Bir İK ve bordro sistemini 90 günde devreye almak, işi doğru sırayla 30 günlük 3 bloğa bölerseniz gerçekçidir: önce çalışanların ana verilerini ve sözleşmelerini temizlemek, sonra devam kaydını ve talepleri tek bir onay akışına almak, en sonda da geçişten önce iki bordro kapanışını paralel çalıştırmak. İnsan Kaynaklarını Dijitalleştirmek serisinin bu yedinci ve son bölümü, önceki altı bölümün alıştırmalarını tek bir planda toplar ve hangi kararların işletme sahibine, hangilerinin İK ekibine ait olduğunu belirtir. Henüz bir sistem seçmediyseniz, İK ve bordro sistemi seçme rehberimizle başlayın, sonra bu plana dönün; çünkü plan seçeceğiniz her sistemle çalışır.

Birinci günden önce: işletme sahibi için üç karar

Plan teknolojiyle değil, yalnızca işletme sahibinin veya genel müdürün verebileceği kararlarla başlar. Bu kararlar ertelenirse plan yarı yolda durur:

  • Projenin sahibi kim: İK'dan veya idareden adı belirlenmiş tek bir kişi; her hafta ayrılmış zamanı ve her bölümden veri isteme yetkisi olsun.
  • Ne sona eriyor: sistemin tek kaynak olduğu gün; bundan sonra WhatsApp'tan hiçbir izin talebi kabul edilmez ve hiçbir maaş yan bir dosyada değiştirilmez.
  • Maaşları kim görüyor: maaşları ve kesin hesapları görmeye yetkili kişilerin listesi; çünkü çalışan verileri Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (PDPL) kapsamındaki kişisel verilerdir.

Geri kalan her şey İK ekibinin operasyonel kararıdır: alan biçimleri, vardiya adları, dosyaların taşınma sırası ve talep formları.

1. ile 30. günler: önce çalışan dosyası ve sözleşme

Sonraki her şey bu dosyadan okur, bu yüzden ilk o gelir. Birinci bölümün alıştırmasını, ardından ikinci bölümün alıştırmasını yalnızca 5 kişiye değil tüm çalışanlara uygulayın:

  • Birinci hafta: birinci bölümdeki görev haritası ve bugün çalışan verisi tutan her dosya, tablo veya grubun listesi.
  • İkinci ve üçüncü haftalar: her çalışan için sözleşme, çalışan listesi ve son bordro arasında 4 alanı eşleştirmek: temel ücret, yan ödemeler, işe başlama tarihi ve sözleşme bitiş tarihi. İnsan Kaynakları Bakanlığı'nın İş İlişkileri sayfasındaki 52. maddeye göre sözleşme modeli, yan hak ve ödenekleriyle kararlaştırılan ücreti, işe başlama tarihini ve belirli süreliyse sözleşmenin süresini içerir; yani bu alanlar dosyanın iskeletidir.
  • Dördüncü hafta: temizlenmiş verileri sisteme taşımak ve eski dosyaları salt okunur olarak kilitlemek. 53. madde deneme süresinin toplamda 180 günü aşamayacağını belirtir; sistemin sizi zamanında uyarması için her yeni çalışanın deneme bitiş tarihini kaydedin.

Temizleme yönteminin kendisi, Excel'den sisteme geçiş serimizdeki geçişten önce verileri temizlemek yazımızda anlatılıyor: hiçbir şey olduğu gibi taşınmaz ve her çelişki geçişten sonra değil, önce çözülür.

31. ile 60. günler: devam ve talepler tek bir akışta

Dosya güvenilir hale geldiğinde günlük işler ona bağlanır:

  • Devam: vardiyaları üçüncü bölümdeki gibi tanımlayın, tüm giriş yöntemlerini tek bir kayıtta toplayın ve istisnaları sessizce kesmek yerine yöneticiye iletin. Ay sonunda 3 çalışanın devam çizelgesini kesintilerle karşılaştıran alıştırmayı tekrarlayın.
  • Talepler: en sık gelen 5 talebiniz için dördüncü bölümdeki onay matrisi; bir vekil ve bir yükseltme süresiyle birlikte, izin bakiyeleri de kendiliğinden güncellensin.
  • WhatsApp'ın bittiği gün: önceden duyurulur; sonrasında mesajla gelen her talep reddedilmez, nazikçe sisteme yönlendirilir.

Burada işletme sahibi tek bir şeye karar verir: bir bölüm yöneticisinin onaylayamayacağı istisnaları kimin onaylayacağı, örneğin belirlenen sınırın üzerindeki fazla mesai veya maaş avansları.

61. ile 90. günler: geçişten önce iki paralel bordro

Bordro en son taşınır; çünkü önceki her şeye bağlıdır ve oradaki bir hata doğrudan çalışanın hesabına yansır:

  • Birinci paralel ay: bordro hem eski yöntemle hem sistemde hazırlanır ve net tutar çalışan çalışan karşılaştırılır. Her fark açıklanır: dosyadan mı, devam kaydından mı, yoksa bir hesaplama kuralından mı?
  • İkinci paralel ay: beşinci bölümdeki kapanış kontrol listesiyle, her adım için bir sorumlu ve bir tarihle tekrarlanır; ta ki açıklanmamış hiçbir fark kalmayana dek.
  • Geçiş: iki eşleşen bordrodan sonra işletme sahibi sistemin tek kaynak olmasını onaylar ve eski dosya salt okunur arşiv olarak saklanır.
  • Hizmet sonu: altıncı bölümün kontrol listesi eklenir; çünkü 88. madde hakların bir hafta içinde, sözleşmeyi işçi sona erdirdiyse iki hafta içinde ödenmesini şart koşar ve elle yapılan bir hesap bu süreye zor yetişir. Tazminat ayrıntıları altıncı bölümde ve Hizmet Sonu Tazminatı Yönetmeliği sayfasında yer alıyor.

Geçişten sonraki ay, geçişten sonraki ilk otuz gün yazımızda anlattığımız gibi yakın takip ister.

Origami'nin bakışı

Biz özel sistemler, uygulamalar ve entegrasyonlar geliştiren bir teknoloji şirketiyiz ve İK üzerinde çalışırken aynı sırayı izleriz: önce dosya, sonra günlük işler, sonra iki eşleşen çalıştırmadan sonra bordro. Uyuşmayan veriler üzerine kurulan bir sistem, sorunu yalnızca daha güzel bir ekrana taşır.

Hazır bir özellik listesinden değil, altı bölümün alıştırmalarının kendisinden başlarız; çünkü bunlar işletmenizin gerçekte neye ihtiyaç duyduğunu gösterir. Ardından eksik olanı geliştirir ve devlet platformlarına bağlarız. Hizmetlerimizi işletmenin gerçek çalışma biçimi etrafında böyle kurarız; yasal sorular ise kanun metni veya bir iş hukuku avukatıyla netleşir.

Sonuç: serinin sonu

İK'yı dijitalleştirmek bir yazılım satın almak değil, bir iş sırasıdır: tek ve doğru bir çalışan dosyası, ardından devam ve talepler tek bir akışta, ardından iki paralel çalıştırmayla kendini kanıtlayan bir bordro ve son olarak mevcut verilerden çıkan bir hizmet sonu. Bu bölümle seri tamamlanıyor; plandaki ilgili aşamaya geldiğinizde herhangi bir bölüme bilgi merkezinden dönebilirsiniz.

Kaynaklar

Bu yazı mekanizmayı açıklar ve hukuki danışmanlık değildir; durumunuzu Bakanlık veya bir iş hukuku avukatıyla teyit edin.