Melaksanakan sistem sumber manusia dan penggajian dalam 90 hari adalah realistik jika anda membahagikan kerja kepada 3 blok setiap satu 30 hari mengikut susunan yang betul: mula-mula membersihkan data induk pekerja dan kontrak, kemudian meletakkan kehadiran dan permohonan pada satu laluan kelulusan, dan akhir sekali menjalankan dua penutupan penggajian secara selari sebelum beralih. Bahagian ketujuh dan terakhir siri Pendigitalan Sumber Manusia ini menghimpunkan latihan enam bahagian sebelumnya dalam satu pelan, dan menyatakan keputusan mana milik pemilik dan mana milik pasukan sumber manusia. Jika anda belum memilih sistem, mulakan dengan panduan kami untuk memilih sistem sumber manusia dan penggajian, kemudian kembali kepada pelan ini, kerana ia sesuai dengan mana-mana sistem yang anda pilih.

Sebelum hari pertama: tiga keputusan untuk pemilik

Pelan ini tidak bermula dengan teknologi tetapi dengan keputusan yang hanya boleh dibuat oleh pemilik atau pengurus besar. Jika ditangguhkan, pelan akan terhenti di pertengahan jalan:

  • Siapa pemilik projek: seorang yang dinamakan daripada sumber manusia atau pentadbiran, dengan masa khusus setiap minggu dan kuasa untuk meminta data daripada mana-mana jabatan.
  • Apa yang berhenti: hari sistem menjadi satu-satunya sumber; selepas itu tiada permohonan cuti diterima melalui WhatsApp dan tiada gaji diubah dalam fail sampingan.
  • Siapa yang melihat gaji: senarai nama yang dibenarkan melihat gaji dan penyelesaian akhir, kerana data pekerja ialah data peribadi yang dikawal oleh Undang-undang Perlindungan Data Peribadi (PDPL).

Selebihnya ialah keputusan operasi pasukan sumber manusia: format medan, nama syif, susunan pemindahan fail dan borang permohonan.

Hari 1 hingga 30: fail pekerja dan kontrak dahulu

Segala yang seterusnya membaca daripada fail ini, jadi ia didahulukan. Ulang latihan bahagian pertama, kemudian latihan bahagian kedua ke atas semua pekerja, bukan hanya 5 orang:

  • Minggu pertama: peta tugas daripada bahagian pertama, serta senarai setiap fail, lembaran atau kumpulan yang menyimpan data pekerja hari ini.
  • Minggu kedua dan ketiga: memadankan 4 medan bagi setiap pekerja antara kontrak, senarai pekerja dan penggajian terakhir: gaji pokok, elaun, tarikh mula bekerja dan tarikh tamat kontrak. Menurut Perkara 52 di halaman Hubungan Pekerjaan Kementerian Sumber Manusia, model kontrak merangkumi upah yang dipersetujui berserta faedah dan elaunnya, tarikh mula bekerja dan tempoh jika kontrak itu bertempoh tetap, jadi medan inilah rangka fail itu sendiri.
  • Minggu keempat: memindahkan data yang telah dibersihkan ke dalam sistem dan mengunci fail lama sebagai baca sahaja. Perkara 53 menetapkan bahawa tempoh percubaan secara keseluruhan tidak boleh melebihi 180 hari, jadi rekodkan tarikh tamatnya bagi setiap pekerja baharu supaya sistem memberi amaran tepat pada masanya.

Kaedah pembersihan itu sendiri ada dalam artikel kami tentang membersihkan data sebelum migrasi daripada siri peralihan Excel ke sistem: tiada apa-apa yang dipindahkan seadanya, dan setiap percanggahan diselesaikan sebelum migrasi, bukan selepasnya.

Hari 31 hingga 60: kehadiran dan permohonan pada satu laluan

Setelah fail boleh dipercayai, aktiviti harian dikaitkan dengannya:

  • Kehadiran: tetapkan syif seperti dalam bahagian ketiga, himpunkan semua kaedah merekod kehadiran dalam satu rekod, dan bawa pengecualian kepada pengurus dan bukannya memotong gaji secara senyap. Ulang pada hujung bulan latihan yang membandingkan helaian kehadiran dengan potongan bagi 3 pekerja.
  • Permohonan: matriks kelulusan daripada bahagian keempat untuk 5 permohonan yang paling kerap, dengan pengganti dan had masa peningkatan, serta baki cuti yang dikemas kini secara automatik.
  • Hari WhatsApp dihentikan: diumumkan lebih awal; selepas itu sebarang permohonan yang tiba melalui mesej dialihkan ke sistem dengan sopan, bukan ditolak.

Di sini pemilik memutuskan satu perkara sahaja: siapa yang meluluskan pengecualian yang tidak boleh diluluskan oleh ketua jabatan, seperti kerja lebih masa melebihi had yang ditetapkan atau pendahuluan gaji.

Hari 61 hingga 90: dua penggajian selari sebelum peralihan

Penggajian dipindahkan paling akhir kerana ia bergantung pada semua yang sebelumnya, dan kerana kesilapan di situ terus sampai ke akaun pekerja:

  • Bulan selari pertama: penggajian disediakan dengan cara lama dan dalam sistem, dan gaji bersih dibandingkan pekerja demi pekerja. Setiap perbezaan dijelaskan: adakah puncanya fail, kehadiran atau peraturan pengiraan?
  • Bulan selari kedua: diulang dengan senarai semak penutupan daripada bahagian kelima, dengan pemilik dan tarikh bagi setiap langkah, sehingga tiada perbezaan yang tinggal tanpa penjelasan.
  • Peralihan: selepas dua penggajian yang sepadan, pemilik meluluskan sistem menjadi satu-satunya sumber, dan fail lama disimpan sebagai arkib baca sahaja.
  • Tamat perkhidmatan: senarai semak bahagian keenam ditambah, kerana Perkara 88 mewajibkan semua hak diselesaikan dalam tempoh seminggu, atau dua minggu jika pekerja yang menamatkan kontrak, tarikh akhir yang sukar dipenuhi dengan pengiraan manual. Butiran ganjaran ada dalam bahagian keenam dan halaman Peraturan Ganjaran Tamat Perkhidmatan.

Bulan selepas peralihan memerlukan pemantauan rapi, seperti yang kami jelaskan dalam tiga puluh hari pertama selepas migrasi.

Pandangan Origami

Kami ialah syarikat teknologi yang membina sistem, aplikasi dan integrasi khusus, dan apabila menangani sumber manusia kami mengikut susunan yang sama: fail dahulu, kemudian aktiviti harian, kemudian penggajian selepas dua larian yang sepadan. Sistem yang dibina di atas data yang tidak sepadan hanya memindahkan masalah ke skrin yang lebih cantik.

Kami bermula daripada latihan enam bahagian itu sendiri, bukan daripada senarai ciri siap sedia, kerana latihan itulah yang menunjukkan apa yang benar-benar diperlukan oleh perniagaan anda; kemudian kami membina apa yang kurang dan menghubungkannya dengan platform kerajaan. Begitulah kami membina perkhidmatan kami berdasarkan cara sebenar perniagaan berfungsi, manakala persoalan undang-undang diputuskan oleh teks undang-undang atau peguam undang-undang buruh.

Kesimpulan: pengakhiran siri

Pendigitalan sumber manusia bukan membeli perisian, tetapi susunan kerja: satu fail pekerja yang betul, kemudian kehadiran dan permohonan pada satu laluan, kemudian penggajian yang membuktikan dirinya melalui dua larian selari, dan akhirnya tamat perkhidmatan yang terhasil daripada data sedia ada. Bahagian ini melengkapkan siri, dan anda boleh kembali ke mana-mana bahagian di pusat pengetahuan apabila sampai ke peringkatnya dalam pelan.

Sumber

Artikel ini menerangkan mekanismenya dan bukan nasihat undang-undang; sahkan kes anda dengan Kementerian atau peguam undang-undang buruh.