Tudo nesta série até agora tratou de quantidade: quanto há na prateleira, quanto foi entregue a uma ordem de produção, quando repor e quanto. Hoje a pergunta muda por completo. Não é mais quantos, e sim quais exatamente.

A diferença não aparece em um dia comum. Ela aparece no dia em que um cliente liga para relatar um problema em uma remessa que recebeu, ou em que um fornecedor avisa que um lote de matéria-prima entregue por ele estava com defeito. Nesse momento sua única pergunta é: para onde foi esse lote? Uma fábrica sem resposta rápida fica com uma única opção brutal: recolher tudo, porque não consegue identificar o que realmente precisa ser recolhido.

O número de lote: identidade antes da quantidade

Um número de lote é um identificador que agrupa unidades produzidas ou recebidas nas mesmas condições: a mesma matéria-prima, a mesma linha, a mesma janela de tempo, os mesmos parâmetros de processo. As unidades de um mesmo lote compartilham o destino: se há um defeito em uma origem ou em um ajuste, ele quase sempre afeta todas elas, e não o lote anterior nem o seguinte.

É aí que está o valor econômico da ideia toda. O lote é a sua unidade de isolamento. Quanto mais precisos forem os seus lotes, menor a quantidade que você será obrigado a recolher ou colocar em quarentena. Fábricas que registram o número de lote só no papel, ou o lançam em um campo de texto livre desconectado da movimentação de estoque, têm o número sem ter rastreabilidade.

A mesma lógica vale muito além de alimentos e medicamentos. Uma fábrica de produtos químicos, tintas, materiais de construção ou peças industriais precisa de lotes exatamente pelo mesmo motivo: isolar o efeito de uma matéria-prima ou de uma configuração de processo em um conjunto definido de produtos.

Rastreabilidade para trás e para frente

A rastreabilidade completa funciona em duas direções, não em uma, e cada uma tem um uso diferente.

  • Rastreabilidade para trás: você parte de um produto acabado que tem em mãos e volta até a ordem de produção que o fabricou, depois até os lotes de matéria-prima consumidos nela e então até os pedidos de compra, os fornecedores e as datas de recebimento. Você a usa quando surge uma reclamação no mercado e quer descobrir a causa: foi uma matéria-prima de um fornecedor específico ou uma configuração da linha em um dia específico?
  • Rastreabilidade para frente: você parte de um lote de matéria-prima ou de um lote de produção e avança até cada ordem de produção que o consumiu, depois até cada pedido de venda e nota de saída com que ele saiu e então até os clientes e locais que o receberam. Você a usa quando um fornecedor notifica um problema, ou quando você encontra um defeito interno, e precisa saber exatamente quem está com ele neste momento.

As duas direções dependem de algo que construímos nas partes dois e três: que cada recebimento, saída e transferência seja registrado no momento em que acontece, e que a ordem de produção registre o que foi realmente consumido, e não o que estava planejado. Sem essas duas coisas, o número de lote é só mais um campo na tela.

Datas de validade e as regras que regem a saída

Para itens com vida útil limitada, um lote carrega uma data e não apenas um número, e isso muda a forma como o estoque é entregue. Entregar por instinto, ou pelo que estiver mais perto da porta, produz um resultado conhecido: o estoque antigo fica enterrado no fundo até vencer, enquanto o estoque mais novo sai primeiro.

  • Primeiro a vencer, primeiro a sair: o lote mais próximo da data de validade é entregue primeiro, a regra certa para a maioria dos itens com data.
  • Primeiro a entrar, primeiro a sair: o recebimento mais antigo é entregue primeiro, o que serve para itens sem data de validade que ainda assim se degradam ou ficam obsoletos em armazenagem longa.
  • Quarentena e liberação: um lote recebido não fica automaticamente disponível para saída, mas permanece bloqueado até ser liberado após inspeção, o que impede que material não conforme sequer entre na produção.
  • Bloqueio por suspeita: a capacidade de congelar instantaneamente um lote específico em todos os locais, para que não possa ser entregue nem vendido até a investigação ser encerrada.

Essas regras são inúteis como instruções coladas na parede. Elas funcionam quando o sistema as impõe no momento da leitura do código: quando um almoxarife tenta entregar um lote mais novo havendo um mais antigo disponível, o sistema bloqueia ou alerta naquele mesmo instante.

O que faz um recall levar horas em vez de dias

Quando o evento acontece de fato, o tempo é tudo, e a diferença entre uma fábrica que leva horas e outra que leva dias não é o tamanho da equipe. São quatro coisas preparadas antes do evento:

  • O lote vive na movimentação, não em uma planilha: o número é registrado no recebimento, na saída, na transferência e na venda, de modo que gerar a lista de afetados vira uma consulta, e não uma busca manual.
  • O vínculo com o cliente existe: notas de saída e pedidos de venda levam o número de lote, então você sabe quem recebeu o quê, quanto, quando e com qual documento.
  • A responsabilidade é clara: uma pessoa nomeada detém a decisão, e o caminho de escalonamento é combinado com antecedência, em vez de inventado durante a crise.
  • O cenário foi ensaiado: você já fez um recall simulado antes, então sabe onde ele quebra na prática.

Para produtos alimentícios e farmacêuticos especificamente, a Autoridade Saudita de Alimentos e Medicamentos regula os requisitos de rastreabilidade e de retirada do mercado, e suas plataformas e orientações oficiais são onde você verifica o que se aplica ao seu produto e à sua atividade em particular, porque os requisitos variam por categoria e não podem ser resolvidos com uma regra geral.

Um recall simulado para fazer esta semana

Este exercício não custa nada e expõe o seu nível real de preparo:

  • Escolha um lote de produção que saiu da sua fábrica nos últimos dois meses, aleatoriamente, não o mais fácil.
  • Acione um cronômetro e peça à sua equipe que identifique todos os clientes e locais que receberam unidades desse lote, com quantidades e datas de expedição.
  • Depois inverta a direção: a partir do mesmo lote, identifique cada lote de matéria-prima que entrou nele, seu fornecedor e sua data de recebimento.
  • Registre quanto tempo cada direção levou, e onde a equipe travou e por quê: um documento faltando, uma movimentação lançada retroativamente, um item entregue sem número de lote.

O que você obtém é o seu tempo de resposta real. E se a resposta em qualquer uma das direções não for um número, mas uma frase como teríamos que revisar os registros, agora você sabe o que corrigir antes que um evento real o obrigue a isso.

A visão da Origami

Em todo o setor de indústria e armazéns vemos que a maioria das fábricas registra, sim, um número de lote, mas o registra em um lugar desconectado da movimentação de estoque: um arquivo de produção separado, ou um campo de texto livre na tela de recebimento que a saída nunca consulta. O número existe e não ajuda ninguém quando importa, porque gerar a lista de clientes afetados continua sendo um trabalho manual medido em dias.

A ordem que recomendamos: torne o número de lote obrigatório no recebimento e na saída para os itens que justificam isso, e não para todos os itens; vincule-o pela ordem de produção até o pedido de venda para que as duas direções se fechem; e depois teste-o com um recall simulado antes de realmente precisar dele. Rastreabilidade que nunca foi exercitada nem uma vez é uma alegação, não uma capacidade.

Na próxima parte

Saímos do interior da fábrica para o seu ponto de contato com o mundo externo: a nota fiscal. Por que as fábricas que tratam a fatura eletrônica como um documento impresso no final, e não como o resultado de uma movimentação de estoque, continuam enfrentando problemas? A sexta parte aborda a ligação entre o pedido de venda, a saída do armazém e a fatura, as notas de crédito e as devoluções, e o que a fase de integração exige.

Fontes