A segunda parte fechou a lacuna no ponto de movimentação: cada recebimento, requisição, transferência e contagem agora é registrado no momento em que acontece, em vez de ficar para o fim do mês. Isso resolve metade do problema. A leitura de códigos diz que vinte unidades de uma matéria-prima saíram do estoque hoje. Ela não diz o que aconteceu com elas.

Essa zona cinzenta entre a saída do material e a entrada do produto acabado é onde o custo do seu produto realmente se forma, e na maioria das fábricas pequenas e médias é um território sem registro. O armazém é disciplinado, as vendas são disciplinadas, e o que fica entre eles funciona à base de memória e experiência. A ordem de produção é o documento que transforma essa zona em algo mensurável.

A lista de materiais: o contrato que vem primeiro

Antes de falar de ordens de produção, você precisa de uma lista de materiais para cada produto que fabrica. Uma lista de materiais é simplesmente a resposta a uma pergunta: o que entra em uma única unidade deste produto, e em que quantidade exata? Ela abrange matérias-primas, embalagens e componentes semiacabados, quando existem.

A maioria das fábricas conhece essa informação, mas ela mora na cabeça do gerente de produção ou em um arquivo antigo que nunca foi atualizado depois da última mudança de produto. Quando a lista não está registrada e atualizada, duas coisas acontecem: o sistema não consegue calcular a necessidade de materiais antes de uma ordem começar, e você não consegue comparar o que foi de fato consumido com o que deveria ter sido consumido. Sem essa comparação especificamente, você nunca saberá se tem desperdício.

  • Defina com precisão a quantidade padrão de cada componente, na mesma unidade de medida em que ele sai do estoque, e não em outra.
  • Registre a perda de processo prevista quando o produto gera perda natural, como aparas ou evaporação, e mantenha-a separada do refugo anormal.
  • Dê um número de versão à lista, porque trocar de fornecedor ou ajustar uma formulação significa uma nova versão, e não sobrescrever a antiga.

A ordem de produção e seus status

Uma ordem de produção é um documento que diz: fabrique esta quantidade deste produto, usando esta lista, nesta linha, dentro deste prazo. É o recipiente que reúne cada custo pertencente a um único lote. Sem ela, os materiais são entregues à fábrica como um bloco indiferenciado, e você sabe quanto gastou neste mês, mas não com o quê.

O mínimo prático é um conjunto de status claros: planejada, depois liberada com materiais reservados, depois em andamento, depois concluída e recebida no estoque, depois encerrada financeiramente. Esses status não são cosméticos. Uma vez que a ordem é liberada com materiais reservados, ninguém pode requisitar o mesmo material para outra ordem e deixar você descobrir a falta na hora de começar. Uma vez encerrada financeiramente, seu custo vira um número final que não pode mudar retroativamente.

E cada requisição de material precisa levar um número de ordem de produção, e não apenas a fábrica em geral. Essa única regra é a diferença entre uma fábrica que conhece o custo dos seus produtos e uma que o estima.

O trabalho em processo e por que ele some

Entre o momento em que o material é requisitado e o momento em que o produto acabado é recebido, existe um valor real dentro da fábrica: material que entrou na linha e ainda não saiu como produto. Isso é o trabalho em processo. Em livros que não rastreiam ordens de produção, esse valor simplesmente desaparece. Ele saiu do saldo de matérias-primas e ainda não entrou no saldo de produtos acabados, então parece uma despesa que evaporou.

O efeito não é teórico. Primeiro, o valor de estoque que você reporta fica subestimado sempre que muitas ordens estão abertas no fechamento do período. Segundo, você não consegue responder a uma pergunta simples: onde está o lote que você prometeu ao cliente? Terceiro, comparar o custo de um mês com o de outro se torna enganoso, porque um mês em que muitas ordens foram encerradas parece diferente de um mês em que muitas ordens começaram, mesmo quando a atividade foi idêntica.

A solução é direta: cada ordem aberta carrega o saldo do material requisitado para ela, e esse saldo faz parte do seu estoque até o produto acabado ser recebido. Quando você consegue olhar a lista de ordens abertas e o valor delas, está vendo a parte que antes ficava escondida.

Refugo e perda: a linha que ninguém registra

Em toda fábrica há uma diferença entre o que entrou na linha e o que saiu dela intacto. Parte dela é natural, esperada e já está prevista na lista de materiais. Outra parte não é: material estragado por um erro de processo, um lote que saiu fora de especificação, produto danificado no manuseio. O problema é que a maioria das fábricas não separa as duas coisas, então ambas se diluem na diferença do inventário no fechamento do período e recebem o nome de variação.

Quando o refugo é registrado na ordem de produção no momento em que acontece, com um motivo escolhido de uma lista curta, você ganha algo que antes não tinha: um padrão. Você descobre que metade do seu refugo vem de um produto, ou de um turno, ou de um fornecedor de matéria-prima. Um padrão é algo sobre o qual dá para agir. Um número agregado de variação no fim do ano não diz nada que você possa fazer.

  • Separe a perda de processo prevista do refugo anormal desde o primeiro dia.
  • Faça do registro de refugo uma etapa dentro da ordem, e não um documento separado que vai sendo adiado.
  • Limite os motivos a uma lista curta da qual o supervisor escolhe, porque um campo de texto livre nunca gera um relatório.

Custo real versus custo planejado

Com as peças anteriores no lugar, cada ordem de produção carrega dois números: quanto deveria ter custado segundo a lista de materiais e as taxas aprovadas, e quanto de fato custou segundo o que foi requisitado e registrado. A diferença entre eles é a informação mais valiosa da sua fábrica.

Como exemplo ilustrativo com números hipotéticos: uma ordem de mil unidades, em que a lista diz que são necessários duzentos quilos do material principal, e a requisição real chegou a duzentos e vinte. Vinte quilos de diferença. A pergunta útil não é de quem é a culpa, mas se essa diferença se repete em toda ordem deste produto. Se ela se repete, a própria lista de materiais está errada e o seu preço se apoia em um custo menor que a realidade. Se apareceu uma única vez, é um incidente operacional com uma causa específica.

É por isso que esta parte vem antes de qualquer discussão sobre preço. Uma empresa que não conhece o custo real de uma ordem de produção não está precificando o seu produto; está chutando, e depois descobre a margem real após o fechamento do ano. Pior: um preço montado sobre um custo antigo continua funcionando silenciosamente até que os preços dos materiais sobem e, nesse momento, a margem vira prejuízo sem nunca aparecer em um relatório mensal.

A visão da Origami

Indústria e armazéns é um dos nossos setores de especialização, e a lição recorrente ali é que as ordens de produção fracassam quando são montadas sobre um armazém sem disciplina. Se os materiais saem sem leitura e os códigos de item estão duplicados, a ordem de produção vira um documento bem desenhado carregando números errados, e os supervisores acabam ignorando-a porque ela não reflete o que acontece na linha.

Por isso organizamos o trabalho em sequência: primeiro os itens e a disciplina do armazém, depois as listas de materiais, depois as ordens de produção na forma mais simples que funcione, e então o custeio e a comparação. Normalmente começamos com uma única linha ou um único produto até os dados se estabilizarem, porque implantar um sistema na fábrica inteira antes de as listas estarem corretas produz relatórios em que ninguém confia. A forma como abordamos este setor está descrita na página de indústria e armazéns.

O que vem a seguir

Agora sabemos o que é consumido e a que custo. Resta a pergunta que para as linhas de produção com mais frequência do que qualquer outra: quando pedir material, e quanto? A quarta parte trata do ponto de pedido, do estoque de segurança e da classificação de itens por importância, e de como diferenciar a falta de um item crítico do capital empatado em um item de giro lento.

Fontes