従業員ファイルは、勤怠、休暇、給与計算、退職といったすべての人事プロセスが参照すべき記録です。契約書の給与と従業員名簿の給与が違っていたり、あるファイルの入社日が給与台帳と一致しなかったりすると、その後のすべてのプロセスが誤った数字の上に成り立ってしまいます。第一回では人事の時間がどこに消えているかを整理しました。第二回では土台をつくります。従業員ファイルに何が入るのか、労働法が契約に何を求めているのか、誰が給与を見られるのか、そして 5 件の従業員ファイルを 一日で点検する演習です。

従業員マスターとは何か

従業員マスター（マスターデータ）とは、従業員ごとに 一件だけ存在する記録です。各情報は一度だけ入力され、ほかのすべてのプロセスは独自のコピーを持たずにここから読み取ります。最低限、次の内容を含みます。

  • 身分：氏名、国籍、身分証またはイカーマの番号とその有効期限、住所、連絡先。
  • 職務：役職、部署、直属の上司、勤務地、実際の入社日。
  • 報酬：基本給、名称と金額を明記した各手当、給与の振込先口座。
  • 契約：有期か無期か、開始日と終了日、試用期間（ある場合）、日付付きの各更新。
  • 書類：契約書の写し、身分証、学歴証明、医療保険。それぞれの有効期限を管理します。

ルールは単純です。給与計算に基本給が必要ならマスターから読む。退職金の計算に入社日が必要ならマスターから読む。誰もコピーせず、誰も打ち直しません。

労働法が契約に求めること

人的資源・社会開発省の労働関係ページには改正後の現行条文が掲載されており、ファイルから欠けてはならない項目が定められています。

  • 第 51 条：契約書は各当事者が 一通ずつ保有するよう 二通作成し、関係規定に従って登録します。書面がなくても契約は有効で、その場合は労働者のみがあらゆる手段で契約を証明でき、どちらの当事者もいつでも書面の作成を求めることができます。
  • 第 52 条：同省は契約の種類ごとに標準様式を定め、主に次の事項を含みます。雇用主の名称と事業所、労働者の氏名・国籍・本人確認情報・住所、福利厚生と手当を含む合意賃金、業務の種類と勤務地、就業開始日、有期契約の場合はその期間。
  • 第 53 条：試用期間は期間を特定して契約に明記し、合計で 180 日を超えてはなりません。
  • 第 54 条：同じ雇用主のもとで試用期間を設けられるのは一度だけです。ただし、異なる職種や業務について書面で合意した場合、または同じ雇用主との前回の雇用関係の終了から 6 か月が経過した場合は例外です。

第 52 条はほぼそのまま項目リストになっています。マスターが同じ項目を持っていれば、契約書の発行と確認は打ち直しではなく読み取りになります。ご自身のケースでの権利は必ず同省または労働法の弁護士に確認してください。このシリーズは仕組みを説明するもので、法的助言ではありません。

有期契約：忘れてはならない日付

表計算で失われると最も危険なのが更新日です。第 55 条によれば、有期契約は期間満了で終了しますが、双方が履行を続けた場合は期間の定めのない契約として更新されたものとみなされます。非サウジ人に関する第 37 条が適用されます。連続して 3 回更新された場合、または当初期間と更新期間の合計が 4 年に達した場合、いずれか早い方で、当事者が履行を続けると無期契約に転換されます。第 56 条は、勤続期間に基づく権利については更新期間を当初期間の延長とみなすと定めています。

実務上、従業員ファイルは古い終了日を新しい日付で上書きするのではなく、更新ごとに日付付きの独立した行として保存する必要があります。優れたシステムは更新回数を数え、合計期間を自動で算出し、契約満了の十分前に通知します。決めるのはカレンダーではなく管理者です。

政府プラットフォームでの契約登録はこれを補完するものであり、代わりにはなりません。契約は Qiwa で登録され、給与は賃金保護制度（WPS）を通じて支払われます。連携の説明はここでは繰り返しません。自社システムとサウジ政府プラットフォームの連携の記事で詳しく解説しています。この回で大切なのは、プラットフォームに登録された内容が社内のファイルと一致していることです。そうでなければ、情報源が 二つになってしまいます。

誰が給与を見られるか

従業員データは個人データであり、給与、銀行口座、身分証番号は特に機微な情報です。これらのデータを共有フォルダからシステムへ移すことは、混乱をそのまま写すのではなく、権限を正しく設定する機会です。

  • 従業員は自分のファイルだけを見られます。
  • 直属の上司はチームの職務データを見られますが、給与は会社が明確に決めた場合のみです。
  • 人事と給与担当は給与と口座を見られ、すべての変更は誰がいつ行ったかとともに記録されます。
  • 経営陣は各ファイルを開かずに集計レポートを確認します。

これはサウジデータ・人工知能庁（SDAIA）が定めた個人データ保護法（PDPL）と整合しており、その実務上の義務は企業向け PDPL ガイドで解説しています。ファイル上の住所も細かい話ではありません。第 72 条は、労働者が受け取りを拒否した場合や不在の場合、懲戒処分の通知をファイルに記載された住所へ書留郵便で送ると定め、第 73 条は罰金を労働者の氏名、賃金、金額、理由、日付とともに専用の台帳に記録するよう義務づけています。

Origami の視点

私たちはカスタムシステムと連携を開発するテクノロジー企業です。どの人事プロジェクトでも、勤怠や給与の画面より先に、従業員マスターとその変更履歴を構築します。その後のすべてがここから読み取るため、ここに欠陥があればあらゆるプロセスで増幅されるからです。

既存データは表計算をそのまま写すのではなく、整理して登録済みの契約と照合したうえで移行することを好みます。そうすればチームは初日から信頼できる記録で始められます。これが、企業の実際の働き方に合わせて私たちのサービスを設計する方法です。

演習：今日 5 件の従業員ファイルを点検する

  • 異なる部署から 5 人の従業員を選びます。少なくとも一度更新された有期契約の従業員を 一人含めてください。
  • 各人について 3 つの版を集めます：署名済みの契約書、従業員名簿の該当行、直近の給与台帳の該当行。
  • 4 つの項目を比較します：基本給、手当、入社日、契約終了日。
  • 各有期契約の更新回数を数え、期間を合計してから問いかけます。すでに無期契約に転換していないか、把握しているでしょうか。
  • 今日、給与ファイルを開けるのは誰かを確認し、名前を書き出します。

見つかった不一致はすべてデジタル化計画の第一項目であり、給与を見られる人の一覧にある予想外の名前は第二項目です。

まとめと次回

従業員ファイルは保管庫ではなく、すべてのプロセスが読み取る情報源です。給与、入社日、各更新が一か所に一度だけ記録され、誰が何を見られるかが明確になれば、その後のすべてが楽になります。次回は勤怠とシフトを取り上げます。紙の出勤表を、従業員、管理者、給与担当の誰もが信頼できる記録に変える方法です。

出典