El expediente del empleado es el registro del que deberían leer todos los procesos de RR. HH.: asistencia, vacaciones, nómina y fin del servicio. Cuando el salario del contrato difiere del de la lista de personal, o la fecha de incorporación de un archivo no coincide con la de la nómina, cada proceso posterior se construye sobre un dato erróneo. En la primera parte trazamos dónde se va el tiempo de RR. HH.; esta segunda parte pone los cimientos: qué contiene el expediente del empleado, qué exige la Ley del Trabajo en el contrato, quién puede ver los salarios y un ejercicio para revisar 5 expedientes en un día.

Qué es el registro maestro del empleado

El registro maestro del empleado (datos maestros) es un único registro por empleado, en el que cada dato se escribe una sola vez y del que leen todos los demás procesos en lugar de guardar su propia copia. Como mínimo contiene:

  • Identidad: nombre, nacionalidad, número de identidad o de iqama y su vencimiento, dirección y datos de contacto.
  • Puesto: cargo, departamento, responsable directo, lugar de trabajo y fecha real de incorporación.
  • Retribución: salario base, cada complemento con su nombre e importe, y la cuenta bancaria a la que se paga el salario.
  • Contrato: de duración determinada o indefinida, fechas de inicio y fin, periodo de prueba si lo hay, y cada renovación con su fecha.
  • Documentos: copia del contrato, identidad, titulación y seguro médico, cada uno con una fecha de vencimiento controlada.

La regla es sencilla: si la nómina necesita el salario, lo lee del registro. Si la indemnización por fin de servicio necesita la fecha de incorporación, la lee del registro. Nadie copia y nadie vuelve a teclear.

Qué exige la Ley del Trabajo en el contrato

La página de Relaciones Laborales del Ministerio de Recursos Humanos y Desarrollo Social publica el texto vigente modificado, y define los campos que nunca deberían faltar en su expediente:

  • Artículo 51: el contrato se redacta en dos copias, una para cada parte, y se documenta conforme a las normas aplicables. Es válido aunque no esté por escrito; en ese caso solo el trabajador puede probarlo por cualquier medio, y cualquiera de las partes puede pedir que se formalice por escrito en cualquier momento.
  • Artículo 52: el Ministerio fija un modelo estándar para cada tipo de contrato, que incluye esencialmente el nombre y la sede del empleador, el nombre, la nacionalidad, los datos de identidad y la dirección del trabajador, el salario acordado con sus beneficios y complementos, el tipo y el lugar de trabajo, la fecha de incorporación y la duración si es de duración determinada.
  • Artículo 53: todo periodo de prueba se indica expresamente en el contrato con una duración fija y no puede superar 180 días en total.
  • Artículo 54: un trabajador no puede ser sometido a prueba más de una vez con el mismo empleador, salvo acuerdo por escrito para otra profesión u otro tipo de trabajo, o cuando hayan pasado 6 meses desde el fin de la relación anterior con ese empleador.

Observe que el artículo 52 es casi una lista de campos ya hecha. Si el registro maestro contiene esos mismos campos, emitir y revisar un contrato pasa a ser una lectura, no una nueva escritura. Confirme siempre los derechos de su caso con el Ministerio o con un abogado laboralista; esta serie explica el mecanismo, no ofrece asesoramiento jurídico.

Contratos de duración determinada: fechas que no se pueden olvidar

Lo más peligroso que se pierde en una hoja de cálculo es una fecha de renovación. Según el artículo 55, el contrato de duración determinada termina al vencer su plazo; si ambas partes siguen ejecutándolo, se considera renovado por tiempo indefinido, sin perjuicio del artículo 37 sobre los no saudíes. Si se renueva 3 veces consecutivas, o la duración inicial más las renovaciones alcanza 4 años, lo que ocurra antes, y las partes continúan, se convierte en un contrato indefinido. El artículo 56 añade que el periodo de renovación cuenta como prolongación del plazo original para los derechos ligados a la antigüedad.

En la práctica, el expediente del empleado debe guardar cada renovación como una línea propia con fecha, sin sobrescribir la fecha de fin anterior con la nueva. Un buen sistema cuenta las renovaciones, suma el plazo total automáticamente y avisa con antelación suficiente antes del vencimiento, para que decida el responsable y no el calendario.

Documentar los contratos en la plataforma gubernamental complementa esto, no lo sustituye: los contratos se documentan en Qiwa y los salarios pasan por el Sistema de Protección Salarial. No volveremos a explicar la integración aquí; está detallada en integrar sus sistemas con las plataformas gubernamentales saudíes. Lo importante en esta parte es que lo documentado en la plataforma debe coincidir con su expediente interno, o acabará con dos fuentes de verdad.

Quién puede ver el salario

Los datos del empleado son datos personales, y el salario, la cuenta bancaria y el número de identidad están entre los más sensibles. Trasladar estos datos de una carpeta compartida a un sistema es la ocasión de fijar bien los permisos en lugar de copiar el desorden:

  • El empleado solo ve su propio expediente.
  • El responsable directo ve los datos de puesto de su equipo, y solo ve los salarios si la empresa lo decide expresamente.
  • RR. HH. y nómina ven salarios y cuentas bancarias, y cada cambio queda registrado con quién lo hizo y cuándo.
  • La alta dirección ve informes agregados sin abrir cada expediente.

Esto es coherente con la Ley de Protección de Datos Personales (PDPL) emitida por la Autoridad Saudí de Datos e Inteligencia Artificial (SDAIA), cuyas obligaciones prácticas tratamos en nuestra guía de la PDPL para empresas. La dirección que consta en el expediente tampoco es un detalle: el artículo 72 establece que la notificación de una sanción se envía por correo certificado a la dirección que figura en el expediente del trabajador si se niega a recibirla o está ausente, y el artículo 73 obliga a anotar las multas en un registro específico con el nombre del trabajador, su salario, el importe, el motivo y la fecha.

La visión de Origami

Somos una empresa tecnológica que desarrolla sistemas e integraciones a medida, y lo primero que construimos en cualquier proyecto de RR. HH. es el registro maestro del empleado y su historial de cambios, antes de las pantallas de asistencia o nómina. Todo lo que viene después lee de él, así que cualquier fallo se multiplica en cada proceso.

Preferimos migrar los datos actuales después de depurarlos y cotejarlos con los contratos documentados, en lugar de copiar las hojas de cálculo tal cual. Así el equipo empieza con un registro en el que confía desde el primer día, y así diseñamos nuestros servicios en torno a cómo trabaja realmente la empresa.

Ejercicio: revise 5 expedientes hoy

  • Elija 5 empleados de distintos departamentos, incluido uno con contrato de duración determinada renovado al menos una vez.
  • Reúna 3 copias de cada uno: el contrato firmado, su fila en la lista de personal y su fila en la última nómina.
  • Compare 4 campos: salario base, complementos, fecha de incorporación y fecha de fin del contrato.
  • Cuente las renovaciones de cada contrato de duración determinada y sume el plazo; después pregúntese: ¿sabemos si ya se ha convertido en indefinido?
  • Pregunte quién puede abrir hoy el archivo de nóminas y anote los nombres.

Cada discrepancia que encuentre es el primer punto de su plan de digitalización, y cada nombre inesperado en la lista de quienes ven los salarios es el segundo.

Conclusión y próxima parte

El expediente del empleado no es un archivo muerto; es la fuente de la que lee cada proceso. Cuando el salario, la fecha de incorporación y cada renovación se escriben una vez en un solo lugar, y está claro quién ve qué, todo lo demás resulta más fácil. En la próxima parte pasamos a la asistencia y los turnos: cómo las hojas en papel se convierten en un registro en el que confían el empleado, el responsable y la nómina.

Fuentes