İş Kanunu çerçeveyi açıkça belirler: aylık ücretli çalışanlara ayda bir kez ödeme yapılır, işletmeler ücretleri onaylı bankalar aracılığıyla çalışanların hesaplarına yatırmak zorundadır ve kesintiler ödenmesi gereken ücretin yarısını aşamaz. Kanunun belirlemediği şey, işletmenizin ayı nasıl kapattığıdır. Dördüncü bölümde izin ve talepler için onay akışını kurduk; bu beşinci bölüm bordroyu her ay aynı şekilde işleyen bir kapanışa dönüştürüyor: devam kayıtları ve değişiklikler için bir kesim tarihi, her farkı açıklayan önceki ay karşılaştırması, banka dosyasından önce onay ve ardından Ücret Koruma Sistemi üzerinden ödeme; ayrıca her adım için bir sorumlu ve bir tarih içeren tek sayfalık bir kapanış kontrol listesi yazacağınız bir alıştırma.

İş Kanunu'nun herhangi bir hesaplamadan önce belirledikleri

Bordro tek bir rakam hesaplamadan önce, ücret kuralları Bureau of Experts tarafından yayımlanan İş Kanunu'nda belirtildiği şekilde içine yazılmış olmalıdır:

  • Madde 90, ne zaman ve nasıl ödenir: aylık ücretli çalışanlara ayda bir kez, gündelikçilere en az haftada bir kez ödeme yapılır; 5/6/1436H tarihli M/46 sayılı Kraliyet Kararnamesi ile yapılan değişiklikten sonra işletmeler ücretleri Krallık'ta onaylı bankalar aracılığıyla çalışanların hesaplarına yatırmak zorundadır.
  • Madde 92, kesintiler: çalışanın yazılı onayı olmadan özel alacaklar için ücretten hiçbir tutar kesilemez; sayılan durumlar istisnadır, bunlar arasında kesinti ücretin %10'unu aşmamak şartıyla işveren kredilerinin geri alınması ve kanunla belirlenen sosyal sigorta primleri vardır.
  • Madde 93, kesinti tavanı: her durumda kesintiler, iş uyuşmazlıklarını çözme kurulu aksine karar vermedikçe, ödenmesi gereken ücretin yarısını aşamaz.
  • Madde 94, geciken ücretler ve haksız kesintiler: kurul işverene kesilen tutarı iade etmesini veya geciken ücretleri ödemesini emredebilir ve kesilen tutarın ya da geciken ücretin iki katına kadar para cezası verebilir.
  • Madde 107, fazla mesai: saatlik ücret artı temel ücretin %50'si kadar bir ödeme; 20/8/1446H tarihinden itibaren yürürlükte olan değişiklikle işveren, çalışanın onayıyla bunun yerine ücretli telafi izni günleri verebilir.

Bu kuralların her biri sistemde bir kontrole dönüşür: taksiti ücretin %10'unu aşan bir avans geçmez ve ücretin yarısını aşan toplam kesintiler, biri inceleyene kadar o çalışanın onayını durdurur. Geciken bir ücret de artık iç mesele değildir: belgelenmiş sözleşmedeki ücret maddesi hakkındaki yazımızda geciken bir ücretin nasıl doğrudan bir icra talebine dönüşebileceğini açıkladık.

Birinci adım: devam ve değişiklikler için bir kesim tarihi

Bordro sürprizlerinin çoğu hesaplamadan değil, geç gelen bir değişiklikten doğar: bordro hazırlandıktan sonra kaydedilen bir devamsızlık, sözlü olarak verilen bir zam, dosyası henüz girilmemiş yeni bir çalışan. Çözüm, duyurulmuş tek bir kuraldır: her ay devam kaydının kapandığı sabit bir gün ve maaş değişikliklerinin artık kabul edilmediği bir gün. Sonrasında gelen her şey son dakika düzeltmesi olarak değil, kayıtlı bir düzeltme olarak bir sonraki aya geçer.

  • Kesimde neler kapanır: devam, devamsızlık ve gecikmeler, onaylı fazla mesai, onaylı izinler ve ücrete etkisi, avanslar ve taksitleri.
  • Neler belge gerektirir: işe alım, maaş değişikliği, yeni bir yan ödeme veya hizmet sonu; her biri bir mesajdan değil, çalışanın dosyasından ve sözleşmesinden gelir.
  • Kesimin sahibi kim: adı belli bir kişi devam kaydının kapandığını duyurur, böylece bitirdik mi sorusu asla açık kalmaz.

Devam kayıtları üçüncü bölümde kurduğumuz gibi güvenilir bir kayıttan, izinler de dördüncü bölümdeki gibi bir onay akışından geldiğinde, kesim bir haftalık takip yerine tek tıklık bir kapanışa dönüşür.

İkinci adım: her farkı açıklayan önceki ay karşılaştırması

En basit ve en güçlü kontrol, bu ayın bordrosunu geçen ayınkiyle çalışan çalışan karşılaştırmaktır. Amaç rakamların tutması değil, her farkın yazılı bir gerekçesi olmasıdır:

  • Kim girdi, kim çıktı: her yeni çalışanın bir sözleşmesi, her ayrılanın kayıtlı bir hizmet sonu vardır.
  • Kimin net ücreti değişti: zam, yeni yan ödeme, fazla mesai, devamsızlık veya avans taksiti; her biri bir belgeye ya da onaylı bir karara dayanır.
  • Kim bir sınırı aştı: ücretin yarısına yaklaşan kesintiler, %10'un üzerinde bir avans taksiti veya sıfır ya da eksi net ücret.
  • Ücret sözleşmeyle uyuşuyor mu: bordrodaki ücret belgelenmiş sözleşmedeki ücretle aynı olmalıdır; her fark yalnızca bordroyu düzelterek değil, sözleşmeyi güncelleyerek giderilir.

Bir tabloda bu karşılaştırma saatlerce insan dikkati ister; bir sistemde ise yalnızca farkları gösteren ve tutanları bir kenara bırakan bir rapora dönüşür, böylece kontrol eden kişi zamanını incelemeyi hak eden şeylere ayırır.

Üçüncü adım: banka dosyasından önce onay

Buradaki kural görevlerin ayrılmasıdır: bordroyu hazırlayan onaylamaz, onaylayan da havaleyi gerçekleştirmez. Onay tek bir toplam üzerinden değil, fark raporuyla birlikte bordro üzerinden verilir ve onaylayanın adı ve saatiyle kaydedilir. Onaydan sonra bordro kilitlenir; sonraki her değişiklik sessizce geçmek yerine yeni bir onay turu açar. Maaşlar ve banka bilgileri kişisel verilerdir; bu yüzden onları yalnızca görevi için ihtiyaç duyanlar görmeli, sistem de kimin görüntülediğini ve kimin değiştirdiğini kaydetmelidir.

Dördüncü adım: havale ve Ücret Koruma dosyası

Banka havalesinden sonra kapanış, Ücret Koruma dosyasının yüklenmesiyle tamamlanır. İnsan Kaynakları ve Sosyal Kalkınma Bakanlığı'nın Ücret Koruma dosyası yükleme hizmeti sayfasına göre işletme, çalışanların ücret ve mahsup verilerini içeren elektronik olarak mühürlenmiş bir dosyayı Mudad platformu üzerinden yükler; dosya hemen işlenir, sosyal sigorta verileriyle eşleştirilir ve uyum oranı güncellenir; işletme uyum oranını inceler ve ihlalleri gerekçelendirir, çalışanlar da gerekçeyi kabul edebilir veya reddedebilir. Hizmetin üç şartından biri, işletmenin ve kayıtlı çalışanlarının aktif banka hesaplarının olmasıdır.

Uygulamada ödediğiniz şey kayıtlı olanla aynı olmalıdır: bordrodaki çalışan sosyal sigortada kayıtlı olanla aynı kişidir ve ödenen ücret kayıtlı ücrettir. Bu yüzden yüklenen dosya, geçtiğini varsaymak yerine yüklemeden sonra uyum oranına kısa bir bakışı hak eder. Devlet platformlarına bağlanmanın teknik ayrıntılarını sistemlerinizi Suudi devlet platformlarına entegre etme yazımızda ele aldık, burada tekrarlamayacağız.

Origami'nin bakışı

Biz özel sistemler ve entegrasyonlar geliştiren bir teknoloji şirketiyiz; bir bordro kapanışı kurarken işletmenin gerçekte çalıştığı sıradan başlarız, ardından çalışanın dosyasını ve sözleşmesini, devam kaydını ve izin ile avans akışını bordroya bağlarız; böylece içindeki her rakam elle yazılmış bir değer değil, izlenebilir bir kaynağın sonucu olur.

İş Kanunu kontrollerini, aydan aya karşılaştırmayı ve onayı sistemin içine yerleştiririz, çünkü tek bir kişinin hatırlamasına bağlı bir kapanış, o kişinin olmadığı ilk ayda tökezler. Hizmetlerimizi bir işletmenin gerçekte nasıl çalıştığına göre böyle kurarız.

Alıştırma: tek sayfalık bordro kapanış kontrol listesi

  • Adımları sırayla yazın: devam kesimi, değişiklik kesimi, bordronun hazırlanması, önceki ayla karşılaştırma, onay, havale, Ücret Koruma dosyasının yüklenmesi ve uyum oranının kontrolü.
  • Her adım için bir sorumlu belirleyin: sorumlu yokken işi yapacak bir yedekle birlikte.
  • Her adıma bir tarih koyun: ayın sabit bir günü; böylece ödeme tarihi ilk telaş değil, listedeki son tarih olur.
  • Adımın yapıldığının kanıtını tanımlayın: imzalı bir fark raporu, kayıtlı bir onay, bir havale dekontu veya yüklemeden sonraki uyum oranı.
  • Geçen ay üzerinde deneyin: hangi adım gecikti ve kim kimi bekliyordu.

Sorumlusu veya tarihi olmayan her adım, gelecek ayın sürprizinin geleceği yerdir ve bordro dijitalleştirme planınızda bir maddedir.

Sonuç ve sonraki bölüm

İyi bir kapanış İş Kanunu'ndaki ücret kurallarından başlar, devam ve değişiklikleri duyurulmuş bir günde kapatır, önceki aya göre her farkı açıklar, banka dosyasından önce onaylar ve Ücret Koruma dosyasının yüklenip uyumun kontrol edilmesiyle tamamlanır. Sonraki bölümde iş ilişkisinin sonuna geçiyoruz: Bakanlığın belirttiği şekilde hizmet sonu tazminatının hesaplanması, nihai hesaplaşma, şirket varlıklarının iadesi ve son gün erişimlerin kapatılması.

Kaynaklar

Bu yazı mekanizmayı açıklar ve hukuki tavsiye değildir; durumunuzu Bakanlık veya bir iş hukuku avukatı ile teyit edin.