Fail pekerja ialah rekod yang sepatutnya dibaca oleh setiap proses sumber manusia: kehadiran, cuti, gaji dan tamat perkhidmatan. Apabila gaji dalam kontrak berbeza daripada gaji dalam senarai pekerja, atau tarikh mula bertugas dalam satu fail tidak sama dengan dalam penggajian, setiap proses seterusnya dibina di atas angka yang salah. Dalam bahagian pertama kami memetakan ke mana masa pasukan sumber manusia pergi; bahagian kedua ini meletakkan asasnya: apa kandungan fail pekerja, apa yang dikehendaki Undang-undang Buruh dalam kontrak, siapa yang boleh melihat gaji, dan latihan untuk menyemak 5 fail pekerja dalam satu hari.

Apakah rekod induk pekerja

Rekod induk pekerja (data induk) ialah satu rekod bagi setiap pekerja, di mana setiap maklumat ditulis sekali sahaja, dan setiap proses lain membacanya dari situ dan bukannya menyimpan salinan sendiri. Sekurang-kurangnya ia mengandungi:

  • Identiti: nama, kewarganegaraan, nombor kad pengenalan atau iqama dan tarikh luputnya, alamat dan maklumat perhubungan.
  • Jawatan: gelaran jawatan, jabatan, pengurus langsung, tempat kerja dan tarikh sebenar mula bertugas.
  • Gaji: gaji pokok, setiap elaun dengan nama dan jumlahnya, serta akaun bank tempat gaji dibayar.
  • Kontrak: tempoh tetap atau tanpa tempoh tetap, tarikh mula dan tamat, tempoh percubaan jika ada, dan setiap pembaharuan bersama tarikhnya.
  • Dokumen: salinan kontrak, pengenalan diri, kelayakan dan insurans perubatan, masing-masing dengan tarikh luput yang dipantau.

Peraturannya mudah: jika penggajian memerlukan gaji, ia membacanya daripada rekod induk. Jika ganjaran tamat perkhidmatan memerlukan tarikh mula bertugas, ia membacanya daripada rekod induk. Tiada siapa menyalin, tiada siapa menaip semula.

Apa yang dikehendaki Undang-undang Buruh dalam kontrak

Halaman Hubungan Pekerjaan Kementerian Sumber Manusia dan Pembangunan Sosial menerbitkan teks semasa yang telah dipinda, dan menetapkan medan yang tidak sepatutnya tiada dalam fail anda:

  • Perkara 51: kontrak ditulis dalam dua salinan, satu bagi setiap pihak, dan didokumenkan mengikut peruntukan yang berkaitan. Kontrak tetap sah walaupun tidak bertulis; dalam keadaan itu hanya pekerja boleh membuktikannya dengan apa-apa cara, dan mana-mana pihak berhak meminta kontrak bertulis pada bila-bila masa.
  • Perkara 52: Kementerian menetapkan templat standard bagi setiap jenis kontrak, yang pada asasnya merangkumi nama dan tempat perniagaan majikan, nama, kewarganegaraan, maklumat pengesahan identiti dan alamat pekerja, gaji yang dipersetujui termasuk faedah dan elaun, jenis dan lokasi kerja, tarikh mula bertugas, serta tempoh kontrak jika ia bertempoh tetap.
  • Perkara 53: tempoh percubaan dinyatakan dengan jelas dalam kontrak dengan tempoh yang ditetapkan, dan secara keseluruhan tidak boleh melebihi 180 hari.
  • Perkara 54: pekerja tidak boleh diletakkan dalam percubaan lebih daripada sekali dengan majikan yang sama, kecuali dengan persetujuan bertulis bagi profesion atau jenis kerja lain, atau selepas 6 bulan berlalu sejak hubungan terdahulu dengan majikan itu tamat.

Perhatikan bahawa Perkara 52 hampir menjadi senarai medan yang siap. Jika rekod induk membawa medan yang sama, mengeluarkan dan menyemak kontrak menjadi kerja membaca, bukan menaip semula. Sentiasa sahkan hak dalam kes anda dengan Kementerian atau peguam buruh; siri ini menerangkan mekanismenya, bukan memberi nasihat undang-undang.

Kontrak tempoh tetap: tarikh yang tidak boleh dilupakan

Perkara paling berbahaya yang boleh hilang dalam hamparan ialah tarikh pembaharuan. Menurut Perkara 55, kontrak tempoh tetap tamat apabila tempohnya berakhir; jika kedua-dua pihak terus melaksanakannya, ia dianggap diperbaharui untuk tempoh tidak tetap, tertakluk kepada Perkara 37 mengenai bukan warganegara Saudi. Jika diperbaharui 3 kali berturut-turut, atau tempoh asal campur pembaharuan mencapai 4 tahun, mengikut mana yang lebih awal, dan kedua-dua pihak meneruskannya, ia bertukar menjadi kontrak tanpa tempoh tetap. Perkara 56 menambah bahawa tempoh pembaharuan dikira sebagai lanjutan tempoh asal bagi hak yang berkaitan dengan tempoh perkhidmatan.

Secara praktikal, fail pekerja mesti menyimpan setiap pembaharuan sebagai baris tersendiri yang bertarikh, bukan menulis ganti tarikh tamat yang lama dengan yang baharu. Sistem yang baik mengira bilangan pembaharuan, menjumlahkan jumlah tempoh secara automatik dan memberi amaran jauh sebelum kontrak tamat, supaya pengurus yang membuat keputusan, bukan kalendar.

Pendokumenan kontrak di platform kerajaan melengkapkan perkara ini, bukan menggantikannya: kontrak didokumenkan di Qiwa, dan gaji dibayar melalui Sistem Perlindungan Gaji (WPS). Kami tidak akan menerangkan semula integrasinya di sini; ia dibincangkan dalam artikel menyambungkan sistem anda dengan platform kerajaan Arab Saudi. Yang penting dalam bahagian ini ialah apa yang didokumenkan di platform mesti sepadan dengan fail dalaman anda, jika tidak anda akan mempunyai dua sumber kebenaran.

Siapa yang boleh melihat gaji

Data pekerja ialah data peribadi, dan gaji, akaun bank serta nombor pengenalan antara yang paling sensitif. Memindahkan data ini daripada folder kongsi ke dalam sistem ialah peluang untuk menetapkan kebenaran dengan betul, bukan menyalin kekacauan:

  • Pekerja hanya melihat failnya sendiri.
  • Pengurus langsung melihat data jawatan pasukannya, dan hanya melihat gaji jika syarikat memutuskannya dengan jelas.
  • Sumber manusia dan penggajian melihat gaji dan akaun bank, dan setiap perubahan direkodkan bersama siapa yang membuatnya dan bila.
  • Pengurusan atasan melihat laporan terkumpul tanpa membuka setiap fail.

Ini selaras dengan Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL) yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Data dan Kecerdasan Buatan Saudi (SDAIA), yang kewajipan praktikalnya kami huraikan dalam panduan PDPL untuk perniagaan. Alamat dalam fail juga bukan perkara kecil: Perkara 72 menetapkan bahawa notis penalti dihantar melalui pos berdaftar ke alamat yang tercatat dalam fail pekerja jika dia enggan menerimanya atau tidak hadir, dan Perkara 73 mewajibkan denda direkodkan dalam daftar khas dengan nama pekerja, gajinya, jumlah denda, sebab dan tarikhnya.

Pandangan Origami

Kami ialah syarikat teknologi yang membina sistem dan integrasi tersuai, dan perkara pertama yang kami bina dalam mana-mana projek sumber manusia ialah rekod induk pekerja dan sejarah perubahannya, sebelum skrin kehadiran atau penggajian. Semua yang datang selepasnya membaca dari situ, jadi sebarang kecacatan di dalamnya berganda dalam setiap proses.

Kami lebih suka memindahkan data sedia ada selepas membersihkannya dan memadankannya dengan kontrak yang didokumenkan, daripada menyalin hamparan seadanya. Dengan cara itu pasukan bermula dengan rekod yang dipercayai sejak hari pertama, dan begitulah kami mereka bentuk perkhidmatan kami mengikut cara sebenar sesebuah perniagaan bekerja.

Latihan: semak 5 fail pekerja hari ini

  • Pilih 5 pekerja daripada jabatan berbeza, termasuk seorang dengan kontrak tempoh tetap yang telah diperbaharui sekurang-kurangnya sekali.
  • Kumpulkan 3 salinan bagi setiap seorang: kontrak yang ditandatangani, barisnya dalam senarai pekerja, dan barisnya dalam penggajian terakhir.
  • Bandingkan 4 medan: gaji pokok, elaun, tarikh mula bertugas dan tarikh tamat kontrak.
  • Kira bilangan pembaharuan bagi setiap kontrak tempoh tetap dan jumlahkan tempohnya, kemudian tanya: adakah kita tahu sama ada ia sudah menjadi kontrak tanpa tempoh tetap?
  • Tanya siapa yang boleh membuka fail gaji hari ini, dan catat nama mereka.

Setiap percanggahan yang anda temui ialah perkara pertama dalam pelan pendigitalan anda, dan setiap nama yang tidak dijangka dalam senarai mereka yang boleh melihat gaji ialah perkara kedua.

Kesimpulan dan bahagian seterusnya

Fail pekerja bukan arkib, tetapi sumber yang dibaca oleh setiap proses. Apabila gaji, tarikh mula bertugas dan setiap pembaharuan ditulis sekali di satu tempat, dan jelas siapa melihat apa, semua yang seterusnya menjadi lebih mudah. Dalam bahagian seterusnya kita beralih kepada kehadiran dan syif: bagaimana helaian kertas menjadi rekod yang dipercayai oleh pekerja, pengurus dan penggajian.

Sumber