Çoğu işletmede İK'nın zamanı zor işlerde kaybolmaz. Aynı verileri yeniden yazmakta kaybolur: bir çalışanın adı, maaşı ve sözleşme tarihi işe alım dosyasına, sonra devam çizelgesine, sonra izin takibine, sonra her ay bordro dosyasına ve son bir kez de hizmet sonunda yazılır. İK'yı Dijitalleştirmek serisinin bu ilk bölümü, tam bir aylık İK işini adım adım izler, aynı verilerin nerede iki kez yazıldığını ve kararların nerede tek bir kişiyi beklediğini gösterir ve herhangi bir satın alma kararından önce kendi işletmenizi bir haftada ölçmeniz için bir alıştırma verir.

Sistemlerle ya da fiyatlarla başlamıyoruz. Haritayla başlıyoruz, çünkü zamanının nereye gittiğini bilmeyen bir işletme başkasının sorununu çözen bir araç satın alır.

Bir aylık İK işi

Birkaç düzine çalışanı olan bir işletmede sıradan bir ayı ele alın ve İK ekibinden, ya da bu işi yürüten idari müdürden geçenleri izleyin:

  • Yeni bir çalışan başlıyor. Kimlik fotokopisi, diplomalar ve banka bilgileri WhatsApp üzerinden gelir, sözleşme bir Word dosyasında yazılır, ardından aynı veriler çalışan listesine ve bir kez daha bordro tablosuna kopyalanır.
  • Günlük devam. Kâğıt bir çizelge ya da dosya çıktısı veren bir parmak izi cihazı; sonra biri gecikme ve devamsızlıkları elle kontrol edip ayrı bir tabloya not eder.
  • İzin talepleri. Doğrudan yöneticiye bir mesaj, sözlü ya da emojiyle verilen bir onay, sonra biri hatırlarsa izni bakiyeden düşer.
  • Bordro. Ay sonunda bordro dosyası yeniden kurulur: devamsızlıklar çizelgeden, avanslar muhasebecinin defterinden, yan ödemeler sözleşmelerden alınır, sonra transferden önce satır satır kontrol yapılır.
  • Ayrılan bir çalışan. Hak edişler dağınık dosyalardan hesaplanır, şirket zimmetleri şeflerin hafızasına dayanarak toplanır ve gerçek işe giriş tarihi eski kâğıtlarda aranır.

Her adım tek başına mantıklıdır. Sorun, aynı verinin dört ya da beş yerde durması ve her kopyanın kimse fark etmeden diğerlerinden uzaklaşabilmesidir.

Zaman tam olarak nereye gidiyor

Geçen ayı bir kâğıda çizdiğinizde israf üç tekrar eden noktada ortaya çıkar:

  • Çift giriş. Aynı maaş sözleşmede, çalışan listesinde ve bordro dosyasında yazılıdır. Bir yerde değiştirilip başka bir yerde unutulursa, hatayı maaşını gördüğünde çalışanın kendisi bulur.
  • Elle mutabakat. Her bordrodan önce biri saatlerini devamı izinlerle ve avanslarla eşleştirmeye harcar, çünkü bunların hiçbiri birbirine bağlı değildir.
  • Tek bir kişiyi bekleyen kararlar. İzin onayı, maaş değişikliği ya da devam istisnası tek bir yöneticiyi bekler. Seyahate çıkarsa ya da meşgul olursa tüm akış durur ve çalışan talebinin nerede olduğunu bilmez.

Bu tablo size tanıdık geliyorsa, bunlar When the Spreadsheet Stops Being the Answer yazısında anlattığımız işaretlerin aynısıdır; ama İK'da daha ağır basarlar, çünkü her hata doğrudan bir insanın maaşına yansır.

Burada doğruluk neden isteğe bağlı değil

Çalışan verileri yalnızca iç rakamlar değildir; İş Kanunu'nun belirlediği yükümlülükler taşır. İnsan Kaynakları ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın Çalışma İlişkileri sayfası açık örnekler verir:

  • Madde 51: iş sözleşmesi her tarafa bir nüsha olmak üzere iki nüsha olarak yazılır ve ilgili kurallara göre belgelenir.
  • Madde 52: sözleşme, yan haklar ve ödeneklerle birlikte kararlaştırılan ücreti, işin türünü ve yerini, başlangıç tarihini ve belirli süreliyse süresini içerir.
  • Madde 53: deneme süresi sözleşmede açıkça belirtilmelidir ve toplamı 180 günü aşamaz.
  • Madde 55: art arda 3 kez yenilenen ya da yenilemelerle birlikte süresi 4 yıla ulaşan belirli süreli bir sözleşme, hangisi daha kısaysa, iki taraf da uygulamaya devam ederse belirsiz süreli sözleşmeye dönüşür.
  • Madde 88: hizmet sona erdiğinde ücretler ve haklar bir hafta içinde, sözleşmeyi işçi sona erdirdiyse iki hafta içinde ödenir.

Bu maddelerin her birinin, dosyanızda doğru olması gereken bir tarihe ya da rakama bağlı olduğuna dikkat edin: başlangıç tarihi, yenileme sayısı, son ücret. Hizmet sonu tazminatı, Bakanlığın sayfasının açıkladığı gibi, son ücret ve hizmet süresi üzerinden hesaplanır. Bu veriler dosyalara dağılmışsa, 88. maddedeki kısa süre bir yarışa dönüşür. Yasal hakları her zaman Bakanlıkla ya da bir iş hukuku avukatıyla teyit edin; bu seri mekanizmayı anlatır, tek tek vakalara hüküm vermez.

Origami'nin bakışı

Biz özel sistemler ve entegrasyonlar geliştiren bir teknoloji şirketiyiz ve her İK projesine tek bir ekran göstermeden önce mevcut ayı haritalayarak başlarız. Kimsenin anlamadığı bir süreci dijitalleştirmek, aynı hataları tekrarlayan hızlı bir sistem üretir ve ekip ona güvenmediği için tablolara geri döner.

Önerdiğimiz sıra: her şeyin okuduğu tek bir çalışan kaydı, sonra güvenilir devam takibi, sonra onay akışları, sonra yeniden yazılmak yerine bu verilerden oluşturulan bordro. Bu serinin izlediği sıra budur ve hizmetlerimizi tersine değil, işletmenin çalışma biçimine göre şekillendirirken uyguladığımız sıra da budur.

Alıştırma: ayınızın haritasını bir haftada çıkarın

Herhangi bir sistemi karşılaştırmadan önce bu alıştırmayı hiçbir yeni araç olmadan kendiniz yapın:

  • Geçen ayki her İK görevini listeleyin, yeni bir çalışanın ilk gününden son maaş transferine kadar.
  • Her görevin yanına onu kimin yaptığını yazın ve verisinin hangi dosyada ya da uygulamada durduğunu belirtin: tablo, kâğıt, WhatsApp, e-posta, bir devlet platformu.
  • Birden fazla kez yazılan her bilgiyi işaretleyin, örneğin maaş, işe giriş tarihi ya da izin bakiyesi.
  • Tek bir kişiyi beklemek için duran her adıma ikinci bir işaret koyun.
  • 5 çalışan seçin ve verilerini karşılaştırın: sözleşmede, çalışan listesinde ve son bordroda. Her uyuşmazlık gerçek bir önceliktir.

Bu sayfa her teklif mektubundan daha değerlidir ve İK ve bordro sistemi seçimi rehberimizi okurken işinize yarayacaktır, çünkü gerçekte neye ihtiyacınız olduğunu söyler.

Gelecek bölümlerde

Haritayı çizdik; sonraki bölüm temelinden başlıyor: her çalışan için tek doğru kaynak olarak çalışan dosyası ve sözleşme, ve maaş verilerini kimin görebileceği. Ardından devam takibine, izin ve talep akışına, aylık bordroya, hizmet sonu tazminatına ve nihai hesaplaşmaya geçiyoruz ve seriyi tüm bunları doğru sıraya koyan 90 günlük bir planla kapatıyoruz.

Kaynaklar