La seconda parte ha chiuso il divario nel punto di movimentazione: ogni ricevimento, prelievo, trasferimento e conteggio viene ora registrato nel momento in cui avviene invece di essere rimandato a fine mese. Questo risolve metà del problema. La scansione ti dice che oggi venti unità di una materia prima sono uscite dal magazzino. Non ti dice che cosa ne è stato.

Quella zona grigia tra l'uscita del materiale e l'ingresso del prodotto finito è il luogo in cui si forma davvero il costo del tuo prodotto, e nella maggior parte degli stabilimenti piccoli e medi è un territorio non registrato. Il magazzino è disciplinato, le vendite sono disciplinate, e ciò che sta in mezzo funziona a memoria e a esperienza. L'ordine di produzione è il documento che trasforma quella zona in qualcosa di misurabile.

La distinta base: il contratto che viene prima

Prima di parlare di ordini di produzione ti serve una distinta base per ogni prodotto che realizzi. Una distinta base è semplicemente la risposta a una domanda: che cosa entra in una singola unità di questo prodotto, e in quale quantità esatta? Comprende materie prime, imballaggi e componenti semilavorati, dove esistono.

La maggior parte delle fabbriche conosce queste informazioni, ma vivono nella testa del responsabile di produzione o in un vecchio file mai aggiornato dopo l'ultima modifica di prodotto. Quando la distinta non è registrata e aggiornata, ne derivano due cose: il sistema non può calcolare il fabbisogno di materiali prima che un ordine inizi, e tu non puoi confrontare ciò che è stato effettivamente consumato con ciò che avrebbe dovuto essere consumato. Senza proprio quel confronto, non saprai mai se hai degli sprechi.

  • Definisci con precisione la quantità standard per ogni componente, nella stessa unità di misura con cui viene prelevato dal magazzino, non in un'altra.
  • Registra la perdita di processo prevista quando il prodotto genera una perdita naturale come rifilature o evaporazione, e tienila separata dallo scarto anomalo.
  • Assegna alla distinta un numero di versione, perché cambiare fornitore o modificare una formulazione significa una nuova versione, non sovrascrivere quella vecchia.

L'ordine di produzione e i suoi stati

Un ordine di produzione è un documento che dice: produci questa quantità di questo prodotto, usando questa distinta, su questa linea, entro questa finestra temporale. È il contenitore che raccoglie ogni costo appartenente a un singolo lotto. Senza di esso, i materiali vengono consegnati allo stabilimento come un unico blocco indistinto, così sai quanto hai speso questo mese ma non per che cosa.

Il minimo pratico è un insieme di stati chiari: pianificato, poi rilasciato con i materiali riservati, poi in lavorazione, poi completato e ricevuto in magazzino, poi chiuso contabilmente. Questi stati non sono estetici. Una volta che un ordine è rilasciato con i materiali riservati, nessuno può prelevare lo stesso materiale per un altro ordine lasciandoti scoprire la mancanza all'avvio. Una volta chiuso contabilmente, il suo costo diventa un numero definitivo che non può cambiare retroattivamente.

E ogni prelievo di materiale deve riportare un numero di ordine di produzione, non solo lo stabilimento in generale. Questa sola regola è la differenza tra una fabbrica che conosce i costi dei propri prodotti e una che li stima.

Il semilavorato in corso e perché sparisce

Tra il momento in cui il materiale viene prelevato e il momento in cui il prodotto finito viene ricevuto, c'è un valore reale dentro lo stabilimento: materiale entrato nella linea e non ancora uscito come prodotto. Questo è il semilavorato in corso. Nei libri che non tracciano gli ordini di produzione, questo valore semplicemente svanisce. È uscito dal saldo delle materie prime e non è ancora entrato nel saldo dei prodotti finiti, quindi sembra una spesa evaporata.

L'effetto non è teorico. Primo, il valore delle scorte che dichiari è sottostimato ogni volta che molti ordini sono aperti a fine periodo. Secondo, non puoi rispondere a una domanda semplice: dov'è il lotto che hai promesso al cliente? Terzo, confrontare il costo di un mese con quello di un altro diventa fuorviante, perché un mese in cui si sono chiusi molti ordini appare diverso da un mese in cui molti ordini sono iniziati, anche quando l'attività era identica.

Il rimedio è diretto: ogni ordine aperto porta il saldo del materiale prelevato per esso, e quel saldo fa parte delle tue scorte finché il prodotto finito non viene ricevuto. Quando puoi guardare l'elenco degli ordini aperti e il loro valore, stai vedendo la parte che prima era nascosta.

Scarti e perdite: la riga che nessuno registra

In ogni fabbrica c'è una differenza tra ciò che è entrato nella linea e ciò che ne è uscito integro. Una parte è naturale, prevista e incorporata nella distinta base. Un'altra parte no: materiale rovinato da un errore di processo, un lotto uscito fuori specifica, prodotto danneggiato durante la movimentazione. Il problema è che la maggior parte degli stabilimenti non separa le due cose, così entrambe si dissolvono nella differenza inventariale a fine periodo e vengono chiamate scostamento.

Quando lo scarto viene registrato sull'ordine di produzione nel momento in cui avviene, con un motivo scelto da un elenco breve, ottieni qualcosa che prima non era disponibile: uno schema. Scopri che metà dei tuoi scarti proviene da un prodotto, o da un turno, o da un fornitore di materia prima. Su uno schema si può agire. Una cifra aggregata di scostamento a fine anno non ti dice nulla che tu possa fare.

  • Separa fin dal primo giorno la perdita di processo prevista dallo scarto anomalo.
  • Rendi la registrazione degli scarti un passaggio all'interno dell'ordine, non un documento separato che viene rimandato.
  • Limita i motivi a un elenco breve da cui sceglie il capoturno, perché un campo di testo libero non produce mai un report.

Costo effettivo rispetto al costo pianificato

Una volta che i pezzi precedenti sono al loro posto, ogni ordine di produzione porta due numeri: quanto avrebbe dovuto costare secondo la distinta base e le tariffe approvate, e quanto è effettivamente costato secondo ciò che è stato prelevato e registrato. La differenza tra i due è l'informazione più preziosa del tuo stabilimento.

Come esempio illustrativo con cifre ipotetiche: un ordine di mille unità, per cui la distinta indica che servono duecento chilogrammi del materiale principale, e il prelievo effettivo è arrivato a duecentoventi. Venti chilogrammi di differenza. La domanda utile non è di chi sia la colpa, ma se questa differenza si ripete in ogni ordine di questo prodotto. Se si ripete, la distinta base stessa è sbagliata e il tuo prezzo poggia su un costo inferiore alla realtà. Se è comparsa una sola volta, è un incidente operativo con una causa specifica.

Ecco perché questa parte viene prima di qualsiasi discussione sui prezzi. Un'azienda che non conosce il costo effettivo di un ordine di produzione non sta fissando il prezzo del proprio prodotto; sta tirando a indovinare, per poi scoprire il margine reale dopo la chiusura dell'esercizio. Peggio ancora, un prezzo costruito su un costo vecchio continua a funzionare in silenzio finché i prezzi dei materiali salgono, e a quel punto il margine diventa una perdita senza mai comparire in un report mensile.

Il punto di vista di Origami

Industria e magazzini è uno dei nostri settori di specializzazione, e la lezione ricorrente lì è che gli ordini di produzione falliscono quando vengono montati su un magazzino senza disciplina. Se i materiali escono senza essere scansionati e i codici articolo sono duplicati, l'ordine di produzione diventa un documento ben progettato che porta numeri sbagliati, e i capiturno finiscono per ignorarlo perché non riflette ciò che accade sulla linea.

Per questo organizziamo il lavoro in sequenza: prima gli articoli e la disciplina del magazzino, poi le distinte base, poi gli ordini di produzione nella forma più semplice che funzioni, poi il calcolo dei costi e il confronto. Di solito iniziamo con una sola linea o un solo prodotto finché i dati non si assestano, perché estendere un sistema all'intero stabilimento prima che le distinte siano corrette produce report di cui nessuno si fida. Il nostro approccio a questo settore è descritto nella pagina industria e magazzini.

Prossimamente

Ora sappiamo che cosa viene consumato e a quale costo. Resta la domanda che ferma le linee di produzione più spesso di qualsiasi altra: quando ordinare il materiale, e quanto? La quarta parte tratta il punto di riordino, la scorta di sicurezza e la classificazione degli articoli per importanza, e come distinguere tra restare senza un articolo critico e immobilizzare capitale in uno a lenta rotazione.

Fonti