内部审批自动化：清晰的路径和明确的时限

内部审批自动化，就是让每一项申请，从休假到费用再到折扣，都沿着已知路径流转：根据类型和金额由谁审批，此人不在时由谁代理，升级之前等待多少小时，以及一份显示谁在何时批准了什么的记录。在本系列第 2 部分中，您已按照流程的真实运行方式把它画了出来，审批环节的等待很可能是其中最长的一步。本文是 7 部分中的第三部分，为您提供搭建审批路径的 4 个要素，并附一个练习，追踪您最近的 10 项申请以及每项等待了多久。

为什么自动化常常从审批开始

审批在形式上是小步骤，在影响上却很大。申请本身也许几分钟就能处理完，却因为经理出差、消息淹没在繁忙的 WhatsApp 群聊里，或者申请人根本不知道该由谁决定，而搁置好几天。这不是谁的错：团队小的时候，靠消息审批运转良好，但随着每位新员工、每个新分支机构的加入，就会越来越吃力。

审批是最清晰的第一个工作流，因为它的规则通常已经存在于管理层的脑海中：申请类型、金额和负责人。这里的工作流，简单来说就是申请按照书面规则自动从一个步骤流转到下一个步骤，而不是由员工手动传递。这一思路适用于许多申请类型：休假、费用和备用金、采购申请、报价折扣以及合同变更。

审批矩阵：谁在什么额度内审批什么

第一个要素是审批矩阵，即一张回答一个问题的表格：这种类型、这个金额的申请，由谁审批？请按岗位而不是按姓名来写，这样就不会每次有人离职都要改：

• 申请类型：休假、费用、采购、折扣、合同变更。每种类型各占一行。
• 额度：决策人发生变化时的金额、时长或折扣水平。请使用贵公司实际执行的额度，而不是从其他公司借来的数字。
• 审批人：在每个额度内负责审批的岗位，以及何时需要先后两级审批。
• 条件：申请到达审批人之前必须附上的材料，例如报价单或休假余额，以免申请因材料不全被退回。

不要重新发明您已在别处建立的东西。我们在Purchase Requests and Approval Limits: Who Signs What?一文中详细讲解了采购申请，在Leave Under Saudi Labor Law: An Approval Path, Not WhatsApp一文中讲解了休假以及劳动法的要求。这里的重点是把所有类型纳入系统可以执行的同一套逻辑。

审批人不在时的代理人

第二个要素是代理人。最常卡住申请的不是驳回，而是审批人不在：休假、出差或冗长的会议。因此矩阵中的每个岗位都需要事先指定的替代者，并遵循 3 条简单规则：

• 按期限授权：在两个日期之间生效和结束，审批人回来后不再保持开放。
• 按额度授权：代理人只能处理小额申请，大额申请等待权限持有人或进行升级。
• 授权在记录中可见：记录写明某人是代表另一人批准的，而不仅仅是以其本人名义。

这样，审批人休假时无需打开手机，员工也不必猜该去问谁。

时限与升级

第三个要素是时限。每个审批步骤都需要由企业主设定的最长时间，超时后会发生明确的动作，而不是让申请悬而未决。升级是指时限届满时，申请自动转到更高一级或转给代理人。您写下的规则很简单：如果审批人在时限内没有回复，系统发送提醒；如果第二个时限也过去了，申请就转给上一级或代理人。

时限不是给经理施压。它意味着公司事先决定了每种申请能承受多长的等待。紧急的维修申请和年度合同的变更并不相同。请从本部分练习得出的切合实际的时限开始，运行一个月后再进行调整。

审批记录：谁在何时批准了什么

第四个要素是记录，也称审计轨迹：一份无法修改的清单，为每项申请保存提交人、批准或驳回人、时间、所用权限以及备注。它能回答内部审核人员、审计师和管理层的问题，无需翻查旧聊天记录。如果某项决定需要在合同或补充协议等文件上签字，请参阅Electronic Signatures in Saudi Arabia，了解何时系统内审批即可，何时需要电子签名。

休假等申请包含员工的个人数据。发布在 SDAIA 网站上的《个人数据保护法》（PDPL）第 19 条规定，控制者必须采取保护个人数据所需的组织、行政和技术措施与手段；第 31 条规定，控制者应在法规规定的期限内保存个人数据处理活动的记录。权限明确、记录清晰的审批路径对这两点都有帮助，但期限和内容由《实施条例》规定。本文不构成法律建议，请向 SDAIA 或律师确认。

Origami 的观点

我们是一家沙特科技公司，开发系统、应用、系统集成和人工智能解决方案。在搭建审批路径时，我们会先与管理层一起把矩阵写在纸上，然后才设计任何界面，因为系统无法执行一条没有人达成一致的规则；我们还会把审批路径连接到申请实际所在的系统，让任何人都不必重复录入数据。

我们也确保例外情况仍然可行且有记录：紧急申请能找到出路，但会在记录中留下痕迹，而不是通过私下消息处理。纪律与灵活之间的这种平衡，是我们构建一切的基础，详情请见我们的服务页面。

练习：追踪您最近的 10 项审批申请

在 5 个工作日内，收集同一类型最近的 10 项审批申请，并为每项记录：

• 提交时间，最终批准时间，以及两者相差的小时数。
• 经过了几位审批人，是否有人不在，由谁代理。
• 因材料不全被退回了几次，以及缺少的是哪项信息。
• 审批保存在哪里：系统、电子邮件、WhatsApp 还是纸质文件。
• 您今天能否证明谁在何时批准，而无需询问任何人。

您在这里算出的平均等待时间，就是首批时限的基准，它比任何笼统的数字都更真实。

下一部分

当申请沿着清晰的路径流转后，还剩下另一项耗时的工作：把文件重新录入系统。本系列第 4 部分《手工数据录入：何时让系统来读取文件》将介绍系统如何从供应商文件、送货单和表格中提取数据，并把不确定的内容交给人工审核。

资料来源

• 《个人数据保护法》（PDPL）— 沙特数据和人工智能管理局（SDAIA） — 第 19 条关于保护个人数据的组织、行政和技术措施，第 31 条关于处理活动记录。
• 《个人数据保护法实施条例》— SDAIA