Di sebagian besar bisnis, waktu tim SDM tidak habis untuk pekerjaan sulit. Waktu itu habis untuk mengetik ulang data yang sama: nama, gaji, dan tanggal kontrak seorang karyawan ditulis di berkas perekrutan, lalu di lembar kehadiran, lalu di catatan cuti, lalu di file penggajian setiap bulan, dan sekali lagi pada akhir masa kerja. Bagian pertama seri Digitalisasi SDM ini menelusuri satu bulan penuh pekerjaan SDM, menunjukkan di mana data yang sama diketik dua kali dan di mana keputusan menunggu satu orang, serta memberi Anda latihan untuk mengukur bisnis Anda sendiri dalam seminggu sebelum memutuskan pembelian apa pun.

Kami tidak memulai dari sistem atau harga. Kami memulai dari peta, karena bisnis yang tidak tahu ke mana waktunya habis akan membeli alat yang menyelesaikan masalah orang lain.

Satu bulan pekerjaan SDM

Ambil satu bulan biasa di bisnis dengan beberapa puluh karyawan, lalu ikuti apa saja yang melewati tim SDM, atau manajer administrasi yang menjalankan peran itu:

  • Karyawan baru mulai bekerja. Salinan identitas, ijazah, dan data rekening bank datang lewat WhatsApp, kontrak diketik di file Word, lalu data yang sama disalin ke daftar karyawan dan sekali lagi ke lembar penggajian.
  • Kehadiran harian. Lembar kertas, atau mesin sidik jari yang mengekspor file, lalu seseorang memeriksa keterlambatan dan ketidakhadiran secara manual dan mencatatnya di lembar terpisah.
  • Permohonan cuti. Pesan ke atasan langsung, persetujuan lisan atau dengan emoji, lalu seseorang ingat, kalau ingat, untuk memotongnya dari saldo.
  • Penggajian. Di akhir bulan file penggajian disusun ulang: ketidakhadiran dari lembar kehadiran, kasbon dari buku catatan akuntan, tunjangan dari kontrak, lalu pemeriksaan baris demi baris sebelum transfer.
  • Karyawan keluar. Hak-haknya dihitung dari file yang tersebar, aset perusahaan dikumpulkan berdasarkan ingatan para supervisor, dan tanggal mulai kerja yang sebenarnya dicari di kertas-kertas lama.

Setiap langkah masuk akal jika dilihat sendiri-sendiri. Masalahnya, data yang sama tinggal di empat atau lima tempat, dan setiap salinan bisa menyimpang dari yang lain tanpa ada yang menyadarinya.

Ke mana tepatnya waktu habis

Saat Anda menggambar bulan lalu di atas kertas, pemborosan muncul di tiga tempat yang berulang:

  • Input ganda. Gaji yang sama ditulis di kontrak, daftar karyawan, dan file penggajian. Ubah di satu tempat dan lupa di tempat lain, maka karyawan sendirilah yang menemukan kesalahannya saat melihat gajinya.
  • Pencocokan manual. Sebelum setiap penggajian, seseorang menghabiskan berjam-jam mencocokkan kehadiran dengan cuti dan kasbon, karena tidak satu pun saling terhubung.
  • Keputusan yang menunggu satu orang. Persetujuan cuti, perubahan gaji, atau pengecualian kehadiran menunggu satu manajer. Jika ia bepergian atau sibuk, seluruh alur berhenti, dan karyawan tidak tahu sampai di mana permohonannya.

Jika gambaran ini terasa akrab, inilah tanda-tanda yang sama yang kami jelaskan di When the Spreadsheet Stops Being the Answer, tetapi di SDM bobotnya lebih berat, karena setiap kesalahan langsung jatuh pada gaji seseorang.

Mengapa akurasi di sini bukan pilihan

Data karyawan bukan sekadar angka internal; data itu membawa kewajiban yang ditetapkan Undang-Undang Ketenagakerjaan. Halaman Hubungan Kerja Kementerian Sumber Daya Manusia dan Pembangunan Sosial memberi contoh yang jelas:

  • Pasal 51: kontrak kerja dibuat dalam dua salinan, satu untuk setiap pihak, dan didokumentasikan sesuai aturan yang berlaku.
  • Pasal 52: kontrak memuat upah yang disepakati beserta fasilitas dan tunjangan, jenis dan lokasi pekerjaan, tanggal mulai, serta jangka waktunya jika kontrak berjangka waktu tertentu.
  • Pasal 53: masa percobaan harus dicantumkan secara tegas dalam kontrak, dan totalnya tidak boleh melebihi 180 hari.
  • Pasal 55: kontrak berjangka waktu tertentu yang diperpanjang 3 kali berturut-turut, atau yang jangka waktunya bersama perpanjangan mencapai 4 tahun, mana yang lebih singkat, berubah menjadi kontrak tidak tertentu jika kedua pihak terus melaksanakannya.
  • Pasal 88: ketika masa kerja berakhir, upah dan seluruh hak diselesaikan dalam satu minggu, atau dalam dua minggu jika pekerja yang mengakhiri kontrak.

Perhatikan bahwa setiap pasal ini bergantung pada tanggal atau angka yang harus benar di berkas Anda: tanggal mulai, jumlah perpanjangan, upah terakhir. Pesangon akhir masa kerja, seperti dijelaskan halaman Kementerian, dihitung berdasarkan upah terakhir dan lama masa kerja. Jika data ini tersebar di banyak file, tenggat singkat Pasal 88 berubah menjadi perlombaan. Selalu pastikan hak-hak menurut hukum kepada Kementerian atau pengacara ketenagakerjaan; seri ini menjelaskan mekanismenya, bukan memutus kasus per kasus.

Pandangan Origami

Kami adalah perusahaan teknologi yang membangun sistem dan integrasi khusus, dan kami memulai setiap proyek SDM dengan memetakan bulan berjalan sebelum menunjukkan satu layar pun. Proses yang didigitalkan tanpa dipahami siapa pun menghasilkan sistem cepat yang mengulangi kesalahan yang sama, dan tim kembali ke spreadsheet karena tidak memercayainya.

Urutan yang kami sarankan: satu catatan karyawan yang menjadi sumber segalanya, lalu kehadiran yang tepercaya, lalu jalur persetujuan, lalu penggajian yang dibangun dari data itu alih-alih diketik ulang. Itulah urutan yang diikuti seri ini, dan urutan yang kami terapkan saat menyesuaikan layanan kami dengan cara kerja sebuah bisnis, bukan sebaliknya.

Latihan: petakan bulan Anda dalam seminggu

Sebelum membandingkan sistem apa pun, jalankan latihan ini sendiri tanpa alat baru:

  • Tuliskan setiap tugas SDM bulan lalu, dari hari pertama karyawan baru sampai transfer gaji terakhir.
  • Di samping setiap tugas, tulis siapa yang mengerjakannya dan di file atau aplikasi mana datanya tersimpan: spreadsheet, kertas, WhatsApp, email, platform pemerintah.
  • Tandai setiap informasi yang diketik lebih dari sekali, seperti gaji, tanggal mulai kerja, atau saldo cuti.
  • Beri tanda kedua pada setiap langkah yang berhenti karena menunggu satu orang.
  • Pilih 5 karyawan dan bandingkan data mereka di kontrak, daftar karyawan, dan penggajian terakhir. Setiap perbedaan adalah prioritas nyata.

Lembar ini lebih berharga daripada penawaran harga apa pun, dan Anda akan memakainya saat membaca panduan kami tentang memilih sistem SDM dan penggajian, karena lembar ini memberi tahu apa yang benar-benar Anda butuhkan.

Di bagian berikutnya

Peta sudah kita gambar; bagian berikutnya dimulai dari fondasinya: berkas karyawan dan kontrak sebagai satu sumber kebenaran untuk setiap karyawan, dan siapa yang boleh melihat data gaji. Setelah itu kita beralih ke kehadiran, lalu alur cuti dan permohonan, lalu penggajian bulanan, lalu pesangon akhir masa kerja dan penyelesaian akhir, dan kita menutup seri ini dengan rencana 90 hari yang menempatkan semuanya dalam urutan yang benar.

Sumber