A ficha do funcionário é o registro do qual todos os processos de RH deveriam ler: frequência, férias, folha de pagamento e fim do serviço. Quando o salário do contrato difere do salário da lista de funcionários, ou a data de admissão de um arquivo não bate com a da folha, cada processo seguinte é construído sobre um número errado. Na primeira parte mapeamos para onde vai o tempo do RH; esta segunda parte constrói a base: o que a ficha do funcionário contém, o que a Lei do Trabalho exige no contrato, quem pode ver os salários e um exercício para conferir 5 fichas em um dia.

O que é o cadastro mestre do funcionário

O cadastro mestre do funcionário (dados mestres) é um registro único por funcionário, em que cada informação é escrita uma só vez e do qual todos os outros processos leem, em vez de manter a própria cópia. No mínimo, ele contém:

  • Identidade: nome, nacionalidade, número de identidade ou iqama e sua validade, endereço e contatos.
  • Cargo: função, departamento, gestor direto, local de trabalho e a data real de admissão.
  • Remuneração: salário-base, cada adicional com nome e valor, e a conta bancária onde o salário é pago.
  • Contrato: prazo determinado ou indeterminado, datas de início e fim, período de experiência se houver, e cada renovação com sua data.
  • Documentos: cópia do contrato, identidade, diploma e seguro-saúde, cada um com uma data de vencimento acompanhada.

A regra é simples: se a folha precisa do salário, lê no cadastro. Se a indenização de fim de serviço precisa da data de admissão, lê no cadastro. Ninguém copia e ninguém digita de novo.

O que a Lei do Trabalho exige no contrato

A página de Relações de Trabalho do Ministério de Recursos Humanos e Desenvolvimento Social publica o texto atual com as alterações, e define os campos que nunca deveriam faltar na sua ficha:

  • Artigo 51: o contrato é redigido em duas vias, uma para cada parte, e documentado conforme as regras aplicáveis. Ele é válido mesmo sem forma escrita; nesse caso, só o trabalhador pode prová-lo por qualquer meio, e qualquer das partes pode pedir a forma escrita a qualquer momento.
  • Artigo 52: o Ministério define um modelo padrão para cada tipo de contrato, incluindo essencialmente o nome e a sede do empregador, o nome, a nacionalidade, os dados de identidade e o endereço do trabalhador, o salário acordado com benefícios e adicionais, o tipo e o local de trabalho, a data de admissão e o prazo, se for por prazo determinado.
  • Artigo 53: todo período de experiência é declarado expressamente no contrato com duração definida, e não pode passar de 180 dias no total.
  • Artigo 54: o trabalhador não pode passar por experiência mais de uma vez com o mesmo empregador, salvo acordo escrito para outra profissão ou outro tipo de trabalho, ou depois de 6 meses do fim da relação anterior com esse empregador.

Repare que o artigo 52 é quase uma lista de campos pronta. Se o cadastro mestre traz esses mesmos campos, emitir e revisar um contrato vira uma leitura, não uma redigitação. Confirme sempre os direitos do seu caso com o Ministério ou com um advogado trabalhista; esta série explica o mecanismo, não dá parecer jurídico.

Contratos por prazo determinado: datas que não podem ser esquecidas

O que se perde de forma mais perigosa numa planilha é uma data de renovação. Pelo artigo 55, o contrato por prazo determinado termina ao fim do prazo; se as duas partes continuam a cumpri-lo, considera-se renovado por prazo indeterminado, observado o artigo 37 sobre não sauditas. Se for renovado 3 vezes consecutivas, ou se o prazo original mais as renovações chegar a 4 anos, o que ocorrer primeiro, e as partes continuarem, ele se converte em contrato por prazo indeterminado. O artigo 56 acrescenta que o período de renovação conta como extensão do prazo original para os direitos ligados ao tempo de serviço.

Na prática, a ficha do funcionário deve guardar cada renovação como uma linha própria e datada, sem sobrescrever a data de fim antiga pela nova. Um bom sistema conta as renovações, soma o prazo total automaticamente e avisa com antecedência suficiente antes do vencimento, para que o gestor decida, e não o calendário.

Documentar os contratos na plataforma do governo complementa isso, não substitui: os contratos são documentados no Qiwa e os salários passam pelo Sistema de Proteção Salarial. Não vamos explicar a integração de novo aqui; ela está detalhada em integrar seus sistemas às plataformas do governo saudita. O que importa nesta parte é que o que está documentado na plataforma precisa bater com a sua ficha interna, ou você terá duas fontes de verdade.

Quem pode ver o salário

Dados de funcionários são dados pessoais, e salário, conta bancária e número de identidade estão entre os mais sensíveis. Levar esses dados de uma pasta compartilhada para um sistema é a chance de definir permissões direito, em vez de copiar a bagunça:

  • O funcionário vê apenas a própria ficha.
  • O gestor direto vê os dados funcionais da sua equipe, e só vê salários se a empresa decidir isso expressamente.
  • RH e folha veem salários e contas bancárias, e cada alteração fica registrada com quem fez e quando.
  • A alta direção vê relatórios consolidados sem abrir cada ficha.

Isso está de acordo com a Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL) emitida pela Autoridade Saudita de Dados e Inteligência Artificial (SDAIA), cujas obrigações práticas abordamos no nosso guia da PDPL para empresas. O endereço registrado na ficha também não é detalhe: o artigo 72 determina que a notificação de penalidade seja enviada por carta registrada ao endereço que consta na ficha do trabalhador se ele se recusar a recebê-la ou estiver ausente, e o artigo 73 exige que as multas sejam lançadas num registro próprio com o nome do trabalhador, o salário, o valor, o motivo e a data.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia que desenvolve sistemas e integrações sob medida, e a primeira coisa que construímos em qualquer projeto de RH é o cadastro mestre do funcionário e o histórico de alterações, antes das telas de frequência ou de folha. Tudo o que vem depois lê dele, então qualquer falha se multiplica em cada processo.

Preferimos migrar os dados atuais depois de limpá-los e conferi-los com os contratos documentados, em vez de copiar as planilhas como estão. Assim a equipe começa com um cadastro em que confia desde o primeiro dia, e é assim que desenhamos nossos serviços em torno de como a empresa realmente trabalha.

Exercício: confira 5 fichas de funcionários hoje

  • Escolha 5 funcionários de departamentos diferentes, incluindo um com contrato por prazo determinado renovado ao menos uma vez.
  • Reúna 3 cópias de cada um: o contrato assinado, a linha dele na lista de funcionários e a linha dele na última folha.
  • Compare 4 campos: salário-base, adicionais, data de admissão e data de fim do contrato.
  • Conte as renovações de cada contrato por prazo determinado e some o prazo; depois pergunte: sabemos se ele já virou indeterminado?
  • Pergunte quem consegue abrir hoje o arquivo da folha e anote os nomes.

Cada divergência encontrada é o primeiro item do seu plano de digitalização, e cada nome inesperado na lista de quem vê salários é o segundo.

Conclusão e próxima parte

A ficha do funcionário não é um arquivo morto; é a fonte da qual cada processo lê. Quando o salário, a data de admissão e cada renovação são escritos uma vez, num só lugar, e fica claro quem vê o quê, todo o resto fica mais fácil. Na próxima parte passamos à frequência e aos turnos: como as folhas de papel viram um registro em que o funcionário, o gestor e a folha de pagamento confiam.

Fontes