इस लेख में
दूसरे भाग ने आवाजाही के बिंदु पर मौजूद कमी को दूर किया: अब हर प्राप्ति, निर्गम, ट्रांसफ़र और गिनती महीने के अंत तक टालने के बजाय उसी समय दर्ज होती है जब वह होती है। इससे आधी समस्या हल हो जाती है। स्कैनिंग आपको बताती है कि आज किसी कच्चे माल की बीस इकाइयाँ स्टोर से निकलीं। यह नहीं बताती कि उनका क्या हुआ।
सामग्री के बाहर जाने और तैयार माल के अंदर आने के बीच का यह धूसर क्षेत्र ही वह जगह है जहाँ आपके उत्पाद की लागत वास्तव में बनती है, और ज़्यादातर छोटे और मझोले प्लांट में यह बिना रिकॉर्ड वाला इलाका है। वेयरहाउस अनुशासित है, बिक्री अनुशासित है, और इन दोनों के बीच जो है वह याददाश्त और अनुभव के भरोसे चलता है। प्रोडक्शन ऑर्डर वह दस्तावेज़ है जो इस क्षेत्र को मापने योग्य बनाता है।
बिल ऑफ़ मटेरियल्स: वह अनुबंध जो सबसे पहले आता है
प्रोडक्शन ऑर्डर की बात करने से पहले आपको अपने बनाए हर उत्पाद के लिए एक बिल ऑफ़ मटेरियल्स चाहिए। बिल ऑफ़ मटेरियल्स बस एक सवाल का जवाब है: इस उत्पाद की एक इकाई में क्या जाता है, और ठीक-ठीक कितनी मात्रा में? इसमें कच्चा माल, पैकेजिंग, और जहाँ हों वहाँ अर्ध-तैयार कंपोनेंट शामिल होते हैं।
ज़्यादातर फ़ैक्टरियाँ यह जानकारी जानती हैं, लेकिन यह प्रोडक्शन मैनेजर के दिमाग में या किसी पुरानी फ़ाइल में रहती है जो पिछले उत्पाद बदलाव के बाद कभी अपडेट नहीं हुई। जब बिल दर्ज और अद्यतन नहीं होता, तो दो बातें होती हैं: सिस्टम किसी ऑर्डर के शुरू होने से पहले सामग्री की ज़रूरत की गणना नहीं कर सकता, और आप वास्तव में हुई खपत की तुलना उस खपत से नहीं कर सकते जो होनी चाहिए थी। खास तौर पर इस तुलना के बिना आप कभी नहीं जान पाएँगे कि आपके यहाँ बर्बादी है या नहीं।
- मानक मात्रा सटीक रूप से तय करें हर कंपोनेंट के लिए, उसी माप इकाई में जिसमें वह स्टोर से जारी होता है, किसी अलग इकाई में नहीं।
- अपेक्षित प्रोसेस लॉस दर्ज करें जहाँ उत्पाद में कटाई-छँटाई या वाष्पीकरण जैसा प्राकृतिक नुकसान होता है, और उसे असामान्य स्क्रैप से अलग रखें।
- बिल को एक संस्करण संख्या दें, क्योंकि सप्लायर बदलने या फ़ॉर्मूलेशन में बदलाव का मतलब एक नया संस्करण है, पुराने को मिटाकर उसके ऊपर लिखना नहीं।
प्रोडक्शन ऑर्डर और उसकी स्थितियाँ
प्रोडक्शन ऑर्डर एक दस्तावेज़ है जो कहता है: इस उत्पाद की इतनी मात्रा, इस बिल का उपयोग करके, इस लाइन पर, इस समय-सीमा के भीतर बनाओ। यह वह पात्र है जो एक ही बैच से जुड़ी हर लागत को इकट्ठा करता है। इसके बिना सामग्री प्लांट को एक ही बिना-बँटे ढेर के रूप में जारी होती है, इसलिए आप जानते हैं कि इस महीने कितना खर्च किया, लेकिन यह नहीं कि किस चीज़ पर।
व्यावहारिक न्यूनतम है स्पष्ट स्थितियों का एक सेट: नियोजित, फिर सामग्री आरक्षित करके जारी, फिर प्रगति में, फिर पूर्ण और स्टोर में प्राप्त, फिर वित्तीय रूप से बंद। ये स्थितियाँ दिखावे के लिए नहीं हैं। एक बार ऑर्डर सामग्री आरक्षित करके जारी हो जाए, तो कोई भी वही सामग्री किसी दूसरे ऑर्डर को जारी करके आपको शुरुआत के समय कमी का पता लगाने की स्थिति में नहीं छोड़ सकता। एक बार वह वित्तीय रूप से बंद हो जाए, तो उसकी लागत एक अंतिम आँकड़ा बन जाती है जो पिछली तारीख से बदल नहीं सकता।
और हर सामग्री निर्गम पर प्रोडक्शन ऑर्डर नंबर होना चाहिए, न कि सिर्फ़ सामान्य रूप से प्लांट। यही एक नियम उस फ़ैक्टरी के बीच का अंतर है जो अपने उत्पादों की लागत जानती है और उस फ़ैक्टरी के बीच जो उनका अनुमान लगाती है।
वर्क इन प्रोग्रेस और वह क्यों गायब हो जाता है
सामग्री जारी होने के क्षण और तैयार माल प्राप्त होने के क्षण के बीच प्लांट के अंदर वास्तविक मूल्य मौजूद होता है: वह सामग्री जो लाइन में गई है और अभी उत्पाद बनकर बाहर नहीं आई है। यही वर्क इन प्रोग्रेस है। जो किताबें प्रोडक्शन ऑर्डर ट्रैक नहीं करतीं, उनमें यह मूल्य बस गायब हो जाता है। यह कच्चे माल के बैलेंस से निकल चुका है और अभी तैयार माल के बैलेंस में नहीं पहुँचा है, इसलिए यह भाप बनकर उड़ गए खर्च जैसा दिखता है।
इसका असर सैद्धांतिक नहीं है। पहला, जब भी अवधि के अंत में कई ऑर्डर खुले होते हैं, आपकी रिपोर्ट की गई इन्वेंटरी का मूल्य कम दिखता है। दूसरा, आप एक सीधे सवाल का जवाब नहीं दे सकते: ग्राहक से जिस बैच का वादा किया था, वह कहाँ है? तीसरा, एक महीने की लागत की दूसरे महीने से तुलना भ्रामक हो जाती है, क्योंकि जिस महीने में कई ऑर्डर बंद हुए वह उस महीने से अलग दिखता है जिसमें कई ऑर्डर शुरू हुए, भले ही गतिविधि एक जैसी रही हो।
उपाय सीधा है: हर खुला ऑर्डर उसे जारी की गई सामग्री का बैलेंस अपने साथ रखता है, और वह बैलेंस तैयार माल प्राप्त होने तक आपकी इन्वेंटरी का हिस्सा होता है। जब आप खुले ऑर्डरों की सूची और उनका मूल्य देख सकते हैं, तो आप वह हिस्सा देख रहे होते हैं जो पहले छिपा रहता था।
स्क्रैप और नुकसान: वह पंक्ति जिसे कोई दर्ज नहीं करता
हर फ़ैक्टरी में इस बात में अंतर होता है कि लाइन में क्या गया और उसमें से सही-सलामत क्या बाहर आया। इसका एक हिस्सा प्राकृतिक, अपेक्षित और बिल ऑफ़ मटेरियल्स में पहले से शामिल होता है। दूसरा हिस्सा ऐसा नहीं होता: प्रोसेस की गलती से खराब हुई सामग्री, विनिर्देश से बाहर निकला बैच, हैंडलिंग में क्षतिग्रस्त हुआ उत्पाद। समस्या यह है कि ज़्यादातर प्लांट इन दोनों को अलग नहीं करते, इसलिए दोनों अवधि के अंत में स्टॉक-गिनती के अंतर में घुल जाते हैं और उसे वेरिएंस कह दिया जाता है।
जब स्क्रैप को जिस समय वह होता है उसी समय प्रोडक्शन ऑर्डर पर, एक छोटी सूची से चुने गए कारण के साथ दर्ज किया जाता है, तो आपको वह चीज़ मिलती है जो पहले उपलब्ध नहीं थी: एक पैटर्न। आपको पता चलता है कि आपका आधा स्क्रैप एक उत्पाद से आता है, या एक शिफ़्ट से, या कच्चे माल के एक सप्लायर से। पैटर्न ऐसी चीज़ है जिस पर आप कार्रवाई कर सकते हैं। साल के अंत में वेरिएंस का एक जोड़ा हुआ आँकड़ा आपको ऐसा कुछ नहीं बताता जो आप कर सकें।
- पहले दिन से ही नियोजित प्रोसेस लॉस को असामान्य स्क्रैप से अलग रखें।
- स्क्रैप दर्ज करने को ऑर्डर के अंदर का एक चरण बनाएँ, न कि एक अलग दस्तावेज़ जो टलता रहता है।
- कारणों को एक छोटी सूची तक सीमित रखें जिसमें से सुपरवाइज़र चुनता है, क्योंकि खुला फ़्री-टेक्स्ट फ़ील्ड कभी रिपोर्ट नहीं बनाता।
वास्तविक लागत बनाम नियोजित लागत
जब पिछले हिस्से अपनी जगह पर आ जाते हैं, तो हर प्रोडक्शन ऑर्डर के साथ दो आँकड़े होते हैं: बिल ऑफ़ मटेरियल्स और स्वीकृत दरों के अनुसार उसकी लागत कितनी होनी चाहिए थी, और जो जारी और दर्ज हुआ उसके अनुसार उसकी वास्तविक लागत कितनी रही। इन दोनों का अंतर आपके प्लांट की सबसे मूल्यवान जानकारी है।
काल्पनिक आँकड़ों के साथ एक उदाहरण: एक हज़ार इकाइयों का एक ऑर्डर, जिसके लिए बिल कहता है कि मुख्य सामग्री के दो सौ किलोग्राम चाहिए, और वास्तविक निर्गम दो सौ बीस तक पहुँचा। बीस किलोग्राम का अंतर। उपयोगी सवाल यह नहीं है कि गलती किसकी है, बल्कि यह है कि क्या यह अंतर इस उत्पाद के हर ऑर्डर में दोहराया जाता है। अगर दोहराया जाता है, तो खुद बिल ऑफ़ मटेरियल्स गलत है और आपकी कीमत वास्तविकता से कम लागत पर टिकी है। अगर यह एक बार दिखा, तो यह किसी खास कारण वाली एक परिचालन घटना है।
इसीलिए यह भाग कीमत तय करने की किसी भी चर्चा से पहले आता है। जो कंपनी किसी प्रोडक्शन ऑर्डर की वास्तविक लागत नहीं जानती, वह अपने उत्पाद की कीमत तय नहीं कर रही; वह अंदाज़ा लगा रही है, और फिर साल बंद होने के बाद असली मार्जिन का पता लगाती है। इससे भी बुरा, पुरानी लागत पर बनी कीमत तब तक चुपचाप चलती रहती है जब तक सामग्री की कीमतें नहीं बढ़तीं, और उस समय मार्जिन किसी भी मासिक रिपोर्ट में दिखे बिना घाटे में बदल जाता है।
Origami का नज़रिया
उद्योग और वेयरहाउस हमारे विशेषज्ञ क्षेत्रों में से एक है, और वहाँ बार-बार मिलने वाला सबक यह है कि प्रोडक्शन ऑर्डर तब विफल होते हैं जब उन्हें एक अनुशासनहीन वेयरहाउस के ऊपर खड़ा किया जाता है। अगर सामग्री बिना स्कैन किए बाहर जाती है और आइटम कोड दोहराए गए हैं, तो प्रोडक्शन ऑर्डर गलत आँकड़े ढोने वाला एक अच्छी तरह डिज़ाइन किया गया दस्तावेज़ बन जाता है, और सुपरवाइज़र आखिरकार उसे नज़रअंदाज़ करने लगते हैं क्योंकि वह लाइन पर होने वाली चीज़ों को नहीं दर्शाता।
इसलिए हम काम को क्रम से करते हैं: पहले आइटम और वेयरहाउस का अनुशासन, फिर बिल ऑफ़ मटेरियल्स, फिर सबसे सरल काम करने वाले रूप में प्रोडक्शन ऑर्डर, फिर लागत निर्धारण और तुलना। हम आमतौर पर एक ही लाइन या एक ही उत्पाद से शुरू करते हैं जब तक डेटा स्थिर न हो जाए, क्योंकि बिल सही होने से पहले पूरे प्लांट में सिस्टम लागू करने से ऐसी रिपोर्टें बनती हैं जिन पर कोई भरोसा नहीं करता। इस क्षेत्र के प्रति हमारा दृष्टिकोण उद्योग और वेयरहाउस पेज पर बताया गया है।
आगे क्या
अब हम जानते हैं कि क्या खपत होता है और किस लागत पर। बचता है वह सवाल जो किसी भी दूसरे सवाल से ज़्यादा बार उत्पादन लाइनें रोकता है: सामग्री कब मँगाएँ, और कितनी? चौथा भाग री-ऑर्डर पॉइंट, सेफ़्टी स्टॉक और महत्व के आधार पर आइटम वर्गीकरण पर बात करता है, और यह भी कि किसी अहम आइटम के खत्म हो जाने और धीमी बिक्री वाले आइटम में पूँजी फँसा देने के बीच का अंतर कैसे पहचानें।
स्रोत
- उद्योग और खनिज संसाधन मंत्रालय — सऊदी अरब में औद्योगिक गतिविधि का नियामक और उसकी प्लांट दक्षता पहलें।
- सऊदी मानक, मापिकी और गुणवत्ता संगठन (SASO) — वे मानक जो उत्पाद अनुरूपता और प्रक्रिया के दौरान गुणवत्ता नियंत्रण को नियंत्रित करते हैं।
- सऊदी विज़न 2030 — औद्योगिक क्षेत्र को विकसित करने और उसकी दक्षता बढ़ाने की राष्ट्रीय दिशा।
- ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) — स्टॉक और बिक्री की आवाजाही से जुड़ी दस्तावेज़ीकरण और इनवॉइसिंग आवश्यकताएँ।
सामान्य प्रश्न
बिल ऑफ़ मटेरियल्स और प्रोडक्शन ऑर्डर में क्या अंतर है?
बिल ऑफ़ मटेरियल्स उत्पाद का एक स्थिर विवरण है: एक इकाई में क्या जाता है और कितनी मात्रा में। प्रोडक्शन ऑर्डर एक घटना है: इस उत्पाद की इतनी मात्रा इस तारीख को उस बिल का उपयोग करके बनाओ। बिल बताता है कि क्या खपत होनी चाहिए, ऑर्डर यह इकट्ठा करता है कि वास्तव में क्या खपत हुई, और दोनों की तुलना ही बर्बादी या खुद बिल में मौजूद गलती को उजागर करती है।
वर्क इन प्रोग्रेस मेरी किताबों से क्यों गायब हो जाता है?
क्योंकि सामग्री कच्चे माल के बैलेंस से निकल चुकी है और अभी तैयार माल के बैलेंस में नहीं पहुँची है, इसलिए उसे सँभालने वाले प्रोडक्शन ऑर्डर के बिना वह भाप बनकर उड़ गए खर्च जैसी दिखती है। नतीजा यह होता है कि अवधि के अंत में इन्वेंटरी का मूल्य कम दिखता है और यह जानने का कोई तरीका नहीं रहता कि ग्राहक से वादा किया गया बैच इस समय कहाँ है। समाधान यह है कि हर खुला ऑर्डर उसे जारी की गई सामग्री का बैलेंस तब तक अपने साथ रखे जब तक उत्पाद प्राप्त न हो जाए।
स्क्रैप को स्टॉक-गिनती के अंतर में घुलने देने के बजाय उपयोगी तरीके से कैसे दर्ज करूँ?
उसे जिस समय वह होता है उसी समय प्रोडक्शन ऑर्डर पर दर्ज करें, एक छोटी सूची से चुने गए कारण के साथ, और बिल ऑफ़ मटेरियल्स में नियोजित प्रोसेस लॉस को असामान्य स्क्रैप से अलग रखें। ऐसा करें तो एक पैटर्न उभरता है: कोई खास उत्पाद, कोई खास शिफ़्ट, या कच्चे माल का कोई खास सप्लायर। पैटर्न पर कार्रवाई की जा सकती है, जबकि अवधि के अंत में अंतर का एक जोड़ा हुआ आँकड़ा आपको कुछ नहीं बताता कि क्या बदलना है।
क्या मैं प्रोडक्शन ऑर्डर ट्रैक किए बिना अपने उत्पाद की कीमत तय कर सकता हूँ?
आप अनुमान लगा सकते हैं, कीमत तय नहीं कर सकते। प्रति ऑर्डर वास्तविक लागत के बिना आप कीमत ऐसे बिल पर बनाते हैं जो पुराना हो सकता है और ऐसी दरों पर जिनकी किसी ने समीक्षा नहीं की, और यह तब तक चलता रह सकता है जब तक सामग्री की कीमतें न बढ़ें और मार्जिन चुपचाप ऐसे घाटे में न बदल जाए जिसे कोई मासिक रिपोर्ट नहीं दिखाती। ऑर्डर ट्रैक करने से आपको एक गणना किया हुआ आँकड़ा मिलता है जिसकी आप समय-समय पर समीक्षा करते हैं, न कि ऐसा आँकड़ा जिसे आप साल बंद होने के बाद जाँचते हैं।
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