Dalam kebanyakan perniagaan, masa sumber manusia tidak hilang kerana kerja yang sukar. Ia hilang kerana menaip semula data yang sama: nama, gaji dan tarikh kontrak seorang pekerja ditulis dalam fail pengambilan, kemudian dalam helaian kehadiran, kemudian dalam rekod cuti, kemudian dalam fail gaji setiap bulan, dan sekali lagi semasa tamat perkhidmatan. Bahagian pertama siri Pendigitalan Sumber Manusia ini menyusuri sebulan penuh kerja sumber manusia, menunjukkan di mana data yang sama ditaip dua kali dan di mana keputusan menunggu seorang sahaja, serta memberi anda latihan untuk mengukur perniagaan anda sendiri dalam seminggu sebelum membuat sebarang keputusan pembelian.

Kami tidak bermula dengan sistem atau harga. Kami bermula dengan peta, kerana perniagaan yang tidak tahu ke mana masanya pergi akan membeli alat yang menyelesaikan masalah orang lain.

Sebulan kerja sumber manusia

Ambil mana-mana bulan biasa dalam perniagaan yang mempunyai beberapa dozen pekerja, dan ikuti apa yang melalui pasukan sumber manusia, atau pengurus pentadbiran yang memikul tugas itu:

  • Pekerja baharu mula bertugas. Salinan kad pengenalan, kelayakan dan butiran bank tiba melalui WhatsApp, kontrak ditaip dalam fail Word, kemudian data yang sama disalin ke senarai pekerja dan sekali lagi ke helaian gaji.
  • Kehadiran harian. Helaian kertas, atau mesin cap jari yang mengeksport fail, kemudian seseorang menyemak kelewatan dan ketidakhadiran secara manual dan mencatatnya dalam helaian berasingan.
  • Permohonan cuti. Mesej kepada pengurus langsung, kelulusan lisan atau dengan emoji, kemudian seseorang teringat, jika teringat, untuk menolaknya daripada baki.
  • Gaji. Pada hujung bulan fail gaji disusun semula: ketidakhadiran daripada helaian, pendahuluan daripada buku nota akauntan, elaun daripada kontrak, kemudian semakan baris demi baris sebelum pindahan.
  • Pekerja yang berhenti. Hak-haknya dikira daripada fail yang berselerak, aset syarikat dikutip berdasarkan ingatan penyelia, dan tarikh mula kerja yang sebenar dicari dalam kertas lama.

Setiap langkah masuk akal dengan sendirinya. Masalahnya, data yang sama berada di empat atau lima tempat, dan setiap salinan boleh menyimpang daripada yang lain tanpa disedari sesiapa.

Ke mana sebenarnya masa pergi

Apabila anda melakar bulan lepas di atas kertas, pembaziran muncul di tiga tempat yang berulang:

  • Kemasukan berganda. Gaji yang sama ditulis dalam kontrak, senarai pekerja dan fail gaji. Jika diubah di satu tempat dan terlupa di tempat lain, pekerja itu sendiri yang menemui kesilapan apabila melihat gajinya.
  • Padanan manual. Sebelum setiap pemprosesan gaji, seseorang menghabiskan berjam-jam memadankan kehadiran dengan cuti dan pendahuluan, kerana tiada satu pun yang berhubung antara satu sama lain.
  • Keputusan yang menunggu seorang sahaja. Kelulusan cuti, perubahan gaji atau pengecualian kehadiran menunggu seorang pengurus. Jika dia bermusafir atau sibuk, seluruh laluan terhenti, dan pekerja tidak tahu di mana permohonannya.

Jika gambaran ini biasa bagi anda, inilah tanda-tanda yang sama yang kami terangkan dalam When the Spreadsheet Stops Being the Answer, tetapi dalam sumber manusia ia lebih berat, kerana setiap kesilapan jatuh terus pada gaji seseorang.

Mengapa ketepatan di sini bukan pilihan

Data pekerja bukan sekadar angka dalaman; ia membawa kewajipan yang ditetapkan oleh Undang-undang Buruh. Halaman Hubungan Pekerjaan Kementerian Sumber Manusia dan Pembangunan Sosial memberikan contoh yang jelas:

  • Perkara 51: kontrak pekerjaan ditulis dalam dua salinan, satu untuk setiap pihak, dan didokumenkan mengikut peraturan yang berkenaan.
  • Perkara 52: kontrak mengandungi upah yang dipersetujui berserta faedah dan elaun, jenis dan tempat kerja, tarikh mula, dan tempohnya jika ia kontrak bertempoh tetap.
  • Perkara 53: tempoh percubaan mesti dinyatakan dengan jelas dalam kontrak, dan jumlahnya tidak boleh melebihi 180 hari.
  • Perkara 55: kontrak bertempoh tetap yang diperbaharui 3 kali berturut-turut, atau tempohnya bersama pembaharuan mencapai 4 tahun, mana-mana yang lebih singkat, bertukar menjadi kontrak tanpa tempoh jika kedua-dua pihak terus melaksanakannya.
  • Perkara 88: apabila perkhidmatan tamat, upah dan semua hak dijelaskan dalam tempoh satu minggu, atau dua minggu jika pekerja yang menamatkan kontrak.

Perhatikan bahawa setiap perkara ini bergantung pada tarikh atau angka yang mesti betul dalam fail anda: tarikh mula, bilangan pembaharuan, upah terakhir. Ganjaran tamat perkhidmatan, seperti yang dijelaskan oleh halaman Kementerian, dikira berdasarkan upah terakhir dan tempoh perkhidmatan. Jika data ini bertaburan dalam banyak fail, tempoh singkat dalam Perkara 88 menjadi satu perlumbaan. Sentiasa sahkan hak di sisi undang-undang dengan Kementerian atau peguam buruh; siri ini menerangkan mekanismenya, bukan memutuskan kes individu.

Pandangan Origami

Kami ialah syarikat teknologi yang membina sistem dan integrasi tersuai, dan kami memulakan setiap projek sumber manusia dengan memetakan bulan semasa sebelum menunjukkan satu skrin pun. Proses yang didigitalkan tanpa difahami sesiapa menghasilkan sistem pantas yang mengulangi kesilapan yang sama, dan pasukan kembali kepada hamparan kerana tidak mempercayainya.

Urutan yang kami cadangkan: satu rekod pekerja yang menjadi sumber bacaan semua proses, kemudian kehadiran yang boleh dipercayai, kemudian laluan kelulusan, kemudian gaji yang dibina daripada data itu dan bukannya ditaip semula. Itulah urutan yang diikuti siri ini, dan urutan yang kami gunakan apabila menyesuaikan perkhidmatan kami dengan cara perniagaan bekerja, bukan sebaliknya.

Latihan: petakan bulan anda dalam seminggu

Sebelum membandingkan sebarang sistem, jalankan latihan ini sendiri tanpa alat baharu:

  • Senaraikan setiap tugas sumber manusia bulan lepas, daripada hari pertama pekerja baharu hingga pindahan gaji terakhir.
  • Di sebelah setiap tugas, tulis siapa yang melakukannya dan dalam fail atau aplikasi mana datanya disimpan: hamparan, kertas, WhatsApp, e-mel, platform kerajaan.
  • Tandakan setiap maklumat yang ditaip lebih daripada sekali, seperti gaji, tarikh mula kerja atau baki cuti.
  • Letakkan tanda kedua pada setiap langkah yang terhenti kerana menunggu seorang sahaja.
  • Pilih 5 pekerja dan bandingkan data mereka dalam kontrak, senarai pekerja dan gaji terakhir. Setiap perbezaan ialah keutamaan sebenar.

Helaian ini lebih bernilai daripada mana-mana sebut harga, dan anda akan menggunakannya ketika membaca panduan kami tentang memilih sistem sumber manusia dan gaji, kerana ia memberitahu apa yang benar-benar anda perlukan.

Dalam bahagian seterusnya

Peta sudah dilakar; bahagian seterusnya bermula dengan asasnya: fail pekerja dan kontrak sebagai satu sumber kebenaran bagi setiap pekerja, dan siapa yang boleh melihat data gaji. Kemudian kita beralih kepada kehadiran, laluan cuti dan permohonan, gaji bulanan, ganjaran tamat perkhidmatan dan penyelesaian akhir, dan kita menutup siri ini dengan pelan 90 hari yang menyusun semua ini mengikut urutan yang betul.

Sumber