Menerapkan sistem SDM dan penggajian dalam 90 hari itu realistis jika pekerjaan dibagi menjadi 3 tahap masing-masing 30 hari dengan urutan yang benar: pertama merapikan data induk karyawan dan kontraknya, lalu menempatkan kehadiran dan pengajuan pada satu alur persetujuan, dan terakhir menjalankan dua penutupan penggajian secara paralel sebelum beralih. Bagian ketujuh sekaligus terakhir dari seri Digitalisasi SDM ini menghimpun latihan dari enam bagian sebelumnya menjadi satu rencana, serta menjelaskan keputusan mana yang menjadi milik pemilik dan mana yang menjadi milik tim SDM. Jika Anda belum memilih sistem, mulailah dari panduan kami untuk memilih sistem SDM dan penggajian, lalu kembali ke rencana ini, karena rencana ini berlaku untuk sistem apa pun yang Anda pilih.

Sebelum hari pertama: tiga keputusan untuk pemilik

Rencana ini tidak dimulai dari teknologi, melainkan dari keputusan yang hanya bisa diambil pemilik atau direktur utama. Jika ditunda, rencana akan berhenti di tengah jalan:

  • Siapa pemilik proyek: satu orang yang ditunjuk dari SDM atau administrasi, dengan waktu khusus setiap minggu dan wewenang meminta data dari bagian mana pun.
  • Apa yang dihentikan: hari ketika sistem menjadi satu-satunya sumber; setelah itu tidak ada pengajuan cuti yang diterima lewat WhatsApp dan tidak ada gaji yang diubah di berkas sampingan.
  • Siapa yang melihat gaji: daftar orang yang boleh melihat gaji dan penyelesaian akhir, karena data karyawan adalah data pribadi yang diatur oleh Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDPL).

Selebihnya adalah keputusan operasional tim SDM: format kolom, nama sif, urutan pemindahan berkas, dan formulir pengajuan.

Hari 1 sampai 30: berkas karyawan dan kontrak lebih dulu

Semua langkah berikutnya membaca dari berkas ini, jadi berkas inilah yang pertama. Ulangi latihan bagian pertama, lalu latihan bagian kedua untuk semua karyawan, bukan hanya 5 orang:

  • Minggu pertama: peta tugas dari bagian pertama, ditambah daftar setiap berkas, lembar kerja, atau grup yang saat ini menyimpan data karyawan.
  • Minggu kedua dan ketiga: mencocokkan 4 kolom untuk setiap karyawan antara kontrak, daftar karyawan, dan penggajian terakhir: gaji pokok, tunjangan, tanggal mulai bekerja, dan tanggal berakhirnya kontrak. Menurut Pasal 52 di halaman Hubungan Kerja Kementerian Sumber Daya Manusia, model kontrak memuat upah yang disepakati beserta fasilitas dan tunjangannya, tanggal mulai bekerja, dan jangka waktu jika kontraknya berjangka waktu tertentu, sehingga kolom-kolom inilah kerangka berkas itu sendiri.
  • Minggu keempat: memindahkan data yang sudah rapi ke sistem dan mengunci berkas lama menjadi hanya-baca. Pasal 53 menetapkan bahwa masa percobaan secara keseluruhan tidak boleh melebihi 180 hari, jadi catat tanggal berakhirnya untuk setiap karyawan baru agar sistem mengingatkan Anda tepat waktu.

Cara merapikannya kami jelaskan dalam artikel tentang membersihkan data sebelum migrasi dari seri peralihan dari Excel ke sistem: tidak ada yang dipindahkan apa adanya, dan setiap pertentangan diselesaikan sebelum migrasi, bukan sesudahnya.

Hari 31 sampai 60: kehadiran dan pengajuan dalam satu alur

Setelah berkas dapat dipercaya, kegiatan harian dikaitkan dengannya:

  • Kehadiran: tetapkan sif seperti pada bagian ketiga, satukan semua cara absensi dalam satu catatan, dan teruskan pengecualian ke atasan alih-alih memotong gaji diam-diam. Ulangi di akhir bulan latihan yang membandingkan lembar kehadiran dengan potongan untuk 3 karyawan.
  • Pengajuan: matriks persetujuan dari bagian keempat untuk 5 pengajuan yang paling sering, dengan pengganti dan batas waktu eskalasi, serta saldo cuti yang diperbarui otomatis.
  • Hari WhatsApp berhenti: diumumkan lebih dulu; setelah itu setiap pengajuan yang datang lewat pesan diarahkan ke sistem dengan sopan, bukan ditolak.

Di sini pemilik hanya memutuskan satu hal: siapa yang menyetujui pengecualian yang tidak bisa disetujui kepala bagian, seperti lembur di atas batas tertentu atau kasbon gaji.

Hari 61 sampai 90: dua penggajian paralel sebelum beralih

Penggajian dipindahkan paling akhir karena bergantung pada semua yang sebelumnya, dan karena kesalahan di sana langsung masuk ke rekening karyawan:

  • Bulan paralel pertama: penggajian disiapkan dengan cara lama dan di sistem, lalu gaji bersih dibandingkan karyawan demi karyawan. Setiap selisih dijelaskan: apakah dari berkas, kehadiran, atau aturan perhitungan?
  • Bulan paralel kedua: diulang dengan daftar periksa penutupan dari bagian kelima, dengan penanggung jawab dan tanggal untuk setiap langkah, sampai tidak ada selisih yang tersisa tanpa penjelasan.
  • Peralihan: setelah dua penggajian yang cocok, pemilik menyetujui sistem menjadi satu-satunya sumber, dan berkas lama disimpan sebagai arsip hanya-baca.
  • Akhir masa kerja: daftar periksa bagian keenam ditambahkan, karena Pasal 88 mewajibkan semua hak diselesaikan dalam satu minggu, atau dalam dua minggu jika pekerja yang mengakhiri kontrak, tenggat yang sulit dipenuhi dengan perhitungan manual. Rincian pesangon ada di bagian keenam dan halaman Peraturan Penghargaan Akhir Masa Kerja.

Bulan setelah peralihan membutuhkan pendampingan ketat, seperti kami jelaskan dalam tiga puluh hari pertama setelah migrasi.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi yang membangun sistem, aplikasi, dan integrasi khusus, dan saat menangani SDM kami mengikuti urutan yang sama: berkas lebih dulu, lalu kegiatan harian, lalu penggajian setelah dua kali proses yang cocok. Sistem yang dibangun di atas data yang tidak cocok hanya memindahkan masalah ke layar yang lebih bagus.

Kami berangkat dari latihan keenam bagian itu sendiri, bukan dari daftar fitur siap pakai, karena latihan itulah yang menunjukkan apa yang benar-benar dibutuhkan usaha Anda; lalu kami membangun yang kurang dan menghubungkannya dengan platform pemerintah. Begitulah kami membangun layanan kami di sekitar cara kerja usaha yang sebenarnya, sementara pertanyaan hukum diputuskan oleh teks undang-undang atau pengacara ketenagakerjaan.

Kesimpulan: akhir seri

Digitalisasi SDM bukan membeli perangkat lunak, melainkan urutan kerja: satu berkas karyawan yang benar, lalu kehadiran dan pengajuan dalam satu alur, lalu penggajian yang membuktikan dirinya lewat dua proses paralel, dan terakhir akhir masa kerja yang lahir dari data yang sudah ada. Bagian ini menutup seri, dan Anda bisa kembali ke bagian mana pun di pusat pengetahuan saat tiba di tahap tersebut dalam rencana.

Sumber

Artikel ini menjelaskan mekanismenya dan bukan nasihat hukum; pastikan kasus Anda ke Kementerian atau pengacara ketenagakerjaan.