دوسرے حصے نے نقل و حرکت کے مقام پر موجود خلا کو بند کیا: اب ہر وصولی، اجرا، منتقلی اور گنتی مہینے کے آخر تک ٹالنے کے بجائے اسی وقت درج ہوتی ہے جب وہ ہوتی ہے۔ اس سے آدھا مسئلہ حل ہو جاتا ہے۔ اسکیننگ آپ کو بتاتی ہے کہ آج کسی خام مال کے بیس یونٹ اسٹور سے نکلے۔ یہ نہیں بتاتی کہ ان کا کیا بنا۔

مال کے باہر جانے اور تیار مال کے اندر آنے کے درمیان کا یہ مبہم علاقہ ہی وہ جگہ ہے جہاں آپ کی پروڈکٹ کی لاگت حقیقت میں بنتی ہے، اور زیادہ تر چھوٹے اور درمیانے پلانٹس میں یہ غیر ریکارڈ شدہ علاقہ ہے۔ گودام منظم ہے، فروخت منظم ہے، اور ان دونوں کے درمیان جو کچھ ہے وہ یادداشت اور تجربے کے سہارے چلتا ہے۔ پروڈکشن آرڈر وہ دستاویز ہے جو اس علاقے کو قابلِ پیمائش چیز میں بدل دیتی ہے۔

بل آف میٹیریلز: وہ معاہدہ جو سب سے پہلے آتا ہے

پروڈکشن آرڈرز کی بات کرنے سے پہلے آپ کو اپنی بنائی ہوئی ہر پروڈکٹ کے لیے بل آف میٹیریلز چاہیے۔ بل آف میٹیریلز بس ایک سوال کا جواب ہے: اس پروڈکٹ کے ایک یونٹ میں کیا جاتا ہے، اور ٹھیک ٹھیک کتنی مقدار میں؟ اس میں خام مال، پیکجنگ، اور جہاں موجود ہوں وہاں نیم تیار پرزے شامل ہوتے ہیں۔

زیادہ تر فیکٹریاں یہ معلومات جانتی ہیں، لیکن یہ پروڈکشن مینیجر کے ذہن میں یا کسی پرانی فائل میں رہتی ہیں جو پچھلی پروڈکٹ تبدیلی کے بعد کبھی اپ ڈیٹ نہیں ہوئی۔ جب بل درج اور تازہ نہ ہو تو دو باتیں ہوتی ہیں: سسٹم کسی آرڈر کے شروع ہونے سے پہلے مال کی ضرورت کا حساب نہیں لگا سکتا، اور آپ اصل میں ہونے والی کھپت کا موازنہ اس کھپت سے نہیں کر سکتے جو ہونی چاہیے تھی۔ خاص طور پر اس موازنے کے بغیر آپ کبھی نہیں جان سکیں گے کہ آپ کے ہاں ضیاع ہے یا نہیں۔

  • معیاری مقدار درست طور پر طے کریں ہر پرزے کے لیے، اسی پیمائشی اکائی میں جس میں وہ اسٹور سے جاری ہوتا ہے، کسی مختلف اکائی میں نہیں۔
  • متوقع پروسیس لاس درج کریں جہاں پروڈکٹ میں کٹائی یا بخارات بننے جیسا قدرتی نقصان ہوتا ہے، اور اسے غیر معمولی اسکریپ سے الگ رکھیں۔
  • بل کو ورژن نمبر دیں، کیونکہ سپلائر بدلنے یا فارمولیشن میں ترمیم کا مطلب نیا ورژن ہے، پرانے کو مٹا کر اس پر لکھنا نہیں۔

پروڈکشن آرڈر اور اس کی حالتیں

پروڈکشن آرڈر ایک دستاویز ہے جو کہتی ہے: اس پروڈکٹ کی اتنی مقدار، اس بل کے مطابق، اس لائن پر، اس وقت کے اندر تیار کرو۔ یہ وہ ظرف ہے جو ایک ہی بیچ سے تعلق رکھنے والی ہر لاگت کو جمع کرتا ہے۔ اس کے بغیر مال پلانٹ کو ایک ہی غیر منقسم ڈھیر کی صورت میں جاری ہوتا ہے، اس لیے آپ جانتے ہیں کہ اس مہینے کتنا خرچ کیا، لیکن یہ نہیں کہ کس چیز پر۔

عملی کم از کم واضح حالتوں کا ایک مجموعہ ہے: منصوبہ بند، پھر مال مخصوص کر کے جاری، پھر زیرِ عمل، پھر مکمل اور اسٹور میں وصول، پھر مالی طور پر بند۔ یہ حالتیں دکھاوے کے لیے نہیں ہیں۔ جب کوئی آرڈر مال مخصوص کر کے جاری ہو جائے تو کوئی بھی وہی مال کسی دوسرے آرڈر کو جاری کر کے آپ کو کام شروع کرتے وقت کمی دریافت کرنے کی حالت میں نہیں چھوڑ سکتا۔ جب وہ مالی طور پر بند ہو جائے تو اس کی لاگت ایک حتمی عدد بن جاتی ہے جو پچھلی تاریخ سے بدل نہیں سکتا۔

اور ہر مال کے اجرا پر پروڈکشن آرڈر نمبر ہونا چاہیے، نہ کہ محض عمومی طور پر پلانٹ۔ یہی ایک اصول اس فیکٹری کے درمیان فرق ہے جو اپنی پروڈکٹس کی لاگت جانتی ہے اور اس فیکٹری کے درمیان جو اس کا اندازہ لگاتی ہے۔

زیرِ تکمیل کام اور یہ کیوں غائب ہو جاتا ہے

مال جاری ہونے کے لمحے اور تیار مال وصول ہونے کے لمحے کے درمیان پلانٹ کے اندر حقیقی مالیت موجود ہوتی ہے: وہ مال جو لائن میں داخل ہو چکا ہے اور ابھی پروڈکٹ بن کر باہر نہیں آیا۔ یہی زیرِ تکمیل کام ہے۔ جن کھاتوں میں پروڈکشن آرڈرز ٹریک نہیں ہوتے، ان میں یہ مالیت بس غائب ہو جاتی ہے۔ یہ خام مال کے بیلنس سے نکل چکی ہوتی ہے اور ابھی تیار مال کے بیلنس میں داخل نہیں ہوئی ہوتی، اس لیے یہ بھاپ بن کر اڑ جانے والے خرچ کی طرح نظر آتی ہے۔

اس کا اثر نظریاتی نہیں ہے۔ پہلا، جب بھی مدت کے اختتام پر بہت سے آرڈر کھلے ہوں، آپ کی رپورٹ کردہ انوینٹری کی مالیت کم دکھائی دیتی ہے۔ دوسرا، آپ ایک سادہ سوال کا جواب نہیں دے سکتے: گاہک سے جس بیچ کا وعدہ کیا تھا وہ کہاں ہے؟ تیسرا، ایک مہینے کی لاگت کا دوسرے مہینے سے موازنہ گمراہ کن ہو جاتا ہے، کیونکہ جس مہینے میں بہت سے آرڈر بند ہوئے وہ اس مہینے سے مختلف دکھائی دیتا ہے جس میں بہت سے آرڈر شروع ہوئے، چاہے سرگرمی بالکل یکساں رہی ہو۔

علاج سیدھا ہے: ہر کھلا آرڈر اسے جاری کیے گئے مال کا بیلنس اپنے ساتھ رکھتا ہے، اور وہ بیلنس تیار مال وصول ہونے تک آپ کی انوینٹری کا حصہ ہوتا ہے۔ جب آپ کھلے آرڈرز کی فہرست اور ان کی مالیت دیکھ سکتے ہیں تو آپ وہ حصہ دیکھ رہے ہوتے ہیں جو پہلے چھپا رہتا تھا۔

اسکریپ اور نقصان: وہ سطر جسے کوئی درج نہیں کرتا

ہر فیکٹری میں اس چیز میں فرق ہوتا ہے کہ لائن میں کیا گیا اور اس میں سے صحیح سلامت کیا نکلا۔ اس کا ایک حصہ قدرتی، متوقع اور بل آف میٹیریلز میں پہلے سے شامل ہوتا ہے۔ دوسرا حصہ ایسا نہیں ہوتا: پروسیس کی غلطی سے خراب ہونے والا مال، معیار سے ہٹ کر نکلنے والا بیچ، ہینڈلنگ کے دوران خراب ہونے والی پروڈکٹ۔ مسئلہ یہ ہے کہ زیادہ تر پلانٹس ان دونوں کو الگ نہیں کرتے، اس لیے دونوں مدت کے اختتام پر اسٹاک گنتی کے فرق میں گھل جاتے ہیں اور انہیں ویریئنس کہہ دیا جاتا ہے۔

جب اسکریپ کو اسی وقت پروڈکشن آرڈر پر، ایک مختصر فہرست سے منتخب کی گئی وجہ کے ساتھ درج کیا جائے جب وہ ہو، تو آپ کو وہ چیز ملتی ہے جو پہلے دستیاب نہیں تھی: ایک پیٹرن۔ آپ کو پتا چلتا ہے کہ آپ کا آدھا اسکریپ ایک پروڈکٹ سے آتا ہے، یا ایک شفٹ سے، یا خام مال کے ایک سپلائر سے۔ پیٹرن ایسی چیز ہے جس پر عمل کیا جا سکتا ہے۔ سال کے آخر میں ویریئنس کا ایک مجموعی عدد آپ کو ایسا کچھ نہیں بتاتا جو آپ کر سکیں۔

  • پہلے دن سے منصوبہ بند پروسیس لاس کو غیر معمولی اسکریپ سے الگ رکھیں۔
  • اسکریپ کے اندراج کو آرڈر کے اندر کا ایک مرحلہ بنائیں، نہ کہ ایک الگ دستاویز جو ٹلتی رہے۔
  • وجوہات کو ایک مختصر فہرست تک محدود رکھیں جس میں سے سپروائزر انتخاب کرے، کیونکہ کھلا آزاد متن والا خانہ کبھی رپورٹ نہیں بناتا۔

اصل لاگت بمقابلہ منصوبہ بند لاگت

جب پچھلے حصے اپنی جگہ پر آ جاتے ہیں تو ہر پروڈکشن آرڈر کے ساتھ دو عدد ہوتے ہیں: بل آف میٹیریلز اور منظور شدہ شرحوں کے مطابق اس کی لاگت کتنی ہونی چاہیے تھی، اور جو جاری اور درج ہوا اس کے مطابق اس کی اصل لاگت کتنی رہی۔ ان دونوں کا فرق آپ کے پلانٹ کی سب سے قیمتی معلومات ہے۔

فرضی اعداد کے ساتھ ایک وضاحتی مثال: ایک ہزار یونٹ کا ایک آرڈر، جس کے لیے بل کہتا ہے کہ مرکزی مال کے دو سو کلوگرام درکار ہیں، اور اصل اجرا دو سو بیس تک پہنچ گیا۔ بیس کلوگرام کا فرق۔ مفید سوال یہ نہیں کہ قصور کس کا ہے، بلکہ یہ کہ کیا یہ فرق اس پروڈکٹ کے ہر آرڈر میں دہرایا جاتا ہے۔ اگر دہرایا جاتا ہے تو خود بل آف میٹیریلز غلط ہے اور آپ کی قیمت حقیقت سے کم لاگت پر کھڑی ہے۔ اگر یہ ایک بار ظاہر ہوا تو یہ کسی مخصوص وجہ والا ایک آپریشنل واقعہ ہے۔

اسی لیے یہ حصہ قیمت طے کرنے کی کسی بھی بحث سے پہلے آتا ہے۔ جو کمپنی کسی پروڈکشن آرڈر کی اصل لاگت نہیں جانتی وہ اپنی پروڈکٹ کی قیمت طے نہیں کر رہی؛ وہ اندازہ لگا رہی ہے، اور پھر سال بند ہونے کے بعد اصل منافع دریافت کرتی ہے۔ اس سے بھی بدتر یہ کہ پرانی لاگت پر بنی قیمت اس وقت تک خاموشی سے چلتی رہتی ہے جب تک مال کی قیمتیں نہیں بڑھتیں، اور اس وقت منافع کسی ماہانہ رپورٹ میں ظاہر ہوئے بغیر نقصان میں بدل جاتا ہے۔

Origami کا نقطۂ نظر

صنعت اور گودام ہمارے خصوصی شعبوں میں سے ایک ہے، اور وہاں بار بار ملنے والا سبق یہ ہے کہ پروڈکشن آرڈرز تب ناکام ہوتے ہیں جب انہیں ایک غیر منظم گودام کے اوپر کھڑا کیا جائے۔ اگر مال اسکین کیے بغیر باہر جاتا ہے اور آئٹم کوڈ دہرے ہیں تو پروڈکشن آرڈر غلط اعداد اٹھانے والی ایک اچھی طرح ڈیزائن کی گئی دستاویز بن جاتا ہے، اور سپروائزر آخرکار اسے نظر انداز کرنے لگتے ہیں کیونکہ یہ لائن پر ہونے والے کام کی عکاسی نہیں کرتا۔

اس لیے ہم کام کو ترتیب سے کرتے ہیں: پہلے آئٹمز اور گودام کا نظم، پھر بل آف میٹیریلز، پھر سب سے سادہ کارآمد شکل میں پروڈکشن آرڈرز، پھر لاگت کا تعین اور موازنہ۔ ہم عموماً ایک ہی لائن یا ایک ہی پروڈکٹ سے شروع کرتے ہیں جب تک ڈیٹا مستحکم نہ ہو جائے، کیونکہ بل درست ہونے سے پہلے پورے پلانٹ میں سسٹم نافذ کرنے سے ایسی رپورٹیں بنتی ہیں جن پر کوئی بھروسا نہیں کرتا۔ اس شعبے کے بارے میں ہمارا طریقۂ کار صنعت اور گودام کے صفحے پر بیان کیا گیا ہے۔

آگے کیا ہے

اب ہم جانتے ہیں کہ کیا خرچ ہوتا ہے اور کس لاگت پر۔ باقی وہ سوال رہ جاتا ہے جو کسی بھی دوسرے سوال سے زیادہ بار پیداواری لائنیں روکتا ہے: مال کب منگوائیں، اور کتنا؟ چوتھا حصہ ری آرڈر پوائنٹ، سیفٹی اسٹاک اور اہمیت کے لحاظ سے آئٹمز کی درجہ بندی پر بات کرتا ہے، اور یہ بھی کہ کسی اہم آئٹم کے ختم ہو جانے اور سست رفتار آئٹم میں سرمایہ پھنسا دینے کے درمیان فرق کیسے پہچانا جائے۔

ذرائع