Automatizar aprovações internas: um caminho e um prazo

Automatizar as aprovações internas significa que cada solicitação, de férias a uma despesa ou um desconto, segue um caminho conhecido: quem a aprova conforme o tipo e o valor, quem substitui essa pessoa quando ela está ausente, quantas horas a solicitação espera antes de ser escalada e um registro que mostra quem aprovou o quê e quando. Na parte 2 da série você mapeou o processo como ele realmente funciona, e a espera nas aprovações provavelmente apareceu como a etapa mais longa. Esta terceira parte de 7 traz 4 elementos para montar um caminho de aprovação e um exercício em que você rastreia suas últimas 10 solicitações e quanto cada uma esperou.

Por que a automação costuma começar pelas aprovações

Uma aprovação é uma etapa pequena na forma e grande no efeito. A solicitação em si pode levar minutos, mas fica parada por dias porque o gestor está viajando, a mensagem se perdeu num grupo de WhatsApp movimentado ou quem pede nem sabe quem decide. Ninguém tem culpa: aprovar por mensagem funciona bem enquanto a equipe é pequena e depois perde fôlego a cada novo funcionário e a cada nova filial.

As aprovações são o primeiro fluxo de trabalho mais claro porque suas regras normalmente já existem na cabeça da diretoria: tipo de solicitação, valor e responsável. Um fluxo de trabalho aqui significa simplesmente que a solicitação passa de uma etapa para a seguinte automaticamente, segundo regras escritas, em vez de um funcionário levá-la na mão. A ideia vale para muitos tipos de solicitação: férias, despesas e caixa pequeno, solicitações de compra, descontos em orçamentos e alterações de contrato.

A matriz de aprovações: quem aprova o quê e até que limite

O primeiro elemento é a matriz de aprovações, uma única tabela que responde a uma pergunta: para este tipo de solicitação, neste valor, quem aprova? Escreva-a por cargo e não por nome, para que não mude toda vez que alguém sai:

• Tipo de solicitação: férias, despesa, compra, desconto, alteração de contrato. Cada tipo tem sua própria linha.
• O limite: o valor, a duração ou o nível de desconto a partir do qual muda quem decide. Use os limites com que sua empresa realmente trabalha, não números emprestados de outra empresa.
• O aprovador: o cargo que aprova dentro de cada limite, e quando uma aprovação precisa de dois níveis em sequência.
• Condições: o que deve ser anexado antes de a solicitação chegar ao aprovador, como um orçamento ou um saldo de férias, para que ela não volte incompleta.

Não reinvente o que você já construiu em outro lugar. Tratamos das solicitações de compra em detalhe em Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What?, e das férias e do que a Lei Trabalhista exige em Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp. O que importa aqui é reunir todos os tipos numa única lógica que o sistema consiga seguir.

Um substituto quando o aprovador está ausente

O segundo elemento é o substituto. O que mais trava as solicitações não é a recusa, e sim a ausência do aprovador: férias, viagens ou reuniões longas. Por isso cada cargo da matriz precisa de um substituto definido com antecedência, com 3 regras simples:

• Delegação por período: começa e termina em duas datas e não fica aberta depois que o aprovador volta.
• Delegação com limite: o substituto pode cobrir apenas as solicitações pequenas, enquanto as grandes aguardam o titular ou são escaladas.
• A delegação aparece no registro: fica registrado que uma pessoa aprovou em nome de outra, e não apenas com o próprio nome.

O aprovador não precisa mais abrir o celular nas férias, e o funcionário não precisa mais adivinhar a quem perguntar.

Um prazo e uma escalada

O terceiro elemento é o prazo. Cada etapa de aprovação precisa de um tempo máximo definido pelo dono da empresa, depois do qual algo específico acontece, em vez de a solicitação ficar pendurada. Escalar significa que a solicitação passa automaticamente para um nível acima ou para o substituto quando o prazo vence. A regra que você escreve é simples: se o aprovador não respondeu dentro do prazo, o sistema envia um lembrete; se um segundo prazo passar, a solicitação sobe para a pessoa acima ou para o substituto.

Um prazo não é pressão sobre o gestor. Significa que a empresa decidiu antes quanto de espera cada tipo de solicitação suporta. Um pedido de manutenção urgente não se parece com a alteração de um contrato anual. Comece com prazos realistas tirados do exercício desta parte e ajuste-os depois de um mês de funcionamento.

O registro de aprovações: quem aprovou o quê e quando

O quarto elemento é o registro, também chamado de trilha de auditoria: uma lista que não pode ser editada e que guarda, para cada solicitação, quem a enviou, quem aprovou ou recusou, quando, com qual alçada e com qual comentário. Ele responde às perguntas do controle interno, do auditor e da diretoria sem vasculhar conversas antigas. Quando uma decisão exige a assinatura de um documento, como um contrato ou um aditivo, veja Electronic Signatures in Saudi Arabia para saber quando basta uma aprovação dentro do sistema e quando é preciso uma assinatura eletrônica.

Solicitações como as de férias contêm dados pessoais dos funcionários. A Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL) publicada no site da SDAIA determina, no artigo 19, que o controlador deve adotar as medidas e os meios organizacionais, administrativos e técnicos necessários para proteger os dados pessoais e, no artigo 31, que o controlador mantém registros das atividades de tratamento de dados pessoais por um período definido pelos regulamentos. Um caminho de aprovação com alçadas definidas e um registro claro ajuda nos dois pontos, mas o período e o conteúdo são definidos pelo Regulamento de Execução. Isto não é aconselhamento jurídico; confirme com a SDAIA ou com um advogado.

A visão da Origami

Somos uma empresa de tecnologia saudita que desenvolve sistemas, aplicativos, integrações e soluções de inteligência artificial. Quando construímos um caminho de aprovação, começamos pela matriz escrita no papel com a diretoria, antes de qualquer tela, porque um sistema não consegue aplicar uma regra com a qual ninguém concordou, e ligamos o caminho aos sistemas onde a solicitação realmente vive, para que ninguém digite os dados de novo.

Também garantimos que as exceções continuem possíveis e registradas: uma solicitação urgente encontra seu caminho, mas com um rastro no registro e não com uma mensagem paralela. Esse equilíbrio entre disciplina e flexibilidade é a base do que construímos, e você encontra os detalhes na página de nossos serviços.

Exercício: rastreie suas últimas 10 solicitações de aprovação

Ao longo de 5 dias úteis, reúna suas últimas 10 solicitações de aprovação de um mesmo tipo e, para cada uma, anote:

• Quando foi enviada, quando chegou a aprovação final e a diferença em horas.
• Por quantos aprovadores passou, se algum estava ausente e quem o substituiu.
• Quantas vezes voltou incompleta, e qual informação faltava.
• Onde a aprovação ficou guardada: um sistema, o e-mail, o WhatsApp ou papel.
• Se hoje você consegue provar quem aprovou e quando, sem perguntar a ninguém.

A espera média que você calcular aqui é a base dos seus primeiros prazos, e é mais honesta do que qualquer número genérico.

Na próxima parte

Depois que a solicitação segue um caminho claro, resta outro trabalho que consome tempo: redigitar documentos no sistema. A parte 4 da série, Entrada manual de dados: quando o sistema lê o documento, explica como um sistema extrai dados de documentos de fornecedores, comprovantes de entrega e formulários, e envia o que estiver incerto para uma pessoa revisar.

Fontes

• Lei de Proteção de Dados Pessoais (PDPL) — Autoridade Saudita de Dados e Inteligência Artificial (SDAIA) — artigo 19 sobre as medidas organizacionais, administrativas e técnicas que protegem os dados pessoais, e artigo 31 sobre os registros das atividades de tratamento.
• Regulamento de Execução da Lei de Proteção de Dados Pessoais — SDAIA