даты, которые нельзя забыть

Опаснее всего в таблице теряется дата продления. Согласно статье 55, срочный договор прекращается по истечении срока; если обе стороны продолжают его исполнять, он считается продлённым на неопределённый срок, с учётом статьи 37 о несаудовцах. Если договор продлён 3 раза подряд или первоначальный срок вместе с продлениями достиг 4 лет, в зависимости от того, что наступит раньше, и стороны продолжают, он становится бессрочным. Статья 56 добавляет, что срок продления считается продолжением первоначального срока для прав, зависящих от стажа.

На практике личное дело должно хранить каждое продление отдельной строкой с датой, а не перезаписывать старую дату окончания новой. Хорошая система считает продления, автоматически суммирует общий срок и заранее предупреждает об окончании договора, чтобы решение принимал руководитель, а не календарь.

Оформление договоров на государственной платформе дополняет это, но не заменяет: договоры оформляются в Qiwa, а зарплаты проходят через Систему защиты заработной платы (WPS). Мы не будем заново объяснять интеграцию; она подробно разобрана в статье как связать ваши системы с государственными платформами Саудовской Аравии. В этой части важно одно: то, что оформлено на платформе, должно совпадать с вашим внутренним личным делом, иначе у вас появятся два источника истины.

Кто может видеть зарплату

Данные сотрудников — персональные данные, а оклад, банковский счёт и номер удостоверения относятся к самым чувствительным. Перенос этих данных из общей папки в систему — шанс правильно настроить права доступа, а не скопировать беспорядок:

  • Сотрудник видит только своё личное дело.
  • Непосредственный руководитель видит должностные данные своей команды, а зарплаты — только если компания прямо так решила.
  • Отдел кадров и расчётный отдел видят зарплаты и банковские счета, и каждое изменение фиксируется с указанием, кто и когда его внёс.
  • Высшее руководство видит сводные отчёты, не открывая каждое дело.

Это соответствует Закону о защите персональных данных (PDPL), изданному Саудовским управлением по данным и искусственному интеллекту (SDAIA); его практические обязанности мы разбираем в нашем руководстве по PDPL для бизнеса. Адрес в личном деле тоже не мелочь: статья 72 предусматривает, что уведомление о взыскании направляется заказным письмом на адрес, указанный в деле работника, если он отказывается его получить или отсутствует, а статья 73 обязывает вносить штрафы в специальный журнал с именем работника, размером заработной платы, суммой штрафа, причиной и датой.

Взгляд Origami

Мы технологическая компания, которая создаёт индивидуальные системы и интеграции, и в любом HR-проекте первым делом строим основную карточку сотрудника и журнал её изменений — раньше экранов учёта времени или расчёта зарплаты. Всё, что идёт дальше, читает данные оттуда, поэтому любой изъян в ней умножается в каждом процессе.

Мы предпочитаем переносить текущие данные после очистки и сверки с оформленными договорами, а не копировать таблицы как есть. Так команда начинает с записи, которой доверяет с первого дня, и именно так мы выстраиваем наши услуги вокруг того, как компания работает на самом деле.

Упражнение: проверьте 5 личных дел сегодня

  • Выберите 5 сотрудников из разных отделов, включая одного со срочным договором, продлённым хотя бы раз.
  • Соберите по каждому 3 версии: подписанный договор, его строку в списке сотрудников и строку в последней ведомости.
  • Сравните 4 поля: базовый оклад, надбавки, дату выхода на работу и дату окончания договора.
  • Посчитайте продления каждого срочного договора и сложите срок, затем спросите: знаем ли мы, не стал ли он уже бессрочным?
  • Выясните, кто сегодня может открыть файл с зарплатами, и запишите имена.

Каждое найденное расхождение — первый пункт вашего плана цифровизации, а каждое неожиданное имя в списке тех, кто видит зарплаты, — второй.

Итог и следующая часть

Личное дело сотрудника — не архив, а источник, из которого читает каждый процесс. Когда оклад, дата выхода на работу и каждое продление записаны один раз в одном месте и ясно, кто что видит, всё остальное становится проще. В следующей части перейдём к учёту рабочего времени и сменам: как бумажные табели превращаются в запись, которой доверяют сотрудник, руководитель и расчётный отдел.

Источники