Il fascicolo del dipendente è il registro da cui ogni processo delle risorse umane dovrebbe leggere: presenze, ferie, paghe e fine servizio. Quando lo stipendio del contratto è diverso da quello dell'elenco del personale, o la data di assunzione in un file non coincide con quella delle paghe, ogni processo successivo poggia su un numero sbagliato. Nella prima parte abbiamo mappato dove va il tempo delle risorse umane; questa seconda parte getta le fondamenta: cosa contiene il fascicolo del dipendente, cosa richiede la Legge sul lavoro nel contratto, chi può vedere gli stipendi e un esercizio per controllare 5 fascicoli in un giorno.

Che cos'è l'anagrafica del dipendente

L'anagrafica del dipendente (dati master) è un unico record per dipendente, in cui ogni informazione si scrive una sola volta e da cui ogni altro processo legge invece di tenere una propria copia. Come minimo contiene:

  • Identità: nome, nazionalità, numero del documento d'identità o dell'iqama e relativa scadenza, indirizzo e recapiti.
  • Mansione: qualifica, reparto, responsabile diretto, sede di lavoro e data effettiva di assunzione.
  • Retribuzione: stipendio base, ogni indennità con nome e importo, e il conto bancario su cui viene accreditato lo stipendio.
  • Contratto: a tempo determinato o indeterminato, date di inizio e fine, eventuale periodo di prova e ogni rinnovo con la sua data.
  • Documenti: copia del contratto, documento d'identità, titolo di studio e assicurazione sanitaria, ciascuno con una scadenza monitorata.

La regola è semplice: se le paghe hanno bisogno dello stipendio, lo leggono dall'anagrafica. Se il trattamento di fine servizio ha bisogno della data di assunzione, la legge dall'anagrafica. Nessuno copia e nessuno riscrive.

Cosa richiede la Legge sul lavoro nel contratto

La pagina Rapporti di lavoro del Ministero delle Risorse umane e dello Sviluppo sociale pubblica il testo vigente con le modifiche e definisce i campi che non dovrebbero mai mancare nel suo fascicolo:

  • Articolo 51: il contratto è redatto in due copie, una per ciascuna parte, e documentato secondo le norme applicabili. È valido anche se non scritto; in tal caso solo il lavoratore può provarlo con ogni mezzo, e ciascuna parte può chiederne in qualsiasi momento la forma scritta.
  • Articolo 52: il Ministero stabilisce un modello standard per ogni tipo di contratto, che comprende essenzialmente nome e sede del datore di lavoro, nome, nazionalità, dati identificativi e indirizzo del lavoratore, la retribuzione concordata comprensiva di benefici e indennità, tipo e luogo di lavoro, la data di inizio e la durata se a tempo determinato.
  • Articolo 53: il periodo di prova è indicato espressamente nel contratto con una durata precisa e non può superare 180 giorni in totale.
  • Articolo 54: un lavoratore non può essere messo in prova più di una volta presso lo stesso datore di lavoro, salvo accordo scritto per un'altra professione o un altro tipo di lavoro, o se sono trascorsi 6 mesi dalla fine del rapporto precedente con lo stesso datore.

L'articolo 52 è quasi un elenco di campi già pronto. Se l'anagrafica contiene gli stessi campi, emettere e rivedere un contratto diventa una lettura, non una riscrittura. Verifichi sempre i diritti del suo caso con il Ministero o con un avvocato del lavoro; questa serie spiega il meccanismo, non fornisce consulenza legale.

Contratti a tempo determinato: date da non dimenticare

La cosa più pericolosa da perdere in un foglio di calcolo è una data di rinnovo. In base all'articolo 55, il contratto a tempo determinato termina alla scadenza; se entrambe le parti continuano a eseguirlo, si considera rinnovato a tempo indeterminato, fatto salvo l'articolo 37 sui non sauditi. Se viene rinnovato 3 volte consecutive, o la durata iniziale più i rinnovi raggiunge 4 anni, a seconda di quale soglia arriva prima, e le parti proseguono, diventa un contratto a tempo indeterminato. L'articolo 56 aggiunge che il periodo di rinnovo conta come proroga della durata iniziale per i diritti legati all'anzianità di servizio.

In pratica, il fascicolo del dipendente deve conservare ogni rinnovo come riga separata e datata, senza sovrascrivere la vecchia data di fine con la nuova. Un buon sistema conta i rinnovi, somma la durata complessiva in automatico e avvisa con largo anticipo prima della scadenza, così decide il responsabile e non il calendario.

La registrazione dei contratti sulla piattaforma governativa completa tutto questo, non lo sostituisce: i contratti sono registrati su Qiwa e gli stipendi passano dal Sistema di protezione dei salari (WPS). Non rispieghiamo qui l'integrazione; è descritta in collegare i propri sistemi alle piattaforme governative saudite. Ciò che conta in questa parte è che quanto registrato sulla piattaforma coincida con il fascicolo interno, altrimenti si finisce con due fonti di verità.

Chi può vedere lo stipendio

I dati dei dipendenti sono dati personali, e stipendio, conto bancario e numero d'identità sono tra i più sensibili. Spostare questi dati da una cartella condivisa a un sistema è l'occasione per definire bene i permessi invece di copiare il disordine:

  • Il dipendente vede solo il proprio fascicolo.
  • Il responsabile diretto vede i dati di mansione del suo team e vede gli stipendi solo se l'azienda lo decide espressamente.
  • Risorse umane e paghe vedono stipendi e conti bancari, e ogni modifica viene registrata con autore e data.
  • La direzione vede report aggregati senza aprire ogni fascicolo.

Ciò è coerente con la Legge sulla protezione dei dati personali (PDPL) emanata dall'Autorità saudita per i dati e l'intelligenza artificiale (SDAIA), i cui obblighi pratici trattiamo nella nostra guida alla PDPL per le aziende. Nemmeno l'indirizzo nel fascicolo è un dettaglio: l'articolo 72 prevede che la notifica di una sanzione sia inviata per raccomandata all'indirizzo riportato nel fascicolo del lavoratore se questi rifiuta di riceverla o è assente, e l'articolo 73 impone di annotare le multe in un apposito registro con nome del lavoratore, retribuzione, importo, motivo e data.

Il punto di vista di Origami

Siamo un'azienda tecnologica che sviluppa sistemi e integrazioni su misura, e la prima cosa che costruiamo in qualsiasi progetto di risorse umane è l'anagrafica del dipendente con il suo registro delle modifiche, prima delle schermate di presenze o paghe. Tutto ciò che viene dopo legge da lì, quindi ogni difetto si moltiplica in ogni processo.

Preferiamo migrare i dati esistenti dopo averli ripuliti e confrontati con i contratti registrati, invece di copiare i fogli di calcolo così come sono. In questo modo il team parte con un'anagrafica di cui si fida dal primo giorno, ed è così che progettiamo i nostri servizi attorno al modo in cui l'azienda lavora davvero.

Esercizio: controlli 5 fascicoli oggi

  • Scelga 5 dipendenti di reparti diversi, incluso uno con contratto a tempo determinato rinnovato almeno una volta.
  • Raccolga 3 versioni per ciascuno: il contratto firmato, la sua riga nell'elenco del personale e la sua riga nell'ultimo cedolino.
  • Confronti 4 campi: stipendio base, indennità, data di assunzione e data di fine contratto.
  • Conti i rinnovi di ogni contratto a tempo determinato e sommi la durata, poi si chieda: sappiamo se è già diventato a tempo indeterminato?
  • Chieda chi può aprire oggi il file delle paghe e annoti i nomi.

Ogni discrepanza trovata è il primo punto del suo piano di digitalizzazione, e ogni nome inatteso nell'elenco di chi vede gli stipendi è il secondo.

Conclusione e prossima parte

Il fascicolo del dipendente non è un archivio; è la fonte da cui legge ogni processo. Quando stipendio, data di assunzione e ogni rinnovo sono scritti una volta in un solo posto, ed è chiaro chi vede cosa, tutto il resto diventa più semplice. Nella prossima parte passiamo a presenze e turni: come i fogli cartacei diventano un registro di cui si fidano il dipendente, il responsabile e le paghe.

Fonti