Automatiser les validations internes : un circuit et un délai

Automatiser les validations internes signifie que chaque demande, du congé à la note de frais en passant par la remise, suit un circuit connu : qui la valide selon son type et son montant, qui le remplace en son absence, combien d'heures elle attend avant d'être escaladée, et un journal indiquant qui a validé quoi et quand. Dans la deuxième partie de la série, vous avez cartographié le processus tel qu'il se déroule vraiment, et l'attente aux validations est sans doute apparue comme son étape la plus longue. Cette troisième partie sur 7 vous donne 4 éléments pour construire un circuit de validation, et un exercice où vous suivez vos 10 dernières demandes et le temps d'attente de chacune.

Pourquoi l'automatisation commence souvent par les validations

Une validation est une petite étape en apparence et une grande par ses effets. La demande elle-même peut se traiter en quelques minutes, mais elle reste bloquée des jours parce que le responsable est en déplacement, que le message s'est perdu dans une conversation WhatsApp chargée, ou que le demandeur ne sait même pas qui décide. Personne n'est en faute : valider par message fonctionne bien tant que l'équipe est petite, puis s'essouffle à chaque nouveau salarié et à chaque nouvelle agence.

Les validations sont le premier flux de travail le plus évident, car leurs règles existent souvent déjà dans la tête de la direction : type de demande, montant et responsable. Un flux de travail désigne ici simplement le passage automatique de la demande d'une étape à la suivante selon des règles écrites, au lieu qu'un salarié la porte à la main. L'idée s'applique à de nombreux types : congés, notes de frais et avances, demandes d'achat, remises sur devis et modifications de contrat.

La matrice de validation : qui valide quoi, jusqu'à quel plafond

Le premier élément est la matrice de validation, un tableau unique qui répond à une question : pour ce type de demande et ce montant, qui valide ? Rédigez-la par fonction et non par nom, pour qu'elle ne change pas à chaque départ :

• Type de demande : congé, frais, achat, remise, modification de contrat. Chaque type a sa ligne.
• Le plafond : le montant, la durée ou le niveau de remise à partir duquel le décideur change. Retenez les plafonds que votre entreprise applique réellement, pas des chiffres empruntés à une autre.
• Le valideur : la fonction qui valide dans chaque plafond, et les cas où la validation exige deux niveaux successifs.
• Les conditions : ce qui doit être joint avant que la demande n'arrive au valideur, comme un devis ou un solde de congés, pour qu'elle ne revienne pas incomplète.

Ne réinventez pas ce que vous avez déjà construit ailleurs. Nous avons détaillé les demandes d'achat dans notre article sur la demande d'achat et les plafonds de validation, et les congés ainsi que les exigences du Code du travail saoudien dans notre article sur les congés et leur circuit de validation. L'essentiel ici est de réunir tous les types dans une seule logique que le système peut suivre.

Un suppléant en cas d'absence

Le deuxième élément est le suppléant. Ce qui bloque le plus les demandes n'est pas le refus, mais l'absence du valideur : congé, déplacement ou longues réunions. Chaque fonction de la matrice a donc besoin d'un remplaçant désigné à l'avance, avec 3 règles simples :

• Délégation limitée dans le temps : elle commence et finit à deux dates et ne reste pas ouverte après le retour du valideur.
• Délégation plafonnée : le suppléant peut traiter les petites demandes seulement, tandis que les grosses attendent le titulaire ou sont escaladées.
• Délégation visible dans le journal : il indique qu'une personne a validé pour le compte d'une autre, et non sous son seul nom.

Le valideur n'a plus besoin d'ouvrir son téléphone en vacances, et le salarié n'a plus à deviner à qui s'adresser.

Un délai et une escalade

Le troisième élément est le délai. Chaque étape de validation a besoin d'un temps maximal fixé par le dirigeant, après lequel quelque chose de précis se produit, au lieu que la demande reste en suspens. L'escalade signifie que la demande passe automatiquement à un niveau supérieur ou au suppléant quand le délai expire. La règle à écrire est simple : si le valideur n'a pas répondu dans le délai, le système envoie un rappel ; si un second délai passe, la demande remonte au supérieur ou au suppléant.

Un délai n'est pas une pression sur le responsable. Il signifie que l'entreprise a décidé à l'avance combien d'attente chaque type de demande peut supporter. Une demande de maintenance urgente ne ressemble pas à la modification d'un contrat annuel. Commencez par des délais réalistes tirés de l'exercice de cette partie, puis ajustez-les après un mois de fonctionnement.

Le journal des validations : qui a validé quoi et quand

Le quatrième élément est le journal, aussi appelé piste d'audit : une liste non modifiable qui conserve, pour chaque demande, qui l'a soumise, qui l'a validée ou refusée, quand, avec quelle délégation et quel commentaire. Il répond aux questions du contrôle interne, de l'auditeur et de la direction sans fouiller d'anciennes conversations. Lorsqu'une décision exige la signature d'un document comme un contrat ou un avenant, consultez notre article sur la signature électronique en Arabie saoudite pour savoir quand une validation dans le système suffit et quand il faut une signature électronique.

Des demandes comme les congés contiennent des données personnelles sur les salariés. La loi sur la protection des données personnelles publiée sur le site de la SDAIA dispose, à l'article 19, que le responsable du traitement doit prendre les mesures et moyens organisationnels, administratifs et techniques nécessaires pour protéger les données personnelles, et à l'article 31, qu'il conserve des registres des activités de traitement des données personnelles pendant une durée fixée par les règlements. Un circuit de validation avec des délégations définies et un journal clair aide sur ces deux points, mais la durée et le contenu sont fixés par le règlement d'application. Ceci n'est pas un conseil juridique : vérifiez auprès de la SDAIA ou d'un avocat.

Le regard d'Origami

Nous sommes une entreprise technologique saoudienne qui développe des systèmes, des applications, des intégrations et des solutions d'intelligence artificielle. Quand nous construisons un circuit de validation, nous commençons par la matrice écrite sur papier avec la direction, avant tout écran, car un système ne peut appliquer une règle sur laquelle personne ne s'est accordé, et nous relions le circuit aux systèmes où la demande vit réellement, pour que personne ne ressaisisse les données.

Nous veillons aussi à ce que les exceptions restent possibles et tracées : une demande urgente trouve son chemin, mais avec une trace dans le journal plutôt qu'un message à part. Cet équilibre entre rigueur et souplesse guide notre travail ; les détails sont sur la page nos services.

Exercice : suivre vos 10 dernières demandes de validation

Sur 5 jours ouvrés, rassemblez vos 10 dernières demandes de validation d'un même type, et notez pour chacune :

• Quand elle a été soumise, quand la validation finale est arrivée, et l'écart en heures.
• Par combien de valideurs elle est passée, si l'un d'eux était absent et qui l'a remplacé.
• Combien de fois elle est revenue incomplète, et quelle information manquait.
• Où la validation a été conservée : un système, un e-mail, WhatsApp ou du papier.
• Si vous pouvez prouver aujourd'hui qui a validé et quand, sans demander à personne.

L'attente moyenne que vous calculez ici est la référence de vos premiers délais, et elle est plus fiable que n'importe quel chiffre général.

Dans la prochaine partie

Une fois que la demande suit un circuit clair, il reste un autre travail chronophage : ressaisir les documents dans le système. La quatrième partie de la série, Saisie manuelle des données : quand le système lit le document, explique comment un système extrait les données des documents fournisseurs, des bons de livraison et des formulaires, et transmet ce qui est incertain à une personne qui le vérifie.