İzin bakiyesi çalışanların en çok sorduğu rakamdır ve izin, WhatsApp mesajları ile telefon görüşmeleri arasında en sık kaybolan taleptir. İş Kanunu temeli açıkça koyar: en az 21 günlük yıllık izin, işverenin yanında 5 kesintisiz yıldan sonra 30 güne çıkar ve işçiye izin tarihi en az 30 gün önceden bildirilmelidir. Üçüncü bölümde devam ve vardiya kaydını kurduk; bu dördüncü bölüm izinleri, yazıları, avansları ve diğer çalışan taleplerini tek bir onay akışına dönüştürüyor: kim neyi onaylar, onaylayan yokken ne olur, bakiye kendini nasıl günceller ve çalışan talebinin durumunu sormadan nasıl görür; ardından en sık beş talebiniz için onay matrisini yazacağınız bir alıştırma.

Kanunun tanımladığı izinler: sistemin hesaplamadan önce bilmesi gerekenler

Herhangi bir onay akışından önce sistemin izin türlerini ve her birinin kurallarını bilmesi gerekir, çünkü bakiye, ücret ve istenen belgeler türden türe değişir. Bureau of Experts tarafından yayımlanan İş Kanununun temel hükümleri:

  • Madde 109, yıllık izin: her yıl için en az 21 gün; işçi 5 kesintisiz yılı tamamladığında 30 güne çıkar ve ücreti peşin ödenir. İşçi izni hak ettiği yıl içinde kullanmalıdır ve hizmet süresi boyunca izin yerine nakit bedel alamaz; işveren tarihleri işin gereklerine göre belirleyebilir ve işçiye en az 30 gün önceden bildirir.
  • Madde 110, erteleme: işçi işverenin onayıyla iznini veya bir kısmını bir sonraki yıla aktarabilir; işveren izni hak edildiği yılın ötesine en fazla 90 gün erteleyebilir, daha uzun her erteleme işçinin yazılı onayını gerektirir ve bir sonraki yılın sonunu geçemez.
  • Madde 111, ayrılırken bakiye: işçiye kullanmadığı izin günlerinin ücreti ve yılın bir kısmı için çalıştığı süreyle orantılı izin ücreti ödenir.
  • Değiştirilmiş Madde 113, 20/8/1446H tarihinden itibaren yürürlükte: evlilikte ya da eşin, bir üst soyun veya bir alt soyun vefatında tam ücretli 5 gün, erkek veya kız kardeşin vefatında 3 gün ve çocuk doğumunda, doğumdan itibaren 7 gün içinde kullanılmak üzere 3 gün; işveren destekleyici belgeleri isteyebilir.
  • Madde 114, hac izni: Kurban Bayramı tatili dahil en az 10, en fazla 15 gün; hizmet süresi boyunca bir kez ve işçinin en az 2 kesintisiz yılı tamamlamış olması şartıyla.
  • Madde 116, ücretsiz izin: işverenin onayıyla; taraflar aksini kararlaştırmadıkça 20 günü aşan süre için sözleşme askıya alınmış sayılır.
  • Madde 117, hastalık izni: aynı yıl içinde ilk 30 gün tam ücret, sonraki 60 gün ücretin dörtte üçü ve ardından gelen 30 gün ücretsiz; bu yıl ilk hastalık izninin tarihinden başlar.

Uygulamada bu kuralların her biri sistemde bir ayara dönüşür: izin türü, süresi, tam mı kısmi mi ücretli olduğu, istenen belge ve sayacının ne zaman başladığı. Kurallar bir kez yazıldığında hesaplama artık İK'daki bir kişinin hafızasına bağlı olmaz.

Tek talep, tek akış: kim neyi onaylar

İzin tek talep değildir. Çalışanlar maaş yazısı, avans, bilgi güncellemesi veya fazla mesai onayı ister ve bugün her biri farklı bir kanaldan gelir. Çözüm daha hızlı bir kanal değil, onaylayanın türe göre değiştiği, tüm talepler için tek bir akıştır. Bu, satın alma talepleri ve onay limitleri yazısında anlattığımız onay matrisiyle aynı mantığın çalışan taleplerine uygulanmasıdır:

  • Her talep türünün belirli bir onaylayanı vardır: yıllık izni doğrudan yönetici onaylar, avans önce yöneticiden sonra finanstan geçebilir, maaş yazısını ise doğrudan İK düzenler.
  • Akışı değiştiren koşullar: şirketin belirlediği süreden uzun bir izin veya belirli bir limitin üzerindeki bir avans, her seferinde yeni bir karar gerektirmek yerine ikinci bir onaylayan ekler.
  • Belge talebin parçasıdır: sağlık raporu ya da evlilik veya doğum belgesi talebin kendisine eklenir, bir sohbette ayrıca gönderilmez.
  • Karar kayıt altındadır: her onay veya ret, onaylayanın adını, saati ve ret ise gerekçesini taşır.

Onaylayan yokken: vekâlet ve üst seviyeye aktarma

Talepleri durduran nadiren rettir; asıl sorun beklemektir: yönetici izinde ya da seyahatte, talep askıda kalır ve çalışan kime soracağını bilmez. İyi bir akış bunu önceden yazılmış iki kuralla çözer:

  • Vekâlet: yöneticiler kendi izinlerini kaydederken yoklukları boyunca kendi adlarına kimin onay vereceğini belirler; böylece talepler otomatik olarak vekile gider ve kayıtta onayı vekilin verdiği görünür.
  • Üst seviyeye aktarma: şirketin belirlediği süre içinde karar verilmezse onaylayana hatırlatma gider, ardından talep bir üst seviyeye çıkar; böylece hiçbir talep sahipsiz kalmaz.

109. maddenin işverene izin tarihlerini işin gereklerine göre belirleme hakkı verdiğini unutmayın; bu yüzden karar anında onaylayanın ekipten başka kimlerin aynı tarihlerde izinde olduğunu görmesi ve kararı kapsama üzerindeki etkisini bilerek vermesi işe yarar.

Bakiye kendini günceller, çalışan talebinin durumunu görür

Bir tabloda bakiye, birinin elle değiştirdiği bir rakamdır. Bir sistemde ise bakiye bir hesaplamanın sonucudur: çalışanlar günlerini dosyalarındaki işe başlama tarihine ve kıdemlerine göre kazanır, talep onaylandığında günler otomatik düşülür ve 5 kesintisiz yılı tamamladıklarında hak 21 günden 30 güne, kimsenin hatırlamasına gerek kalmadan çıkar. Hastalık izni de aynı şekilde işler: sistem çalışanın hastalık yılının ne zaman başladığını ve kaç gün kullanıldığını bilir, böylece ertesi günün tam ücretli mi yoksa dörtte üç ücretli mi olduğunu bilir ve bunu doğrudan bordroya iletir.

Diğer taraf çalışandır: bakiyesini ve talebinin durumunu, beklemede, onaylandı ya da reddedildi olarak görebildiğinde tekrarlanan soruların çoğu ortadan kalkar. Bu, çalışan self servis yazısında anlattığımız şeyin özüdür, bu yüzden burada tekrarlamıyoruz. Sağlık raporlarının hassas kişisel veri olduğunu da unutmayın: onları yalnızca onay için ihtiyacı olanlar görmeli, sisteme erişimi olan herkes değil.

Origami'nin bakışı

Özel sistemler ve entegrasyonlar geliştiren bir teknoloji şirketiyiz. Bir talep akışı kurarken şirketin gerçekten çalıştığı onay matrisinden ve kanunun belirlediği izin kurallarından başlarız; sonra bunları çalışan dosyasına, devam kaydına ve bordroya bağlarız ki bakiye elle düzeltilen bir rakam değil, bir hesaplamanın sonucu olsun.

Vekâleti ve üst seviyeye aktarmayı ilk günden tasarlarız, çünkü tek bir kişi yokken duran bir akış, ne kadar düzenli görünürse görünsün herkesi WhatsApp'a geri gönderir. Hizmetlerimizi bir şirketin gerçekte nasıl çalıştığına göre böyle kurarız.

Alıştırma: en sık 5 talebiniz için onay matrisini yazın

  • 5 talep seçin: geçen ayın sohbetlerine bakın ve yıllık izin, hastalık izni, maaş yazısı, avans ve fazla mesai onayı gibi en sık beş talebi seçin.
  • Her talep için yazın: kim gönderir, ilk kim onaylar, ne zaman ikinci bir onaylayan gerekir ve hangi belge istenir.
  • Vekili belirleyin: asıl onaylayan yoksa her talebi kim onaylar?
  • Süreyi belirleyin: bir talep üst seviyeye çıkmadan önce kaç iş günü bekler?
  • Etkiyi tanımlayın: talep bakiyeyi veya maaşı değiştiriyor mu ve bu nerede görünmeli?

Dolduramadığınız her kutu, bugün birinin ezberden cevapladığı bir sorudur ve talep dijitalleştirme planınızda bir maddedir.

Sonuç ve sonraki bölüm

İyi bir talep akışı İş Kanunundaki izin kurallarından başlar, her talebi vekili ve aktarma süresi olan belirli bir onaylayana gönderir, bakiyeyi kendisi günceller ve çalışanın talebinin nerede olduğunu görmesini sağlar. Sonraki bölümde aylık bordro kapanışına geçiyoruz: devam ve izinlerden banka havalesine kadar her ayı sürprizsiz, aynı şekilde nasıl kapatacağınızı anlatacağız.

Kaynaklar

Bu yazı mekanizmayı açıklar ve hukuki tavsiye değildir; durumunuzu Bakanlıkla veya bir iş hukuku avukatıyla teyit edin.