员工档案是所有人力资源流程都应读取的记录：考勤、休假、薪资和服务终止。如果合同中的工资与员工名单中的工资不同，或某个文件中的入职日期与工资表中的不一致，那么之后的每个流程都建立在错误的数字之上。在第一部分中，我们梳理了人力资源的时间花在了哪里；第二部分打下基础：员工档案包含什么、劳动法对合同有何要求、谁可以查看薪资，并提供一个练习，让您在一天内核查 5 份员工档案。

什么是员工主数据

员工主数据是每位员工唯一的一条记录，每项信息只录入一次，其他所有流程都从这里读取，而不是各自保留副本。它至少包括：

  • 身份：姓名、国籍、身份证或居留证（iqama）号码及其到期日、地址和联系方式。
  • 岗位：职位、部门、直属上级、工作地点和实际入职日期。
  • 薪酬：基本工资、每项津贴的名称和金额，以及发放工资的银行账户。
  • 合同：固定期限或无固定期限、起止日期、试用期（如有），以及每次续签及其日期。
  • 文件：合同副本、身份证件、学历证明和医疗保险，每份都有受跟踪的到期日。

规则很简单：薪资需要工资数据，就从主数据读取。服务终止补偿需要入职日期，也从主数据读取。没有人复制，也没有人重新录入。

劳动法对合同有何要求

人力资源和社会发展部的劳动关系页面公布了经修订的现行条文，规定了您的档案中绝不应缺少的字段：

  • 第 51 条：劳动合同一式两份，双方各执一份，并按相关规定进行登记。即使未采用书面形式，合同仍然有效；此时只有劳动者可以通过任何方式证明合同，任何一方都可以随时要求订立书面合同。
  • 第 52 条：人力资源部为每种合同类型制定标准范本，主要包括：雇主名称和经营地点，劳动者姓名、国籍、身份核验信息和住址，约定的工资（含福利和津贴），工作类型和地点，入职日期，以及固定期限合同的期限。
  • 第 53 条：试用期须在合同中明确写明具体期限，总计不得超过 180 天。
  • 第 54 条：劳动者在同一雇主处不得被试用超过一次，除非双方书面约定从事不同职业或不同类型的工作，或与该雇主的上一段雇佣关系结束已满 6 个月。

请注意，第 52 条几乎就是一份现成的字段清单。如果主数据包含同样的字段，签发和审核合同就变成了读取，而不是重新录入。请务必向人力资源部或劳动法律师确认您具体情况下的权利；本系列解释的是机制，不提供法律意见。

固定期限合同：不能忘记的日期

表格中最危险的遗失是续签日期。根据第 55 条，固定期限合同在期满时终止；如果双方继续履行，则视为续签为无固定期限合同，但须遵守关于非沙特人的第 37 条。如果合同连续续签 3 次，或原期限加续签期限达到 4 年，以先到者为准，且双方继续履行，则转为无固定期限合同。第 56 条补充规定，在计算与服务年限相关的权利时，续签期限视为原期限的延长。

实际上，员工档案必须把每次续签作为一条单独的、带日期的记录保存，而不是用新的结束日期覆盖旧的。好的系统会统计续签次数、自动累计总期限，并在合同到期前足够早地提醒，让主管做决定，而不是让日历替他做决定。

在政府平台上登记合同是对此的补充，而不是替代：合同在 Qiwa 平台登记，工资通过工资保护系统（WPS）发放。我们不在此重复讲解集成，详见将您的系统与沙特政府平台对接一文。本部分的重点是：平台上登记的内容必须与您的内部档案一致，否则您就会有两个数据来源。

谁可以查看薪资

员工数据属于个人数据，工资、银行账户和身份证号码是其中最敏感的部分。把这些数据从共享文件夹迁移到系统中，是正确设置权限的机会，而不是把混乱照搬过去：

  • 员工只能查看本人档案。
  • 直属上级可以查看团队的岗位数据，只有在公司明确决定时才能查看薪资。
  • 人力资源和薪资部门可以查看工资和银行账户，每次修改都会记录修改人和时间。
  • 高层管理者查看汇总报告，无需打开每份档案。

这与沙特数据和人工智能管理局（SDAIA）发布的《个人数据保护法》（PDPL）相一致，我们在面向企业的 PDPL 指南中介绍了其实际义务。档案中的地址也不是小事：第 72 条规定，如果劳动者拒绝接收或缺席，处分通知将以挂号信寄至其档案中登记的地址；第 73 条要求将罚款记入专门的登记簿，注明劳动者姓名、工资、罚款金额、原因和日期。

Origami 的观点

我们是一家开发定制系统和集成的科技公司。在任何人力资源项目中，我们首先构建的是员工主数据及其修改记录，然后才是考勤或薪资界面。之后的一切都从这里读取，所以其中任何缺陷都会在每个流程中成倍放大。

我们更倾向于先清理现有数据并与已登记的合同核对，再进行迁移，而不是原样复制表格。这样团队从第一天起就拥有可以信赖的记录，这也是我们围绕企业实际工作方式设计我们的服务的方式。

练习：今天核查 5 份员工档案

  • 从不同部门挑选 5 名员工，其中包括一名至少续签过一次的固定期限合同员工。
  • 为每人收集 3 个版本：已签署的合同、员工名单中的对应行，以及最近一次工资表中的对应行。
  • 比较 4 个字段：基本工资、津贴、入职日期和合同结束日期。
  • 统计每份固定期限合同的续签次数并累计期限，然后问：我们知道它是否已经转为无固定期限合同吗？
  • 问一问今天谁能打开工资文件，并写下名字。

您发现的每处不一致，都是数字化计划的第一项；查看薪资名单上每个意料之外的名字，则是第二项。

结语与下一部分

员工档案不是档案柜，而是每个流程读取数据的来源。当工资、入职日期和每次续签都在同一个地方只录入一次，并且谁能看到什么一清二楚时，之后的一切都会更容易。下一部分我们将讨论考勤与排班：纸质签到表如何变成员工、主管和薪资部门都信任的记录。

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