Saldo cuti adalah angka yang paling sering ditanyakan karyawan, dan cuti adalah permintaan yang paling sering hilang di antara pesan WhatsApp dan telepon. Undang-Undang Ketenagakerjaan menetapkan dasarnya dengan jelas: cuti tahunan paling sedikit 21 hari, menjadi 30 hari setelah 5 tahun berturut-turut bekerja pada pemberi kerja, dan pekerja harus diberi tahu tanggal cutinya paling lambat 30 hari sebelumnya. Di bagian ketiga kita membangun catatan kehadiran dan shift; bagian keempat ini mengubah cuti, surat keterangan, kasbon, dan permintaan karyawan lainnya menjadi satu alur persetujuan: siapa menyetujui apa, apa yang terjadi saat penyetuju tidak ada, bagaimana saldo diperbarui sendiri, dan bagaimana karyawan melihat status permintaannya tanpa harus bertanya, lalu sebuah latihan untuk menyusun matriks persetujuan bagi lima permintaan Anda yang paling sering.

Cuti menurut undang-undang: yang harus diketahui sistem sebelum menghitung

Sebelum alur persetujuan apa pun, sistem harus mengetahui jenis-jenis cuti dan aturan masing-masing, karena saldo, pembayaran, dan dokumen pendukungnya berbeda dari satu jenis ke jenis lain. Ketentuan utama dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang diterbitkan Bureau of Experts:

  • Pasal 109, cuti tahunan: paling sedikit 21 hari untuk setiap tahun, menjadi 30 hari setelah pekerja menyelesaikan 5 tahun berturut-turut, dibayar di muka. Pekerja harus mengambilnya pada tahun cuti itu jatuh tempo dan tidak boleh menerima uang pengganti selama masa kerja; pemberi kerja boleh menentukan tanggalnya sesuai kebutuhan kerja, dengan memberi tahu pekerja paling lambat 30 hari sebelumnya.
  • Pasal 110, penundaan: dengan persetujuan pemberi kerja, pekerja boleh membawa cuti atau sebagian darinya ke tahun berikutnya; pemberi kerja boleh menundanya melewati tahun jatuh temponya paling lama 90 hari, dan penundaan yang lebih lama memerlukan persetujuan tertulis pekerja, tanpa melewati akhir tahun berikutnya.
  • Pasal 111, saldo saat berhenti bekerja: pekerja berhak atas bayaran untuk hari cuti yang belum diambil, dan atas upah cuti untuk sebagian tahun sebanding dengan masa kerjanya.
  • Pasal 113 yang diubah, berlaku sejak 20/8/1446H: 5 hari dengan gaji penuh untuk pernikahan atau kematian pasangan, leluhur, atau keturunan, 3 hari untuk kematian saudara laki-laki atau perempuan, dan 3 hari untuk kelahiran anak, diambil dalam 7 hari sejak kelahiran; pemberi kerja boleh meminta dokumen pendukung.
  • Pasal 114, cuti haji: tidak kurang dari 10 dan tidak lebih dari 15 hari termasuk libur Iduladha, satu kali selama masa kerja, dengan syarat pekerja telah bekerja paling sedikit 2 tahun berturut-turut.
  • Pasal 116, cuti tanpa gaji: dengan persetujuan pemberi kerja; kontrak dianggap ditangguhkan untuk periode lebih dari 20 hari, kecuali para pihak menyepakati lain.
  • Pasal 117, cuti sakit: gaji penuh untuk 30 hari pertama, tiga perempat gaji untuk 60 hari berikutnya, dan tanpa gaji untuk 30 hari sesudahnya dalam satu tahun, yang dihitung sejak tanggal cuti sakit pertama.

Dalam praktiknya, setiap aturan ini menjadi satu pengaturan di sistem: jenis cuti, lamanya, dibayar penuh atau sebagian, dokumen yang diminta, dan kapan penghitungnya dimulai. Begitu aturan ditulis sekali, perhitungan tidak lagi bergantung pada ingatan satu orang di bagian SDM.

Satu permintaan, satu alur: siapa menyetujui apa

Cuti bukan satu-satunya permintaan. Karyawan meminta surat keterangan gaji, kasbon, pembaruan data, atau persetujuan lembur, dan hari ini masing-masing datang lewat saluran yang berbeda. Solusinya bukan saluran yang lebih cepat, melainkan satu alur untuk semua permintaan, dengan penyetuju yang bergantung pada jenisnya. Ini logika yang sama dengan matriks persetujuan yang kami jelaskan dalam permintaan pembelian dan batas persetujuan, diterapkan pada permintaan karyawan:

  • Setiap jenis permintaan punya penyetuju yang ditunjuk: cuti tahunan disetujui atasan langsung, kasbon bisa melewati atasan lalu bagian keuangan, dan surat keterangan gaji diterbitkan langsung oleh SDM.
  • Syarat yang mengubah alur: cuti yang lebih panjang dari jangka waktu yang ditetapkan perusahaan, atau kasbon di atas batas tertentu, menambahkan penyetuju kedua alih-alih memerlukan keputusan baru setiap kali.
  • Dokumen adalah bagian dari permintaan: surat keterangan dokter atau akta nikah atau kelahiran dilampirkan pada permintaan itu sendiri, bukan dikirim terpisah lewat obrolan.
  • Keputusan tercatat: setiap persetujuan atau penolakan memuat nama penyetuju, waktunya, dan alasannya jika ditolak.

Saat penyetuju tidak ada: pendelegasian dan eskalasi

Yang membuat permintaan macet jarang penolakan; yang sering adalah menunggu: manajer sedang cuti atau bepergian, permintaan tertahan, dan karyawan tidak tahu harus bertanya kepada siapa. Alur yang baik mengatasinya dengan dua aturan yang ditulis sejak awal:

  • Pendelegasian: saat manajer mencatat cutinya sendiri, mereka menunjuk siapa yang menyetujui atas nama mereka selama tidak ada, sehingga permintaan otomatis berpindah ke wakil dan catatan menunjukkan bahwa wakil itulah yang menyetujui.
  • Eskalasi: jika tidak ada keputusan dalam batas waktu yang ditetapkan perusahaan, penyetuju menerima pengingat, lalu permintaan naik satu tingkat, sehingga tidak ada permintaan yang dibiarkan tanpa penanggung jawab.

Ingat bahwa Pasal 109 memberi pemberi kerja hak menentukan tanggal cuti sesuai kebutuhan kerja, jadi akan membantu jika pada saat memutuskan penyetuju dapat melihat siapa lagi di tim yang cuti pada tanggal yang sama, sehingga ia memutuskan dengan mengetahui dampaknya pada ketersediaan staf.

Saldo diperbarui sendiri dan karyawan melihat status permintaannya

Di lembar kerja, saldo adalah angka yang diubah seseorang secara manual. Di sistem, saldo adalah hasil perhitungan: karyawan mengumpulkan hari cuti berdasarkan tanggal mulai kerja dan masa kerja dari berkas mereka, hari dipotong otomatis saat permintaan disetujui, dan hak berubah dari 21 menjadi 30 hari saat mereka menyelesaikan 5 tahun berturut-turut tanpa ada yang perlu mengingatnya. Cuti sakit bekerja dengan cara yang sama: sistem tahu kapan tahun cuti sakit karyawan dimulai dan berapa hari sudah dipakai, sehingga tahu apakah hari berikutnya dibayar penuh atau tiga perempat, dan langsung mengirimkannya ke penggajian.

Sisi lainnya adalah karyawan: ketika mereka dapat melihat saldo dan status permintaan, menunggu, disetujui, atau ditolak, sebagian besar pertanyaan berulang hilang. Inilah inti dari yang kami bahas dalam layanan mandiri karyawan, jadi tidak akan kami ulangi di sini. Dan ingat bahwa surat keterangan dokter adalah data pribadi yang sensitif: hanya orang yang membutuhkannya untuk menyetujui yang boleh melihatnya, bukan semua orang yang punya akses ke sistem.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi yang membangun sistem khusus dan integrasi. Saat membangun alur permintaan, kami mulai dari matriks persetujuan yang benar-benar dipakai perusahaan dan dari aturan cuti yang ditetapkan undang-undang, lalu menghubungkannya dengan berkas karyawan, catatan kehadiran, dan penggajian, agar saldo menjadi hasil perhitungan dan bukan angka yang diubah manual.

Kami merancang pendelegasian dan eskalasi sejak hari pertama, karena alur yang berhenti setiap kali satu orang tidak ada akan membuat semua orang kembali ke WhatsApp, serapi apa pun tampilannya. Begitulah kami membangun layanan kami di sekitar cara kerja perusahaan yang sebenarnya.

Latihan: susun matriks persetujuan untuk 5 permintaan yang paling sering

  • Pilih 5 permintaan: telusuri obrolan bulan lalu dan pilih lima permintaan yang paling sering, misalnya cuti tahunan, cuti sakit, surat keterangan gaji, kasbon, dan persetujuan lembur.
  • Untuk setiap permintaan, tuliskan: siapa yang mengajukan, siapa yang pertama menyetujui, kapan perlu penyetuju kedua, dan dokumen apa yang diminta.
  • Tunjuk wakil: siapa yang menyetujui setiap permintaan jika penyetuju utama tidak ada?
  • Tetapkan batas waktu: berapa hari kerja permintaan menunggu sebelum dieskalasi?
  • Tentukan dampaknya: apakah permintaan itu mengubah saldo atau gaji, dan di mana hal itu harus terlihat?

Setiap kolom yang tidak bisa Anda isi adalah pertanyaan yang hari ini dijawab seseorang dari ingatan, dan satu butir dalam rencana digitalisasi permintaan Anda.

Kesimpulan dan bagian berikutnya

Alur permintaan yang baik dimulai dari aturan cuti dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, mengirim setiap permintaan kepada penyetuju yang ditunjuk dengan wakil dan batas waktu eskalasi, memperbarui saldo sendiri, dan memungkinkan karyawan melihat posisi permintaannya. Di bagian berikutnya kita beralih ke penutupan penggajian bulanan: cara menutup setiap bulan dengan cara yang sama, dari kehadiran dan cuti hingga transfer bank, tanpa kejutan.

Sumber

Artikel ini menjelaskan mekanismenya dan bukan nasihat hukum; pastikan kasus Anda kepada Kementerian atau pengacara ketenagakerjaan.