ملف الموظف والعقد: مصدر واحد لبيانات كل موظف

ملف الموظف هو السجل الذي يجب أن تقرأ منه كل عمليات الموارد البشرية: الحضور والإجازات والرواتب ونهاية الخدمة. حين يكون الراتب في العقد مختلفا عن الراتب في جدول الموظفين، أو تاريخ المباشرة في ملف غير الذي في المسير، فكل عملية لاحقة تبنى على رقم خاطئ. في الجزء الأول رسمنا أين يضيع وقت الموارد البشرية، وهذا الجزء الثاني يبني الأساس: ما الذي يحتويه ملف الموظف، وما الذي يشترطه نظام العمل في العقد، ومن يحق له رؤية الراتب، ثم تمرين تفحص به 5 ملفات موظفين في يوم واحد.

ما هو ملف الموظف الرئيسي

المقصود بالسجل الرئيسي للموظف (Master Data) سجل واحد لكل موظف، تكتب فيه كل معلومة مرة واحدة فقط، وكل عملية أخرى تقرأ منه بدل أن تحتفظ بنسختها الخاصة. في الحد الأدنى يضم:

• الهوية: الاسم والجنسية ورقم الهوية أو الإقامة وتاريخ انتهائها والعنوان ووسيلة التواصل.
• الوظيفة: المسمى والقسم والمدير المباشر ومكان العمل وتاريخ المباشرة الفعلي.
• الأجر: الراتب الأساسي وكل بدل باسمه ومبلغه، والحساب البنكي الذي يحول عليه الراتب.
• العقد: نوعه محدد أو غير محدد المدة، وتاريخ بدايته ونهايته، وفترة التجربة إن وجدت، وكل تجديد وتاريخه.
• المستندات: نسخة العقد والهوية والمؤهل ووثيقة التأمين الطبي، ولكل مستند تاريخ انتهاء يراقب.

القاعدة البسيطة: إذا احتاج مسير الرواتب الراتب، فهو يقرأه من السجل. وإذا احتاجت مكافأة نهاية الخدمة تاريخ المباشرة، فهي تقرأه من السجل. لا أحد ينسخ ولا أحد يعيد الكتابة.

ما يشترطه نظام العمل في العقد

صفحة علاقات العمل لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية تنشر نص المواد بصيغتها المعدلة، وهي التي تحدد الحقول التي لا يصح أن يخلو منها ملفك:

• المادة 51: يكتب العقد من نسختين لكل طرف نسخة، ويوثق وفق الأحكام النظامية. والعقد قائم حتى لو لم يكتب، وعندها يحق للعامل وحده إثباته بكل طرق الإثبات، ولكل طرف أن يطلب كتابته في أي وقت.
• المادة 52: تضع الوزارة نموذجا موحدا لكل نوع عقد، يتضمن أساسا: اسم صاحب العمل ومقره، واسم العامل وجنسيته وما يلزم للتحقق من هويته وعنوان إقامته، والأجر المتفق عليه بما فيه المزايا والبدلات، ونوع العمل ومكانه، وتاريخ المباشرة، ومدة العقد إن كان محدد المدة.
• المادة 53: فترة التجربة تذكر صراحة في العقد بمدة محددة، ولا تزيد في مجموعها على 180 يوما.
• المادة 54: لا يوضع العامل تحت التجربة أكثر من مرة لدى صاحب العمل نفسه، إلا باتفاق مكتوب لمهنة أو عمل مختلف، أو بعد مضي 6 أشهر على انتهاء علاقته السابقة معه.

لاحظ أن المادة 52 تكاد تكون قائمة حقول جاهزة. إذا كان السجل الرئيسي يحمل هذه الحقول نفسها، يصبح إصدار العقد ومراجعته عملية قراءة لا عملية كتابة. تأكد دائما من الاستحقاقات في حالتك مع الوزارة أو مع محام عمالي، فهذه السلسلة تشرح الآلية ولا تفتي.

العقد محدد المدة: التواريخ التي لا تحتمل النسيان

أخطر ما يضيع في الجداول هو تاريخ التجديد. وفق المادة 55، ينتهي العقد محدد المدة بانتهاء مدته، فإن استمر الطرفان في تنفيذه اعتبر مجددا لمدة غير محددة، مع مراعاة المادة 37 بشأن غير السعوديين. وإذا جدد العقد 3 مرات متتالية، أو بلغت مدته الأصلية مع التجديد 4 سنوات أيهما أقل، واستمر الطرفان، تحول إلى عقد غير محدد المدة. وتنص المادة 56 على أن مدة التجديد تعد امتدادا للمدة الأصلية في حساب الحقوق المرتبطة بمدة الخدمة.

ماذا يعني هذا عمليا؟ أن ملف الموظف يجب أن يحفظ كل تجديد كسطر مستقل بتاريخه، لا أن يستبدل تاريخ النهاية القديم بالجديد. النظام الجيد يعد التجديدات ويجمع المدة تلقائيا، وينبه قبل انتهاء العقد بوقت كاف ليتخذ المدير قراره بدل أن يتخذه التقويم عنه.

أما توثيق العقود على المنصة الحكومية فهو آلية مكملة لا بديلة: العقد يوثق على منصة قوى، والرواتب تمر عبر نظام حماية الأجور. لن نعيد شرح الربط هنا، وقد فصلناه في مقال ربط أنظمتك بالمنصات الحكومية. المهم في هذا الجزء أن ما يوثق على المنصة يجب أن يطابق ما في ملفك الداخلي، وإلا صار عندك مصدران للحقيقة.

من يحق له رؤية الراتب

بيانات الموظف بيانات شخصية، والراتب والحساب البنكي ورقم الهوية من أكثرها حساسية. حين تنتقل هذه البيانات من مجلد مشترك إلى نظام، فهي فرصة لضبط الصلاحيات بدل نسخ الفوضى:

• الموظف يرى ملفه هو فقط.
• المدير المباشر يرى بيانات فريقه الوظيفية، ولا يرى الراتب إلا إذا قررت المنشأة ذلك صراحة.
• الموارد البشرية والرواتب ترى الأجر والحساب البنكي، وكل تعديل عليهما يسجل باسم من عدله ومتى.
• الإدارة العليا ترى التقارير المجمعة دون الحاجة لفتح كل ملف.

هذا يتسق مع نظام حماية البيانات الشخصية الصادر عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي، وقد شرحنا التزاماته العملية في دليل نظام حماية البيانات الشخصية لأصحاب الأعمال. والعنوان المسجل في الملف ليس تفصيلا: المادة 72 تنص على إرسال إشعار الجزاء بالبريد المسجل إلى عنوان العامل المدون في ملفه إذا امتنع عن الاستلام أو غاب، والمادة 73 توجب قيد الغرامات في سجل خاص باسم العامل وأجره ومبلغ الغرامة وسببها وتاريخها.

نظرة أوريجامي

نحن شركة تقنية نبني أنظمة وتكاملات مخصصة، وأول ما نبنيه في أي مشروع موارد بشرية هو السجل الرئيسي للموظف وسجل التعديلات عليه، قبل شاشات الحضور أو الرواتب. لأن كل ما يأتي بعده يقرأ منه، وأي خلل فيه يتضاعف في كل عملية.

ونفضل أن ننقل البيانات الحالية بعد تنظيفها ومطابقتها مع العقود الموثقة، لا أن ننسخ الجداول كما هي. هكذا يبدأ الفريق بسجل يثق فيه من اليوم الأول، وهو ما نطبقه حين نصمم خدماتنا حول طريقة عمل المنشأة.

تمرين: افحص 5 ملفات موظفين اليوم

• اختر 5 موظفين من أقسام مختلفة، وبينهم موظف على عقد محدد المدة جدد مرة على الأقل.
• اجمع لكل موظف 3 نسخ: العقد الموقع، وسطره في جدول الموظفين، وسطره في آخر مسير رواتب.
• قارن 4 حقول: الراتب الأساسي، والبدلات، وتاريخ المباشرة، وتاريخ نهاية العقد.
• عد التجديدات لكل عقد محدد المدة واجمع مدته، واسأل: هل نعرف إن كان قد تحول إلى غير محدد المدة؟
• اسأل من يستطيع فتح ملف الرواتب اليوم، واكتب الأسماء.

أي اختلاف تجده هو بند أول في خطة الرقمنة، وأي اسم لم تتوقعه في قائمة من يرى الرواتب هو بند ثان.

الخلاصة والجزء القادم

ملف الموظف ليس أرشيفا، بل المصدر الذي تقرأ منه كل عملية. حين يكتب الأجر وتاريخ المباشرة وكل تجديد مرة واحدة في مكان واحد، ويحدد بوضوح من يرى ماذا، يصبح ما بعده أسهل. في الجزء القادم ننتقل إلى نظام الحضور والانصراف: كيف تتحول الكشوف اليدوية إلى سجل يثق به الموظف والمدير والرواتب معا.

مصادر

• وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية: علاقات العمل — نصوص المواد 51 و52 و53 و54 و55 و56 و72 و73 من نظام العمل بصيغتها المعدلة.
• الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي: نظام حماية البيانات الشخصية — الإطار الذي يحكم تخزين بيانات الموظفين والوصول إليها.