Undang-Undang Ketenagakerjaan menetapkan kerangkanya dengan jelas: pekerja dengan upah bulanan dibayar sebulan sekali, perusahaan wajib membayar upah ke rekening pekerja melalui bank yang disetujui, dan potongan tidak boleh melebihi setengah dari upah yang terutang. Yang tidak ditetapkan undang-undang adalah cara perusahaan Anda menutup bulan. Di bagian keempat kita membangun alur cuti dan permohonan; bagian kelima ini mengubah penggajian menjadi tutup buku yang berjalan sama setiap bulan: tanggal batas untuk kehadiran dan perubahan, perbandingan dengan bulan lalu yang menjelaskan setiap selisih, persetujuan sebelum file bank, lalu pembayaran melalui Sistem Perlindungan Upah, dengan latihan menyusun daftar periksa tutup buku satu halaman yang memuat penanggung jawab dan tanggal untuk setiap langkah.

Apa yang ditetapkan Undang-Undang Ketenagakerjaan sebelum perhitungan apa pun

Sebelum penggajian menghitung satu angka pun, aturan upah harus sudah tertulis di dalamnya sebagaimana ditetapkan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang diterbitkan Bureau of Experts:

  • Pasal 90, kapan dan bagaimana membayar: pekerja dengan upah bulanan dibayar sebulan sekali dan pekerja harian setidaknya seminggu sekali; setelah diubah dengan Dekret Kerajaan M/46 tanggal 5/6/1436H, perusahaan wajib membayar upah ke rekening pekerja melalui bank yang disetujui di Kerajaan.
  • Pasal 92, potongan: tidak ada jumlah yang boleh dipotong dari upah untuk tagihan pribadi tanpa persetujuan tertulis pekerja, kecuali dalam kasus yang disebutkan, antara lain pengembalian pinjaman pemberi kerja dengan syarat potongan tidak melebihi 10% dari upah, serta iuran jaminan sosial yang ditetapkan undang-undang.
  • Pasal 93, batas potongan: dalam semua keadaan, potongan tidak boleh melebihi setengah dari upah yang terutang, kecuali badan penyelesaian perselisihan perburuhan memutuskan lain.
  • Pasal 94, upah terlambat dan potongan yang tidak sah: badan tersebut dapat memerintahkan pemberi kerja mengembalikan potongan atau membayar upah yang terlambat, dan menjatuhkan denda hingga dua kali jumlah yang dipotong atau dua kali upah yang terlambat.
  • Pasal 107, lembur: upah lembur sebesar upah per jam ditambah 50% dari upah pokok; berdasarkan perubahan yang berlaku sejak 20/8/1446H, pemberi kerja dapat, dengan persetujuan pekerja, memberikan hari cuti pengganti berbayar sebagai gantinya.

Setiap aturan ini menjadi kontrol di dalam sistem: uang muka yang cicilannya melebihi 10% dari upah tidak lolos, dan total potongan di atas setengah upah menahan persetujuan karyawan tersebut sampai ada yang memeriksanya. Upah yang terlambat juga bukan lagi urusan internal: dalam artikel kami tentang klausul upah dalam kontrak terdokumentasi kami menjelaskan bagaimana upah yang terlambat dapat berubah menjadi permohonan eksekusi langsung.

Langkah pertama: tanggal batas untuk kehadiran dan perubahan

Sebagian besar kejutan penggajian tidak berasal dari perhitungan, melainkan dari perubahan yang datang terlambat: ketidakhadiran yang dicatat setelah penggajian disusun, kenaikan gaji yang disetujui secara lisan, karyawan baru yang berkasnya belum masuk. Solusinya satu aturan yang diumumkan: satu hari tetap setiap bulan ketika catatan kehadiran ditutup, dan satu hari setelah itu perubahan gaji tidak lagi diterima. Apa pun yang datang sesudahnya masuk ke bulan berikutnya sebagai penyesuaian tercatat, bukan koreksi menit terakhir.

  • Yang ditutup pada tanggal batas: kehadiran, ketidakhadiran dan keterlambatan, lembur yang disetujui, cuti yang disetujui dan pengaruhnya pada upah, serta uang muka dan cicilannya.
  • Yang memerlukan dokumen: perekrutan baru, perubahan gaji, tunjangan baru, atau akhir masa kerja, masing-masing masuk dari berkas dan kontrak karyawan, bukan dari pesan.
  • Siapa pemilik tanggal batas: satu orang yang disebut namanya mengumumkan bahwa kehadiran sudah ditutup, agar pertanyaan apakah kita sudah selesai tidak pernah menggantung.

Ketika kehadiran berasal dari catatan tepercaya seperti yang kita bangun di bagian ketiga, dan cuti dari alur persetujuan seperti di bagian keempat, tanggal batas menjadi satu klik penutupan, bukan seminggu mengejar data.

Langkah kedua: perbandingan dengan bulan lalu yang menjelaskan setiap selisih

Pemeriksaan yang paling sederhana dan paling kuat adalah membandingkan penggajian bulan ini dengan bulan lalu, karyawan demi karyawan. Tujuannya bukan agar angkanya sama, tetapi agar setiap selisih punya alasan tertulis:

  • Siapa yang masuk dan siapa yang keluar: setiap karyawan baru punya kontrak, dan setiap yang keluar punya akhir masa kerja yang tercatat.
  • Siapa yang gaji bersihnya berubah: kenaikan, tunjangan baru, lembur, ketidakhadiran, atau cicilan uang muka, masing-masing dapat ditelusuri ke dokumen atau keputusan yang disetujui.
  • Siapa yang melewati batas: potongan yang mendekati setengah upah, cicilan uang muka di atas 10%, atau gaji bersih nol atau negatif.
  • Apakah upah sesuai dengan kontrak: upah dalam penggajian harus sama dengan upah dalam kontrak terdokumentasi, dan setiap selisih diperbaiki dengan memperbarui kontrak, bukan hanya mengubah penggajian.

Dalam spreadsheet, perbandingan ini menyita perhatian manusia berjam-jam; dalam sistem, ia menjadi laporan yang hanya menampilkan selisih dan menyisihkan yang sudah cocok, sehingga pemeriksa memakai waktunya untuk hal yang memang perlu diperiksa.

Langkah ketiga: persetujuan sebelum file bank

Aturannya di sini adalah pemisahan peran: orang yang menyusun penggajian bukan orang yang menyetujuinya, dan orang yang menyetujui bukan orang yang menjalankan transfer. Persetujuan diberikan atas penggajian beserta laporan selisih, bukan atas satu angka total, dan dicatat dengan nama penyetuju dan waktunya. Setelah disetujui, penggajian dikunci, sehingga setiap perubahan berikutnya membuka putaran persetujuan baru alih-alih lolos diam-diam. Gaji dan data rekening bank adalah data pribadi, jadi hanya orang yang membutuhkannya untuk perannya yang boleh melihatnya, dan sistem mencatat siapa yang melihat dan siapa yang mengubahnya.

Langkah keempat: transfer dan file Perlindungan Upah

Setelah transfer bank, tutup buku diselesaikan dengan mengunggah file Perlindungan Upah. Menurut halaman layanan unggah file Perlindungan Upah dari Kementerian Sumber Daya Manusia dan Pembangunan Sosial, perusahaan mengunggah melalui platform Mudad sebuah file yang disegel secara elektronik berisi data upah dan penyesuaian karyawan; file itu langsung diproses, dicocokkan dengan data jaminan sosial, dan tingkat kepatuhan diperbarui; perusahaan meninjau tingkat kepatuhannya dan memberi justifikasi atas pelanggaran, dan pekerja dapat menerima atau menolak justifikasi tersebut. Salah satu dari tiga syarat layanan ini adalah perusahaan dan karyawannya yang terdaftar memiliki rekening bank aktif.

Dalam praktiknya, apa yang Anda bayar harus sama dengan yang terdaftar: karyawan dalam penggajian adalah orang yang sama dengan yang terdaftar di jaminan sosial, dan upah yang dibayar adalah upah yang tercatat. Karena itu file yang diunggah layak dicek sekilas tingkat kepatuhannya setelah diunggah, alih-alih menganggap file itu pasti lolos. Rincian teknis koneksi ke platform pemerintah sudah kami bahas dalam artikel tentang mengintegrasikan sistem Anda dengan platform pemerintah Saudi, jadi tidak kami ulang di sini.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi yang membangun sistem dan integrasi khusus. Saat membangun tutup buku penggajian, kami mulai dari urutan kerja perusahaan yang sebenarnya, lalu menghubungkan berkas dan kontrak karyawan, catatan kehadiran, serta alur cuti dan uang muka ke penggajian, sehingga setiap angka di dalamnya adalah hasil dari sumber yang dapat ditelusuri, bukan angka yang diketik manual.

Kami menempatkan kontrol Undang-Undang Ketenagakerjaan, perbandingan bulan ke bulan, dan persetujuan di dalam sistem itu sendiri, karena tutup buku yang bergantung pada ingatan satu orang akan tersandung pada bulan pertama orang itu tidak ada. Begitulah kami membangun layanan kami berdasarkan cara kerja perusahaan yang sebenarnya.

Latihan: daftar periksa tutup buku penggajian satu halaman

  • Tulis langkah-langkahnya secara berurutan: batas kehadiran, batas perubahan, penyusunan penggajian, perbandingan dengan bulan lalu, persetujuan, transfer, unggah file Perlindungan Upah, dan pemeriksaan tingkat kepatuhan.
  • Tunjuk penanggung jawab untuk setiap langkah: beserta cadangan yang mengerjakannya saat penanggung jawab tidak ada.
  • Tetapkan tanggal untuk setiap langkah: hari tetap dalam bulan, sehingga tanggal pembayaran menjadi tanggal terakhir dalam daftar, bukan kepanikan pertama.
  • Tentukan bukti bahwa langkah sudah selesai: laporan selisih yang ditandatangani, persetujuan yang tercatat, bukti transfer, atau tingkat kepatuhan setelah unggah.
  • Uji pada bulan lalu: langkah mana yang terlambat, dan siapa yang menunggu siapa.

Setiap langkah tanpa penanggung jawab atau tanpa tanggal adalah tempat datangnya kejutan bulan depan, dan satu butir dalam rencana digitalisasi penggajian Anda.

Kesimpulan dan bagian berikutnya

Tutup buku yang baik berangkat dari aturan upah dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan, menutup kehadiran dan perubahan pada hari yang diumumkan, menjelaskan setiap selisih dari bulan lalu, menyetujui sebelum file bank, dan selesai dengan mengunggah file Perlindungan Upah serta memeriksa kepatuhan. Di bagian berikutnya kita beralih ke akhir hubungan kerja: menghitung uang penghargaan akhir masa kerja sebagaimana ditetapkan Kementerian, penyelesaian akhir, serta pengembalian aset perusahaan dan penutupan akses pada hari terakhir.

Sumber

Artikel ini menjelaskan mekanismenya dan bukan nasihat hukum; pastikan kasus Anda kepada Kementerian atau pengacara ketenagakerjaan.